Procountor

Severa-Procountor-integraation avulla siirrät tietoja automaattisesti järjestelmästä toiseen ja varmistat sujuvan laskutuksen yrityksellesi:

✔️ Automaattinen tiedonsiirto: Myynti-, matka- ja ostolaskut siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen.
✔️ Automatisoitu synkronointisykli: Integraatio hakee siirrettäviä laskuja automaattisesti synkronointiaikataulun mukaisesti, järjestelmään määritetyn laskun tilan perusteella.
✔️ Dimensioiden hallinta: Projektit, kustannuspaikat ja yksiköt siirtyvät automaattisesti dimensiotietoina järjestelmien välillä.
✔️ Ostolaskut projektikuluiksi: Ostolaskut voidaan tuoda Procountorista suoraan Severaan kohdistumaan projektien kuluiksi.

Integraation tiedonsiirto toimii automaattisesti vuorokaudenajan mukaan porrastetussa syklissä. Tämä optimoi järjestelmän suorituskyvyn ja varmistaa, että tiedot ovat ajantasaisimmillaan silloin, kun niitä eniten tarvitaan. Tiedot synkronoidaan seuraavan aikataulun mukaisesti (ilmoitetut kellonajat Suomen ajassa):

• Päivä (klo 08:00–19:00): Tiedot päivittyvät automaattisesti 10 minuutin välein.
• Ilta (klo 19:00–00:00): Tiedot päivittyvät 1 tunnin välein.
• Yö (klo 00:00–08:00): Tietoja ei siirretä yön aikana. Yön aikana syntyneet muutokset synkronoidaan kootusti aamulla klo 08:00 alkaen.

• Maatuki: Integraatio on tuettu Suomessa ja Ruotsissa.
• Järjestelmäversio: Integraatio on saatavilla Severan Business-, Platinum- ja Enterprise-versioissa.
• Procountor-sopimus: Yrityksellä tulee olla voimassa oleva sopimus Procountorin sekä integraation käytöstä.
• Vanha integraatioliittymä: Jos käytössä on ollut vanha rajapinta Severasta Procountoriin, yrityksen täytyy irtisanoa se Procountorin asiakaspalvelusta ennen uuden käyttöönottoa.
• Laskunumerointi: Laskujen numerointi määräytyy aina Procountorissa. Severan oma laskunumero siirtyy taustalle Alkuperäinen laskun numero -kenttään, eikä se näy asiakkaalle.
• Lähettäjän tiedot: Lähettävän tahon tiedot päivittyvät laskulle suoraan Procountorin organisaatiotiedoista.

Asiakastiedot siirtyvät Severasta Procountoriin automaattisesti myyntilaskujen mukana seuraavin säännöin:

• Siirron ajankohta: Asiakastiedot luodaan Procountorin asiakasrekisteriin sillä hetkellä, kun asiakkaalle muodostetaan ja siirretään ensimmäinen myyntilasku.
• Yhdistämisperuste: Severan asiakkaat kohdistetaan Procountorin liikekumppaneihin asiakasnumeron perusteella. Toisin kuin vanhassa integraatiossa, yhdistämistä ei enää tehdä Y-tunnuksen ja asiakasnumeron yhdistelmällä, vaan pelkän asiakasnumeron avulla.
• Ennen integraation kytkemistä: Varmista huolellisesti, että järjestelmien asiakasrekisterit ja erityisesti asiakasnumerot vastaavat täysin toisiaan, jotta tiedot linkittyvät oikein.

Tuotteet ja työlajit siirtyvät Severasta Procountoriin automaattisesti myyntilaskujen mukana seuraavin säännöin:

• Siirron ajankohta: Tuotetiedot luodaan Procountorin tuoterekisteriin siinä vaiheessa, kun kyseisiä tuotteita sisältävä ensimmäinen myyntilasku luodaan ja siirretään järjestelmään.
• Koodien vastaavuus: Severassa käytettävien tuotteiden ja työlajien koodien tulee vastata täysin Procountorin tuoterekisterissä olevia koodeja, jotta laskurivit kohdistuvat oikein. Tuotteet ilman koodia siirretään asetuksissa määritetyllä oletuskoodilla. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin tuoterekisteristä.
• Matkakulut: Myös matkakulujen koodien on täsmättävä molemmissa järjestelmissä. Matkakulukoodit vaihtuvat vuosittain. Uudet ja ajantasaiset koodit tulee aina tarkistaa Procountorista ja päivittää Severaan.
• Ennen integraation kytkemistä: Varmista huolellisesti, että järjestelmien tuoterekisterit vastaavat täysin toisiaan, jotta tiedot linkittyvät oikein.

Projektit, kustannuspaikat ja yksiköt siirtyvät Severasta Procountoriin automaattisesti integraatioasetuksissa määritettyihin dimensioihin. Mikäli dimensionimike on suljettu tai poistettu käytöstä, sen tila päivittyy Procountoriin. Projektin nimi Severassa ei saa sisältää erikoismerkkejä, jotta tiedot siirtyvät oikein Procountoriin.

Laskut, matkalaskut ja ostolaskut siirtyvät seuraavin määrityksin:

• Automaattinen siirtotila: Myyntilaskut siirtyvät Severan asetuksiin määritetystä laskun tilasta automaattisesti Procountoriin. Siirtotila määritetään Severaan integraatioasetuksiin.
• Ostolaskut: Ostolaskut tuodaan Severaan sen jälkeen, kun ne on dimensioitu projekteille Procountorissa ja kun tila on Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla.

Laskun liitteet

Myyntilaskujen osalta voidaan määrittää, miten liitteet siirretään laskuaineiston mukana:

• PDF-tiedosto: Siirretään PDF-tiedosto liitteineen
• Laskun erittely: Laskun erittely mukana siirtyvät liitteet ilman Severan laskun PDF-kuvaa
• Ei siirretä: Liitteitä ei siirretä ollenkaan. Mikäli liitteiden siirtoa ei valita, liite siirretään vain, jos laskulla on liitteitä ja käytössä on laskurivien ryhmittely. Liitteet siirtyvät sekä verkko- että paperilaskujen mukana.

Matkalaskun liitteet (matkalasku + kaikki liitteet yhtenä tiedostona) siirretään integraation mukana. Myynti- ja matkalaskujen liitteiden tulee olla GIF-, JPEG- tai PDF-muodossa. Tiedoston nimi ei saa sisältää erikoismerkkejä. Liitteiden enimmäiskoko on 10 MB.

Ensimmäisenä tulee sallia API:n käyttö:

1. Kirjaudu sisään Procountoriin
2. Siirry Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Salli laskutettavien rajapintojen käyttö
3. Lisää uusi tekninen API-käyttäjä kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Lisää uusi käyttäjä.
   1. Nimeä käyttäjä esimerkiksi näin: etunimi on yrityksenne nimi, sukunimi on ohjelmiston nimi (Severa).
   2. Sähköpostiosoite on pakollinen. Käytä esimerkiksi omaa sähköpostiasi, mutta suosittelemme rajaamaan Procountorin asetuksissa sähköposti-ilmoituksien vastaanottamista.
4. Muokkaa API-käyttäjän käyttöoikeuksia kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet. Käy jokainen käyttöoikeuskohta läpi ja määritä jokaiseen kohtaan Kaikki oikeudet.
5. Varmistaaksesi oikeanlaisen pääsyn, aktivoi Salli vain M2M API-kirjautuminen. Tämän avulla varmistetaan, että integraatiorajapinnalla on rajoitetut oikeudet, jotka ovat erillään käyttöliittymästä.

Tämän jälkeen tulee luoda API-avain:

1. Siirry API-avaimet sivulle oikeassa yläkulmassa olevan Perustiedot-valikon kautta.
2. Klikkaa Uusi API-avain ja luo uusi API-avain.
3. Syötä Client ID kenttään teksti: VismaSeveraClient
4. Valitse Luo. Tietojen tallentamisen jälkeen uusi integraatiokohtainen avain on luotu ja se näytetään käyttöliittymässä.
5. Kopioi API-avain leikepöydälle.
6. Liitä kopioitu API-avain Severaan rattaan kuvakkeen alta löytyviin integraatioasetuksiin > Asetukset > Integraatiot > Procountor > Yleiset > API-avain.
7. Klikkaa Tallenna.

Pääkäyttäjä voi luoda API-avaimen toiselle käyttäjälle valitussa organisaatiossa, mikäli käyttäjän käyttöoikeudet ovat riittävät. Tämä mahdollistaa teknisen API-käyttäjän luomisen, jolla on pääsy rajapintaan, mutta ei pääsyä käyttöliittymään.

1. Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Organisaatio > Tilikartta.

   • Lisää Procountorissa käytössä olevat myyntitilit Severaan.
   • Määritä kaikki käytössä olevat myyntitilit.
   • Voit määrittää työtunneille, matkakuluille ja tuotteille erikseen käytettävät myyntitilit.
   • Syötä myyntitilin nimi ja numero. Myyntitilin numeron tulee vastata Procountorin tietoja.

2. Käyttämällä Rekisterien vertailuraportti -ominaisuutta integraation asetuksissa, voit tarkistaa miten tuotteet ja asiakkaat yhdistetään järjestelmien välillä. Tarvittaessa lisää käytössä olevat tuotteet ja tarkista, että tuotteet löytyvät molemmista järjestelmistä. Samaa koodia voidaan käyttää kaikille tuotteille, mikäli näin halutaan. Jos käytetään samaa koodia, seuraavat kohdat voi ohittaa ja siirtyä Severassa tehtävien asetuksien käyttöönoton 3. vaiheeseen. Tuotteet siirtyvät tässä tapauksessa Procountoriin oletuskoodilla.

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Tuotteet.
   • Lisää uusi tuote tai muokkaa olemassa olevia.
   • Syötä tuotteelle koodi ja valitse käytettävä myyntitili (voit halutessasi määrittää tuotteelle myös muita tietoja). Koodin on vastattava Procountorin tuotekoodia.
   • Määritä kaikki käytössä olevat tuotteet.

3. Muokkaa/lisää Severassa käytettävät työlajit ja työlajien koodit vastaamaan Procountorin tuotteita. Työlajien avulla varmistetaan, että laskulla olevat tunnit kohdistetaan Procountorin tuoterekisteriin.

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Työlajit.
   • Lisää koodit kaikille Severassa käytettäville työlajeille ja kohdista ne tuotteiksi Procountorissa.

4. Muokkaa/lisää Severassa käytettävät matkakulut vastaamaan Procountorin matkakulurekisteriä. Severan matkakulukoodien tulee olla samat kuin Procountorissa. Koodit vaihtuvat vuosittain Procountorissa, ja yrityksen pääkäyttäjän tulee päivittää tiedot Severaan.

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Matkakulutyypit.
   • Lisää koodit kaikille Severassa käytettäville matkakuluille jolloin ne kohdistuvat oikein Procountorin matkakulurekisteriin.

5. Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Organisaatio > Pankkitilit. Napsauta kynäkuvaketta ja muokkaa pankkitilin numero IBAN-muotoon.

6. Luo Severaan laskun tilat, joista myyntilaskut haetaan Procountoriin.

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Laskutus > Laskun tilat.
   • Lisää uusi laskun tila, esim. Odottaa siirtoa Procountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Ei muokattavissa, Laskun numero, Lähetetty. Voit tarvittaessa asettaa tämän tilan myös hyvityslaskujen oletustilaksi.
   • Kun laskut siirretään Procountoriin, niiden tila muuttuu automaattisesti Severassa. Voit lisätä tätä varten tilan, esim. Siirretty Procountoriin, tai käyttää Lähetetty-tilaa tähän tarkoitukseen.
   • Raahaa ja pudota laskun tilat järjestykseen niin, että tila jossa on Maksettu-asetus, pysyy uusien tilojen alapuolella prosessin viimeisenä tilana.

7. Jos Matkalaskut-lisäosa on käytössä Severassa, täytä jokaiselle käyttäjälle työntekijänumero ja pankkitilitiedot. Ilman henkilötietoja matkalaskuja ei voi siirtää Procountoriin. Varmista, että sama työntekijänumero on määritetty myös Procountoriin.

   • Siirry käyttäjien hallintaan rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Käyttäjien hallinta.
   • Avaa käyttäjän profiili napsauttamalla käyttäjän nimeä.
   • Lisää käyttäjälle Työntekijänumero (koodi) sekä Pankkitilinumero.

8. Luo Severaan matkalaskun tilat, joista matkalaskut haetaan Procountoriin.

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Tunnit ja kulut > Matkalaskut > Matkalaskun tilat.
   • Lisää uusi matkalaskun tila, esim. Odottaa siirtoa Procountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Lukittu ja Hyväksytty. Voit myös käyttää olemassaolevaa Hyväksytty-tilaa.
   • Kun matkalaskut siirretään Procountoriin, niiden tila muuttuu automaattisesti Severassa. Lisää tila Siirretty Procountoriin asetuksilla Lukittu ja Hyväksytty.

1. Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Integraatiot > Procountor > Asetukset.

2. Valitse Lisää asetukset ja valitse haluamasi Yritys ja napsauta Tallenna.

3. Määritä integraation siirtoasetukset. Varmista, että Procountorilta saatu API-avain on syötetty oikein. Integraatio ei aktivoidu ilman avainta. Jos API-avain on oikea, pystyt tarkastelemaan kaikkia olemassaolevia Procountor-dimensioita ja voit valita tarvittavat dimensiot.

4. Jatka täyttämällä yleiset siirtoasetukset ja varmista, että kaikki vaaditut kentät on täytetty:

   • Valitse, luodaanko asiakkaat Procountorin asiakasrekisteriin.
   • Valitse, lisätäänkö tuotteet Procountorin tuoterekisteriin.
   • Määritä oletuskoodi tuotteille. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin tuoterekisteristä.
   • Määritä oletuskoodi työlajeille. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin tuoterekisteristä.
   • Määritä oletuskoodi matkakuluille. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin matkakulurekisteristä.
   • Valitse dimensioiden nimet yksiköille, projekteille ja kustannuspaikoille.
   • Mikäli haluat saada sähköposti-ilmoituksia integraation virheistä, valitse Lähetä sähköpostia, kun integraatio raportoi virheistä.

1. Valitse matkalaskujen tilat Severassa ennen ja jälkeen siirron.
2. Valitse matkalaskun tila Procountorissa siirron jälkeen. Suosittelemme käyttämään tilaa Kesken, jolloin voit vielä muokata ja tarkastella matkalaskua Procountorissa.
3. Valitse, siirretäänkö Severan yksikkö matkakulurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
4. Valitse, siirretäänkö kustannuspaikka matkakulurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
5. Valitse, siirretäänkö projekti matkakulurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
6. Valitse, päivitetäänkö Severan käyttäjät Procountorin käyttäjärekisteriin.

1. Valitse laskun tila, josta laskut siirretään Procountoriin. Se voi olla esimerkiksi Odottaa siirtoa Procountoriin.
2. Valitse laskun tila siirron jälkeen, esimerkiksi Siirretty Procountoriin tai Lähetetty.
3. Valitse laskun tila, johon laskut siirtyvät Procountorissa:
   1. Mikäli lasku halutaan siirtää Procountoriin keskeneräisessä tilassa siten, että laskua ei vielä lähetetä automaattisesti siirron jälkeen, valitse tilaksi Kesken. Tällöin voit vielä muokata ja tarkastella laskua Procountorissa ennen varsinaista lähetystä.
   2. Mikäli laskun halutaan lähtevän automaattisesti asiakkaalle heti, kun lasku on siirtynyt onnistuneesti Procountoriin, valitse tilaksi Lähetetty.
4. Valitse, siirretäänkö Severan yksikkö laskurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
5. Valitse, siirretäänkö kustannuspaikka laskurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
6. Valitse, siirretäänkö projekti laskurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
7. Valitse, siirretäänkö liitteet laskun mukana (laskuliite on laskun PDF = laskun sivut, erittely + liitteet). Jos haluat siirtää vain laskun erittelysivun, älä muuta asetusta vaan jätä valinnaksi Ei valittu.
8. Ota halutessa käyttöön sähköpostilaskutus. Kun tämä valintaruutu on valittuna, lähetyskanavan valinnassa käytetään seuraavaa logiikkaa:
   • Jos asiakkaan tiedoista löytyy verkkolaskutiedot, lasku lähetetään verkkolaskuna.
   • Jos asiakkaan tiedoista ei löydy verkkolaskutietoja, mutta laskulle on määritetty yhteyshenkilö jonka tiedoissa on sähköpostiosoite, lasku lähetetään sähköpostitse kyseiseen osoitteeseen. Jos asiakkaan yhteyshenkilöltä ei löydy sähköpostia, käytetään asiakaskortille syötettävää sähköpostia.
   • Jos asiakkaan tiedoista ei löydy verkkolaskutietoja, eikä laskulle ole määritetty asiakkaan yhteyshenkilöä tai määritetyltä yhteyshenkilöltä ei löydy sähköpostiosoitetta, eikä asiakkaan tietoihin ole määritetty erikseen sähköpostia, lasku lähetetään postitse.

Mikäli laskujen lähetykseen käytetään Maventaa, mutta laskut halutaan siirtää Severasta lähetyksen jälkeen Procountoriin kirjanpitoa varten, valitse myyntilaskujen siirtoasetuksissa Siirtotilat-osiossa Tila Procountorissa > Ei lähetetty. Näin laskua ei yritetä lähettää Procountorista asiakkaalle uudelleen.

Ostolaskujen siirtoasetukset

Ostolaskujen siirto ei vaadi erillisiä asetuksia. Siirto voidaan ottaa erikseen käyttöön halutessa. Luo ostolasku Procountorissa ja dimensioi se halutulle projektille. Päivitä laskun tila johonkin seuraavista: Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla. Kulut siirtyvät noin 10 minuutin viiveellä.

Kun asetukset on määritetty, varmista vielä ennen integraation päällekytkentää seuraavat asiat:

✔️ Sopimusasiat: Integraation käyttö varmistettu Procountorilta, ja vanha integraatioliittymä on irtisanottu.
✔️ Rekisterien ja tietojen täsmäys: Varmista, että asiakas-, tuote-, työlaji- ja matkakulurekisterit sekä projektit on tarkistettu vastaamaan toisiaan järjestelmien välillä.
✔️ Pankkitilit: Varmista, että pankkitilit on määritelty IBAN-muodossa.
✔️ Käyttäjien tiedot: Varmista, että käyttäjiltä, kenen osalta on tarve siirtää matkalaskuja, löytyy Severasta työntekijänumero (koodi) sekä pankkitili, ja tarkista että työntekijänumero on sama Procountorissa.

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, voit aktivoida integraation käyttöön:

1. Napsauta Yleiset-osion oikeasta yläkulmasta liukukytkintä Ota käyttöön Procountor.
2. Kun liukukytkin on aktivoitu, voit erikseen ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Matkalaskujen ja Ostolaskujen siirron myöhemmin sille kuuluvasta asetuksien osiosta.

Noudata samoja ohjeita kuin yllä, mutta valitse ensin oikea yritys Yritys-valikon asetuksista, jota olet määrittämässä. Asetukset on määritettävä kaikille niille yksiköille, jotka ovat omia yrityksiään ja joilla on oma Y-tunnus.

Jätä kaikki muut yksiköt määrittelemättä, koska integraatio voi siirtää tietoja vain yksikköhierarkian perusteella.

Yleisimmät virhetilanteet

Mikäli tietoja jää integraatiossa virheeseen (esim. myyntilaskujen siirrossa), jää tästä merkintä Severan siirtolokille. Siirtoloki löytyy rattaan kuvakkeen alta Integraatiot > Procountor > Siirtoloki.

Yleisohjeena virhetilanteita varten suosittelemme aina ensin tarkistamaan virheviestin ja sen sisällön. Mikäli virheen myötä laskulle tarvitsee tehdä korjauksia, siirrä lasku Severassa vedos-tilaan ja tee tarvittavat korjaukset. Tämän jälkeen siirtoa voi yrittää uudelleen.

Tarvittaessa otathan yhteyttä asiakaspalveluumme virhetilanteiden ratkaisemiseksi. Procountorin verkkosivuilta löydät myös yleisimpien virhekoodien kuvauksia.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei