I den här anvisningen beskrivs hantering av kundregistret, hur du lägger till nya kunder samt rapportering och massuppdatering av uppgifter. Beräkningsformlerna för KPI-värden och funktionerna för hantering av kundkort beskrivs steg för steg. Öppna kundlistan från sidnavigeringen Kunder > Översikt.
I sidnavigeringen Kunder > Översikt kan du uppdatera befintliga kunders information, såsom bransch eller kundansvarig, med hjälp av massuppdateringsfunktionen. Genom att välja de kunder du vill uppdatera öppnas en åtgärdsmeny högst upp där du kan välja önskad funktion.
Överst i översikten ser du förvalda KPI-värden. KPI-värdenas formler förklaras i tabellen nedan:
| KPI-värde | Beskrivning och formel |
|---|---|
| Marginal i år | Skillnaden mellan fakturering och totala kostnader detta år. Formel är fakturering - totala kostnader. Värdet inkluderar inte kostnader för interna projekt. |
| Fakturering denna månad | Jämför faktureringen för den här månaden med föregående månads fakturering. Fakturor som ingår i beräkningen är fakturor som har statusen Skickade (inställd för status), har fakturanummer, fakturadatum under aktuell månad (senaste/innevarande månad) och fakturor som du har behörighet till. |
| Aktiva kunder | Antal kunder med ett öppet försäljningsprojekt eller projekt (exklusive interna projekt). |
| Prospekt i försäljningspipeline | Antal kunder som har ett aktivt, pågående försäljningsprojekt, men kunden har inte någon fakturering och det finns inga försäljningsprojekt eller projekt med försäljningsstatusen Vunnet. |
Lägga till en ny kund
Du kan öppna vyn eller utföra åtgärden genom att välja Kunder > Översikt eller Lägg till ny > Kund.
- Ange kundens namn och organisationsnummer.
- Öppna avsnittet Adress och fyll i kundens adressuppgifter.
- Öppna avsnittet E-fakturering och fyll i kundens e-faktureringsadresser, om kunden har elektronisk fakturering.
- Klicka på Spara, och du kommer automatiskt att föras till kundkortet där du kan komplettera med ytterligare information om kunden.
Lägga till en ny kund från offentligt register
Beroende på ditt land kan du importera kunddata från offentliga register (i Norge Bizweb, i Finland YTJ/AvoinData) enligt följande:
- Börja med att skriva kundens namn (ett ord) eller ange organisationsnummer.
- Klicka på förstoringsglaset för att söka efter information.
- Välj rätt kundinformation i listan som öppnas för att undvika manuell inmatning av uppgifter.
Rapportering av kunddata
Du kan öppna vyn eller utföra åtgärden genom att välja Rapporter > Rapportgenerator > Kunder.
Skapa egna anpassade rapporter relaterade till kunder och kontaktpersoner. Till exempel kan du via Kontaktinformation-rapporten lista alla dina kunders kontaktpersoner med e-postadresser på samma rapport. Du kan också ladda ner rapporten i Excel- eller CSV-format från Severa genom att klicka på ikonerna i rapportens övre högra hörn.
Massuppdatering av kunddata
Du kan öppna vyn eller utföra åtgärden genom att välja Kunder > Översikt eller Rapporter > Rapportgenerator > Kunder.
Uppdatera information och inställningar genom att välja de kunder du vill ha aktiva från kryssrutan. När du har valt de rader du vill ha från kundlistan kan du göra följande ändringar för alla valda samtidigt:
Ändringar av ansvariga och klassificering
- Byt kundansvarig: Uppdatera en ny namngiven ansvarig för de valda kunderna.
- Byt bransch: Ange eller ändra branschklassificeringen för alla valda kunder på en gång.
Inställningar relaterade till fakturering
- Byt fakturamall: Välj vilken fakturamall (t.ex. olika språkversioner eller utseenden) som ska användas för de valda kunderna i framtiden.
- Byt standard moms för fakturering: Ändra standardvärdet för momsprocenten för de valda kunderna.
Status och gruppering
- Byt status: Ändra kundernas status (t.ex. från aktiv till passiv eller vice versa).
- Lägg till kundgrupper: Lägg till de valda kunderna i nya grupper (tidigare grupper behålls).
- Ta bort kundgrupper: Ta bort de valda kunderna från vissa grupper.
Sammanfogning av kundkort
Observera att det i Severa inte är direkt möjligt att sammanfoga kundkort. Flytta i stället projekt och annan information manuellt från ett kundkort till ett annat genom att byta projektets kund till ett annat kundkort. Observera att det är möjligt att byta projektets kund endast om inga fakturor eller offerter har skapats för projektet.
Om du av misstag har skapat två kundkort och vill behålla endast ett av dem, rekommenderas det att inaktivera den andra kunden från kundkortets övre högra hörn genom att klicka på de tre punkterna och välja Inaktivera kund.
Vanliga frågor
Hur kan jag importera kunddata direkt från YTJ?
Börja skriva namn eller organisationsnummer i vyn för att skapa en ny kund, klicka på förstoringsglaset och välj rätt företag i listan.
Går det att slå ihop två separata kundkort till ett?
Direkt sammanslagning är inte möjlig. Flytta projekten manuellt från en kund till en annan och inaktivera det kundkort som inte behövs. Det är inte möjligt att byta kund på projektet om projektet redan har fakturerats eller om offerter har skapats.
Hur får jag en lista över alla kunders kontaktpersoner med e-postadresser?
Skapa en Kontaktinformation-rapport under Rapporter > Rapportgenerator > Kunder. Du kan ladda ner listan i Excel-format.
Vilken information kan jag ändra med massuppdatering?
Du kan uppdatera bland annat kundansvarig, bransch, fakturamall, standardmoms, kundstatus samt kundgrupper på en gång.
Nyckelord: kundrelation, kundregister, massuppdatering, KPI-värde, lägga till ny kund, offentligt register, rapportering av kunddata, massuppdatering av kunddata, ändringar av ansvariga, sammanfogning av kundkort.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback