De synchronisatie met een Microsoft Exchange-agenda helpt u bij het coördineren van uw werkplanning. Tussen Severa en Microsoft Exchange Server/Microsoft 365 wordt een tweewegsynchronisatie tot stand gebracht.
Voor een correcte werking van de synchronisatie moeten de e-mailadressen van de gebruikers in beide systemen gelijk zijn.
Nadat de synchronisatie voor een organisatie is ingeschakeld, kunnen de individuele gebruikers zelf de synchronisatie inschakelen en in gebruik nemen.
Door de agendasynchronisatie worden activiteiten als Microsoft Agenda-items overgebracht en worden agenda-items vanuit Microsoft als activiteiten overgebracht.
Activiteiten die als projecttaken zijn aangemaakt, worden niet ondersteund en deze invoer wordt niet gesynchroniseerd.
Om de synchronisatie in te richten moet u beschikken over beheerdersrechten voor beide systemen.
- Als uw organisatie Microsoft 365 gebruikt, dan kunt u alle benodigde stappen rechtstreeks vanuit Severa uitvoeren.
- Als uw organisatie Exchange Server gebruikt, moet u eerst een gedelegeerde gebruiker aanmaken in Microsoft Exchange/AD.
De instructies voor het aanmaken van een gemachtigde gebruiker verschillen per versie van Exchange Server. Hieronder staan enkele voorbeelden.
U moet beschikken over de toegangsrechten van een Exchange Server-beheerder voor het uitvoeren van de instructies.
Eerst moet u een gemachtigde gebruiker in Exchange/AD aanmaken en daarna
- Verleent u het uitgebreide imitatierecht aan die gebruiker voor alle servers voor clienttoegang
- Verleent u het uitgebreide imitatierecht aan die gebruiker voor alle postvakdatabases
Nadat u de gemachtigde gebruiker hebt aangemaakt, moet u in Exchange Management Shell een script uitvoeren waarmee u de gemachtigde gebruiker toegang geeft tot de postvakken van alle gebruikers in het domein.
Voorbeeld: Rechten verlenen aan gebruiker Sync Delegate
Get-ExchangeServer | Where {$_.ServerRole -match "ClientAccess"} | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation -InheritanceType None
Get-MailboxDatabase | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-May-Impersonate -InheritanceType All
Eerst moet u een gemachtigde gebruiker in Exchange/AD aanmaken en daarna
- Verleent u volledige toegangsrechten aan die gebruiker
- Maakt u een managementbereik aan voor de imitatiegebruiker met een geadresseerdenfilter voor het postvak
- Verleent u die gebruiker de imitatierol voor het managementbereik
Met Exchange 2010 is het mogelijk om de toegang van gemachtigden te beperken tot een groep gebruikers.
Het volgende is nodig om dit in te stellen:
<OrganizationalUnitIdParameter> <Fqdn> <serviceAccount> <scopename> <recipientFilter> <impersonationAssignmentName> <ApplicationImpersonation>
Voorbeeld: Volledige toegangsrechten verlenen aan gebruiker Sync Delegate
Get-Mailbox -OrganizationalUnit
<OrganizationalUnitIdParameter>-DomainController<Fqdn>| Add-MailboxPermission -User<serviceAccount>-AccessRights Fullaccess -InheritanceType all
Voorbeeld: Managementbereik met geadresseerdenfilter aanmaken
New-ManagementScope -Name
<scopename>-RecipientRestrictionFilter<recipientFilter>
Voorbeeld: Imitatierol toewijzen
New-ManagementRoleAssignment -Name
<impersonationAssignmentName>-Role<ApplicationImpersonation>-User<serviceAccount>-CustomRecipientWriteScope<scopeName>
Meer informatie over imitatie vindt u in het MSDN-artikel Configuring Exchange Impersonation.
Nadat u de gedelegeerde gebruiker hebt aangemaakt, gaat u verder met het instellen van de synchronisatie in Severa.
U moet beschikken over de toegangsrechten van een beheerder voor toegang tot de instellingen voor agendasynchronisatie.
Ga eerst naar Instellingen > Integraties > Microsoft Exchange en selecteer Office 365 bij Exchange-versie.
Voor een succesvolle authenticatie moet de ingelogde gebruiker een Microsoft-beheerder voor het domein zijn.
- Klik op Toestemmingen verlenen
- In het pop-upvenster dat wordt geopend, wordt u gevraagd uw aanmeldgegevens voor Microsoft in te voeren.
- Gebruik een account met beheerdersrechten voor het domein waarvoor de synchronisatie met Exchange is ingeschakeld
- Controleer de machtigingsaanvraag
- Accepteer de aanvraag om terug te keren naar Severa
- Klik op de wisselknop Microsoft Exchange inschakelen om de synchronisatie in te schakelen
Nadat u alle verplichte stappen in Microsoft hebt uitgevoerd, kunt u de synchronisatie-instellingen in Severa configureren.
Ga eerst naar Instellingen > Integraties > Microsoft Exchange en selecteer Exchange server bij Exchange-versie.
- Voer het Domein in: NetBIOS-domeinnaam van de organisatie
- Voer de Exchange-URL in: de URL van Exchange WebServices (EWS). Deze is in Exchange Server ingesteld (de URL kan er bijvoorbeeld zo uit zien: https://outlook.domain.net/EWS/Exchange.asmx)
- Voer de gebruikersnaam van de gedelegeerde gebruiker in.
- Voer het wachtwoord van de gedelegeerde gebruiker in.
- Select de activiteitstypen die vanuit Severa met Exchange Server worden gesynchroniseerd
Het is niet mogelijk om zelf te bepalen welke agenda-items vanuit Microsoft Exchange met Severa worden gesynchroniseerd.
Privé-items uit Microsoft Exchange krijgen het activiteitstype Persoonlijk als er in Severa een dergelijk activiteitstype bestaat. Alle andere items krijgen het standaardactiviteitstype.
Wanneer u de instellingen voor synchronisatie hebt vastgelegd, schakelt u met de wisselknop rechtsboven de integratie in. Als er fouten optreden, dan controleert u of u alle instellingen in de beheertools van Microsoft hebt vastgelegd en of de e-mailadressen en het wachtwoord correct zijn ingevoerd.
Als de synchronisatie voor uw organisatie is ingeschakeld, dan kunnen gebruikers voor zichzelf de synchronisatie in Mijn profiel inschakelen.
Wanneer de synchronisatie in Severa is vastgelegd, kan deze per gebruiker worden ingeschakeld. De synchronisatie kan niet voor anderen worden ingeschakeld, dus u moet dat zelf doen.
- Klik op uw naam in de bovenste navigatie en selecteer Mijn profiel.
- Ga naar Agenda en activiteiten > Agendasynchronisatie.
- Schakel de synchronisatie met de wisselknop in.
- Na het inschakelen worden de agenda's automatisch gesynchroniseerd.
Alle agenda-items uit Microsoft worden met Severa gesynchroniseerd en alle activiteiten die voor synchronisatie zijn gemarkeerd (een lijst met activiteitstypen opent u door op de link te klikken) worden door Severa met Microsoft gesynchroniseerd.
Bij de eerste synchronisatie wordt geprobeerd om bestaande items te matchen op basis van onderwerp/activiteitsnaam, startdatum, einddatum, begintijd, eindtijd en terugkeerpatroon.
Items die ouder zijn dan 30 dagen worden bij de eerste synchronisatie niet gesynchroniseerd, tenzij het terugkerende activiteiten met herhalingen in de toekomst zijn. Na de eerste synchronisatie worden alleen wijzigingen gesynchroniseerd.
De synchronisatie wordt door bepaalde acties in Severa in gang gezet. Als een gebruiker niet is ingelogd, dan wordt de synchronisatie niet gestart.
- Wanneer u van het ene gedeelte naar het andere navigeert
- Wanneer agenda-items worden gewijzigd
- Als een andere gebruiker in uw bedrijf de agendasynchronisatie heeft ingeschakeld en u deelnemer of eigenaar van het item bent. Het item wordt gesynchroniseerd, ook als u de agendasynchronisatie niet hebt ingeschakeld.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen