Fortnox

Severa-Fortnox-integraation avulla siirrät myyntilaskut saumattomasti Severasta Fortnoxiin. Integraatiossa voidaan siirtää myös ostolaskujen rivit Fortnoxista Severaan projektikuluiksi. Voit myös hallinnoida projektiliiketoimintaasi Severassa ja kirjanpitoa Fortnoxissa, minimoiden tietojen synkronointiin tarvittavan vaivan.

Integraatiossa tuotteet ja asiakkaat synkronoidaan automaattisesti järjestelmien välillä. Severassa luodut projektit voidaan siirtää Fortnoxiin. Myyntilaskut siirtyvät Severasta Fortnoxiin automaattisesti laskun tilan valinnan kautta. Ostolaskujen siirto Fortnoxista Severaan tapahtuu kohdistamalla Fortnoxissa kulu Severan projektille

Huomioitavia asioita ennen aloitusta

• Yrityksellä tulee olla sopimus Fortnoxin kanssa Fortnoxin sekä integraation käytöstä.
• Yrityksellä tulee olla aktiivinen integraatiolisenssi Fortnoxissa.
• Mikäli ostolaskuja halutaan siirtää Fortnoxista Severaan, projektikirjanpidon tulee olla käytössä Fortnoxissa.
• Fortnox-lisäosan tulee olla kytkettynä päälle. Lisäosan kytkentä on mahdollista pääkäyttäjän oikeuksilla Severan Tilaus-sivun kautta.

Integraatio on saatavilla Severan Business, Platinum ja Enterprise -versiossa.

Rekistereiden tarkistus ennen käyttöönottoa

Mikäli järjestelmissä on jo olemassa olevia asiakkaita, projekteja, tuotteita, työlajeja tai matkakulutyyppejä, on ehdottoman tärkeää varmistaa ennen integraation käyttöönottoa, että rekisterit synkronoituvat oikein. Tämän helpottamiseksi voit käyttää Severan integraatiosivuilta löytyvää Rekisterivertailuraporttia, joka laskee rekisterikohteiden samankaltaisuuspisteet ja antaa tietoa siitä, linkittyvätkö kohteet integraatiologiikan mukaisesti.

Samankaltaisuuspisteet lasketaan vertailemalla useita kohteen ominaisuuksia (kuten nimi ja numero), kun taas linkitys perustuu siihen, että yksi (tuotteiden osalta kaksi) ominaisuuksista on sama. Mikäli kaksi kohdetta ei linkity oikein, tietoja tulee muuttaa jommassa kummassa järjestelmässä, jotta ne voidaan linkittää. Alla on keskeisiä huomioita kohteiden linkittämiseen liittyen.

Asiakasrekisteri

Asiakkaat linkitetään asiakasnumeroiden perusteella. Inaktiivisia asiakkaita ei synkronoida kummastakaan järjestelmästä. Severan sisäistä asiakkuutta ei synkronoida. Integraatio käyttää logiikkaa tunnistaakseen Severassa tietyt asiakkaat prospekteiksi, joita ei synkronoida. Asiakkaita, jotka eivät täytä vähintään yhtä seuraavista kriteereistä, ei synkronoida:

• Asiakkaalla on aktiivinen projekti.
• Asiakkaalle on luotu lasku.
• Kun nämä kriteerit on täytetty ja integraatio on otettu käyttöön, integraatio muistaa tiedot jatkossa, vaikka kriteerit asiakkaan osalta muuttuisivat.

Severan asiakkaiden laskutus-, posti- ja toimitusosoitteet vastaavat Fortnoxissa laskutus-, toimisto- ja käyntiosoitteita. Mikäli sinulla on Severassa useita saman osoitetyypin esiintymiä, käytetään ensimmäisenä näytettävää osoitetta.

Huomioitavia asioita

• Mikäli asiakas inaktivoidaan toisessa järjestelmässä, mutta ei toisessa, integraatio ilmoittaa virheestä yrittäessään luoda sitä toiseen järjestelmään.
• Severassa asiakasnumeroiden on oltava numeerisia. Fortnox-asiakkaita, joiden asiakasnumerot sisältävät muita merkkejä, ei voida synkronoida Severaan. Tämä tilanne voi esiintyä tapauksissa, missä kolmannen osapuolen järjestelmä luo asiakkaita Fortnoxiin ja asiakasnumerot voivat sisältää kirjaimia.

Tuoterekisteri

Fortnoxin Artikkelirekisteri synkronoidaan Severan työlajien, matkakulutyyppien ja tuotteiden kanssa. Kohteiden linkitys järjestelmien välillä tapahtuu Fortnoxin artikkelirekisterin artikkelinumeron ja Severan tunnisteen sekä nimien kautta. Järjestelmässä ennen integraation käyttöönottoa olevia tuotteita ei siirretä järjestelmien välillä.

Varmista ennen integraation käyttöönottoa, että kaikilla Severa-tuotteilla on vastaava tuote Fortnoxissa ja Fortnoxissa olevilla tuotteilla on vastaava tuotepari Severassa. Integraation käyttöönoton jälkeen luodut tuotteet siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti. Mikäli aiot siirtää projektikuluja, on suositeltavaa luoda oletus Severa-tuote, jota sovelletaan projektikuluihin (katso kohta Ostolaskurivien siirtoasetukset). 

Huomioitavia asioita

• Mikäli käytät tuotteille yksiköitä (esim. kpl, kg, d) Severassa, sinun on varmistettava, että samat yksiköt ovat olemassa Fortnoxissa. Tuotteet eivät siirry Severasta Fortnoxiin ilman vastaavaa yksikköä, vaikka yksikkötieto voikin olla tyhjä.
• Huomaa, että Severan tunniste ja Fortnox-artikkelinumero eivät voi olla tyhjiä.

Projektit

Projektit linkitetään projektinumeron perusteella. Huomaa, että Fortnoxissa projektin nimi ei voi olla yli 50 merkkiä pitkä, joten Severassa yli 50 merkin pituiset projektit yhdistetään Fortnoxiin siirrettäessä. Pelkästään Fortnoxissa olevia projekteja ei siirretä Severaan. Kun projekti suljetaan Severassa, sitä ei suljeta Fortnoxissa.

Laskunumeroinnin asetus

Kumpi tahansa järjestelmä voidaan asettaa laskunumeroiden pääjärjestelmäksi. Jos järjestelmässä, joka ei ole pääjärjestelmä, on olemassa olevia laskunumeroita, sinun tulee tarkistaa, että uudet numerot eivät mene päällekkäin olemassa olevien numeroiden kanssa ja että numerointi jatkuu yhtenäisesti.

Miten integraatio otetaan käyttöön

Integraation valtuutus

Ensimmäinen vaihe on valtuuttaa integraatio Severan integraatioasetuksissa. Valtuutus vaatii Fortnoxin järjestelmänvalvojan oikeudet ja integraation edellyttämien Fortnox API -käyttöoikeuksien hyväksymisen.

1. Siirry integraatioasetuksiin rattaan kuvakkeen alta Integraatiot > Fortnox ja aloita napsauttamalla Yhdistä painiketta.
2. Kirjaudu Fortnoxin ponnahdusikkunassa sisään organisaatiosi pääkäyttäjän kirjautumistiedoilla.
3. Valitse listalta yritys, johon haluat yhdistää Severa-ympäristön.
4. Hyväksy pyydetyt käyttöoikeudet.
5. Tämän jälkeen pääset käsiksi integraation asetuksiin.

Integraatioasetuksien määritys ja käyttöönotto Severassa

Kun rekisterit on valmisteltu, voit viimeistellä integraation määritykset ja ottaa sen käyttöön.

Asiakkaat

Kun synkronoit asiakasrekistereitä ensimmäistä kertaa, sinulla voi olla seuraavat skenaariot:

1. Asiakkaita on vain toisessa järjestelmässä
2. Asiakkaita on molemmissa järjestelmissä, mutta toinen sisältää asiakkaita, joita ei ole toisessa järjestelmässä, ja haluat siirtää ne sinne
3. Asiakkaita on molemmissa järjestelmissä, ja osa niistä on yksilöllisiä kummassakin järjestelmässä, ja ne halutaan siirtää toiseen järjestelmään

Kahdessa ensimmäisessä skenaariossa sinun on asetettava toinen järjestelmä asiakkaiden pääjärjestelmäksi ja valittava Siirrä kaikki asiakkaat vaihtoehto. Kun olet suorittanut kaikki muut asetukset, voit ottaa integraation käyttöön. 

Kun olet synkronoinut asiakasrekisterin ensimmäiseksi, voit poistaa integraation käytöstä tilapäisesti ja poistaa vaihtoehdon Siirrä kaikki asiakkaat, mikä parantaa integraation suorituskykyä. Tarvittaessa voit myös muuttaa, kumpi järjestelmä on asiakkaiden pääjärjestelmä.

Kolmannessa skenaariossa sinun on ensin asetettava toinen järjestelmä asiakkaiden pääjärjestelmäksi ja valittava Siirrä kaikki asiakkaat vaihtoehto. Kun integraatioasetukset on määritetty, integraatio otetaan käyttöön ja kaikki asiakkaat siirretään. Kun asiakkaat on siirretty yhteen suuntaan, sinun on poistettava integraatio käytöstä, muutettava pääjärjestelmän suuntaa ja otettava integraatio uudelleen käyttöön.

Yhden järjestelmän asettaminen asiakkaiden pääjärjestelmäksi tarkoittaa, että integraatio ottaa huomioon vain toisista järjestelmistä tulevat asiakaspäivitykset. Uuden asiakkaan luomisessa integraatio toimii molempiin suuntiin, eli ne voidaan luoda kummassakin järjestelmässä.

Tuotteet

Voit valita, kumpi järjestelmä on pääjärjestelmä tuotteiden siirrossa. Integraatio ottaa huomioon vain pääjärjestelmästä tulevat tuotteiden päivitykset. Uuden tuotteen luomisessa integraatio toimii molempiin suuntiin, eli ne voidaan luoda kummassakin järjestelmässä.

Projektit

Projekteille Severa on aina pääjärjestelmä. On kuitenkin mahdollista valita vaihtoehto, jolla projekteja ei siirretä ollenkaan.

Myyntilaskut

Myyntilaskujen siirto Severasta Fortnoxiin edellyttää, että sinulla on luotuna oikeat laskun tilat Severan asetuksiin Laskutus > Laskun tilat:

1. Laskun tila, josta integraatio hakee laskua siirrettäväksi Fortnoxiin
2. Laskun tila, johon lasku siirtyy automaattisesti, kun se on onnistuneesti siirretty Fortnoxiin. Jos lasku lähetetään Fortnoxista, tämä tila voidaan myös yhdistää Severan laskun tilaan.
3. Lisäksi voit luoda yhden laskun tilan niitä laskuja varten, joilla on tila Maksettu Fortnoxissa.

Valitse, sisällytetäänkö laskun liitteet myyntilaskun mukaan. Voit myös valita, kumpi järjestelmä on pääjärjestelmä laskunumeroiden suhteen. Jos aiot laskuttaa suoraan Fortnoxista, aseta Fortnox laskunumeroiden pääjärjestelmäksi varmistaaksesi, että sinulla on keskeytymätön laskunumeroiden sarja.

Ostolaskujen siirtoasetukset

Integraatio mahdollistaa kulujen siirtämisen Severan projekteille Fortnoxissa vastaanotetuista toimittajien laskuista. Tämän tarkoituksena on mahdollistaa projektin kannattavuuden seuranta Severassa ja kulujen laskuttaminen loppuasiakkaalta.

Projektikulujen sujuvan laskutuksen varmistamiseksi on välttämätöntä, että toimittajakululla on tuotetunniste. Tämä voi tulla Fortnoxista kulujen kirjaamisen yhteydessä, tai jos tuotetta ei ole määritetty siellä, integraatio käyttää standardituotetta, jonka voit määritellä Severan integraatioasetuksissa. Kulujen ALV asetetaan tuotteen ALV:n perusteella.

Projektikulujen siirtämiseksi projektikirjanpidon on oltava käytössä Fortnoxissa. Fortnoxissa toimittajan laskun kirjanpitomerkinnät on kirjattava oikeaan projektiin, mikä saa kulun siirtymään Severaan määritettyyn projektiin.

Voit valita, siirretäänkö toimittajien laskujen kuvat projektin tiedostoihin. Jos tätä ominaisuutta käytetään, toimittajan laskun kuva, mukaan lukien liitteet, yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi. Tämän avulla voit sisällyttää ne liitteiksi, kun luot laskun asiakkaallesi.

Integraation virheilmoitukset

On suositeltavaa ottaa käyttöön sähköpostivaroitukset integraatiovirheistä. Tämä mahdollistaa sähköpostin vastaanottavien henkilöiden huomata virheet integraatiossa kirjautumatta Severaan ja tarkistamatta integraation siirtolokia virheiden varalta. Integraation siirtoloki ja mahdolliset siirtovirheet löytyvät integraatiosivulta rattaan kuvakkeen takaa Integraatiot > Fortnox > Siirtoloki.

Siirtoloki ja virhetilanteet

Integraatiossa tapahtuneet siirtovirheet kirjataan siirtolokiin. Voit tarkastella siirtolokia Severassa integraatiosivulla rattaan kuvakkeen takaa Integraatiot > Fortnox > Siirtoloki. Päivitämme myöhemmin yleisimpien virheilmoitusten syitä ja korjausehdotuksia ohjeartikkeliin.

Tekninen kuvaus (kenttävastineet)

Asiakkaat

Projektit

Laskut ja laskurivit

Työaika-, matkakulu- ja tuoterekisterit

Projektikulut

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei