Procountor

Severa-Procountor integraation avulla voidaan siirtää myyntilaskut, matkalaskut sekä ostolaskut ajastetusti ja automaattisesti järjestelmästä toiseen. Integraatio hakee laskuja automaattisesti siirrettäväksi 10 minuutin välein. Integraatio hakee laskuja siirrettäväksi määritetystä laskun tilasta. Lisäksi projektit, kustannuspaikat ja yksiköt siirretään automaattisesti dimensiotietoina. Ostolaskut voidaan tuoda Procountorista Severaan projektin kuluiksi.

Integraatio on tuettu Suomessa ja Ruotsissa.

• Yrityksellä tulee olla sopimus Procountorin kanssa Procountorin ja integraation käytöstä.
• Mikäli yrityksellä on ollut käytössä vanha Procountor-integraatio, vaihdettaessa uuteen integraatioon yrityksen tulee irtisanoa vanha integraatioliittymä olemalla yhteydessä Procountorin asiakaspalveluun.
• Matkalaskuja voidaan luoda ja siirtää, mikäli Severassa on käytössä Matkalaskut lisäosa (kuuluu Severan Business, Platinum ja Enterprise versioihin).
• Severan laskujen numerointia ei voida käyttää Procountorissa. Laskunumerointi määräytyy aina Procountorissa. Severan laskunumero on haettavissa Procountorin Alkuperäinen laskun numero -kentästä. Tämä tieto ei näy asiakkaan laskulla.
• Laskun lähettäjän tiedot tulevat Procountorista organisaation tiedoista.

Integraatio on saatavilla Severan Business, Platinum ja Enterprise -versiossa.

Asiakasrekisteri siirtyy myyntilaskujen mukana Severasta Procountoriin. Asiakastiedot siirretään Procountorin asiakasrekisteriin, kun ensimmäinen myyntilasku luodaan ja siirretään Procountoriin.

Asiakkaalla tulee olla Y-tunnus (ALV-numero) ja asiakasnumero, sillä näitä tietoja käytetään tietojen yhdistämiseksi Procountorin rekisterissä oleviin liikekumppaneihin. Y-tunnuksen ja asiakasnumeron on vastattava järjestelmien välillä, jotta laskut kohdistetaan oikealle asiakkaalle Procountorissa, ja jotta päällekkäisiä asiakkuuksia ei synny.

Alla on perusperiaatteet liikekumppanirekisterin laskutustietojen kohdistamisesta:

1. Mikäli Severan laskun tiedoista löytyy sama y-tunnus ja asiakasnumero kuin Procountorin liikekumppanirekisteristä, kohdistus tehdään tähän liikekumppaniin.
2. Mikäli sama Y-tunnus löytyy Procountorista, mutta eri asiakasnumerolla, kohdistusta ei tehdä, vaan Procountoriin luodaan tarvittaessa uusi liikekumppani.
3. Mikäli Procountorista löytyy sama asiakasnumero eri Y-tunnuksella, kohdistusta ei tehdä, ja siirtolokissa näkyy virheilmoitus.

Tuoterekisteri siirtyy myyntilaskujen mukana Severasta Procountoriin. Tuotteet siirretään Procountorin tuoterekisteriin, kun ensimmäinen myyntilasku luodaan ja siirretään Procountoriin.

Severan työlajien ja tuotteiden koodien tulee vastata Procountorin tuoterekisteriä. Myös matkakulujen osalta koodien tulee täsmätä molemmissa järjestelmissä. Matkakulukoodit vaihtuvat vuosittain ja uudet koodit voi tarkistaa Procountorista.

Tuotteet ilman koodia siirretään asetuksissa määritetyllä oletuskoodilla. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin tuoterekisteristä.

Projektit, kustannuspaikat ja yksiköt siirtyvät Severasta Procountoriin automaattisesti integraatioasetuksissa määritettyihin dimensioihin. Mikäli dimensionimike on suljettu tai poistettu käytöstä, sen tila päivittyy Procountoriin.

Laskut ja matkalaskut siirtyvät Severasta Procountoriin asetuksiin määritetystä laskun tilasta automaattisesti. Laskun tila, josta integraatio hakee laskuja siirrettäväksi, määritetään Severaan integraatioasetuksiin.

Ostolaskut tuodaan Severaan sen jälkeen, kun ne on dimensioitu projekteille Procountorissa ja kun tila on Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla.

Matkalaskun liitteet (matkalasku + kaikki liitteet yhtenä tiedostona) siirretään integraation mukana.

Myyntilaskujen osalta voidaan valita siirretäänkö:

• PDF-tiedosto liitteineen,
• laskun erittely, jonka mukana siirtyvät liitteet ilman Severan laskun PDF-kuvaa,
• tai liitteet voidaan jättää myös siirtämättä.

Mikäli liitteiden siirtoa ei valita, liite siirretään vain, jos laskulla on liitteitä ja käytössä on laskurivien ryhmittely. Liitteet siirtyvät sekä verkko- että paperilaskujen mukana.

Myynti- ja matkalaskujen liitteiden tulee olla GIF-, JPEG- tai PDF-muodossa. Tiedoston nimi ei saa sisältää erikoismerkkejä. Liitteiden enimmäiskoko on 10 MB.

Ensimmäisenä tulee sallia API:n käyttö:

1. Kirjaudu sisään Procountoriin
2. Siirry Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Salli laskutettavien rajapintojen käyttö
3. Lisää uusi tekninen API-käyttäjä kohdasta Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Lisää uusi käyttäjä. Nimeä käyttäjä: yrityksen nimi, ohjelmiston nimi, API.
4. Muokkaa API-käyttäjän käyttöoikeuksia. Kiinnitä huomiota käyttöoikeuksien rajoituksiin kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Salli vain M2M API-kirjautuminen. Muutoin integraatioliittymällä on käyttöliittymän kanssa samat oikeudet.

Tämän jälkeen tulee luoda API-avain:

1. Siirry API-avaimet sivulle oikeassa yläkulmassa olevan Perustiedot-valikon kautta.
2. Klikkaa Uusi API-avain ja luo uusi API-avain.
3. Kopioi Severan Client ID (VismaSeveraClient) ja liitä se Client ID -kenttään.
4. Valitse Luo. Tietojen tallentamisen jälkeen uusi integraatiokohtainen avain on luotu ja se näytetään käyttöliittymässä.
5. Kopioi API-avain leikepöydälle.
6. Liitä kopioitu API-avain Severaan rattaan kuvakkeen alta löytyviin integraatioasetuksiin > Asetukset > Integraatiot > Procountor > Yleiset > API-avain.
7. Klikkaa Tallenna.

Pääkäyttäjä voi luoda API-avaimen toiselle käyttäjälle valitussa organisaatiossa, mikäli käyttäjän käyttöoikeudet ovat riittävät. Tämä mahdollistaa teknisen API-käyttäjän luomisen, jolla on pääsy rajapintaan, mutta ei pääsyä käyttöliittymään.

1. Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Organisaatio > Tilikartta.
   

   • Lisää Procountorissa käytössä olevat myyntitilit Severaan.
   • Määritä kaikki käytössä olevat myyntitiilit.
   • Voit määrittää työtunneille, matkakuluille ja tuotteille erikseen käytettävät myyntitilit.
   • Syötä myyntitilin nimi ja numero. Myyntitilin numeron tulee vastata Procountorin tietoja.

2. Lisää käytössä olevat tuotteet ja tarkista että tuotteet löytyvät molemmista järjestelmistä. Samaa koodia voidaan käyttää kaikille tuotteille, mikäli näin halutaan. Jos käytetään samaa koodia, seuraavat kohdat voi ohittaa ja siirtyä Severassa tehtävien asetuksien käyttöönoton 3. vaiheeseen. Tuotteet siirtyvät tässä tapauksessa Procountoriin oletuskoodilla.
   

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Tuotteet.
   • Lisää uusi tuote tai muokkaa olemassa olevia.
   • Syötä tuotteelle koodi ja valitse käytettävä myyntitili (voit halutessasi määrittää tuotteelle myös muita tietoja). Koodin on vastattava Procountorin tuotekoodia.
   • Määritä kaikki käytössä olevat tuotteet.

3. Muokkaa/lisää Severassa käytettävät työlajit ja työlajien koodit vastaamaan Procountorin tuotteita. Työlajien avulla varmistetaan, että laskulla olevat tunnit kohdistetaan Procountorin tuoterekisteriin.
   

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Työlajit.
   • Lisää koodit kaikille Severassa käytettäville työlajeille ja kohdista ne tuotteiksi Procountorissa.

4. Muokkaa/lisää Severassa käytettävät matkakulut vastaamaan Procountorin matkakulurekisteriä. Severan matkakulukoodien tulee olla samat kuin Procountorissa. Koodit vaihtuvat vuosittain Procountorissa, ja yrityksen pääkäyttäjän tulee päivittää tiedot Severaan.
   

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Matkakulutyypit.
   • Lisää koodit kaikille Severassa käytettäville matkakuluille jolloin ne kohdistuvat oikein Procountorin matkakulurekisteriin.

5. Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Organisaatio > Pankkitilit. Napsauta kynäkuvaketta ja muokkaa pankkitilin numero IBAN-muotoon.

6. Luo Severaan laskun tilat, joista myyntilaskut haetaan Procountoriin.
   

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Laskutus > Laskun tilat.
   • Lisää uusi laskun tila, esim. Odottaa siirtoa Procountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Ei muokattavissa, Laskun numero, Lähetetty. Voit tarvittaessa asettaa tämän tilan myös hyvityslaskujen oletustilaksi.
   • Kun laskut siirretään Procountoriin, niiden tila muuttuu automaattisesti Severassa. Voit lisätä tätä varten tilan, esim. Siirretty Procountoriin, tai käyttää Lähetetty-tilaa tähän tarkoitukseen.
   • Raahaa ja pudota laskun tilat järjestykseen niin, että tila jossa on Maksettu-asetus, pysyy uusien tilojen alapuolella prosessin viimeisenä tilana.

7. Jos Matkalaskut-lisäosa on käytössä Severassa, täytä jokaiselle käyttäjälle henkilötunnus/koodi ja pankkitilitiedot. Ilman henkilötietoja matkalaskuja ei voi siirtää Procountoriin. Varmista, että sama henkilötunnus on määritetty myös Procountoriin.
   

   • Siirry käyttäjien hallintaan rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Käyttäjien hallinta.
   • Avaa käyttäjän profiili napsauttamalla käyttäjän nimeä.
   • Lisää käyttäjän henkilötunnus/koodi sekä pankkitilin numero.

8. Luo Severaan matkalaskun tilat, joista matkalaskut haetaan Procountoriin.
   

   • Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Tunnit ja kulut > Matkalaskut > Matkalaskun tilat.
   • Lisää uusi matkalaskun tila, esim. Odottaa siirtoa Procountoriin. Valitse tilalle seuraavat asetukset: Lukittu ja Hyväksytty. Voit myös käyttää olemassaolevaa Hyväksytty-tilaa.
   • Kun matkalaskut siirretään Procountoriin, niiden tila muuttuu automaattisesti Severassa. Lisää tila Siirretty Procountoriin asetuksilla Lukittu ja Hyväksytty.

Mikäli yrityksellänne on ollut käytössä vanha Procountor-integraatio, tiedot täytetään automaattisesti.

1. Siirry asetuksiin rattaan kuvakkeesta > Asetukset > Integraatiot > Procountor > Asetukset.

2. Valitse Lisää asetukset ja valitse haluamasi Yritys ja napsauta Tallenna.

3. Määritä integraation siirtoasetukset. Varmista, että Procountorilta saatu API-avain on syötetty oikein. Integraatio ei aktivoidu ilman avainta. Jos API-avain on oikea, pystyt tarkastelemaan kaikkia olemassaolevia Procountor-dimensioita ja voit valita tarvittavat dimensiot.

4. Jatka täyttämällä yleiset siirtoasetukset ja varmista, että kaikki vaaditut kentät on täytetty:

   • Valitse, luodaanko asiakkaat Procountorin asiakasrekisteriin.
   • Valitse, lisätäänkö tuotteet Procountorin tuoterekisteriin.
   • Määritä oletuskoodi tuotteille. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin tuoterekisteristä.
   • Määritä oletuskoodi työlajeille. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin tuoterekisteristä.
   • Määritä oletuskoodi matkakuluille. Oletuskoodin tulee löytyä myös Procountorin matkakulurekisteristä.
   • Valitse dimensioiden nimet yksiköille, projekteille ja kustannuspaikoille.
   • Mikäli haluat saada sähköposti-ilmoituksia integraation virheistä, valitse Lähetä sähköpostia, kun integraatio raportoi virheistä.

1. Valitse matkalaskujen tilat Severassa ennen ja jälkeen siirron.
2. Valitse matkalaskun tila Procountorissa siirron jälkeen. Suosittelemme käyttämään tilaa Kesken, jolloin voit vielä muokata ja tarkastella matkalaskua Procountorissa.
3. Valitse, siirretäänkö Severan yksikkö matkakulurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
4. Valitse, siirretäänkö kustannuspaikka matkakulurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
5. Valitse, siirretäänkö projekti matkakulurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
6. Valitse, päivitetäänkö Severan käyttäjät Procountorin käyttäjärekisteriin.

1. Valitse laskun tila, josta laskut siirretään Procountoriin. Se voi olla esimerkiksi Odottaa siirtoa Procountoriin.
2. Valitse laskun tila siirron jälkeen, esimerkiksi Siirretty Procountoriin tai Lähetetty.
3. Valitse laskun tila, johon laskut siirtyvät Procountorissa. Suosittelemme käyttämään tilaa Kesken, jolloin voit muokata ja tarkastella laskua Procountorissa.
4. Valitse, siirretäänkö Severan yksikkö laskurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
5. Valitse, siirretäänkö kustannuspaikka laskurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
6. Valitse, siirretäänkö projekti laskurivin dimensiotiedoksi Procountoriin.
7. Valitse, siirretäänkö liitteet laskun mukana (laskuliite on laskun PDF = laskun sivut, erittely + liitteet). Jos haluat siirtää vain laskun erittelysivun, älä muuta asetusta vaan jätä valinnaksi Ei valittu.
8. Ota halutessa käyttöön sähköpostilaskutus. Kun tämä valintaruutu on valittuna, lähetyskanavan valinnassa käytetään seuraavaa logiikkaa:
   • Jos asiakkaan tiedoista löytyy verkkolaskutiedot, lasku lähetetään verkkolaskuna.
   • Jos asiakkaan tiedoista ei löydy verkkolaskutietoja, mutta laskulle on määritetty yhteyshenkilö jonka tiedoissa on sähköpostiosoite, lasku lähetetään sähköpostitse kyseiseen osoitteeseen. Jos asiakkaan yhteyshenkilöltä ei löydy sähköpostia, käytetään asiakaskortille syötettävää sähköpostia.
   • Jos asiakkaan tiedoista ei löydy verkkolaskutietoja, eikä laskulle ole määritetty asiakkaan yhteyshenkilöä tai määritetyltä yhteyshenkilöltä ei löydy sähköpostiosoitetta, eikä asiakkaan tietoihin ole määritetty erikseen sähköpostia, lasku lähetetään postitse.

Ostolaskujen siirto ei vaadi erillisiä asetuksia. Siirto voidaan ottaa erikseen käyttöön halutessa. Luo ostolasku Procountorissa ja dimensioi se halutulle projektille. Päivitä laskun tila johonkin seuraavista: Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla. Kulut siirtyvät noin 10 minuutin viiveellä.

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, voit aktivoida integraation liukukytkimestä, joka löytyy Yleiset-osion oikeasta yläkulmasta.

Kun liukukytkin on aktivoitu, voit erikseen ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Matkalaskujen ja Ostolaskujen siirron myöhemmin sille kuuluvasta asetuksien osiosta.

Noudata samoja ohjeita kuin yllä, mutta valitse ensin oikea yritys Yritys-valikon asetuksista, jota olet määrittämässä. Asetukset on määritettävä kaikille niille yksiköille, jotka ovat omia yrityksiään ja joilla on oma Y-tunnus.

Jätä kaikki muut yksiköt määrittelemättä, koska integraatio voi siirtää tietoja vain yksikköhierarkian perusteella.

Laskumateriaali	Severa	Procountor	Merkkirajoitus / muuta
counterParty / contactPersonName	Laskutuksen yhteyshenkilö	Yhteyshenkilö	8. Yrityksen oma yhteyshenkilö Laskun yksityiskohtaiset tiedot -osiossa. Laskutuksen yhteyshenkilö ja asiakkaan yhteyshenkilö erotetaan / -merkillä.
counterParty / identifier	Asiakkaan Y-tunnus (laskulta)	Y-tunnus tai kansallinen tunnus
counterParty / customerNumber	Asiakasnumero (asiakaskortilta)	Asiakkaan asiakasnumero
counterParty / counterPartyAddress / name	Asiakkaan nimi (laskulta)	Asiakkaan osoite / Nimi ja lisätiedot	80
counterParty / counterPartyAddress / street	Asiakkaan osoite (laskulta)	Asiakkaan osoite / Katusoite	0. Huomaa, että osoitetiedot ovat pakollisia, mikäli laskutustapana on paperinen lasku.
counterParty / counterPartyAddress / city	Asiakkaan kaupunki (laskulta)	Asiakkaan osoite / Kaupunki	40
counterParty / counterPartyAddress / zip	Asiakkaan postinumero (laskulta)	Asiakkaan osoite / Postiosoite	20
counterParty / counterPartyAddress / country	Asiakkaan maakoodi (osoitteen maan perusteella)	Asiakkaan osoite / Maakoodi
type		Laskun tyyppi	SALES_INVOICE
originalInvoiceNumber	Laskunumero	Laskuttajan laskun numero	Procountorin laskussa käytetään aina Procountorin omaa laskunumeroa. Tarvittaessa saat Severan laskun numeron Laskuttajan laskun numero -kenttään. Huomaa, että myyntilaskuissa ja matkalaskuissa Muu järjestelmälaskunumero -kentän käytöstä on sovittava erikseen Procountorin kanssa.
date	Laskun päivä	Laskun päivä
orderReference	Tilausnumero	Tilausnumero	70
additionalInformation	Viitteemme / Viitteenne / Muistiinpanot / Vapaa teksti laskurivien yläpuolella / Vapaa teksti laskurivien alla	Lisätiedot	10 000
paymentInfo / dueDate	Eräpäivä	Eräpäivä	Maksuehto voi olla 0-999 päivää.
penaltyPercent	Viivästyskorko	Viivästyskorko	Mittakaava: 2.
invoiceChannel		Laskutuskanava	ELECTRONIC_INVOICE: Valittuna mikäli verkkolaskutiedot on täytetty.EMAIL: Valittuna mikäli SendByEmail on aktivoituna tai receiverContactEmail tao billingCustomerEmail on syötetty.MAIL: Valittu mikäli kumpikaan aiemmin mainituista ehdoista ei täyty.
status		Laskun tila	Aina KESKEN
language	Severan laskun kieli	Laskun kieli	Vaihtoehdot: englanti, suomi, ruotsi, viro, norja ja tanska.

Laskumateriaali	Severa	Procountor	Merkkirajoitus / muuta
productCode	Tuotekoodi / työlaji / matkakulu laskuriviltä	Tuotekoodi
product	Kuvaus	Tuotteen nimi
quantity	Määrä	Määrä
unit	Yksikkö	Yksikkö
unitPrice	Yksikköhinta	Yksikköhinta
accountingValue	Dimensio	Dimensiointiohjeet	Käytetään perustana kirjanpitorivin dimensiolle.
vatPercent	Laskurivin arvonlisäveroprosentti	ALV-%

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback