PowerOffice

Med Severa-PowerOffice-integrationen kan du överföra kundfakturor sömlöst från Severa till PowerOffice. Integrationen möjliggör också att leverantörsfakturor hämtas från PowerOffice till Severa som projektkostnader. Tack vare detta kan du hantera projektverksamheten effektivt i Severa och sköta bokföringen i PowerOffice, vilket minimerar behovet av manuell inmatning.

Integrationen är i pilotfas. Om du vill ta integrationen i bruk, kontakta Severas kundtjänst via e-post på severa.support@visma.com.

Hur fungerar integrationen?

I integrationen synkroniseras kunder, enheter, produkter, projekt och anställda mellan systemen. Projekt som skapas i Severa kan överföras till PowerOffice, och kundfakturor överförs automatiskt baserat på fakturans status. Även status för skickade och betalda fakturor uppdateras tillbaka till Severa. Överföring av leverantörsfakturor från PowerOffice till Severa sker genom att kostnaden i PowerOffice kopplas till motsvarande Severa-projekt.

Synkroniseringsschema

Dataöverföringen i integrationen sker automatiskt i ett tidsstyrt, stegvis schema under dygnet. Detta optimerar systemets prestanda och säkerställer att uppgifterna är så aktuella som möjligt när de behövs som mest. Uppgifterna synkroniseras enligt följande schema (angivna tider i finsk tid):

• Dag (kl. 08:00–19:00): Uppgifterna uppdateras automatiskt var 10:e minut.
• Kväll (kl. 19:00–00:00): Uppgifterna uppdateras en gång i timmen.
• Natt (kl. 00:00–08:00): Ingen data överförs under natten. Förändringar som uppstår under natten synkroniseras samlat från och med kl. 08:00 på morgonen.

Innan integrationen tas i bruk

Innan integrationen tas i bruk är det viktigt att säkerställa följande:

1. Säkerställ att befintliga uppgifter och register (kunder, produkter, resekostnader, arbetstyper, projekt) stämmer överens mellan systemen. Använd Registerjämförelserapporten (registry comparison report) som finns i Severas integrationsinställningar. Rapporten beräknar likhetspoäng för objekten och visar om de kopplas korrekt enligt integrationslogiken.
2. Säkerställ att varje produkt, arbetstyp och resekostnad i Severa har en motsvarande produkt i PowerOffice med samma kod. Kontrollera också att det inte finns överlappande koder mellan olika produkttyper i Severa.
3. Om du använder produktkategorier i Severa, säkerställ att motsvarande produktgrupper med samma identifierare finns i PowerOffice.

Val av huvudsystem (master)

I integrationen väljer man vilket av systemen som är huvudsystem, dvs. master. Master-valet påverkar de uppgifter som överförs i integrationen enligt följande:

• I synkroniserade register läggs nyss skapade objekt till i båda systemen oberoende av i vilket system de skapats.
• Uppdateringar av befintliga objekt överförs endast från det definierade huvudsystemet (master) till det andra systemet.
• Master kan väljas separat för varje register.

Uppgifter som överförs

Kunder

Kunder kopplas mellan systemen baserat på kundnummer. Vid överföring av kunduppgifter mellan systemen gäller följande regler:

• Passiva kunder: Passiva kunder synkroniseras inte från något av systemen.
• Interna kunder och prospekt: Severas interna kunder eller kunder som identifierats som prospekt överförs inte.
• Synkroniseringskriterier: En kund synkroniseras endast om minst ett av följande villkor uppfylls:
  1. Kunden har ett aktivt projekt i Severa.
  2. En faktura har skapats för kunden i Severa.

När dessa kriterier uppfyllts en gång kommer integrationen ihåg kunden framöver, även om kriterierna senare skulle ändras. Kundens huvudkontorsadress (headquarter address) i Severa överförs till leveransadress (delivery address) i PowerOffice.

Produkter, arbetstyper och resekostnader

Severas produkter, arbetstyper och resekostnader synkroniseras med produktregistret i PowerOffice. Objekten kopplas baserat på Severas produkt-, arbetstyp- och resekostnadsidentifierare och produktkoden (product code) i PowerOffice. Vid synkronisering av produkter, arbetstyper och resekostnader gäller följande regler:

• Produkter som redan finns i systemen innan integrationen aktiveras överförs inte automatiskt mellan systemen.
• Nya produkter som skapas efter att integrationen tagits i bruk överförs automatiskt.
• Severas identifierare och produktkoden i PowerOffice får inte vara tomma.
• Om du överför rader från leverantörsfakturor i PowerOffice till Severa som projektkostnader rekommenderas att du skapar en standardprodukt i Severa som används för dessa kostnader.

Projekt

Projekt kopplas baserat på projektnummer. Endast de projekt vars status i Severa är Vunnen (won) överförs till PowerOffice. Om du skapar ett projekt direkt i PowerOffice skapas det automatiskt i Severa med status Vunnen.

Enheter

Severas enheter synkroniseras med avdelningar (departments) i PowerOffice. Kopplingen sker baserat på koden som anges i Severas enhetsuppgifter och avdelningskoden i PowerOffice. Säkerställ att koderna stämmer överens i båda systemen. Du hittar enhetens kod i Severa via kugghjulsikonen under Inställningar > Organisation > Enheter.

Aktivering av integrationen

1. Aktivera integrations-tillägget

För att aktivera integrationen måste du först ta i bruk det relaterade tillägget. Gå i Severa till kugghjulsikonen: Inställningar > Abonnemang > Integrationer och slå på valet PowerOffice.

2. Autentisering (autentikointi)

Därefter måste en säker anslutning skapas mellan systemen. Användaren som aktiverar integrationen måste ha tillräckliga behörigheter i PowerOffice: användaren måste antingen vara administratör (administrator) i PowerOffice eller ha behörighet till Settings > Organization.

1. Klicka på knappen Authenticate i Severas integrationsinställningar.
2. Ange dina PowerOffice-inloggningsuppgifter i fönstret som öppnas.
3. Autentiseringsprocessen aktiverar integrationen och hämtar automatiskt nödvändig client key och client secret-information.

3. Konfigurera integrationsinställningarna

Definiera integrationens allmänna regler, såsom huvudsystem för registren och fakturornas statusvärden, enligt de mer detaljerade anvisningarna nedan.

4. Kontroll av register före aktivering

Säkerställ att registerkontrollen har genomförts innan integrationen tas i bruk med hjälp av Registerjämförelserapporten (registry comparison report). Rapporten beräknar likhetspoäng för objekten och visar om de kopplas korrekt enligt integrationslogiken.

5. Slå på integrationen

När alla inställningar har definierats och kund-, produkt-, arbetstyp-, resekostnads- och projektregister har kontrollerats, aktivera integrationen genom att slå på huvudbrytaren Enable integration.

Inställningar för fakturaöverföring

Kundfakturor

Severas fakturastatusar används för att starta dataöverföringen och för att följa upp läget. Planera och skapa de fakturastatusar i Severa som du vill använda i integrationen. Följande fakturastatusar krävs i integrationen:

• En status som startar överföringen av fakturan till PowerOffice
• En status som fakturan får i Severa efter en lyckad överföring
• En status för fakturor som har skickats till slutkunden
• En status för fakturor som har betalats

Fakturanummer

PowerOffice fungerar som huvudsystem (master) för kundfakturornas nummer. Säkerställ att nya fakturanummer inte kolliderar med eventuella gamla nummerserier i systemen och att numreringen fortsätter konsekvent.

Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor överförs från PowerOffice till Severa genom att projektnummer anges på fakturaraden i PowerOffice. Därefter överförs raderna på leverantörsfakturan till Severa som kostnader för det aktuella projektet under Ekonomi > Betalningsplan & övriga kostnader .

Teknisk beskrivning och fältmappningar

Kunder

Kontaktpersoner

Kontaktpersoners adresser

Produktgrupper

Produkter

Projekt

Användare (Users / Employees)

Kundfakturor (Invoices)

Fakturarader

Leverantörsfakturarader

Hjälpte det här svaret? Ja Nej