Integrera Severa med Visma.net ERP för att automatisera dina fakturerings- och projektkostnadsflöden.

Integrationen hat skapats för att stötta följande arbetsprocess:

  • Arbetstimmar och utlägg läggs till i Severa.
  • Försäljningsprojekt hanteras i Severa.
  • Projektledning utförs i Severa.
  • Kund- och produktregister är integrerade och kan uppdateras i båda systemen.
  • Visma.net ERP kontrollerar faktura- och kundnummer.
  • Severa kontrollerar projektnummer.
  • Fakturor skickas ut till kunder från Severa och till bokföringen i Visma.net ERP
  • Påminnelser på fakturor skickas ut från Visma.net ERP.
  • Severa kommer att hämta fakturabetalningsinformation från Visma.net ERP (både delbetalning och full betalning).
  • Leverantörsfakturor och andra transaktioner hämtas till Severa som projektkostnader och/eller fakturerbara poster från Visma.net ERP.

Fakturor skickas ut till kunder från Severa och det rekommenderas att använda AutoInvoice för att automatisera faktureringsflöden.

Vid start av integration får du hjälp med uppsättningen av en installationsguide.

Viktigt att känna till:

Innan du börjar synkronisera data är måste du kontrollera att längden på kundnummer, projektnummer och produktnummer är korrekt inställda i Visma.net ERP. Till exempel, om dina projekt i Severa har 4-siffrig numrering, måste du ställa in längden på projektnummer i Visma.net ERP till 4 siffror. Annars kommer synkroniseringen av data misslyckas. Kontrollera nummerlängden vid Segmenterade nycklar (CS203000) och Nummerserier (CS201010) i Visma.net ERP.

När systemen är länkade och all data har synkroniserats bör numrering av befintliga kunder, projekt och produkter inte ändras. Användargränssnittet tillåter ändring av numreringen men bör trots det inte ändras. Detta kommer att leda till flertalet fel i överföringen och kommer att förhindra att data flyter mellan systemen. Detta beror på att kundnummer, projektnummer och produktnummer (produkt, arbetstyp & resekostnader) används av integrationen för att koppla samman data.

Vad integreras och hur?

Autentisering och automatisering

När integrationen tas i bruk kommer den först att be användaren om att ange inloggningsuppgifter för Visma.net. För att kopplingen ska lyckas måste denna användare ha rollerna Visma.net Financials Administrator och Visma.net Financials User som tilldelas i Visma.net Admin.

Autentiseringstoken lagras sedan för en dold systemanvändare som kommer att användas i alla kommande transaktioner.

Organisationen i Severa och företaget i Visma.net kan endast kopplas om de har samma organisationsnummer.

Dessutom behöver organisationen ligga under samma företag (licens) i Visma.net Admin. Om de tillhör två olika företag (licenser) måste du kontakta din lokala support för att få dem kopplade.

När den första konfigurationen är klar körs integrationen automatiskt var 5:e minut.

Avdelningar/Företagsgrenar

Detta avsnitt gäller endast de företag som använder Företagsgrenar/flerföretagsstöd i Visma.net ERP och/eller tillägget Organisationshierarki i Severa och där man i Severa har definierat några av avdelningarna som företag genom att ange ett momsregistreringsnummer. Båda krävs för att mappningen ska fungera.

När företagsgrenar mappas med sina motsvarande företag i Severa kan fakturor överföras under rätt företagsgrenar i Visma.net ERP.

Produktregister

Produktregister är synkroniserade. Nya produkter kan läggas till och information kan uppdateras i båda systemen. I Severa är produktregistret uppdelat i tre olika register: Arbetstyper, Produkter och Resekostnader.

Integrationen inför artikelklasser från Visma.net ERP i Severa. I Visma.net ERP definierar artikelklassen momshanteringen och huvudbokskontona för varje artikel. Artikelklass kan väljas för varje produkt, arbetstyp och resekostnad i Severa för att den omedelbart ska bli korrekt när dessa överförs till Visma.net ERP. Artikelklasser har ingen annan logik i Severa och därför är det viktigt att alltid komma ihåg att välja rätt faktureringsmomsprocent i Severa.

När en ny produkt läggs till i Visma.net ERP, definierar dess artikeltyp i vilket Severa-register produkten kommer att hamna:

  • Produkter: Ej lagerförd artikel, Tjänst
  • Arbetstyper: Arbetskraft
  • Resekostnader: Kostnad

Produkterna mappas mot varandra med deras koder och dessa är därför obligatoriska. Eftersom Severas tre register är sammanslagna till ett register i Visma.net ERP måste koderna vara unika genom alla tre register.

Inställning för koder under Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader & produkter > Registreringsinställningar är låst när företaget använder denna integration.

Kunder

Kundregister är synkroniserade. Nya kunder, adresser och kontakter kan läggas till och information kan uppdateras i båda systemen. Severas interna kund överförs inte till Visma.net ERP. När integrationen tas i bruk överförs inaktiva kunder inte från Visma.net ERP till Severa.

Visma.net ERP är mastersystemet för kundnummer. Detta innebär att befintliga kunder i Severa kommer att få ett nytt kundnummer från Visma.net ERP när integrationen aktiveras.

Integrationen inför kundklasser från Visma.net ERP i Severa. I Visma.net ERP definierar kundklassen momshanteringen och huvudbokskontona för varje kund. Kundklass kan väljas för varje kund i Severa för att den omedelbart ska bli korrekt när den överförs till Visma.net ERP. Kundklasser har ingen annan logik i Severa och därför är det viktigt att alltid komma ihåg att välja rätt faktureringsmomsprocent i Severa.

Kunder mappas mot varandra med ett nummer och ett namn. Kundnamn är unika i Severa. Därför, om samma kundnamn förekommer i Visma.net ERP flera gånger, kan endast ett av dem vara aktivt.

Projekt

Försäljningsprojekt och projekt överförs bara från Severa till Visma.net ERP. Dessa används för att mappa fakturor korrekt samt överföra leverantörsfakturor och andra transaktioner till försäljningsprojekt och projekt i Severa.

När ett projekt är avslutat eller ett försäljningsprojekt är förlorat i Severa inaktiveras projektet i Visma.net ERP.

Interna projekt överförs inte till Visma.net ERP.

Projektnummer kontrolleras i Severa, men Visma.net ERP har en inställning för längden på projektnummerserien som måste stämma överens med den numrering som används i Visma Severa. Längden på projektnummer styrs i inställningarna för segmenterade nycklar i Visma.net ERP. Så om nummerserien i Severa har en längd på 4 siffror, se till att segmenterade nycklar för projekt i Visma.net ERP tillåter 4 siffror.

Faktura

Denna integration överför fakturor och kreditfakturor till Visma.net ERP för bokföring. Fakturor och kreditfakturor skickas ut till kunder från Severa. Visma.net ERP styr fakturanumreringen eftersom det är möjligt att skicka inte projektrelaterade fakturor från Visma.net ERP och fakturanumreringen måste vara intakt. Betalningspåminnelser bör skickas från Visma.net ERP. Severa kommer att få information om delbetalning och full betalning från Visma.net ERP.

För att skicka ut fakturor till kunder rekommenderar vi att du aktiverar AutoInvoice-integration för Severa. AutoInvoice skickar dina fakturor elektroniskt, via utskriftstjänst eller via e-post.

Faktureringsprocessen är följande:

  1. Faktura eller kreditfaktura skapas i Severa, utan fakturanummer.
  2. Om det finns en godkännandeprocess för fakturor bör det vara nästa steg.
  3. Faktura/kreditfaktura skickas till Visma.net ERP för bokföring.
  4. Faktura-/kreditfakturanummer och referensnummer uppdateras till fakturan i Severa från Visma.net ERP.
  5. Faktura/kreditfaktura skickas till kund från Severa eller från Severa till AutoInvoice och vidare till kund.
  6. Betalningspåminnelser skickas från Visma.net ERP till kund.
  7. Information om delbetalning eller full betalning av faktura/kreditfaktura uppdateras i Severa från Visma.net ERP.

Fakturabilagor kan skickas till Visma.net ERP tillsammans med fakturan.

När en faktura överförs till Visma.net Financials jämförs totalbeloppet på fakturan i Severa med samma belopp i Visma.net ERP. Om totalbeloppen skiljer sig med mer än 0,05, skapas ingen faktura i Visma.net ERP och i Severa sätts den i status "Det går inte att skapa fakturan i Visma.net ERP". Detta problem uppstår om momsen inte är korrekt inställd på fakturan i Severa. Lösningen är att kontrollera fakturaraderna, korrigera raden med felaktig momsprocent och sätta fakturan i status "Överför faktura till Visma.net ERP" igen. För att hålla ett öga på misslyckade fakturor, skapa en fakturarapport filtrerad efter denna status och lägg till den på en startsida i Severa.

I Severa definierar fakturastatusar faktureringsprocessen. Statusarna är anpassningsbara. Integrationen beror kraftigt på att statusarna har rätt ordning och korrekta inställningar, så se till att planera processen noggrant. Statusar och flöden skiljer sig åt beroende på om det exempelvis finns en godkännandeprocess för fakturor eller en AutoInvoice-integration. Se exempel på hur du sätter upp fakturastatusar korrekt nedan. Dokumentationen kommer även att beskriva de inställningar som varje status måste ha. Fakturastatusar skapas och hanteras under inställningar i Severa.

Så här sätter du upp fakturastatusar

Här följer några exempel på hur fakturastatusar ska sättas upp i Severa. Namnet på fakturastatus har ingen betydelse i överföringen, till skillnad från inställningarna och ordningen på statusarna.

Den första statusen ska vara för de fakturor som misslyckas att överföras till Visma.net ERP, men det ska inte vara standardstatus. Standard betyder en status som fakturorna får i Severa när de först skapas.

Fakturanummer ska vara aktiverat för den status när fakturan har skickats till Visma.net ERP och sedan alltid från den statusen framåt.

Fakturanumrering

I Inställningar > Fakturering > Faktureringsinställningar bockar du ur alternativet **Generera fakturanummer för kreditfakturor ** för att få fakturanummer för kreditfaktura från Visma.net ERP.

I Inställningar > Fakturering > Fakturastatusar ställer du in Standardstatus för kreditfaktura till den status då fakturor automatiskt överförs till Visma.net Financials. På så sätt, när en kreditfaktura skapas, kommer den omedelbart att få statusen för överföring till Visma.net ERP.

Första exemplet: Godkännandeprocess för fakturor finns och fakturor skickas till kunder med AutoInvoice.

Namn på fakturastatus Ej redigerbar Fakturanummer Skickad Betalad
Misslyckade fakturor
Utkast
Väntar på godkännande
Godkänd, klar för Visma.net ERP x
I Visma.net ERP, skicka till kund x x x
Skickad x x x
Delbetald x x x
Betalad x x x x

Standardstatus för kreditfaktura: Godkänd, klar för Visma.net ERP

Andra exemplet: Ingen godkännandeprocess för fakturor finns och fakturor skickas till kunder från Severa.

Namn på fakturastatus Ej redigerbar Kundnummer Skickad Betalad
Misslyckade fakturor
Utkast
Skicka till Visma.net ERP x
I Visma.net ERP, skicka till kund x x x
Skickad x x x
Delbetald x x x
Betalad x x x x

Standardstatus för kreditfaktura: Skicka till Visma.net ERP

Leverantörsfakturor och andra transaktioner

Leverantörsfakturor och andra transaktioner hämtas till Severa som projektkostnader när transaktionsraderna är kopplade till ett projekt och dokumentet är frisläppt.

Bilagor överförs också. Om bilagan är för transaktionsraden, läggs den till i den radens projekt i Severa. Om bilagan finns på dokumentnivå och raderna tillhör olika projekt, läggs bilagan till i alla nämnda projekt.

Beskrivningen av projektkostnaden och bilagan i Severa kommer att bestå av "transaktionsradens beskrivning, referensnummer, leverantörsnummer och leverantörsnamn".

Projektkostnaderna kan överföras till Severa som kostnader eller som kostnader och vidarefakturerbara avgifter. Om transaktionerna endast överförs som kostnader kommer enhetspriset alltid vara 0,00. Om transaktionerna överförs som kostnad samt vidarefakturerbara avgifter finns det möjlighet att påverka det fakturerbara priset med en multiplikator. En multiplikator om 100% betyder att enhetspriset är lika med enhetskostnaden. Om multiplikatorn till exempel sätts till 150% blir enhetspriset enhetskostnaden multiplicerat med 1,5.

Aktivera integration

Först måste du aktivera Severa integration i Inställningar för Visma.net Financials (Meny > Fler val > System > Licenshantering > Aktivera / Inaktivera funktioner).

Gå sedan till Severa och aktivera Visma.net Erp-integrationen i vyn Integrationer under Inställningar > Prenumeration/Funktioner.

Gå sedan till Inställningar i Severa och leta upp Visma.net ERP. En installationsguide öppnas för att hjälpa dig komma igång med integrationen och kontrollera befintlig data i båda systemen. Guiden har sina egna hjälptexter och även tips för att lösa de mest förekommande felen.

Skicka fakturor till kunder

Användning av Autoinvoice

För att ytterligare automatisera faktureringsprocessen rekommenderas att använda Autoinvoice.

Gå till Inställningar > Visma.net ERP > Fakturering och aktivera Skicka alla projektfakturor från Servera till AutoInvoice. Denna inställning förhindrar att fakturorna skickas till kunden igen från Visma.net ERP och begränsar möjligheten att skapa duplikat.

Det rekommenderas att du först sätter upp integrationen med AutoInvoice och sedan med Visma.net ERP eftersom detta påverkar faktureringsstatusarna i Severa.

Fakturastatusar när du använder både AutoInvoice och Visma.net ERP:

Namn på fakturastatus Ej redigerbar Kundnummer Skickad Betalad
Misslyckade fakturor
Utkast
Skicka till Visma.net ERP x
I Visma.net ERP, skicka till kund x x x
Skickad x x x
Delbetald x x x
Betalad x x x x

Fakturastatus för Autoinvoice integration:

  • Status för fakturor som ska överföras: I Visma.net ERP, skicka till kund
  • Status för fakturor efter överföring: Skickad
  • Status på fakturor vid fel:

Faktureringsprocessen med AutoInvoice & Visma.net ERP är:

  1. Faktura eller kreditfaktura skapas i Severa i standardstatus, utan fakturanummer.
  2. Om det finns en godkännandeprocess för fakturor bör det vara nästa steg och görs även via fakturastatus.
  3. Efter godkännande, sätt fakturan i status "Klar för överföring till Visma.Net ERP" för att skicka den till bokföringen i Visma.net ERP. Fakturan har fortfarande inget fakturanummer.
  4. Integrationen överför fakturan till Visma.net ERP och sätter fakturan i Severa i status "Faktura överförd till Visma.net ERP, klar att skickas till kund". Efter överföring har fakturan ett fakturanummer.
  5. Överför nu fakturor till Autoinvoice från Dataöverföring. "Fakturor från denna status överförs" bör vara samma som "Faktura överförd, kan skickas till kund".
  6. Faktura/kreditfaktura skickas till kund från Severa och fakturor kommer att få statusen "Skickad" i Severa.
  7. Visma.net ERP integrationen kommer automatiskt att uppdatera fakturor till status för delvis betalda och fullt betalda.

Använda Severa

Från Severa kan fakturor skickas till kunder via e-post eller laddas ner som PDF-filer för utskrift.

Först när fakturan har överförts till Visma.net ERP och fått ett fakturanummer kan fakturan skickas till kunderna. När fakturan har skickats till kunden via e-post eller brev måste fakturastatus ändras till "Skickad" manuellt. Efter detta kommer Visma.net ERP att ändra statusen till delvis betald eller fullt betald när kunden betalar fakturan.

Eftersom fakturor överförs till Visma.net ERP för bokföring är det mycket viktigt att de fakturerade beloppen stämmer överens med de belopp som kunden betalar.

Vissa avrundningsskillnader finns alltid, speciellt när man skickar fakturor med olika valutor, men dessa skillnader är normalt mindre än 0,05 av det totala beloppet.

När en faktura skickas från Severa till Visma.net ERP, kontrollerar integrationen om totalsummorna stämmer överens. Om skilllnaden är mer än 0,05, tas fakturan bort i Visma.net ERP och i Severa sätts den i status "Det går inte att skapa fakturan i Visma.net ERP".

För att hålla ett öga på misslyckade fakturor, skapa en fakturarapport filtrerad efter den ovan nämnda statusen och lägg till den på en startsida i Severa.

Fakturabelopp stämmer inte överens på grund av moms. När en faktura avvisas av Visma.net ERP innebär det att momsen på fakturan i Severa är felaktigt inställd. Som ett ERP-system har Visma.net ERP en mycket mer avancerad hantering av moms än Severa och vi litar på att den är korrekt.

För att åtgärda misslyckade fakturor, kontrollera momsen på fakturaraderna och korrigera dem. Sätt sedan fakturan i den status då den överförs till Visma.net ERP igen. För att undvika att ett problem uppstår på nästa faktura, kontrollera att du har ställt in faktureringsmomsen korrekt för kunden och produktregistret för produkter som används på fakturan.

Den första synkroniseringen genomförs i samband med installationsguiden. Fel som upptäcks vid den första synkroniseringen blir genast synliga för användaren på skärmen och måste korrigeras innan nästa synkronisering kan genomföras.

När integrationen är konfigurerad och körs automatiskt kan fel visas på sidan med inställningar för Visma.net Integration i Severa. På den inställningssidan finns det en flik som heter "Överföringslogg".

Produktregister

Severa: Produkt Severa: Resekostnad Severa: Arbetstyp Visma.net ERP: Ej lagerförda artiklar Kommentarer
Namn Namn Namn Beskrivning
Kod Kod Kod Artikelnummer
Enhetspris Enhetskostnad Standardpris
Är aktiv Är aktiv Är aktiv Artikelstatus
Artikelklass Artikelklass Artikelklass Artikelklass

Kunder

Severa: Kunder Visma.net ERP: Kunder Kommentarer
Namn Namn
Nummer Kundnr
Momsregistreringsnummer Momsregistreringsnummer
Valuta Valuta
Betalningsvillkor Betalningsvillkor
E-post Huvudkontakt e-post
Webbplats Huvudkontakt Webb
Anteckningar Huvudkontakt Till
Huvudkontor Huvudadress
Är Aktiv Status
Financials Kundklass Financials Kundklass
Adress Adressrad 1, Adressrad 2, Adressrad 3
Postnummer Postnummer
Ort Ort
Land Land
Delstat Delstat
Adress: Faktureringsadress Faktureringsadress
Adress: Postadress Leveransadress
Adresstyp: Kontorets adress Huvudadress
Hälsningsfras title
Förnamn Förnamn
Efternamn Efternamn
Titel Befattning
Mobil Mobil
Telefon Telefon 2
E-post E-post
Tillåt kontakt via e-post Tillåt kontakt via e-post
Status Aktiv

Projekt

Severa: Projekt Visma.net ERP: Projekt Kommentarer
Nummer Projektnr
Namn Beskrivning
Kund Kund
Startdatum Startdatum
Faktureringsperiod Obligatoriskt, alltid "På begäran"
Projektmall Obligatoriskt, alltid "Z"
Parkerad Obligatoriskt, alltid "Parkerad"
Status Status

Faktura

Severa: Fakurahuvud Visma.net ERP: Fakturahuvud Kommentarer
Kundnummer Kundnr
Kundnamn Kundnamn
Adress Plats
Kontakt Kontakt
Kundnummer Referensnummer
Refernsnummer (KID-kod) Betalningsreferensnummer
Fakturadatum Datum
Förfallodatum Förfallodatum
Vår referens Fakturatext
Er referens Extern ref.
Beställningsnummer Kundreferens
Betalningsvillkor Betalningsvillkor
Faktureringskontakt Fakturatext
Anteckningar Fakturatext
Fritext ovanför och nedanför fakturarader Fakturatext
Värde per enhet Valuta
Valutakurs Valutakurs
Avdelning Företagsgren
Projekt Projekt
Do not send invoice to autoinvoice Always set as true
Attachment/invoice PDF Attachment Only if selected to be transferred in settings
Severa: Invoice rows Financials: Invoice rows Kommentarer
Product/Work type/Travel expense code Artikelnummer
Beskrivning Transaction description
Kvantitet Kvantitet
Unit price in base currency Enhetspris
Unit price in invoicing currency Unit price in currency
measurement unit Uom
Business unit code Företagsgren
Project task Mandatory, always set as "10"
Projekt Projekt

Project costs

Severa: project fees Financials: Supplier invoices and other transactions Kommentarer
Projekt Projekt
Beskrivning Collected from "transactionDescription, referenceNumber, customerSupplier customerSupplierName"
Datum Transaction date
Kvantitet Always 1
Enhetspris Transaction row: Debit amount
Enhetskostnad Transaction row: Debit amount
VAT % Given by Severa's logic.
Product type Given by Severa's logic.
Product Given by Severa's logic.
Attachment description Collected from "transactionDescription, referenceNumber, customerSupplier customerSupplierName"


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.