Voettekst

De voettekst is een eigen sectie aan de onderkant van de pagina die zichtbaar is op facturen of offertes die door uw bedrijf zijn gemaakt. De voettekst is een cruciaal onderdeel van het document, omdat het de officiële gegevens van uw bedrijf bevat, zoals het KvK-nummer, btw-nummer, bankgegevens en contactinformatie. Dit instructieartikel begeleidt u bij het instellen van de voettekstgegevens in Severa.

Voettekst op facturen of offertes

De gegevens van de voettekst van een factuur of offerte worden in Severa opgehaald uit de algemene bedrijfsinstellingen of de instellingen per eenheid. De zichtbaarheid van de gegevens wordt beheerd via de instellingen van de factuursjabloon.

Voettekst instellen zonder eenheidshiërarchie

Als uw bedrijf slechts één vestiging heeft of dezelfde factureringsgegevens (zoals dezelfde bankrekening) gebruikt voor alle facturering, worden de gegevens centraal ingesteld in de bedrijfsinstellingen als volgt:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen.
2. Controleer en vul de volgende velden in:
   • KvK-nummer en btw-nummer: Deze worden meestal weergegeven in de eerste kolom van de voettekst.
   • Adresgegevens: Het officiële bezoek- of postadres van het bedrijf.
   • Bankgegevens (IBAN en SWIFT/BIC): Deze zijn noodzakelijk voor het betalen van de factuur.
3. Sla ten slotte de wijzigingen op .

In dit model gebruiken alle aangemaakte facturen en offertes automatisch dezelfde gegevens, ongeacht de sjabloon.

Voettekst instellen met eenheidshiërarchie

Als uw bedrijf meerdere eenheden, dochterondernemingen of vestigingen heeft met eigen KvK-nummers of verschillende bankrekeningen, worden eenheidsspecifieke voettekstinstellingen gebruikt. Het instellen van eenheidsspecifieke gegevens gaat als volgt:

1. Ga naar Instellingen > Eenheden.
2. Selecteer de gewenste eenheid uit de lijst.
3. Vul de gegevens in bij Voettekst.
   • Belangrijk: Als de eenheid een eigen bankrekening of KvK-nummer heeft, zorg ervoor dat deze correct zijn ingevoerd in de organisatie-instellingen Bedrijfsinstellingen > Bankrekeningen .
4. Sla ten slotte de wijzigingen op .

Waarom wordt er niets weergegeven in de voettekst?

Wanneer eenheidshiërarchie is ingeschakeld, haalt Severa de voettekstgegevens op op basis van de eenheid waartoe het gefactureerde project behoort. Als er eenheidsspecifieke gegevens zijn ingesteld, overschrijven deze de algemene bedrijfsinstellingen. Als er geen voettekst is ingesteld voor de eenheid, gebruikt het systeem de bedrijfsniveaugegevens.

Als de voettekst van de factuur of offerte leeg is, heeft uw bedrijf waarschijnlijk een eenheidshiërarchie ingeschakeld en is de voettekst van de eenheid van de factuur/offerte leeg of bevat lege regels. Controleer de eenheid van het gefactureerde project of verkoopwerk en controleer vervolgens de voettekstgegevens van die eenheid in de instellingen onder Instellingen > Eenheden.

Ook worden alleen spaties of lege regels in de voettekst van de eenheid als een ingestelde voettekst beschouwd. U kunt de ontbrekende gegevens aanvullen in de eenheidsinstellingen of ze volledig verwijderen, zodat het systeem automatisch de algemene bedrijfsinstellingen gebruikt voor de voettekst.

Zichtbaarheid van de voettekst instellen op de factuursjabloon

U kunt in de instellingen van uw factuursjablonen (Facturering > Factuursjablonen) instellen of de voettekst op de factuur wordt weergegeven of niet. Zorg ervoor dat het selectievakje Voettekst op factuur weergeven is aangevinkt als u de voettekst op de factuur wilt opnemen.

Checklist voor het controleren van instellingen

• KvK-nummer / btw-nummer: Vergeet niet bij internationale handel het FI-btw-nummer zonder streepje te gebruiken (bijv. FI12345678).
• Bankgegevens: Zorg ervoor dat het IBAN-rekeningnummer en de BIC-code van de bank correct zijn, zodat betalingen correct worden toegewezen.
• Voorbeeld: Test altijd na het wijzigen van instellingen door een testfactuur of -offerte te maken om te zien of de gegevens naar wens worden ingesteld.

Zoekwoorden: voettekst, factuursjabloon, factuursjablonen, lege voettekst, eenheidshiërarchie, bedrijfsinstellingen, eenheidsinstellingen, factureringsgegevens, offertes, KvK-nummer, bankgegevens

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee