Visma Sign is de beste oplossing voor veilig digitaal ondertekenen en contractbeheer. Met de Visma Sign-integratie voor Severa kunt u documenten die moeten worden ondertekend, rechtstreeks vanuit Severa naar Visma Sign verzenden.

Aandachtspunten voordat u begint

• Het bedrijf moet beschikken over een overeenkomst voor het gebruik van Visma Sign. Voor de integratie is een Professional-, Business- of Enterprise-versie vereist.
• Het bedrijf moet beschikken over een overeenkomst voor het gebruik van Severa. Voor de integratie is een Business-, Platinum- of Enterprise-versie vereist.
• De add-on Visma Sign moet in Severa zijn geactiveerd. De add-on is standaard ingeschakeld als de klant een overeenkomst heeft voor het gebruik van Visma Sign. Add-ons worden in Severa beheerd via het tandwielpictogram > Abonnement > Integraties.

In gebruik nemen

1. Open de integratie-instellingen in Severa via het tandwielpictogram > Instellingen > Integraties > Visma Sign.
2. Voer het KvK-nummer in en klik op Autoriseren.
3. Volg de aanwijzingen in de Visma Sign-instellingen om de autorisatie te voltooien.
4. Klik op Accepteren om te bevestigen dat u de integratie wilt gebruiken.
5. Na de autorisatie worden de integratie-instellingen in Severa voltooid.

Instellingen in Severa

1. Ga via het tandwielpictogram naar Instellingen > Integraties > Visma Sign.
2. Stel de Standaardondertekenaar van uw organisatie in.
3. Stel de Standaardmap in. Deze map wordt standaard geselecteerd voor in Visma Sign ondertekende documenten.
4. Houd er rekening mee dat er in Visma Sign ten minste één map moet zijn aangemaakt.
5. U kunt een nieuwe map maken in Visma Sign onder Documenten > Mappen > Nieuwe map aanmaken.
6. Stel de Standaardgeldigheidsduur van uitnodiging in.
7. Stel de Standaardtaal voor de uitnodiging in.
8. Voltooi de instellingen door de integratie in te schakelen met de wisselknop > Visma Sign inschakelen.

Documenten ondertekenen

In Severa kan het ondertekenen van documenten worden gestart via de klant- of projectgegevens. Wanneer de integratie is ingeschakeld, ziet u de knop Documenten ondertekenen in het gedeelte Bestanden en links van de klant- en projectgegevens. Het ondertekenen is zowel in de klant- als in de projectgegevens hetzelfde. In de klantgegevens kunt u desgewenst een document aan een specifiek project koppelen.

Om het ondertekenen te starten, gaat u naar de klant- of projectgegevens via de navigatie aan de linkerkant of door de klant of het project te zoeken via de zoekbalk in de rechterbovenhoek:

1. Klik op de knop Documenten ondertekenen.
2. Voeg in het venster dat wordt geopend, de benodigde informatie en bestanden toe om het ondertekenen te starten. Voor het ondertekenen zijn de volgende gegevens vereist:
   • Documentnaam (deze naam wordt weergegeven in de e-mail die hoort bij de uitnodiging om te ondertekenen)
   • Ondertekenaars van het document
   • Mappen in Visma Sign
   • Taal van de uitnodiging (alle ondertekenaars ontvangen de uitnodiging in dezelfde taal)
   • Vervaldatum van de uitnodiging
3. Voeg bestanden toe.
   • U kunt maximaal 10 bestanden toevoegen.
   • U kunt de bestanden zo ordenen dat het contract en de eventuele bijlagen in een logische volgorde staan.
   • De bestanden moeten in pdf-formaat zijn en hun totale grootte mag de opgegeven limiet niet overschrijden.
4. Klik op Uitnodiging verzenden wanneer alle gegevens en bestanden zijn toegevoegd.

Verzonden documenten en hun status staan in Severa in het gedeelte Bestanden en links. Wanneer een document niet is ondertekend, kunt u op de documentnaam klikken om een zipbestand te downloaden van alle aan de uitnodiging gekoppelde bestanden. Wanneer een document is ondertekend, kunnen de ondertekende uitnodigingen als pdf-bestand worden gedownload door op de documentnaam te klikken. Het pdf-bestand bevat alle documentbestanden en handtekeningen.

Uitnodiging annuleren

Als een document eerst wordt verwijderd uit de Bestanden en links sectie in Severa, wordt de uitnodiging automatisch geannuleerd in Visma Sign. Als de uitnodiging eerst in Visma Sign wordt geannuleerd, wordt de status van het document in Severa bijgewerkt naar Geannuleerd. Lees meer over documentbeheer en het annuleren van uitnodigingen op de ondersteuningspagina's van Visma Sign.

De status van documenten wordt automatisch op de achtergrond bijgewerkt, ongeveer elke 30 minuten.

Dit artikel is vertaald met behulp van een vertaaltool op basis van kunstmatige intelligentie (AI) en door een mens nagelezen.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee