Visma.net ERP

Integrera Severa med Visma.Net Financials för att automatisera fakturering och överföring av projektkostnader. Gränssnittet är utformat för att stödja följande process:

• Arbetstimmar och utlägg läggs till i Severa
• Försäljningsprojekt hanteras i Severa
• Projektledning utförs i Severa
• Kund- och produktregister överförs och kan uppdateras i båda systemen
• Visma.net Financials hanterar faktura- och kundnummer
• Severa hanterar projektnummer
• Fakturor skickas till kunder från Severa och till bokföringen i Visma.net Financials
• Påminnelsefakturor skickas från Visma.net Financials
• Severa hämtar fakturabetalningsinformation från Visma.net ERP (delbetalningar och fulla betalningar)
• Leverantörsfakturor och andra transaktioner hämtas till Severa som projektkostnader och/eller fakturerbara poster från Visma.net Financials.

Fakturor skickas till kunder från Severa, och vi rekommenderar att använda Maventa-integrationen för att automatisera fakturautskick. Nedan finns en guide för att hjälpa dig att aktivera gränssnittet. Läs noggrant igenom nedanstående punkter innan du börjar.

Om integrationen inte har använts av ditt företag tidigare, måste företaget kontakta severa.support@visma.com via e-post för att få den inbjudningskod som behövs för att tilldela åtkomsträttigheter innan integrationen kan aktiveras. När inbjudningskoden har skickats av kundtjänst, gå till Visma App Store för att tilldela åtkomsträttigheter:

1. Logga in på Visma App Store med samma Connect-konto som används för att logga in på Severa
   • För att kunna logga in på Visma App Store och aktivera integrationen, måste du ha åtkomsträttigheter på Integration administrator-nivå tilldelade i Visma.net användarhantering
2. Gå till Mina applikationer-sektionen och ange den mottagna inbjudningskoden genom att klicka på Använd inbjudningskod
   • Koden kan endast användas en gång
   • Koden är giltig i 5 dagar
3. Ange koden och klicka på Sök
4. Se till att alla applikationsåtkomsträttigheter är aktiverade
5. Slutför inställningarna genom att klicka på Integrera
6. Därefter kan du fortsätta med att aktivera integrationen enligt instruktionerna nedan

Saker att kontrollera innan du aktiverar integrationen

Innan du börjar synkronisera data är det viktigt att kontrollera att längden på kundnummer, projektnummer och produktnummer är korrekt inställda i Financials. Till exempel, om dina projekt i Severa har 4-siffrig numrering, måste du ställa in längden på projektnummer i Financials till samma. Annars kommer synkroniseringen av data att ge ett felmeddelande. Kontrollera Segmenterade nycklar (CS203000) och Nummerserier (CS201010) i Financials.

När systemen är länkade och all data har synkroniserats bör numrering av befintliga kunder, projekt och produkter inte ändras. Användargränssnittet tillåter detta, men det kommer att orsaka felmeddelanden vid dataöverföring och data kommer inte att överföras mellan systemen. Detta beror på att kund-, projekt- och produktnummer (produkter, arbetstyp & resekostnadskoder) används för att länka data.

När integrationen tas i bruk, kommer användaren först att bli ombedd att ange Visma.net användaruppgifter. Användaren måste ha Visma.net Financials administratörsrättigheter samt Visma.net Financials användarroll tilldelad i Visma.net Admin för att anslutningen ska lyckas. Autentiseringstoken lagras för en dold systemanvändare som används i alla framtida transaktioner.

Severa-organisationen och Visma.net företaget kan endast kopplas om de har samma organisationsnummer. Dessutom måste organisationen vara under samma företag (licens) i Visma.net Admin. Om organisationerna tillhör två olika företag (licenser), måste du kontakta din lokala affärsenhet för att få dem kopplade.

När installationen är klar, fungerar integrationen automatiskt var 5:e minut.

Detta avsnitt gäller endast de företag som använder företagsgrenar i Visma.net Financials och/eller tillägget Organisationshierarki i Severa och där några av Severas enheter har definierats att fungera som egna företag genom att ange ett momsregistreringsnummer. 

När företagsgrenar har kopplats med sina motsvarande företag i Severa, kan fakturor överföras under rätt enheter i Visma.net Financials.

Produktregister är synkroniserade. Nya produkter kan läggas till och information kan uppdateras i båda systemen. Severas produktregister är uppdelat i tre olika register: arbetstyper, produkter och resekostnader.

Integrationen inför artikelklasser från Visma.net Financials i Severa. Visma.net Financials artikelklass definierar momshanteringen och huvudbokskontona för varje artikel. Artikelklass kan väljas för varje produkt, arbetstyp och resekostnad i Severa. Artikelklasser har ingen annan logik i Severa och därför är det viktigt att komma ihåg att välja rätt faktureringsmomsprocent i Severa.

När en ny produkt läggs till i Visma.net Financials, definierar dess artikelklass vilken del av Severas produktregister produkten läggs till:

• Produkter: ej lagerförd artikel, tjänst
• Arbetstyper: arbetskraft
• Resekostnader: kostnad

Produkter länkas mellan systemen med hjälp av produktkoder, vilket gör koden obligatorisk att fylla i. Eftersom Severas tre olika produktregister är kopplade till ett Visma.net Financials-register, måste koderna vara unika i alla tre register. Kodinställningen i Severa under Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader & produkter är låst om integrationen är aktiverad.

Kundregister är synkroniserade. Nya kunder, adresser och kontakter kan läggas till och information kan uppdateras i båda systemen. Severas interna kund överförs inte till Visma.net Financials. När integrationen tas i bruk, överförs inaktiva kunder inte från Visma.net Financials till Severa.

Visma.net Financials är huvudsystemet för kundnummer. Detta innebär att när integrationen tas i bruk, kommer befintliga kunder i Severa att få ett nytt kundnummer från Visma.net Financials.

Integrationen inför kundklasser från Visma.net Financials i Severa. Visma.net Financials kundklass definierar momshanteringen och huvudbokskontona för varje kund. Kundklass kan väljas för varje kund i Severa för att den ska vara korrekt när den överförs till Visma.net Financials. Kundklasser har ingen annan logik i Severa, och därför är det viktigt att alltid komma ihåg att välja rätt faktureringsmomsprocent i Severa.

Kunder länkas mellan systemen med hjälp av kundnummer och namn. Kundnamn är unika i Severa. Därför, om samma kundnamn förekommer flera gånger i Visma.net Financials, kan endast en av dem vara aktiv.

Försäljning och projekt överförs endast från Severa till Visma.net Financials. Data länkas till Financials för att fakturor ska tilldelas rätt arbeten och för att leverantörsfakturor och andra kostnader ska kunna överföras till Severas arbeten.

När ett projekt är avslutat eller ett försäljningsprojekt förloras i Severa, inaktiveras projektet i Visma.net Financials. Interna projekt överförs inte till Visma.net Financials.

Projektnummer hanteras i Severa, men Visma.net Financials har en inställning för längden på projektnummerserien som måste stämma överens med den numrering som används i Severa. Längden på projektnummerserien kan ställas in i Segmenterade nycklar-inställningarna i Financials. Om Severas nummerserie är fyra siffror lång, se till att Financials också är inställd på fyra siffror.

Integrationen överför fakturor och kreditfakturor till Visma.net Financials för bokföring. Fakturor och kreditfakturor skickas till kunder från Severa. På grund av möjliga fel i fakturanumreringen, bestämmer Financials alltid fakturanumreringen, eftersom det är möjligt att skicka separata fakturor via Financials som inte är relaterade till Severas projekt. Betalningspåminnelser bör skickas från Financials. Severa hämtar fakturabetalningsinformation från Financials.

När du skickar fakturor till kunder, rekommenderar vi att använda Maventa-integrationen för att automatisera utskicket. Via Maventa kan fakturor skickas som e-fakturor, via e-post eller post.

Faktureringsprocessen är följande:

1. Faktura eller kreditfaktura skapas i Severa, utan fakturanummer.
2. Fakturan används vid behov i godkännandeprocessen i fakturastatus.
3. Fakturan skickas till bokföringen i Financials.
4. Fakturanummer och referensnummer uppdateras till Severa från Financials.
5. Fakturan skickas till kunden från Severa eller från Severa till Maventa, och vidare till kunden.
6. Betalningspåminnelser skickas till kunden från Financials.
7. Severa hämtar fakturabetalningsinformation från Financials.

Fakturabilagor kan överföras med fakturan till Financials.

När en faktura överförs till Visma.net Financials, jämförs totalbeloppet på fakturan i Severa med samma belopp i Visma.net Financials. Om skillnaden är mer än 0,05, skapas ingen faktura i Visma.net Financials, och fakturan överförs inte från Severa. Detta problem uppstår om momsen på fakturan är felaktigt inställd. Lösningen är att kontrollera fakturaraderna, korrigera felaktig momsprocent och sätta fakturan i "Överför faktura till Financials"-status igen. Vi rekommenderar att skapa en fakturarapport där endast fakturor med fel visas, för att hålla koll på fakturor som inte har överförts.

I Severa definierar fakturastatusar faktureringsprocessen. Integrationen baseras på ordningen och inställningarna för fakturastatusarna, så se till att fakturastatusprocessen är korrekt inställd. Fakturastatusar kan skilja sig åt beroende på om exempelvis fakturagodkännande används, eller om Maventa-integrationen är aktiverad. Se nedan exempel på hur fakturastatusar ska ställas in.

Se nedan exempel på hur fakturastatusarnas ordning och inställningar ska ställas in. Namnen på fakturastatusarna har inga begränsningar.

Den första statusen bör vara för fakturor vars överföring från Severa till Financials har misslyckats. Denna status får inte vara standardstatus för fakturor. Standardstatus är den status som fakturan automatiskt tilldelas när den skapas i Severa.

Fakturanummer-valet bör aktiveras för den status när fakturan har överförts till Visma.net Financials, samt för alla statusar därefter.

I Severas inställningar Inställningar > Fakturering > Fakturanumrering, avmarkera alternativet Generera fakturanummer för kreditfaktura för att få fakturanummer från Financials.

I inställningarna Fakturering > Faktura statusar, ställ in standardstatus för kreditfaktura till den status där fakturor automatiskt överförs till Financials. På så sätt, när en kreditfaktura skapas, överförs den omedelbart till Visma.net Financials.

Första exemplet: Företaget har en fakturagransknings-/godkännandeprocess, fakturor skickas till kunder via Maventa

Standardstatus för kreditfaktura är vald till Godkänd, klar för att skickas till Financials

Andra exemplet: Företaget har ingen fakturagransknings-/godkännandeprocess, fakturor skickas till kunder direkt från Severa

Standardstatus för kreditfaktura är vald till Skickad till Financials

Leverantörsfakturor och andra transaktioner kan överföras från Financials till Severa som projektkostnader. Vid överföringen anges projektets namn samt dokumentet för överföringen.

Bilagor överförs med dessa uppgifter. Om bilagan är på transaktionsraden, läggs den till i den radens projektfiler i Severa. Om bilagan inte är specifikt kopplad till en enskild rad, och raderna som överförs tillhör olika projekt, läggs bilagan till i alla nämnda projekt.

Beskrivningen av projektkostnader och bilagor i Severa består av transaktionsradens beskrivning, referensnummer, leverantörsnummer och leverantörsnamn.

Projektkostnader kan läggas till i Severa endast som kostnader, eller som kostnader och fakturerbara rader. När transaktioner endast överförs som kostnader, är enhetspriset alltid 0,00. När raderna överförs som kostnader och fakturerbara rader, kan det fakturerbara priset påverkas med en multiplikator. När multiplikatorn är 100%, är enhetspriset och kostnaden samma. Om multiplikatorn exempelvis är 150%, blir enhetspriset = enhetskostnad x 1,5.

Först, gå till Visma.net Financials för att aktivera integrationen från inställningarna (Meny > Fler val > System > Licenshantering > Aktivera/Inaktivera funktioner).

Därefter, aktivera integrationen i Severa via kugghjulsikonen på Prenumerationssidan: Prenumeration > Integrationer > Visma.net Financials.

Därefter, gå till inställningarna via kugghjulsikonen Inställningar > Integrationer > Visma.net Financials. En guide startas och systemet hjälper till med att kontrollera och bekräfta data. Guiden innehåller även tips för att lösa vanliga problem.

För att automatisera din faktureringsprocess helt, rekommenderar vi att använda Maventa för att skicka fakturor.

Gå till inställningarna Inställningar > Visma.net ERP > Fakturering och aktivera inställningen Skicka fakturor via Maventa. Inställningen förhindrar att fakturor skickas igen från Visma.net ERP och undviker därmed dubbelfakturor.

Vi rekommenderar att först aktivera Maventa-integrationen, och sedan Visma.net Financials, eftersom båda integrationerna påverkar ordningen på fakturastatusarna.

Ordningen på fakturastatusar när du använder Maventa och Visma.net Financials samtidigt:

Fakturastatusar i Maventa-integrationen:

• Fakturastatus för fakturor som ska överföras: Överförd till Financials, skickad till kund
• Fakturastatus efter överföring: Skickad
• Fakturastatus vid felmeddelande: Misslyckade fakturor

Faktureringsprocessen när både Maventa och Visma.net Financials används fungerar enligt följande:

1. Faktura och kreditfaktura skapas i Severa utan fakturanummer i fakturans standardstatus.
2. Om fakturagodkännandeprocessen är aktiverad, bör den göras härnäst med hjälp av fakturastatus.
3. Flytta fakturan till Skickad till Financials status för att skicka fakturan till bokföringen i Financials. Fakturan har ännu inget fakturanummer.
4. Integrationen överför fakturan till Financials och tilldelar den i Severa till statusen Överförd till Financials, skickad till kund. Vid denna tidpunkt får fakturan ett nummer.
5. Därefter skickar Maventa-integrationen fakturan till kunden.
6. Fakturan skickas till kunden från Maventa och fakturan flyttas i Severa till statusen Skickad.
7. Visma.net Financials integrationen kommer automatiskt att uppdatera fakturor till delbetalda och fullt betalda statusar.

Fakturor kan skickas till kunder från Severa via e-post, med fakturan bifogad som PDF i e-postmeddelandet.

När fakturan har överförts till Visma.net Financials, får den ett fakturanummer, och fakturan kan skickas till kunden. När fakturan har skickats till kunden via e-post eller post, måste fakturastatusen uppdateras manuellt i Severa till Skickad. Därefter uppdaterar Financials fakturans status i Severa när den registrerar en delbetalning eller full betalning.

Viktiga saker att tänka på angående fakturans totalbelopp och avrundningsskillnader:

• Eftersom fakturor överförs till Financials för bokföring, är det mycket viktigt att säkerställa att de fakturerade beloppen stämmer överens med de mottagna betalningarna.
• Vissa avrundningsskillnader kan uppstå, särskilt vid fakturering i olika valutor, men skillnaderna är normalt mindre än 0,05 av fakturans totalbelopp.
• När en faktura skickas från Severa till Financials, kontrollerar integrationen att fakturans totalbelopp stämmer överens mellan systemen. Om skillnaden är större än 0,05, tas fakturan bort från Financials och den flyttas i Severa till fakturastatusen Misslyckade fakturor.
• Vi rekommenderar att skapa en fakturarapport där fakturor som har hamnat i felstatus följs upp, för att hålla koll på fakturor och enkelt och snabbt kunna reagera på överföringsfel.
• Fakturans totalbelopp stämmer inte överens på grund av momshanteringen. När Visma.net Financials avvisar fakturan, innebär det att momsinformationen på fakturan i Severa är felaktig. Visma.net Financials är ett ERP-system, och dess momshantering är något mer exakt än i Severa, så informationen från Financials om momshanteringen på fakturan är primär.
• För att korrigera momsinformationen på fakturan, flytta fakturan till Utkast-status och korrigera momssatserna på fakturaraderna. Efter korrigeringen, flytta fakturan igen till den status där integrationen hämtar fakturan för att överföra den till Financials. För att undvika liknande fel i framtiden, kontrollera att kundens standardmomssats är korrekt och att momssatserna för produkterna i produktregistret är korrekt inställda.

Synkroniseringen av grunddata utförs med hjälp av guiden. Fel som upptäcks visas omedelbart för användaren, och fel måste korrigeras för att integrationen ska fungera korrekt.

När integrationen är aktiverad och fungerar automatiskt, kan du granska felloggen i Severa via kugghjulsikonen > Integrationer > Visma.net Financials > Överföringslogg.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej