⚠️ De werking van de Microsoft-agendasynchronisatie verandert, beheerdersactie vereist vóór 31-8 – Lees meer

Met Microsoft Exchange-agendasynchronisatie is het gemakkelijker om werk te coördineren met behulp van tweerichtingssynchronisatie tussen Severa en Microsoft Exchange-/Microsoft 365-agenda's. Bij tweerichtingssynchronisatie:

☑️ In Severa aangemaakte activiteiten worden overgebracht naar de Microsoft-agenda
☑️ In de Microsoft-agenda aangemaakte items worden overgebracht naar Severa als activiteiten

Voordat u begint, is het belangrijk om met het volgende rekening te houden:

• Voor een correcte werking van de synchronisatie moeten de e-mailadressen van de gebruikers in beide systemen gelijk zijn
• Wanneer de synchronisatie voor een organisatie is ingeschakeld, kan elke gebruiker de synchronisatie desgewenst zelf in zijn of haar profiel inschakelen
• Het instellen van agendasynchronisatie vereist beheerdersrechten in beide systemen
• Als uw organisatie Microsoft 365 gebruikt, kunt u alle benodigde stappen rechtstreeks vanuit Severa uitvoeren
• Als uw organisatie een Exchange-server gebruikt, begint u met het aanmaken van een gedelegeerde gebruiker op de Microsoft Exchange/AD-server

Het aanmaken van een gedelegeerde gebruiker varieert afhankelijk van de versie van de Exchange-server die wordt gebruikt. De stappen vereisen beheerdersrechten op de Exchange-server. Hieronder vindt u verschillende opties voor de gebruikte servers.

Eerst moet u een gedelegeerde gebruiker in Exchange/AD aanmaken en daarna:

1. Verleent u het uitgebreide recht Impersonation extended aan die gebruiker voor alle client access-servers
2. Verleent u het uitgebreide recht Impersonation extended aan die gebruiker voor alle postvakdatabases

Nadat u de gedelegeerde gebruiker hebt aangemaakt, moet u in Exchange Management Shell een script uitvoeren waarmee u de gedelegeerde gebruiker toegang geeft tot de postvakken van alle gebruikers in het domein.

Rechten verlenen aan gebruiker Sync Delegate

Get-ExchangeServer | Where {$_.ServerRole -match "ClientAccess"} | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation -InheritanceType None

Get-MailboxDatabase | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-May-Impersonate -InheritanceType All

Eerst moet u een gedelegeerde gebruiker in Exchange/AD aanmaken en daarna:

1. Verleent u volledige toegangsrechten aan die gebruiker
2. Maakt u voor de gedelegeerde gebruiker een management scope aan met een geadresseerdenfilter (recipient filter) voor het postvak
3. Verleent u die gebruiker de impersonation-rol voor de management scope

Met Exchange 2010 is het mogelijk om de toegang van gedelegeerden te beperken tot een groep gebruikers. Voor deze configuratie zijn de volgende elementen nodig:

Volledige toegangsrechten verlenen aan gebruiker Sync Delegate

Get-Mailbox -OrganizationalUnit -DomainController | Add-MailboxPermission -User -AccessRights Fullaccess -InheritanceType all

Voorbeeld: Management scope met recipient filter aanmaken

New-ManagementScope -Name -RecipientRestrictionFilter

Voorbeeld: Impersonation-rol toewijzen

New-ManagementRoleAssignment -Name -Role -User -CustomRecipientWriteScope

Meer informatie over het configureren van impersonation vindt u in het MSDN-artikel: Configuring Exchange Impersonation

Om te beginnen gaat u naar Instellingen > Integraties > Microsoft Exchange en selecteert u Office 365 Exchange als versie. Voor een succesvolle authenticatie moet de gebruiker Microsoft-beheerder zijn voor het betreffende domein:

1. Klik op Toestemmingen verlenen.
2. In het pop-upvenster dat wordt geopend, wordt u gevraagd uw Microsoft-aanmeldgegevens in te voeren. Gebruik een account met beheerdersrechten voor het domein waarvoor de synchronisatie met Exchange is ingeschakeld.
3. Controleer de machtigingsaanvraag.
4. Accepteer de aanvraag om terug te keren naar Severa.
5. Klik op de wisselknop Microsoft Exchange inschakelen om de synchronisatie in te schakelen.

Nadat u alle vereiste configuraties aan de Microsoft-kant hebt uitgevoerd, kunt u de synchronisatie-instellingen in Severa configureren. Om te beginnen gaat u naar Instellingen > Integraties > Microsoft Exchange en selecteert u Exchange Server Exchange als versie.

1. Voer het domein in: NetBIOS-domeinnaam van de organisatie.
2. Voer de Exchange URL: Exchange WebServices (EWS) URL in die is ingesteld voor de Exchange-server (voorbeeld van een URL: https://outlook.domain.net/EWS/Exchange.asmx)
3. Voer de gebruikersnaam van de gedelegeerde gebruiker in.
4. Voer het wachtwoord van de gedelegeerde gebruiker in.
5. Selecteer de activiteitstypen die vanuit Severa met de Exchange-server worden gesynchroniseerd.

Wanneer u de instellingen hebt geconfigureerd, schakelt u de synchronisatie rechtsboven met de wisselknop in. Als er foutmeldingen optreden bij het maken van de verbinding, controleer dan of alle instellingen correct zijn uitgevoerd in de Microsoft Admin Tool. Zorg er daarnaast voor dat zowel de e-mailadressen als het wachtwoord correct zijn ingevoerd. Wanneer de synchronisatie op organisatieniveau is ingeschakeld, kan de gebruiker de synchronisatie via het eigen profiel voor zichzelf inschakelen.

Wanneer de synchronisatie in de Severa-instellingen is ingeschakeld, moet elke gebruiker de agendasynchronisatie voor zichzelf inschakelen als hij of zij deze wil gebruiken. Het inschakelen van de synchronisatie is niet mogelijk namens een andere gebruiker. Het inschakelen gebeurt via het eigen profiel van de gebruiker:

1. Klik op uw naam in de bovenste navigatie en selecteer Mijn profiel
2. Ga naar Agenda en activiteiten > Agendasynchronisatie
3. Schakel de agendasynchronisatie in met de wisselknop
4. Wanneer de synchronisatie is ingeschakeld, wordt de agenda automatisch gesynchroniseerd

1. Bij de eerste synchronisatie wordt geprobeerd om bestaande items te matchen op basis van onderwerp/activiteitsnaam, startdatum, begintijd, einddatum, eindtijd en terugkeerpatroon.
2. Bij de eerste synchronisatie worden geen items gesynchroniseerd die ouder zijn dan 30 dagen, tenzij het terugkerende items zijn en ze terugkeren in de toekomst.
3. Wanneer de eerste synchronisatie volledig is uitgevoerd, worden daarna alleen wijzigingen gesynchroniseerd.

De synchronisatie wordt geactiveerd door bepaalde acties in Severa:

• Wanneer u van het ene gedeelte naar het andere navigeert.
• Wanneer een agenda-item in Severa wordt gewijzigd.
• Als de agendasynchronisatie is ingeschakeld voor een persoon in de organisatie en u bent een deelnemer/eigenaar van het item, wordt het item gesynchroniseerd, zelfs als u zelf geen agendasynchronisatie hebt ingeschakeld.
• Als de gebruiker niet is ingelogd in Severa, wordt de agenda niet gesynchroniseerd.

Beperkingen en aandachtspunten bij het synchroniseren van items

Bij de te synchroniseren items zijn er enkele beperkingen waarmee u rekening moet houden:

• Het is niet mogelijk om zelf te bepalen welke items vanuit Microsoft Exchange worden gesynchroniseerd.
• Alle Microsoft Exchange-agenda-items worden met Severa gesynchroniseerd en alle activiteiten die voor synchronisatie zijn gemarkeerd, worden vanuit Severa met Microsoft Exchange gesynchroniseerd.
• Privé-items uit Microsoft Exchange worden gesynchroniseerd naar het activiteitstype Persoonlijk, indien dit activiteitstype is ingesteld in Severa. Alle andere items worden gesynchroniseerd naar het standaardactiviteitstype dat in Severa is ingesteld.
• Activiteiten van het type projecttaak worden niet gesynchroniseerd.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee