Sähköposti-integraation avulla on mahdollista tallentaa sähköpostiviestit helposti Severaan.
Sähköpostit tallentuvat Severaan aktiviteetteina ja ne yhdistetään automaattisesti asiakkaaseen ja projektiin. Viestit välitetään Severaan käyttäen älykästä BCC sähköpostiosoitetta. Severaan tulevat sähköpostit lähetetään osoitteeseen "[email protected]", joka määritellään asetuksissa integraation käyttöönoton yhteydessä.
Sähköposti-integraatio on kaikkien saatavilla.
Kuinka integraatio toimii?
Sähköpostit luodaan Severaan aktiviteetteina tietylle aktiviteettityypille. Aktiviteettityyppi valitaan asetuksissa, kun integraatio otetaan käyttöön.
Jokainen sähköpostiviesti luodaan omana erillisenä aktiviteettina. Integraatio lukee sähköpostin vastaanottajat kentistä Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio (TO, CC, BCC) sekä sähköpostin otsikkotiedoista (email header). Sähköpostiviestin otsikko tulee täyttää, jotta viesti välittyy Severaan.
Sähköpostin lähettäjän tai vähintään yhden vastaanottajan tulee olla Severan käyttäjä. Käyttäjä tunnistetaan sähköpostiosoitteella. Turvallisuussyistä sähköpostit, joissa ei ole vastaanottajana Severa-käyttäjää eivät ole sallittuja.
- Aktiviteetin omistajaksi tulee sähköpostin lähettäjä, kun lähettäjänä on Severan käyttäjä.
- Mikäli sähköpostin lähettäjä ei ole Severan käyttäjä ja sähköpostin vastaanottajana on useampi Severan käyttäjä, joku vastaanottajista valitaan aktiviteetin omistajaksi ja muut lisätään aktiviteetin osanottajaksi.
- Kun vastaanottaja on Severan asiakkaalle määritelty yhteyshenkilö, yhteyshenkilö lisätään myös aktiviteetin osanottajaksi ja lisäksi aktiviteetti liitetään asiakkaaseen automaattisesti. Jos vastaanottajana on useiden eri asiakkaiden yhteyshenkilöitä, aktiviteettia ei linkitetä mihinkään asiakkaaseen ja kaikki yhteyshenkilöt lisätään ulkopuolisiksi osallistujiksi.
- Vastaanottaja lisätään myös ulkopuolisena käyttäjänä siinä tapauksessa, jossa sähköpostin vastaanottajana ei ole Severan käyttäjää tai asiakkaan yhteyshenkilöä.
Aktiviteetit on myös mahdollista linkittää myyntityöhön tai projektiin lisäämällä myyntityön/projektin numero sähköpostiosoitteen eteen. Esimerkiksi, kun projektinumero on 1001 ja asetuksiin määritelty yrityksen sähköpostiosoite on [email protected], lähettämällä sähköpostin osoitteeseen [email protected] aktiviteetti lisätään projektin aktiviteetiksi. Sähköpostiviestissä olevat liitteet lisätään myyntityölle tai projektille.
Miten integraatio otetaan käyttöön?
Integraatio on kaikkien saatavilla, ja se voidaan ottaa käyttöön asetuksista. Asetuksissa määritellään seuraavat tiedot:
- Oletus aktiviteettityyppi
- Tila
- Yrityksen sähköpostiosoite
Tallennuksen jälkeen integraatio on käytettävissä.
Tärkeää tietää
Mikäli yrityksellänne on käytössä Google- tai Exchange-kalenterisynkronointi, suosittelemme, että oletus aktiviteettityyppiä ei synkronoida. Käythän tarkistamassa tämän kalenterisynkronointi asetuksista heti asetusten tallennuksen jälkeen ja varmistat, että sähköposti-integraatiossa käyttämääsi oletus aktiviteettityyppiä ei synkronoida Google- tai Exchange-kalenterisynkronoinnissa.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback