Factuursjablonen

In Severa bevatten factuursjablonen vooraf ingestelde inhoud die de basis vormt voor nieuwe facturen. Door het aanmaken van uw eigen sjablonen versnelt u het facturatieproces.

Factuursjablonen toevoegen

Ga naar Instellingen > Facturatie > Factuursjablonen om sjablonen toe te voegen. U kunt zo veel sjablonen toevoegen als u voor uw organisatie nodig hebt.

Basisgegevens

In het gedeelte voor de basisgegevens kunt u een contactpersoon voor de facturatie instellen. Deze persoon zal dan als contactpersoon voor de facturatie op de factuur worden vermeld, ongeacht wie de factuur heeft aangemaakt.

Adresuitlijning

De uitlijning van het adres van de ontvanger kan niet worden gewijzigd en wordt bepaald door de standaardformaten voor enveloppen van het land waarin uw bedrijf zich bevindt.

Kleurenschema

Er zijn kant-en-klare kleurenschema's voor uw pdf-document beschikbaar. Selecteer de gewenste kleur en controleer in het layoutvoorbeeld welk effect dit op het document heeft.

Logo en voettekst

U ziet hier een voorbeeld van het bedrijfslogo en de voettekst, maar u kunt deze niet in de sjabloon wijzigen. De gegevens voor facturen worden automatisch ontleend aan de organisatie- of afdelingsgegevens wanneer de add-on Organisatiehiërarchie wordt gebruikt. Om de hier getoonde gegevens te bewerken gaat u naar Instellingen > Organisatie > Bedrijfsinstellingen of Afdelingen.

U kunt hier ook bepalen of er een logo, factuurtitel en voettekst moeten worden weergegeven.

• Logo en factuurtitel weergeven: Kies of uw logo en de factuurtitel (bijvoorbeeld Factuur of Creditfactuur) op de pdf van de factuur moeten worden getoond.
• Voettekst op factuur weergeven: Kies of er een voettekst in de pdf van de factuur wordt getoond.

Vrije tekst

Voer tekst in die boven en/of onder de factuurregels moet worden getoond. In het veld Vrije tekst boven regels kunt u met de tags Projectnaam en Projectnummer automatisch de naam en het nummer weergeven van het project waaraan de factuur is gekoppeld.

De editor voor vrije tekst biedt de volgende opmaakmogelijkheden:

• Vier tekstgrootten: koptekst 1, koptekst 2, normaal en klein
• Vet, cursief en onderstrepen
• Genummerde lijsten en lijsten met opsommingstekens

Met het aankruisvakje Vrije tekst na factuurtotaal weergeven kunt u de positie van het element bepalen.

Regels en kolommen voor factuur

Omschrijving factuurregel

Hier legt u vast hoe de tekst van de factuurregel wordt aangemaakt. Met tags en vrije tekst kunt u omschrijvingen voor factuurregels (werkuren, reiskosten en producten) aanmaken.

Als u gebruikmaakt van tags, dan moet u altijd de knop Tags toevoegen gebruiken, omdat alle items een eigen tag hebben. Als u meer dan één tag toevoegt, dan worden er automatisch een komma en een spatie tussen de tags geplaatst. Als u meer dan één tag toevoegt, dan worden er automatisch een komma en een spatie tussen de tags geplaatst.

Factuurkolommen

Het aantal geselecteerde factuurkolommen bepaalt hoe gedetailleerd de informatie op de factuurregels is. Het aantal geselecteerde factuurkolommen bepaalt hoe gedetailleerd de informatie op de factuurregels is. Omschrijving en Totaalprijs worden altijd getoond:

• Aantal
• Eenheid
• Prijs/stuk
• Btw

Factuurregels groeperen

Het is mogelijk om de totale hoeveelheid werkuren, reiskosten en vergoedingen als subtotalen op een factuur weer te geven. Dit wordt geregeld met een aankruisvakje.

Met itemgroepering bepaalt u of werkuren, reiskosten en/of producten op de factuur moeten worden gegroepeerd.

Schakel de groepering met het aankruisvakje in en bepaal vervolgens hoe de items moeten worden gegroepeerd. U kunt ook een specificatie of losse regels als bijlage toevoegen. Op de specificatie krijgen de items de omschrijving die u in Omschrijvingen factuurregels hebt ingevoerd en de kolommen worden weergegeven op basis van de selecties die u in Factuurkolommen > Kolommen weergeven hebt gemaakt.

Het is niet altijd mogelijk om alle vergelijkbare items op één regel te groeperen. Bij het groeperen van werkuren wordt bijvoorbeeld alleen de invoer met dezelfde prijs per stuk op één regel gegroepeerd. Hetzelfde geldt voor kostenplaatsen.

Kolommen voor factuurspecificatie

Bepaal welke gegevens op de factuurspecificatie worden weergegeven als deze bij de factuur wordt gevoegd:

• Eenheid
• Unit price
• Btw
• Totaalprijs

Bijlagen

Voeg pdf-bestanden aan de factuursjabloon toe, bijvoorbeeld de algemene voorwaarden van uw bedrijf. De pagina's van de factuur en de bijlagen staan in de uiteindelijke factuur in dezelfde volgorde die u hier ziet. Als u de volgorde wilt wijzigen, dan houdt u de muisaanwijzer boven een regel en sleept u deze naar de gewenste positie.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee