Checklist voor de vakantieperiode

De zomervakantie staat voor de deur, en om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf kan genieten van een welverdiende rust zonder onnodige zorgen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alles onder controle is voordat je je bureau leegmaakt. Met zorgvuldige voorbereiding zorg je ervoor dat jouw bedrijf zorgeloos de zomervakantie in kan gaan en fris terugkomt voor nieuwe uitdagingen. We hebben enkele belangrijke zaken verzameld die bedrijven zouden moeten doornemen voordat ze met zomervakantie gaan.

Statusoverzicht openstaande projecten

Voor het begin van het vakantieseizoen kan het cruciaal zijn om zoveel mogelijk openstaande projecten af te ronden. Dit vermindert niet alleen de stress bij terugkomst van vakantie, maar zorgt ook voor een soepele overgang in klantrelaties.

Sluit openstaande projecten af

Bekijk alle lopende projecten en probeer die af te ronden die in de laatste fase zijn.

• Maak duidelijke plannen voor onafgemaakte projecten – wie is verantwoordelijk voor wat en wanneer gaat het werk verder na de vakantie. Noteer indien nodig zaken door bijvoorbeeld projecttaken te creëren voor de periode na de zomervakantie.
• Lees de gedetailleerde instructies voor het afsluiten van een project en het bekijken van projecttaken.

Facturering van projecten

Zorg ervoor dat al het voltooide werk op tijd is gefactureerd.

• Controleer voor onafgemaakte projecten of er behoefte is om de facturering over het resterende jaar te verdelen, bijvoorbeeld door betalingsschema's voor de toekomst te creëren. Dit verbetert de cashflow van het bedrijf tijdens het vakantieseizoen.
• Lees de gedetailleerde instructies voor projectfacturering en financiële gegevens en het maken van facturen.

Algemene situatie controleren met behulp van rapportage

Maak gebruik van de rapportagetools van jouw bedrijf.

• Controleer verkooprapporten, de status van projecten en de financiële situatie. Begrijp waar je staat en welke richting je op gaat. Dit helpt bij het maken van op gegevens gebaseerde beslissingen en mogelijk het anticiperen op uitdagingen.
• Lees de gedetailleerde instructies voor het maken van rapporten en rapportwaarden en filters.
• Deel indien nodig en waar mogelijk het door jou gemaakte rapport ook met je collega's, als zij baat kunnen hebben bij de inhoud van het rapport in hun eigen werk. Lees meer over het delen van rapporten.

Arbeidsovereenkomsten & orderbeheer

Personeelszaken, zoals vakanties en mogelijke zomerarbeidsovereenkomsten, moeten tijdig worden geregeld om ervoor te zorgen dat het werk soepel verloopt, zelfs tijdens de vakanties.

Registratie van vakantieafwezigheden

Zorg ervoor dat de vakanties van alle werknemers correct in het systeem zijn geregistreerd. Dit helpt om de loonadministratie en resourceplanning up-to-date te houden.

• Gebruik de afwezigheidstypen die bedoeld zijn voor het registreren van vakanties. De hoofdgebruiker van het bedrijf kan indien nodig de afwezigheidstypen beheren in de instellingen. De instellingen zijn te vinden via het tandwielpictogram Instellingen > Werktype-, reiskosten- en productregisters > Afwezigheidstypen.
• Lees meer over afwezigheidstypen.

Nieuwe arbeidsovereenkomsten voor de zomerperiode

Als je zomerwerknemers aanneemt of tijdelijke versterkingen nodig hebt, zorg ervoor dat alle arbeidsovereenkomsten tijdig zijn ondertekend en in orde.

• Maak tijdig een account aan voor de gebruiker in Severa en voeg de gegevens van de arbeidsovereenkomst toe aan het systeem. Houd er rekening mee dat gebruikerslicenties in Severa altijd worden gefactureerd in periodes van factureringscycli. Het beheren van gebruikers gebeurt via het tandwielpictogram onder Gebruikersbeheer.
• Lees meer over gebruikersbeheer, het toevoegen van een nieuwe gebruiker en het beheren van arbeidsovereenkomsten.

Orderbeheer & gebruikerslicenties

Terwijl je nieuwe zomerwerknemers toevoegt aan Severa, bekijk of er behoefte is om andere gebruikers te deactiveren vanuit gebruikersbeheer.

• Als een van de gebruikers Severa niet meer nodig heeft, kan deze worden gedeactiveerd. De gebruikerslicentie die vrijkomt van gedeactiveerde gebruikers kan worden gebruikt bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker. Het beheren van gebruikers gebeurt via het tandwielpictogram onder Gebruikersbeheer.
• Bekijk de gedetailleerde instructies voor het deactiveren van een gebruiker.
• Controleer ook de factureringsgegevens van het bedrijf en werk deze indien nodig bij, zodat je de facturen van de factureringscyclus naar het juiste adres ontvangt. Het bijwerken van de factureringsgegevens van het bedrijf kan worden gedaan via de Abonnement-pagina die te vinden is achter het tandwielpictogram. Lees meer over de Abonnement-pagina.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee