Fortnox

Med Severa-Fortnox-integrationen kan du överföra försäljningsfakturor sömlöst från Severa till Fortnox. Integrationen gör det också möjligt att överföra inköpsfakturor från Fortnox till Severa som projektkostnader. Du kan också hantera din projektverksamhet i Severa och bokföring i Fortnox, vilket minimerar ansträngningen som krävs för att synkronisera data.

I integrationen synkroniseras produkter och kunder automatiskt mellan systemen. Projekt som skapas i Severa kan överföras till Fortnox. Försäljningsfakturor överförs automatiskt från Severa till Fortnox genom att välja fakturans status. Överföring av inköpsfakturor från Fortnox till Severa sker genom att tilldela kostnaden i Fortnox till ett projekt i Severa.

Saker att tänka på innan du börjar

• Företaget måste ha ett avtal med Fortnox för att använda Fortnox och integrationen.
• Företaget måste ha en aktiv integrationslicens i Fortnox.
• Om inköpsfakturor ska överföras från Fortnox till Severa måste projektredovisning vara aktiverad i Fortnox.
• Fortnox-tillägget måste vara aktiverat. Tillägget kan aktiveras med administratörsrättigheter via Severas Beställnings-sida.

Integrationen är tillgänglig i Severas Business, Platinum och Enterprise-version.

Kontroll av register innan implementering

Om det redan finns kunder, projekt, produkter, arbetstyper eller resekostnadstyper i systemen är det absolut nödvändigt att säkerställa att registren synkroniseras korrekt innan integrationen implementeras. För att underlätta detta kan du använda Registerjämförelserapporten som finns på Severas integrationssidor, vilken beräknar likhetspoäng för registerobjekten och ger information om huruvida objekten länkas enligt integrationslogiken.

Likhetspoäng beräknas genom att jämföra flera egenskaper hos objektet (som namn och nummer), medan länkning baseras på att en (för produkter två) egenskaper är samma. Om två objekt inte länkas korrekt måste informationen ändras i något av systemen för att de ska kunna länkas. Nedan finns viktiga överväganden angående länkning av objekt.

Kundregister

Kunder länkas baserat på kundnummer. Inaktiva kunder synkroniseras inte från något av systemen. Severas interna kund synkroniseras inte. Integrationen använder logik för att identifiera vissa kunder i Severa som prospekt, vilka inte synkroniseras. Kunder som inte uppfyller minst ett av följande kriterier synkroniseras inte:

• Kunden har ett aktivt projekt.
• En faktura har skapats för kunden.
• När dessa kriterier är uppfyllda och integrationen är implementerad, kommer integrationen ihåg informationen framöver, även om kriterierna för kunden ändras.

Severas kunders fakturerings-, post- och leveransadresser motsvarar Fortnox fakturerings-, kontors- och besöksadresser. Om du har flera förekomster av samma adress typ i Severa, används den adress som visas först.

Saker att tänka på

• Om en kund inaktiveras i ett system men inte i det andra, kommer integrationen att rapportera ett fel när den försöker skapa den i det andra systemet.
• I Severa måste kundnummer vara numeriska. Fortnox-kunder vars kundnummer innehåller andra tecken kan inte synkroniseras till Severa. Detta kan inträffa i fall där ett tredje parts system skapar kunder i Fortnox och kundnummer kan innehålla bokstäver.

Produktregister

Fortnox Artikelregister synkroniseras med Severas arbetstyper, resekostnadstyper och produkter. Länkning av objekt mellan systemen sker genom Fortnox artikelregisters artikelnummer och Severas identifierare samt namn. Produkter som finns i systemet innan integrationen implementeras överförs inte mellan systemen.

Säkerställ innan integrationen implementeras att alla Severa-produkter har en motsvarande produkt i Fortnox och att produkterna i Fortnox har en motsvarande produkt i Severa. Produkter som skapas efter att integrationen implementerats överförs automatiskt mellan systemen. Om du planerar att överföra projektkostnader rekommenderas det att skapa en standard Severa-produkt som tillämpas på projektkostnader (se avsnittet Inställningar för överföring av inköpsfakturor). 

Saker att tänka på

• Om du använder enheter (t.ex. st, kg, d) för produkter i Severa måste du säkerställa att samma enheter finns i Fortnox. Produkter överförs inte från Severa till Fortnox utan motsvarande enhet, även om enhetsinformationen kan vara tom.
• Observera att Severas identifierare och Fortnox artikelnummer inte kan vara tomma.

Projekt

Projekt länkas baserat på projektnummer. Observera att projektets namn i Fortnox inte kan vara längre än 50 tecken, så projekt som är längre än 50 tecken i Severa kommer att kortas när de överförs till Fortnox. Projekt som endast finns i Fortnox överförs inte till Severa. När ett projekt stängs i Severa stängs det inte i Fortnox.

Inställning av fakturanummer

Vilket som helst system kan ställas in som huvudsystem för fakturanummer. Om det finns befintliga fakturanummer i det system som inte är huvudsystemet måste du säkerställa att nya nummer inte överlappar med befintliga nummer och att numreringen fortsätter konsekvent.

Hur man implementerar integrationen

Auktorisering av integrationen

Det första steget är att auktorisera integrationen i Severas integrationsinställningar. Auktorisering kräver administratörsrättigheter i Fortnox och godkännande av Fortnox API-behörigheter som krävs för integrationen.

1. Gå till integrationsinställningarna under kugghjulsikonen Integrationer > Fortnox och börja genom att klicka på Anslut-knappen.
2. Logga in i Fortnox popup-fönstret med din organisations administratörsinloggningsuppgifter.
3. Välj företaget från listan som du vill ansluta Severa-miljön till.
4. Godkänn de begärda behörigheterna.
5. Därefter får du tillgång till integrationsinställningarna.

Konfigurering och implementering av integrationsinställningar i Severa

När registren har förberetts kan du slutföra konfigurationen av integrationen och implementera den.

Kunder

När du synkroniserar kundregister för första gången kan du ha följande scenarier:

1. Kunder finns endast i ett system
2. Kunder finns i båda systemen, men ett innehåller kunder som inte finns i det andra systemet, och du vill överföra dem dit
3. Kunder finns i båda systemen, och några av dem är unika i varje system, och de vill överföras till det andra systemet

I de två första scenarierna måste du ställa in ett system som huvudsystem för kunder och välja alternativet Överför alla kunder. När du har slutfört alla andra inställningar kan du implementera integrationen. 

När du har synkroniserat kundregistret för första gången kan du tillfälligt inaktivera integrationen och ta bort alternativet Överför alla kunder, vilket förbättrar integrationens prestanda. Vid behov kan du också ändra vilket system som är huvudsystem för kunder.

I det tredje scenariot måste du först ställa in ett system som huvudsystem för kunder och välja alternativet Överför alla kunder. När integrationsinställningarna har konfigurerats implementeras integrationen och alla kunder överförs. När kunderna har överförts i en riktning måste du inaktivera integrationen, ändra huvudsystemets riktning och återaktivera integrationen.

Att ställa in ett system som huvudsystem för kunder innebär att integrationen endast tar hänsyn till kunduppdateringar från det andra systemet. Vid skapandet av nya kunder fungerar integrationen i båda riktningarna, vilket innebär att de kan skapas i båda systemen.

Produkter

Du kan välja vilket system som är huvudsystem för produktöverföring. Integration tar endast hänsyn till produktuppdateringar från huvudsystemet. Vid skapandet av nya produkter fungerar integrationen i båda riktningarna, vilket innebär att de kan skapas i båda systemen.

Projekt

För projekt är Severa alltid huvudsystemet. Det är dock möjligt att välja alternativet att inte överföra projekt alls.

Försäljningsfakturor

Överföring av försäljningsfakturor från Severa till Fortnox kräver att du har skapat rätt fakturastatus i Severas inställningar Fakturering > Fakturastatus:

1. Fakturastatus från vilken integrationen hämtar fakturan för att överföras till Fortnox
2. Fakturastatus till vilken fakturan automatiskt överförs när den har överförts framgångsrikt till Fortnox. Om fakturan skickas från Fortnox kan denna status också kopplas till Severas fakturastatus.
3. Dessutom kan du skapa en fakturastatus för de fakturor som har status Betald i Fortnox.

Välj om bilagor till fakturan ska inkluderas med försäljningsfakturan. Du kan också välja vilket system som är huvudsystem för fakturanummer. Om du planerar att fakturera direkt från Fortnox, ställ in Fortnox som huvudsystem för fakturanummer för att säkerställa att du har en oavbruten serie av fakturanummer.

Inställningar för överföring av inköpsfakturor

Integrationen möjliggör överföring av kostnader till Severas projekt från leverantörsfakturor mottagna i Fortnox. Syftet med detta är att möjliggöra övervakning av projektets lönsamhet i Severa och fakturering av kostnader till slutkunden.

För att säkerställa smidig fakturering av projektkostnader är det nödvändigt att leverantörskostnaden har en produktidentifierare. Detta kan komma från Fortnox vid registrering av kostnader, eller om produkten inte är angiven där, använder integrationen en standardprodukt som du kan definiera i Severas integrationsinställningar. Moms för kostnader ställs in baserat på produktens moms.

För att överföra projektkostnader måste projektredovisning vara aktiverad i Fortnox. I Fortnox måste bokföringsposterna för leverantörsfakturan registreras till rätt projekt, vilket gör att kostnaden överförs till det projekt som är angivet i Severa.

Du kan välja om bilder av leverantörsfakturor ska överföras till projektfilerna. Om denna funktion används kommer bilden av leverantörsfakturan, inklusive bilagor, att kombineras till en PDF-fil. Detta gör att du kan inkludera dem som bilagor när du skapar en faktura till din kund.

Felmeddelanden för integrationen

Det rekommenderas att aktivera e-postvarningar för integrationsfel. Detta gör det möjligt för personer som tar emot e-post att upptäcka fel i integrationen utan att logga in i Severa och kontrollera integrationsöverföringsloggen för fel. Integrationsöverföringsloggen och eventuella överföringsfel finns på integrationssidan under kugghjulsikonen Integrationer > Fortnox > Överföringslogg.

Överföringslogg och fel

Överföringsfel som inträffar i integrationen loggas i överföringsloggen. Du kan granska överföringsloggen i Severa på integrationssidan under kugghjulsikonen Integrationer > Fortnox > Överföringslogg. Vi kommer senare att uppdatera artikeln med orsaker och korrigeringsförslag för de vanligaste felmeddelandena.

Teknisk beskrivning (fältmatchningar)

Kunder

Projekt

Fakturor och fakturarader

Arbetstid-, resekostnads- och produktregister

Projektkostnader

Hjälpte det här svaret? Ja Nej