In de klantkaart vindt u alle informatie en instellingen die betrekking hebben op uw klant. De kaart is onderverdeeld in vijf duidelijke tabbladen:
✔️ Contactinformatie: Contactpersonen, adressen, activiteiten en bestanden en links
✔️ Verkoop en projecten: Openstaande en afgesloten verkoopprojecten en projecten van de klant
✔️ Samenwerking: Alle projecttaken en notities van alle projecten van de klant
✔️ Financieel: Samengevoegde financiële prognoses van de verschillende projecten van de klant
✔️ Klantinstellingen: Facturatie-instellingen en andere informatie, zoals klantgroepen en extra velden
Contactinformatie
Alle adressen en contactpersonen vindt u op het tabblad Contactinformatie. Afhankelijk van uw toestemmingen kunt u hier onder andere de klantnaam, het klantnummer, de relatiebeheerder en de aanmaakgegevens weergeven en bewerken.
Bestaande klant bijwerken via het openbare klantenregister
Wanneer u het Btw-nummer in de klantgegevens hebt ingevoerd, kunt u de naam, adressen, het e-mailadres en de website rechtstreeks vanuit de database bijwerken:
- Open de gewenste klantkaart
- Controleer of er een Btw-nummer voor de klant is ingevoerd
- Klik rechtsboven op de klantkaart op de drie puntjes
- Selecteer Klantgegevens bijwerken
- Kies welke gegevens u wilt bijwerken en bevestig dit met Bijwerken
Het bijwerken van klantgegevens via het openbare klantenregister is alleen beschikbaar in Finland en Noorwegen.
Adressen en contactpersonen
Het eerste adres van een nieuwe klant wordt automatisch het hoofdkantooradres. U kunt de hoofdkantoorstatus van andere adressen wijzigen met de knop Wijzigen.
U kunt ook contactpersonen beheren, trefwoorden of rollen aan hen toevoegen (bijvoorbeeld voor mailinglijsten) en overbodige contactpersonen deactiveren. Gedeactiveerde contactpersonen vindt u door Gedeactiveerde weergeven te selecteren.
Bewerk bestaande contactpersonen door in de regel van de contactpersoon op het menu met drie puntjes te klikken:
- Contactpersoon deactiveren: Verberg de contactpersoon op de klantkaart (de gegevens van de contactpersoon worden niet uit het systeem verwijderd)
- Contactpersoon bewerken: Bewerk de gegevens van de contactpersoon
- Contactpersoon verwijderen: Verwijder de contactpersoon uit de klantgegevens
Activiteiten en notities
In het gedeelte Activiteiten kunt u taken en agenda-invoer beheren die betrekking hebben op de klantrelatie en de projecten van de klant. De weergave is onderverdeeld in geplande (openstaande) en afgelopen (gereed) activiteiten, wat helpt bij het volgen van de voortgang van de klantrelatie.
Activiteiten en taken
Voeg nieuwe activiteiten of taken voor de klant toe door op Taak toevoegen of Agenda-invoer toevoegen te klikken. U kunt de activiteit indien nodig koppelen aan een bestaand project van de klant, zodat de activiteit ook zichtbaar is in het gedeelte Activiteiten van de projectkaart.
Notities
Notities fungeren bij de klantrelatie als interne memo’s of belangrijke aantekeningen met betrekking tot de klant. Het toevoegen van notities gaat snel, omdat u alleen een Beschrijving oftewel tekstinhoud toevoegt. Voeg een nieuwe notitie toe door tekst in te voeren in het veld Nieuwe notitie en sla deze op door op Toevoegen te klikken. Notities kunnen worden toegevoegd op de klantkaart of rechtstreeks op de projectkaart:
- Een notitie die is toegevoegd in het gedeelte Notities van de klantkaart, is alleen zichtbaar op de klantkaart.
- Een notitie die is toegevoegd aan een project van de klant, is zichtbaar in het gedeelte Notities van zowel de projectkaart als de klantkaart. U herkent een notitie die aan een project is toegevoegd aan de link naar het project naast de notitie in het gedeelte Notities van de klantkaart.
Maak een rapport van uw notities via de link Rapport maken in het gedeelte Rapporten in de navigatiekolom links en kies een van de volgende rapportopties:
- Selecteer het hoofdniveau Verkoop > Notities als u notities wilt rapporteren die aan verkoopprojecten zijn gekoppeld.
- Selecteer het hoofdniveau Projecten > Notities als u notities wilt rapporteren die aan projecten zijn gekoppeld.
- Selecteer het hoofdniveau Klanten > Notities als u notities wilt rapporteren die aan klantkaarten zijn gekoppeld.
Tiedostot ja linkit
U kunt bestanden en links toevoegen aan de klant of rechtstreeks aan een specifiek project. U vindt de bestanden van de klant in het gedeelte Bestanden & links op het tabblad Contactinformatie. Voor bestandsbeheer hebt u minimaal Bewerken-rechten nodig in de machtigingen voor Klanten.
Samenwerking
Op het tabblad Samenwerking van de klantkaart ziet u alle projecttaken van de projecten van de klant in één Kanban-weergave. U ziet hoeveel taken nog niet zijn gestart, hoeveel er in behandeling zijn en aan wie de taken zijn toegewezen. U kunt de status van een taak eenvoudig wijzigen als u ziet dat een taak die als in behandeling staat al is voltooid. Sleep en zet de taak neer in de gewenste status.
Financieel
Op het tabblad Financieel van de klant ziet u een overzicht van de samengevoegde financiële gegevens (gerealiseerd en prognose) van alle projecten van de klant over een periode van zes maanden, evenals de facturen die voor de klant zijn aangemaakt. Sommige waarden fungeren als directe links waarmee u kunt inzoomen op het bedrag om te zien waaruit de som is opgebouwd.
Avainsanat: klantkaart, contactinformatie, verkoop en projecten, samenwerking, financieel, klantinstellingen, btw-nummer, activiteiten, deactiveren, bestandsbeheer
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen