Klanten : Severa

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u het klantregister beheert, nieuwe klanten toevoegt en klantgegevens rapporteert en via een massa-update bijwerkt. De berekeningsformules van de KPI-waarden en de functies voor het beheer van klantkaarten worden stap voor stap beschreven. Open de klantenlijst via de navigatie aan de zijkant Klanten > Overzicht.

In de navigatie aan de zijkant Klanten > Overzicht kunt u de gegevens van bestaande klanten bijwerken, zoals de branche of de relatiebeheerder, door gebruik te maken van de massa-updatefunctie. Zodra u de klanten selecteert die u wilt bijwerken, wordt er bovenaan een actiemenu geopend waarin u de gewenste actie kunt kiezen.

Bovenaan de overzichtweergave ziet u vooraf geselecteerde KPI-waarden. De formules waarmee de KPI's worden berekend, worden hieronder in de tabel uitgelegd:

KPI-waarde	Beschrijving en formule
Marge dit jaar	Verschil tussen facturatie en totale kosten in dit jaar. De formule is: Facturatie - totale kosten. In de waarde worden geen kosten voor interne projecten meegenomen.
Facturatie deze maand	Vergelijkt de facturatie van deze maand met de facturatie van vorige maand. Facturen die in de berekening zijn opgenomen, zijn facturen met de status Verzonden (Verzonden geselecteerd in de instellingen voor factuurstatus), die een factuurnummer hebben, waarvan de factuurdatum in de desbetreffende maand ligt (vorige of huidige maand) en facturen waarvoor u rechten hebt.
Actieve klanten	Totaalaantal klanten met een open verkoopproject of project (exclusief interne projecten).
Prospects in pijplijn	Aantal klanten met een actief verkoopproject dat in gang is gezet, maar waarbij de klant niet is gefactureerd en er geen verkoopprojecten of projecten in de gewonnen status zijn.

Nieuwe klant toevoegen

U kunt de weergave openen of de actie uitvoeren door Klanten > Overzicht of Nieuwe toevoegen > Klant te selecteren.

Voer de naam van de klant en het btw-nummer in.
Open het Adresgedeelte en vul de adresgegevens van de klant in.
Open het E-facturatiegedeelte en vul de e-facturatieadressen van de klant in, indien de klant elektronische facturatie gebruikt.
Klik op Opslaan, en u wordt automatisch naar de klantkaart geleid, waar u aanvullende informatie over de klant kunt invullen.

Nieuwe klant toevoegen uit openbaar register

Afhankelijk van uw land hebt u bij het aanmaken van een nieuwe klant de mogelijkheid om klantgegevens uit openbare registers te importeren (in Noorwegen via Bizweb, in Finland via YTJ/AvoinData) als volgt:

Begin met het typen van de naam van de klant (één woord) of voer het btw-nummer in.
Klik op het vergrootglas om gegevens op te zoeken.
Selecteer de juiste klantgegevens in de lijst die wordt geopend, zodat u de gegevens niet handmatig hoeft in te voeren.

Rapportage van klantgegevens

U kunt de weergave openen of de actie uitvoeren door Rapportages > Rapporten aanmaken > Klanten te selecteren.

Maak uw eigen gepersonaliseerde rapportages aan met betrekking tot klanten en contactpersonen. Via het rapport Contactgegevens kunt u bijvoorbeeld alle contactpersonen met hun e-mailadressen op hetzelfde rapport weergeven. U kunt het rapport downloaden in Excel- of CSV-formaat door op de pictogrammen in de rechterbovenhoek van het rapport te klikken.

Massa-update van klantgegevens

U kunt de weergave openen of de actie uitvoeren door Klanten > Overzicht of Rapportages > Rapporten aanmaken > Klanten te selecteren.

Werk gegevens en instellingen bij door de gewenste klanten in het selectievakje te selecteren. Nadat u de gewenste rijen uit de klantenlijst hebt geselecteerd, kunt u de volgende wijzigingen tegelijkertijd voor alle geselecteerde klanten aanbrengen:

Verander de relatiebeheerder: werk een nieuwe aangewezen verantwoordelijke bij voor de geselecteerde klanten.
Verander de branche: stel de brancheclassificatie voor alle geselecteerde klanten in of wijzig deze.
Verander de factuurtemplate: kies welke factuurtemplate (bijv. verschillende taalversies of lay-outs) voortaan voor de geselecteerde klanten wordt gebruikt.
Verander de standaard btw voor facturatie: wijzig het standaard btw-percentage voor de geselecteerde klanten.
Verander de status: wijzig de status van klanten, bijvoorbeeld van actief naar passief.
Voeg klantgroepen toe: voeg de geselecteerde klanten toe aan nieuwe groepen (bestaande groepen blijven behouden).
Verwijder klantgroepen: verwijder de geselecteerde klanten uit bepaalde groepen.

Klantkaarten samenvoegen

In Severa is het niet direct mogelijk om klantkaarten samen te voegen. Verplaats projecten en andere gegevens handmatig van de ene klantkaart naar de andere door de klant van projecten te wijzigen naar een andere klantkaart. Houd er rekening mee dat het wijzigen van de klant van een project alleen mogelijk is als er nog geen facturen of offertes voor het project zijn aangemaakt.

Als u per ongeluk twee klanten hebt aangemaakt en slechts één van de klantkaarten wilt behouden, is het aan te raden om de andere klant te inactiveren via de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de klantkaart onder Deactiveer klant.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik klantgegevens rechtstreeks uit YTJ importeren?
Begin met het typen van de naam of het btw-nummer in de weergave voor het aanmaken van een nieuwe klant, klik op het vergrootglas en selecteer het juiste bedrijf in de lijst.

Kunnen twee afzonderlijke klantkaarten tot één worden samengevoegd?
Direct samenvoegen is niet mogelijk. Verplaats projecten handmatig van de ene klant naar de andere en deactiveer de overbodige klantkaart. Het wijzigen van de klant van een project is niet mogelijk als het project al is gefactureerd of als er offertes voor zijn aangemaakt.

Hoe kan ik alle contactpersonen van klanten met hun e-mailadressen weergeven?
Maak een Contactgegevens-rapport aan via Rapportages > Rapporten aanmaken > Klanten. U kunt de lijst in Excel-formaat downloaden.

Welke gegevens kan ik via een massa-update wijzigen?
U kunt in één keer onder andere de relatiebeheerder, de branche, de factuurtemplate, de standaard btw, de status van de klant en de klantgroepen bijwerken.

Avainsanat: klantrelatie, klantregister, massa-update, KPI-waarde, nieuwe klant toevoegen, openbaar register, rapportage van klantgegevens, massa-update van klantgegevens, wijziging van verantwoordelijken, samenvoegen van klantkaarten

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee