Om de instellingen voor Reiskostenvergoeding vast te leggen, gaat u naar Instellingen > Uren en declaraties > Reiskostenvergoedingen.
De instellingen voor Reiskostenvergoeding zijn alleen beschikbaar in de Premium- en Enterprise-versie van Severa.
Begindatum reiskostenvergoeding
Stel een datum in vanaf wanneer uw bedrijf reiskostenvergoedingen gaat gebruiken. Vanaf die datum kunnen reiskosten worden goedgekeurd.
Goedkeuring reiskosten
Als reiskostenvergoedingen worden gebruikt, dan moeten reiskosten worden goedgekeurd. Maar, afhankelijk van wat in uw bedrijf nodig is en welk facturatieproces wordt gehanteerd, kan het echter wenselijk zijn om de reiskosten onmiddellijk te factureren in plaats van te wachten totdat deze zijn goedgekeurd. Om reiskosten factureerbaar te maken zodra deze zijn ingevoerd, gebruikt u de optie Reiskosten moeten worden goedgekeurd, maar kunnen vóór goedkeuring worden gefactureerd.
Controleer in verband met het goedkeuringsproces ook de Toestemmingen die betrekking hebben op de Reiskostenvergoedingen. Hiermee geeft u medewerkers toestemming om reiskostenvergoedingen aan te maken en supervisors of managers om deze goed te keuren.
Statussen van reiskostenvergoedingen
De statussen van de reiskostenvergoedingen geven de stadia aan die een reiskostenvergoeding doorloopt tijdens het opstellen, controleren en goedkeuren ervan.
Standaard zijn er vier statussen, waaronder Concept, Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd en Afgewezen. De statussen hebben een progressieve volgorde, zodat een wijziging in de volgorde invloed heeft op de manier waarop de statussen in Severa worden getoond.
Een status kan Geblokkeerd zijn. Dit houdt in dat alleen de status van deze aangevraagde reiskostenvergoeding kan worden gewijzigd en dat deze verder niet kan worden bewerkt. De statussen Wacht op goedkeuring en Goedgekeurd zijn normaal gesproken Geblokkeerd. Statussen kunnen ook als Goedgekeurd worden gemarkeerd. Dit betekent dat aangevraagde reiskostenvergoedingen met deze status kunnen worden gefactureerd.
Nummering van reiskostenvergoedingen
Met 'Nummering van reiskostenvergoedingen' kunt u de volgorde van de aangevraagde reiskostenvergoedingen bepalen. Voer het nummer voor de volgende reiskostenvergoeding in. Hierna zal het nummer van de alle volgende aangevraagde reiskostenvergoedingen steeds met één worden verhoogd.
Pas wanneer het document is voltooid en de status Geblokkeerd heeft gekregen (bijvoorbeeld Goedgekeurd), wordt er een nummer aan toegewezen. Het nummer wordt weergegeven op het document waarmee de reiskostenvergoeding wordt aangevraagd en op e-mails over die aanvraag. U kunt met Zoeken op de nummers van reiskostenvergoedingen zoeken.
Om vanaf de eerstvolgende aangevraagde reiskostenvergoeding de volgorde van de Nummering van reiskostenvergoedingen te wijzigen, typt u een nieuw nummer in het veld.
Nummers mogen niet meer dan eenmaal worden gebruikt. Als een nummer nogmaals wordt gebruikt, dan wordt er bij het opslaan een foutmelding weergegeven.
Instructies voor reiskostenvergoedingen
'Instructies' is een optioneel informatieveld dat u kunt gebruiken om medewerkers uit te leggen hoe en wanneer zij reiskostenvergoedingen moeten aanvragen of om andere regels over reiskosten te vermelden.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen