Schemalagd fakturering

Med schemalagd fakturering kan du enkelt automatisera din faktureringsprocess eller delar av den genom att skapa schemalagda jobb.

Detta är praktiskt till exempel för projekt med återkommande avgifter (månadslicenser etc). Med schemalagd fakturering skapar Severa fakturorna automatiskt varje månad.

Finns tillgängligt i version Performance och Enterprise av Severa.

För att ge användare åtkomst till sektionen Schemalagd fakturering måste du ge dem behörighet till schemalagd fakturering. Behörighet till schemalagd fakturering kan ges för en behörighetsprofil (alla användare med den profilen får åtkomst) eller enskilda användare genom att öppna deras användarprofil.

För Administratörer är kryssrutan Tillåt schemalagd fakturering markerad som standard.

1. Gå till Inställningar > Behörighetsprofiler och klicka för att öppna profilen du vill ge åtkomst till.
2. Öppna Fakturering och markera kryssrutan Tillåt schemalagd fakturering.

1. Gå till Inställningar > Användarhantering och klicka för att öppna användaren du vill ge åtkomst till.
2. Öppna Behörigheter > Fakturering och markera kryssrutan Tillåt schemalagd fakturering.

För att skapa ett nytt schemalagt jobb, gå till Fakturering > Schemalagd fakturering och klicka på Nytt planerat jobb.

I det här avsnittet definierar du hur ofta jobbet körs och fram till vilken dag samt vilka fakturerbara timmar och avgifter som ingår.

• Jobbets namn: Ange ett beskrivande namn för det schemalagda jobbet.
• Beskrivning: Ange en mer detaljerad beskrivning för det schemalagda jobbet om det behövs.
• Återkommande: Välj återkommande regel för jobbet från de fördefinierade värdena.
  • Dagligen
  • Veckovis
  • Månadsvis
• Upprepa den: Välj dag då det schemalagda jobbet ska köras.
  • Om du valde dagligen i föregående steg har du möjlighet att upprepa jobbet varje vardag eller varje dag.
  • Om du valde veckovis i föregående steg, har du möjlighet att upprepa jobbet på en viss veckodag (från mån till sön).
  • Om du valde månadsvis i föregående steg, har du möjlighet att upprepa jobbet den första eller sista dagen eller den sista veckodagen i månaden eller en specifik dag i månaden.

Alla schemalagda jobb kommer att köras den valda dagen från och med 22:00 och framåt.

• Inkludera fakturerbara timmar och avgifter fram till: Välj den sista dag från vilken fakturerbara timmar och avgifter ingår.
  • Första dagen i innevarande månad
  • Sista dagen i förgående månad
  • Första dagen i nästa månad
  • Sista dagen i innevarande månad
  • Dagens jobb körs

Beroende på dina behov har du möjlighet att begränsa listan över projekt som ska faktureras automatiskt. Använd filtren för att skapa ett schemalagt jobb som passar dina behov.

• Projektledare
• Avdelning (projekt)
• Kundgruppering
• Faktureringsgränser

Det finns fler filter tillgängliga vid Lägg till filter som exempelvis Kund, Projekt och Nyckelord.

• Fakturastatus: Välj den status som fakturorna ska skapas till.
• Slå ihop projekt på faktura: Markera rutan endast om du vill gruppera flera projekt som ska faktureras till en faktura.
• Fakturagenerator: Välj den person som agerar som fakturaskapare. Fakturor kommer att skapas baserat på deras behörigheter.
• Fakturadatum: Ange datumet som visas på fakturan från de fördefinierade värdena
  • Första dagen i innevarande månad
  • Sista dagen i förgående månad
  • Första dagen i nästa månad
  • Sista dagen i innevarande månad
  • Dagens jobb körs
• Registreringsdatum: Specificera registreringsdatum från de fördefinierade värdena
  • Första dagen i innevarande månad
  • Sista dagen i förgående månad
  • Första dagen i nästa månad
  • Sista dagen i innevarande månad
  • Dagens jobb körs
• E-postnotifieringar: Välj om du vill skicka ett meddelande till en användare via e-post när det schemalagda jobbet är klart. Du kan välja en person från listan eller ange en e-postadress manuellt. Du kan välja flera mottagare.

När du är klar med att ställa in det schemalagda jobbet kan du Förhandsgranska en lista över projekt som matchar kriterierna för att se om du behöver justera den mer. Om inga ändringar behövs, Spara jobbet.

I vyn Schemalagda jobb kan du se en lista över alla jobb som skapats och är aktiva samt visa detaljer om dem.

• För att visa och redigera jobben, klicka på raden för att öppna den detaljerade vyn.
• För att starta ett jobb manuellt, håll musen över jobbet i fråga och välj Kör nu.
• För att Inaktivera och/eller Radera ett jobb som skapats, håll muspekaren över jobbet för att se fler åtgärder till höger av raden eller klicka på jobbet för att öppna det.

I Överföringsloggen kan du se en lista över fakturor som skapats i de schemalagda jobbet. Om något problem med att skapa fakturor uppstod, kommer ett fel att visas här.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback