Geplande facturering

Met geplande facturering kunt u eenvoudig uw gehele of gedeeltelijke facturatieproces automatiseren door geplande taken aan te maken.

Dit is bijvoorbeeld handig bij projecten met terugkerende vergoedingen (maandelijkse licenties, en dergelijke). De geplande facturatie zorgt ervoor dat Severa automatisch elke maand de facturen aanmaakt.

Beschikbaar in de Platinum- en Enterprise-versies van Severa.

Als u gebruikers toestemming voor geplande facturering verleent, dan hebben zij toegang tot het gedeelte Geplande facturering. De toestemming voor geplande facturering kan aan een toestemmingsprofiel worden gegeven (alle gebruikers met dat profiel hebben dan toestemming) of aan het gebruikersprofiel van individuele gebruikers.

Bij beheerders is het aankruisvakje Mag geplande facturering gebruiken standaard gemarkeerd.

1. Ga naar Instellingen > Toestemmingsprofielen en open het profiel waaraan u de toestemming wilt verlenen door erop te klikken.
2. Ga naar Facturatie en selecteer het aankruisvakje Mag geplande facturering gebruiken.

1. Ga naar Instellingen > User management en open het profiel van de gebruiker waaraan u de toestemming wilt verlenen door erop te klikken.
2. Ga naar Toestemmingen > Facturatie en selecteer het aankruisvakje Mag geplande facturering gebruiken.

Een nieuwe geplande taak maakt u aan door naar Facturatie > Geplande facturering te gaan en op Nieuwe geplande taak te klikken.

In dit gedeelte legt u vast hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd, en tot welke datum factureerbare uren en vergoedingen moeten worden meegenomen.

• Taak: Voer een omschrijvende naam in voor de geplande taak.
• Omschrijving: Voer aanvullende informatie over de taak in als dat nodig is.
• Terugkeerpatroon: Selecteer uit de vooraf ingestelde waarden het terugkeerpatroon voor de taak:
  • Dagelijks
  • Wekelijks
  • Maandelijks
• Herhalen op: Selecteer de dag waarop de geplande taak moet worden uitgevoerd:
  • Als u in de vorige stap 'Dagelijks' hebt gekozen, dan kunt u de taak op elke werkdag of elke dag herhalen.
  • Als u in de vorige stap 'Wekelijks' hebt gekozen, dan kunt u de taak op een specifieke dag van de week herhalen (van maandag t/m zondag).
  • Als u in de vorige stap 'Maandelijks' hebt gekozen, dan kunt u de taak op de eerste of de laatste dag van de maand, of op de laatste werkdag van de maand, of op een specifieke dag van de maand herhalen.

Alle geplande taken worden op de geselecteerde dag na 22.00 uur uitgevoerd.

• Inclusief factureerbare uren en vergoedingen tot: Selecteer de laatste dag waarvan nog factureerbare uren en vergoedingen worden meegenomen:
  • Eerste dag van de lopende maand
  • Laatste dag van vorige maand
  • Eerste dag van volgende maand
  • Laatste dag van de lopende maand
  • Dag waarop taak wordt uitgevoerd

U kunt de lijst met projecten die automatisch worden gefactureerd geheel naar wens beperken. Met filters maakt u een geplande taak aan die helemaal aan uw wensen voldoet.

• Projectmanager
• Afdeling (project)
• Marktsegmentatie
• Factureringslimieten

Bij Filter toevoegen zijn nog meer filters beschikbaar, zoals Account (klant), Project en Trefwoorden.

• Factuurstatus: Selecteer de status die facturen moeten krijgen wanneer deze worden aangemaakt.
• Projecten op factuur groeperen: Markeer dit aankruisvakje alleen als u meerdere projecten op één factuur wilt groeperen.
• Aangemaakt door: Selecteer wie fungeert als de persoon die de factuur heeft aangemaakt. Facturen worden aangemaakt op basis van de toestemmingen van die persoon.
• Factuurdatum: Voer op basis van de vooraf ingestelde waarden de datum in die op de factuur zal worden getoond:
  • Eerste dag van de lopende maand
  • Laatste dag van vorige maand
  • Eerste dag van volgende maand
  • Laatste dag van de lopende maand
  • Dag waarop taak wordt uitgevoerd
• Invoerdatum: Voer op basis van de vooraf ingestelde waarden de invoerdatum voor de factuur in:
  • Eerste dag van de lopende maand
  • Laatste dag van vorige maand
  • Eerste dag van volgende maand
  • Laatste dag van de lopende maand
  • Dag waarop taak wordt uitgevoerd
• E-mailnotificatie: Markeer dit aankruisvakje als u via e-mail een notificatie wilt laten verzenden naar een gebruiker wanneer de geplande taak is voltooid. U kunt een persoon uit de lijst selecteren of handmatig een e-mailadres invoeren. U kunt meerdere ontvangers selecteren.

Wanneer u alle instellingen voor de geplande taak hebt vastgelegd, kunt u met Voorbeeld een lijst met projecten weergeven die aan de criteria voldoen. Als er geen wijzigingen nodig zijn, dan klikt u op Opslaan om de taak op te slaan.

In de weergave Geplande taken ziet u een lijst met de gegevens van alle aangemaakte taken die actief zijn.

• Om een taak weer te geven en te bewerken, klikt u op de regel van die taak om deze te openen.
• Als u een taak handmatig wilt starten, dan houdt u de muisaanwijzer boven de taak in kwestie en selecteert u Nu uitvoeren.
• Een taak kunt u Uitschakelen en/of Verwijderen door de muisaanwijzer boven de taak te houden of door de taak te openen.

In het Logboek gegevensoverdracht staat een lijst met de facturen die door de geplande taak zijn aangemaakt. Als er bij het aanmaken van de facturen problemen zijn opgetreden, dan wordt de fout hier getoond.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee