Med Severa-Procountor integration kan försäljningsfakturor, resekostnader och inköpsfakturor överföras schemalagt och automatiskt från ett system till ett annat. Integrationen hämtar fakturor automatiskt för överföring var 10:e minut. Integrationen hämtar fakturor för överföring från den angivna fakturastatusen. Dessutom överförs projekt, kostnadsställen och enheter automatiskt som dimensiondata. Inköpsfakturor kan importeras från Procountor till Severa som projektkostnader.

Integrationen stöds i Finland och Sverige.

Att tänka på innan du börjar

  • Företaget måste ha ett avtal med Procountor för användning av Procountor och integrationen.
  • Om företaget har använt den gamla Procountor-integrationen, måste företaget säga upp det gamla integrationsavtalet genom att kontakta Procountors kundtjänst när de byter till den nya integrationen.
  • Resekostnader kan skapas och överföras om Resekostnader tilläggsmodulen är aktiverad i Severa (ingår i Severas Business, Platinum och Enterprise versioner).
  • Severas fakturanummer kan inte användas i Procountor. Fakturanumreringen bestäms alltid i Procountor. Severas fakturanummer kan hämtas från Procountors Original invoice number fält. Denna information visas inte på kundens faktura.
  • Fakturaavsändarens information kommer från Procountors organisationsinformation.

Integrationen är tillgänglig i Severas Business, Platinum och Enterprise versioner.

Överförda data

Kundregister

Kundregistret överförs med försäljningsfakturor från Severa till Procountor. Kundinformation överförs till Procountors kundregister när den första försäljningsfakturan skapas och överförs till Procountor.

Kunden måste ha ett organisationsnummer (momsnummer) och kundnummer, eftersom dessa uppgifter används för att matcha informationen med affärspartnerna i Procountors register. Organisationsnumret och kundnumret måste matcha mellan systemen för att fakturorna ska riktas till rätt kund i Procountor och för att undvika dubbla kundrelationer.

Nedan är grundprinciperna för matchning av faktureringsinformation i affärspartnerregistret:

  1. Om Severas fakturainformation innehåller samma organisationsnummer och kundnummer som Procountors affärspartnerregister, görs matchningen till denna affärspartner.
  2. Om samma organisationsnummer finns i Procountor men med ett annat kundnummer, görs ingen matchning, och en ny affärspartner skapas vid behov i Procountor.
  3. Om samma kundnummer finns i Procountor med ett annat organisationsnummer, görs ingen matchning, och ett felmeddelande visas i överföringsloggen.

Produktregister

Produktregistret överförs med försäljningsfakturor från Severa till Procountor. Produkterna överförs till Procountors produktregister när den första försäljningsfakturan skapas och överförs till Procountor.

Severas arbetskoder och produktkoder måste matcha Procountors produktregister. Även för resekostnader måste koderna matcha i båda systemen. Resekostnadskoderna ändras årligen och nya koder kan kontrolleras i Procountor.

Produkter utan kod överförs med den standardkod som anges i inställningarna. Standardkoden måste också finnas i Procountors produktregister.

Projekt, kostnadsställen och enheter

Projekt, kostnadsställen och enheter överförs automatiskt från Severa till Procountor till de dimensioner som anges i integrationsinställningarna. Om dimensionens namn är stängt eller inaktiverat, uppdateras dess status i Procountor.

Fakturor, resekostnader och andra kostnader

Fakturor och resekostnader överförs automatiskt från Severa till Procountor från den fakturastatus som anges i inställningarna. Fakturastatusen från vilken integrationen hämtar fakturor för överföring anges i Severas integrationsinställningar.

Inköpsfakturor importeras till Severa efter att de har dimensionerats till projekt i Procountor och när statusen är Godkänd, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald eller Betald på annat sätt.

Bilagor till resekostnader (resekostnad + alla bilagor som en fil) överförs med integrationen.

För försäljningsfakturor kan du välja om du vill överföra:

  • PDF-fil med bilagor,
  • fakturadetaljer, där bilagor överförs utan Severas faktura-PDF,
  • eller bilagor kan också lämnas utan överföring.

Om bilagornas överföring inte väljs, överförs bilagan endast om fakturan har bilagor och fakturaraderna är grupperade. Bilagor överförs med både elektroniska och pappersfakturor.

Bilagor till försäljnings- och resekostnader måste vara i GIF-, JPEG- eller PDF-format. Filnamnet får inte innehålla specialtecken. Maximal filstorlek är 10 MB.

Hur man aktiverar integrationen

Inställningar i Procountor

Först måste du tillåta användning av API:

  1. Logga in på Procountor
  2. Gå till Administration > Företagsinformation > Användarinställningar > Tillåt användning av fakturerbara gränssnitt
  3. Lägg till en ny teknisk API-användare från Administration > Användare och behörigheter > Lägg till ny användare.
    1. Namnge användaren till exempel så här: förnamn är ditt företagsnamn, efternamn är programvarans namn (Severa).
    2. E-postadress är obligatorisk. Använd till exempel din egen e-post, men vi rekommenderar att begränsa mottagandet av e-postmeddelanden i Procountors inställningar.
  4. Redigera API-användarens behörigheter från Administration > Användare och behörigheter. Gå igenom varje behörighet och ställ in Alla rättigheter för varje punkt.
  5. För att säkerställa korrekt åtkomst, aktivera Tillåt endast M2M API-inloggning. Detta säkerställer att integrationsgränssnittet har begränsade rättigheter som är separerade från användargränssnittet.

Därefter måste du skapa en API-nyckel:

  1. Gå till API-nyckelsidan via Grundläggande information-menyn i det övre högra hörnet.
  2. Klicka på Ny API-nyckel och skapa en ny API-nyckel.
  3. Ange Client ID fältet: VismaSeveraClient
  4. Välj Skapa. Efter att informationen har sparats har en ny integrationsspecifik nyckel skapats och visas i användargränssnittet.
  5. Kopiera API-nyckeln till urklippet.
  6. Klistra in den kopierade API-nyckeln i Severas integrationsinställningar under kugghjulsikonen > Inställningar > Integrationer > Procountor > Allmänt > API-nyckel.
  7. Klicka på Spara.

En administratör kan skapa en API-nyckel för en annan användare i den valda organisationen om användarens behörigheter är tillräckliga. Detta möjliggör skapandet av en teknisk API-användare som har åtkomst till gränssnittet men inte till användargränssnittet.

Inställningar i Severa

  1. Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Organisation > Kontoplan.

    • Lägg till de försäljningskonton som används i Procountor till Severa.
    • Ställ in alla använda försäljningskonton.
    • Du kan ställa in separata försäljningskonton för arbetstimmar, resekostnader och produkter.
    • Ange försäljningskontots namn och nummer. Försäljningskontonumret måste matcha Procountors information.
  2. Lägg till de produkter som används och kontrollera att produkterna finns i båda systemen. Samma kod kan användas för alla produkter om så önskas. Om samma kod används kan du hoppa över följande steg och gå vidare till steg 3 i inställningarna i Severa. Produkterna överförs i detta fall till Procountor med standardkoden.

    • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Produkter.
    • Lägg till en ny produkt eller redigera befintliga.
    • Ange en kod för produkten och välj det försäljningskonto som ska användas (du kan också ange annan information för produkten om du vill). Koden måste matcha Procountors produktkod.
    • Ställ in alla använda produkter.
  3. Redigera/lägg till de arbetskoder som används i Severa och se till att de matchar Procountors produkter. Arbetskoderna säkerställer att timmarna på fakturan riktas till Procountors produktregister.

    • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Arbetskoder.
    • Lägg till koder för alla arbetskoder som används i Severa och rikta dem som produkter i Procountor.
  4. Redigera/lägg till de resekostnader som används i Severa och se till att de matchar Procountors resekostnadsregister. Severas resekostnadskoder måste vara desamma som i Procountor. Koderna ändras årligen i Procountor, och företagets administratör måste uppdatera informationen i Severa.

    • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Resekostnadstyper.
    • Lägg till koder för alla resekostnader som används i Severa så att de riktas korrekt till Procountors resekostnadsregister.
  5. Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Organisation > Bankkonton. Klicka på pennikonen och redigera bankkontonumret till IBAN-format.

  6. Skapa fakturastatusar i Severa från vilka försäljningsfakturor hämtas till Procountor.

    • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Fakturering > Fakturastatusar.
    • Lägg till en ny fakturastatus, t.ex. Väntar på överföring till Procountor. Välj följande inställningar för statusen: Ej redigerbar, Fakturanummer, Skickad. Du kan vid behov ställa in denna status som standardstatus för kreditfakturor.
    • När fakturorna överförs till Procountor ändras deras status automatiskt i Severa. Du kan lägga till en status för detta, t.ex. Överförd till Procountor, eller använda Skickad-statusen för detta ändamål.
    • Dra och släpp fakturastatusarna i ordning så att statusen med Betald-inställningen förblir under de nya statusarna som den sista statusen i processen.
  7. Om Resekostnader-tilläggsmodulen är aktiverad i Severa, fyll i personnummer/kod och bankkontoinformation för varje användare. Utan personuppgifter kan resekostnader inte överföras till Procountor. Se till att samma personnummer är angivet även i Procountor.

    • Gå till användarhanteringen via kugghjulsikonen > Inställningar > Användarhantering.
    • Öppna användarens profil genom att klicka på användarens namn.
    • Lägg till användarens personnummer/kod och bankkontonummer.
  8. Skapa resekostnadsstatusar i Severa från vilka resekostnader hämtas till Procountor.

    • Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Timmar och kostnader > Resekostnader > Resekostnadsstatusar.
    • Lägg till en ny resekostnadsstatus, t.ex. Väntar på överföring till Procountor. Välj följande inställningar för statusen: Låst och Godkänd. Du kan också använda den befintliga Godkänd-statusen.
    • När resekostnader överförs till Procountor ändras deras status automatiskt i Severa. Lägg till statusen Överförd till Procountor med inställningarna Låst och Godkänd.

Ställ in integrationsinställningar i Severa

Allmänna inställningar

  1. Gå till inställningarna via kugghjulsikonen > Inställningar > Integrationer > Procountor > Inställningar.

  2. Välj Lägg till inställningar och välj önskat Företag och klicka på Spara.

  3. Ställ in överföringsinställningarna för integrationen. Se till att API-nyckeln från Procountor är korrekt angiven. Integrationen aktiveras inte utan nyckeln. Om API-nyckeln är korrekt kan du se alla befintliga Procountor-dimensioner och välja de nödvändiga dimensionerna.

  4. Fortsätt med att fylla i de allmänna överföringsinställningarna och se till att alla obligatoriska fält är ifyllda:

    • Välj om kunder ska skapas i Procountors kundregister.
    • Välj om produkter ska läggas till i Procountors produktregister.
    • Ange standardkod för produkter. Standardkoden måste också finnas i Procountors produktregister.
    • Ange standardkod för arbetskoder. Standardkoden måste också finnas i Procountors produktregister.
    • Ange standardkod för resekostnader. Standardkoden måste också finnas i Procountors resekostnadsregister.
    • Välj dimensionnamn för enheter, projekt och kostnadsställen.
    • Om du vill få e-postmeddelanden om integrationsfel, välj Skicka e-post när integrationen rapporterar fel.

Överföringsinställningar för resekostnader

  1. Välj resekostnadsstatusar i Severa före och efter överföringen.
  2. Välj resekostnadsstatus i Procountor efter överföringen. Vi rekommenderar att använda statusen Pågående, så att du fortfarande kan redigera och granska resekostnaden i Procountor.
  3. Välj om Severas enhet ska överföras som dimensiondata för resekostnadsraden till Procountor.
  4. Välj om kostnadsstället ska överföras som dimensiondata för resekostnadsraden till Procountor.
  5. Välj om projektet ska överföras som dimensiondata för resekostnadsraden till Procountor.
  6. Välj om Severas användare ska uppdateras i Procountors användarregister.

Överföringsinställningar för försäljningsfakturor

  1. Välj fakturastatusen från vilken fakturor överförs till Procountor. Det kan vara till exempel Väntar på överföring till Procountor.
  2. Välj fakturastatusen efter överföringen, till exempel Överförd till Procountor eller Skickad.
  3. Välj fakturastatusen till vilken fakturor överförs i Procountor. Vi rekommenderar att använda statusen Pågående, så att du kan redigera och granska fakturan i Procountor.
  4. Välj om Severas enhet ska överföras som dimensiondata för fakturaraden till Procountor.
  5. Välj om kostnadsstället ska överföras som dimensiondata för fakturaraden till Procountor.
  6. Välj om projektet ska överföras som dimensiondata för fakturaraden till Procountor.
  7. Välj om bilagor ska överföras med fakturan (fakturabilaga är fakturans PDF = fakturans sidor, detaljer + bilagor). Om du vill överföra endast fakturans detaljsida, ändra inte inställningen utan lämna valet som Ej valt.
  8. Aktivera e-postfakturering om du vill. När denna kryssruta är markerad används följande logik för val av leveranskanal:
    • Om kundens information innehåller elektroniska faktureringsuppgifter, skickas fakturan som en elektronisk faktura.
    • Om kundens information inte innehåller elektroniska faktureringsuppgifter, men fakturan har en kontaktperson vars information innehåller en e-postadress, skickas fakturan via e-post till den adressen. Om kundens kontaktperson inte har en e-postadress, används den e-postadress som anges på kundkortet.
    • Om kundens information inte innehåller elektroniska faktureringsuppgifter, och fakturan inte har en angiven kundkontaktperson eller den angivna kontaktpersonen inte har en e-postadress, och kundens information inte har en separat e-postadress angiven, skickas fakturan via post.

Om Maventa används för fakturautskick, men fakturorna ska överföras från Severa till Procountor för bokföring efter utskick, välj Överföringsstatusar i försäljningsfakturans överföringsinställningar Status i Procountor > Ej skickad. På så sätt försöker fakturan inte skickas igen från Procountor till kunden.

Överföringsinställningar för inköpsfakturor

Överföring av inköpsfakturor kräver inga separata inställningar. Överföringen kan aktiveras separat om så önskas. Skapa en inköpsfaktura i Procountor och dimensionera den till önskat projekt. Uppdatera fakturans status till någon av följande: Godkänd, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald eller Betald på annat sätt. Kostnaderna överförs med cirka 10 minuters fördröjning.

Aktivera integrationen

När all nödvändig information har fyllts i kan du aktivera integrationen med skjutreglaget som finns i det övre högra hörnet av Allmänt-sektionen.

När skjutreglaget är aktiverat kan du separat aktivera eller inaktivera Resekostnader och Överföring av inköpsfakturor senare från den tillhörande inställningssektionen.

Inställningar när enhetshierarki är aktiverad

Följ samma instruktioner som ovan, men välj först rätt företag från Företag-menyn i inställningarna som du konfigurerar. Inställningarna måste konfigureras för alla enheter som är egna företag och har ett eget organisationsnummer.

Lämna alla andra enheter okonfigurerade, eftersom integrationen endast kan överföra data baserat på enhetshierarkin.

Teknisk beskrivning

Försäljningsfakturor

FakturamaterialSeveraProcountorTeckenbegränsning / annat
counterParty / contactPersonNameFaktureringens kontaktpersonKontaktperson28. Företagets egen kontaktperson i Fakturans detaljerade information-sektionen. Faktureringens kontaktperson och kundens kontaktperson separeras med / -tecken.
counterParty / identifierKundens organisationsnummer (från fakturan)Organisationsnummer eller nationellt nummer
counterParty / customerNumberKundnummer (från kundkortet)Kundens kundnummer
counterParty / counterPartyAddress / nameKundens namn (från fakturan)Kundens adress / Namn och ytterligare information80
counterParty / counterPartyAddress / streetKundens adress (från fakturan)Kundens adress / Gatuadress80. Observera att adressinformation är obligatorisk om faktureringsmetoden är pappersfaktura.
counterParty / counterPartyAddress / cityKundens stad (från fakturan)Kundens adress / Stad40
counterParty / counterPartyAddress / zipKundens postnummer (från fakturan)Kundens adress / Postadress20
counterParty / counterPartyAddress / countryKundens landskod (baserat på adressens land)Kundens adress / Landskod
typeFakturans typSALES_INVOICE
originalInvoiceNumberFakturanummerFakturautgivarens fakturanummerProcountors faktura använder alltid Procountors eget fakturanummer. Vid behov kan du få Severas fakturanummer i Fakturautgivarens fakturanummer-fältet. Observera att för försäljningsfakturor och resekostnader måste användningen av Annat systemfakturanummer-fältet avtalas separat med Procountor.
dateFakturadatumFakturadatum
orderReferenceOrdernummerOrdernummer70
additionalInformationVår referens / Er referens / Anteckningar / Fri text ovanför fakturaraderna / Fri text under fakturaradernaYtterligare information10 000
paymentInfo / dueDateFörfallodatumFörfallodatumBetalningsvillkor kan vara 0-999 dagar.
penaltyPercentDröjsmålsräntaDröjsmålsräntaSkala: 2.
invoiceChannelFaktureringskanalELECTRONIC_INVOICE: Vald om elektroniska faktureringsuppgifter är ifyllda.EMAIL: Vald om SendByEmail är aktiverad eller receiverContactEmail eller billingCustomerEmail är angiven.MAIL: Vald om ingen av de tidigare nämnda villkoren är uppfyllda.
statusFakturastatusAlltid PÅGÅENDE
languageSeveras fakturaspråkFakturaspråkAlternativ: engelska, finska, svenska, estniska, norska och danska.

Fakturarader

FakturamaterialSeveraProcountorTeckenbegränsning / annat
productCodeProduktkod / arbetskod / resekostnad från fakturaradenProduktkod
productBeskrivningProduktnamn
quantityKvantitetKvantitet
unitEnhetEnhet
unitPriceEnhetsprisEnhetspris
accountingValueDimensionDimensioneringsinstruktionerAnvänds som grund för bokföringsradens dimension.
vatPercentMomsprocent för fakturaradenMoms-%

Vanliga fel

Om informationen hamnar i fel i integrationen (t.ex. vid överföring av försäljningsfakturor), registreras detta i Severas överföringslogg. Överföringsloggen finns under kugghjulsikonen Integrationer > Procountor > Överföringslogg.

Som allmän instruktion för fel rekommenderar vi alltid att först kontrollera felmeddelandet och dess innehåll. Om fakturan behöver korrigeras på grund av felet, flytta fakturan till utkaststatus i Severa och gör de nödvändiga korrigeringarna. Därefter kan du försöka överföringen igen.

Vid behov, kontakta vår kundtjänst för att lösa fel. På Procountors webbplats hittar du också beskrivningar av de vanligaste felkoderna.

ÄmneFelmeddelandeFörslag på lösning
Överföring av resekostnader/försäljningsfakturorCLOSED_FISCAL_PERIODFakturan försöker överföras till en stängd räkenskapsperiod. Kontrollera fakturadatumet i Severa och räkenskapsperioden i Procountor och försök överföringen av fakturan igen.
Överföring av försäljningsfakturorERROR_BRN_CODEKundens organisationsnummer på fakturan är i fel format. Korrigera organisationsnumret på Severas kundkort och försök överföringen av fakturan igen.
Överföring av försäljningsfakturorSIZE_MUST_BE_BETWEEN_0_AND_100Fakturan innehåller rader där det maximala antalet tecken har överskridits. Kontrollera fältbegränsningarna i tabellen ovan och korrigera informationen på fakturan.
KundregisterCould not add X to Procountor, because another partner X with the same number and different VAT number already exists there.Kunden kan inte överföras om det finns en kund med samma namn och kundnummer men med ett annat organisationsnummer i Procountor. Kontrollera formatet på organisationsnumret och korrigera informationen så att de matchar mellan systemen.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.