Visma.net Financials

Yhdistä Severa ja Visma.Net Financials automatisoidaksesi laskutuksen ja projektin kulujen siirron. Rajapinta on suunniteltu tukemaan seuraavaa prosessia:

• Tuntikirjaukset ja kulut lisätään Severaan
• Myyntitöitä hallinnoidaan Severassa
• Projektien hallinta tehdään Severassa
• Asiakkaat ja tuoterekisteri siirretään ja niitä voidaan päivittää molemmissa järjestelmissä
• Visma.net Financials hallinnoi laskujen- sekä asiakkaiden numerointia
• Severa hallinnoi projektien numerointia
• Laskut lähetetään asiakkaille Severasta ja kirjanpitoon Visma.net Financialsiin
• Muistutuslaskut lähetetään Visma.net Financialsista
• Severa noutaa laskun maksutiedot Visma.net ERP:stä (osasuoritukset ja maksetut)
• Ostolaskut sekä muut transaktiot noudetaan Severaan projektin kuluiksi ja/tai laskutettaviksi maksueriksi Visma.net Financials:ta.

Laskut lähetetään asiakkaille Severasta, ja suosittelemme käyttämään Maventa-integraatiota automatisoidaksesi laskujen lähetyksen. Alla opastettu käyttöönotto auttaa sinua ottamaan rajapinnan käyttöön. Luethan huolellisesti alla olevat kohdat ennen käyttöönottoa.

Mikäli integraatio ei ole ollut yrityksellänne käytössä aiemmin, yrityksen tulee ennen integraation kytkentää olla yhteydessä sähköpostitse [email protected], saadakseen käyttöoikeuksien myöntämistä varten tarvittavan kutsukoodin. Kun kutsukoodi on lähetetty asiakaspalvelun toimesta, siirry Visma App Storeen myöntääksesi käyttöoikeudet:

1. Kirjaudu Visma App Storeen käyttäen samaa Connect-tunnusta, kuin Severaan kirjauduttaessa
   • Jotta pääset kirjautumaan Visma App Storeen ja kytkemään integraation päälle, sinulla tulee olla Integration administrator -tason käyttöoikeudet myönnettynä Visma.net -käyttäjienhallinnassa
2. Siirry Omat sovellukset -osioon, ja syötä saamasi kutsukoodi klikkaamalla Käytä kutsukoodia
   • Koodi on käytettävissä vain kerran
   • Koodi on voimassa 5 päivää
3. Syötä koodi, ja klikkaa Etsi
4. Varmista, että kaikki sovelluksen käyttöoikeudet ovat päällä
5. Viimeistele asetukset klikkaamalla Integroi
6. Tämän jälkeen voit siirtyä ottamaan integraatiota käyttöön alla olevien ohjeiden mukaisesti

Tarkistettavat asiat ennen integraation kytkentää

Ennen tietojen synkronoinnin aloittamista on tärkeää tarkistaa, että asiakkaiden numerointi, projektien numerointi ja tuotteiden numerointipituudet on asetettu oikein Financialissa. Esimerkiksi, jos projekteissasi Severassa numerointi on 4 numeroa, sinun on määritettävä projektin numerointipituus Financialsissa samaksi. Muussa tapauksessa tietojen synkronointi antaa virheilmoituksen. Tarkista Segmented keys (CS203000) ja Numbering sequences (CS201010) Financialsista.

Kun järjestelmien kytkentä on tehty ja kaikki data on synkronoitu, olemassaolevien asiakkaiden, projektien tai tuotteiden numerointia ei tule muuttaa. Käyttöliittymä antaa tehdä tämän, mutta tämä aiheuttaa virheilmoituksen tietojen siirrossa eivätkä tiedot siirry järjestelmien välillä. Tämä johtuu siintä, että asiakas-, projekti ja tuotenumeroa (tuotteet, työlaji & matkakulukoodit) käytetään tietojen linkittämiseen.

Kun integraatio otetaan käyttöön, pyydetään käyttäjää ensin syöttämään Visma.net -käyttäjätunnukset. Käyttäjällä tulee olla Visma.net Financials pääkäyttäjän oikeudet sekä Visma.net Financials käyttäjärooli määritettynä Visma.net Adminissa, jotta yhteyden muodostaminen onnistuu. Autentikointitunniste tallennetaan piilotetulle järjestelmäkäyttäjälle, jota käytetään kaikissa tulevissa tapahtumissa.

Severa-organisaation ja Visma.net yhtiön voi yhdistää vain, jos niillä on sama organisaationumero. Lisäksi organisaation on oltava saman yhtiön (lisenssi) alaisuudessa Visma.net Adminissa. Mikäli organisaatiot kuuluvat kahteen erilaiseen yhtiöön (lisenssit), sinun on otettava yhteyttä paikalliseen liiketoimintayksikköösi tietojen yhdistämiseksi.

Kun asennus on valmis, integraatio toimii automaattisesti 5 minuutin välein.

Tämä osio koskee vain niitä yhtiöitä, jotka käyttävät toimipaikkoja Visma.net Financialsissa ja/tai Yrityshierarkia-lisäosaa Severassa ja joissa osa Severan yksiköistä on määritetty toimimaan omina yhtiöinään syöttämällä niille Y-tunnuksen. 

Kun toimipaikat on yhdistetty vastaavien yhtiöidensä kanssa Severassa, laskut voidaan siirtää oikeiden yksiköiden alle Visma.net Financialsiin.

Tuoterekisterit ovat synkronoituja keskenään. Uusia tuotteita voidaan lisätä ja tietoa voidaan päivittää molemmissa järjestelmissä. Severan tuoterekisteri on jaettu kolmeen eri rekisteriin: työlajeihin, tuotteisiin ja matkakuluihin.

Integraatio tuo Visma.net Financials -varastoluokat Severaan. Visma.net Financials -varastoluokka määrittää ALV-käsittelyn ja kirjanpidon tilit kullekin tuotteelle. Varastoluokka voidaan valita jokaiselle tuotteelle, työlajille ja matkakululle Severassa. Varastoluokilla ei ole muuta logiikkaa Severassa ja siksi on tärkeää muistaa valita oikea laskutuksen ALV-prosentti Severassa.

Kun uusi tuote lisätään Visma.net Financialsiin, sen varastoluokan tyyppi määrittelee, mihin Severan tuoterekisterin osioon tuote lisätään:

• Tuotteet: ei-varastokohde, palvelukohteet
• Työlajit: työkohteet
• Matkakulut: kulukohteet

Tuotteet linkitetään järjestelmien välillä tuotekoodien avulla, jonka vuoksi koodi on pakollinen täyttää. Koska Severassa on kolme eri tuoterekisterin osiota yhdistettynä yhteen Visma.net Financials -rekisteriin, koodien on oltava uniikkeja kaikissa kolmessa rekisterissä. Koodin asetus Severassa asetuksissa Asetukset > Työaika-, matkakuku- ja tuoterekisterit on lukittuna, mikäli integraatio on käytössä.

Asiakasrekisterit ovat synkronoituja. Uusia asiakkaita, osoitteita ja yhteystietoja voidaan lisätä ja tietoa voidaan päivittää molemmissa järjestelmissä. Severan sisäistä asiakasta ei siirretä Visma.net Financialsiin. Kun integraatio otetaan käyttöön, inaktiivisia Visma.net Financialsin asiakkaita ei siirretä Severaan.

Visma.net Financials on asiakasnumeroinnin pääjärjestelmä. Tämä tarkoittaa, että kun integraatio otetaan käyttöön, Severassa olevat asiakkaat saavat uuden asiakasnumeron Visma.net Financialsista.

Integraatio tuo Visma.net Financials asiakasluokat Severaan. Visma.net Financials asiakasluokka määrittää ALV-käsittelyn ja kirjanpidon tilit kullekin asiakkaalle. Asiakasluokka voidaan valita jokaiselle asiakkaalle Severassa, jotta se olisi heti oikein Visma.net Financialsiin siirrettäessä. Asiakasluokilla ei ole muuta logiikkaa Severassa, ja siksi on tärkeää aina muistaa valita oikea laskutuksen ALV-prosentti Severassa.

Asiakkaat linkitetään järjestelmien välillä asiakasnumeron ja nimen avulla. Asiakkaiden nimet ovat uniikkeja Severa. Tämän vuoksi, mikäli samanniminen asiakas löytyy moninkertaisena Visma.net Financialsista, vain yksi näistä voidaan jättää aktiiviseksi.

Myynti ja projektit siirretään pelkästään Severasta Visma.net Financialsiin. Tiedot linkitetään Financialsiin jotta laskut kohdistuvat oikeille töille ja jotta ostolaskujen ja muiden kulujen siirto Severan töille on mahdollista.

Kun projekti on suljettu tai myyntityö hävitään Severassa, projekti Visma.net Financialsissa inaktivoidaan. Sisäisiä projekteja ei siirretä Visma.net Financialsiin.

Projektinumeroita hallitaan Severassa, mutta Visma.net Financialsissa on projektinumerosarjan pituus, joka tulee määrittää sopimaan Severan käyttämän numeroinnin kanssa. Projektinumerosarjan pituuden voi määrittää Segmentoidut avaimet -asetuksissa Financialsissa. Mikäli Severan numerointisarja on neljä numeroa pitkä, varmista, että Financialsissa on määritetty myös neljä numeroa.

Integraatio siirtää laskut ja hyvityslaskut Visma.net Financialsiin kirjanpitoa varten. Laskut ja hyvityslaskuja lähetetään asiakkaille Severasta. Laskunumeroinnin mahdollisten virhetilanteiden vuoksi Financials määrittää aina laskunumeroinnin, koska Financialsin kautta on mahdollista lähettää erikseen laskuja, jotka eivät liity Severan projekteihin. Maksumuistutukset tulee lähettää Financialsista. Severa hakee laskun maksutiedot Financialsista.

Lähettäessäsi laskuja asiakkaille, suosittelemme käyttämään Maventa-integraatiota lähetyksen automatisoimiseksi. Maventan kautta laskut voi lähettää verkkolaskuina, sähköpostitse, tai kirjepostitse.

Laskutusprosessi on seuraavanlainen:

1. Lasku tai hyvityslasku luodaan Severaan, ilman laskunumeroa.
2. Lasku käytetään tarvittaessa hyväksymisprosessin laskun tilassa.
3. Lasku lähetetään kirjanpitoon Financialsiin.
4. Laskunumero ja viitenumero päivitetään Severaan Financialsista.
5. Lasku lähetetään asiakkaalle Severasta tai Severasta Maventaan, ja sitä kautta asiakkaalle.
6. Maksumuistutukset lähetetään asiakkaalle Financialsista.
7. Severa hakee laskun maksutiedot Financialsista.

Laskujen liitteet voidaan siirtää laskun mukana Financialsiin.

Kun lasku siirretään Visma.net Financialsiin, Severan laskun kokonaissummaa, joka sisältää ALV:n, verrataan samaan lukuun Visma.net Financialsissa. Jos erotus on yli 0,05, laskua ei luoda Visma.net Financialsiin, ja lasku ei siirry Severasta eteenpäin. Tämä ongelma ilmenee, jos arvonlisävero laskulla on määritetty väärin. Ratkaisuksi tulee tarkistaa laskurivit, korjata virheellinen ALV-prosentti ja asettaa lasku uudelleen "Transfer invoice into Financials"-tilaan. Suosittelemme luomaan laskuraportin, jossa on suodatettu pelkät virheeseen jääneet laskut näkyviin, jotta pysyt ajan tasalla siirtymättömistä laskuista.

Severassa laskun tilat määrittävät laskutusprosessin. Integraatio perustuu laskujen tilojen järjestykseen ja asetuksiin, joten varmista, että laskun tilojen prosessi on määritetty oikein. Laskun tiloissa voi olla eroa, riippuen onko käytössä esimerkiksi laskujen hyväksyntää, tai jos Maventa-integraatio on käytössä. Katso alta esimerkkejä siitä, kuinka laskun tilojen asetukset tulee asettaa.

Katso alta esimerkkejä laskun tilojen järjestyksen ja asetuksien määrittämiseen. Laskun tilojen nimien osalta ei ole rajoituksia.

Ensimmäisen tilan tulisi olla laskuille, joiden siirto Severasta Financialsiin on epäonnistunut. Tämä tila ei saa olla laskujen oletustilana. Oletustila on tila, johon Severassa luotava lasku automaattisesti määritetään.

Laskunumero-valinta tulee määrittää siihen tilaan, jolloin lasku on siirretty Visma.net Financialsiin, sekä muihin tiloihin siitä eteenpäin.

Severan asetuksissa Asetukset > Laskutus > Laskun numerointi, ota valinta Muodosta laskunumero hyvityslaskulle pois päältä, jotta laskunumero määräytyy Financialsista.

Asetuksissa Laskutus > Laskun tilat, määritä hyvityslaskun oletustilaksi se tila, josta laskut siirtyvät automaattisesti Financialsiin. Näin ollen, kun hyvityslasku luodaan, se siirretään välittömästi Visma.net Financialsiin.

Ensimmäinen esimerkki: Yrityksellä on käytössä laskujen tarkistus-/hyväksyntäprosessi, laskut lähetetään asiakkaille Maventan kautta

Hyvityslaskun oletustilaksi on valittu Hyväksytty, valmis lähetettäväksi Financialsiin

Toinen esimerkki: Yrityksellä ei ole käytössä laskujen tarkistus-/hyväksyntäprosessia, laskut lähetetään asiakkaille suoraan Severasta

Hyvityslaskun oletustilaksi on valittu Lähetetty Financialsiin

Ostolaskut ja muut tapahtumat voidaan siirtää Financialsista Severaan projektin kuluiksi. Siirrossa määritetään projektin nimi sekä dokumentti siirrosta.

Liitteet siirretään näiden tietojen mukana. Jos liite on tapahtumarivillä, se lisätään kyseisen rivin projektin tiedostoihin Severassa. Jos liite ei ole erikseen määritetty yksittäiselle riville, ja siirrossa olevat rivit kuuluvat eri projekteille, liite lisätään kaikille mainituille projekteille.

Projektin kulujen ja liitteiden kuvaus Severassa muodostuu tapahtumarivin kuvauksesta, viitenumerosta, toimittajan numerosta ja toimittajan nimestä.

Projektin kuluja voidaan lisätä Severaan vain kuluina, tai kuluina ja jälleenlaskutettavina riveinä. Kun tapahtumat tuodaan pelkästään kuluina, kaikkien kohteiden yksikköhinta on aina 0,00. Kun rivit tuodaan kuluina ja laskutettavina riveinä, laskutettavaan hintaan voi vaikuttaa erillisellä kertoimella. Kun kerroin on 100%, yksikköhinta ja kulu ovat samat. Jos kerroin on esimerkiksi 150%, tällöin yksikköhinta = yksikkökustannus x 1,5.

Ensimmäisenä siirry Visma.net Financialsiin kytkeäksesi integraation päälle asetuksista (Menu > More items > System > Licensing > Enable/Disable features).

Tämän jälkeen kytke integraatio Severaan päälle rattaan kuvakkeen alta Tilaus-sivun kautta: Tilaus > Integraatiot > Visma.net Financials.

Tämän jälkeen siirry asetuksiin rattaan kuvakkeen alta Asetukset > Integraatiot > Visma.net Financials. Ohjattu toiminto käynnistetään ja järjestelmä auttaa tietojen tarkistamisessa sekä vahvistamisessa. Ohjatussa toimintopolussa näet myös vinkkejä yleisimpien ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi.

Automatisoidaksesi laskutusprosessisi täydellisesti, suosittelemme käyttämään Maventaa laskujen lähettämisessä.

Siirry asetuksiin Asetukset > Visma.net ERP > Laskutus ja salli asetus Lähetä laskut Maventan kautta. Asetus estää laskujen uudelleenlähettämisen Visma.net ERP:stä ja näin ollen vältytään tuplalaskuilta.

Suosittelemme ensiksi kytkemään Maventa-integraation päälle, ja sen jälkeen Visma.net Financialsin, koska molemmissa integraatioissa tulee huomioida laskun tilojen järjestys.

Laskun tilojen järjestys käytettäessä Maventaa ja Visma.net Financialsia samanaikaisesti:

Laskun tilat Maventa-integraatiossa:

• Laskujen tila, jotka halutaan siirtää: Siirretty Financialsiin, lähetetty asiakkaalle
• Laskujen tila siirron jälkeen: Lähetetty
• Laskujen tila virheilmoituksen jälkeen: Virhelaskut

Laskutusprosessi, kun käytössä on Maventa sekä Visma.net Financials, toimii seuraavasti:

1. Lasku ja hyvityslasku luodaan Severassa ilman laskunumeroa laskun oletustilaan.
2. Jos laskujen hyväksyntäprosessi on käytössä, tulee se tehdä seuraavaksi käyttäen laskun tiloja.
3. Siirrä lasku Lähetetty Financialsiin tilaan lähettääksesi laskun kirjanpitoon Financialsiin. Laskulla ei ole vielä tässä vaiheessa laskunumeroa.
4. Integraatio siirtää laskun Financialsiin ja määrittää sen Severassa laskun tilaan Siirretty Financialsiin, lähetetty asiakkaalle. Tässä vaiheessa lasku saa numeron.
5. Tämän jälkeen Maventa-integraatio lähettää laskun asiakkaalle.
6. Lasku lähetetään asiakkaalle Maventasta ja lasku siirtyy Severassa tilaan Lähetetty.
7. Visma.net Financials integration will automatically update invoices into partially paid and paid statuses.

Laskut voidaan lähettää asiakkaille Severasta sähköpostitse, liittäen laskun PDF:n sähköpostiviestiin.

Kun lasku on siirretty Visma.net Financialsiin, se saa laskunumeron, ja lasku voidaan lähettää asiakkaalle. Kun lasku on lähetetty asiakkaalle sähköpostitse tai postitse, tulee laskun tila päivittää manuaalisesti Severassa tilaan Lähetetty. Tämän jälkeen Financials päivittää laskun tilan Severaan, kun se rekisteröi sille osasuorituksen tai kokonaisen suorituksen.

Huomioitavia asioita liittyen laskujen kokonaissummiin ja pyöristyseroihin:

• Koska laskut siirretään Financialsiin kirjanpitoa varten, on erittäin tärkeää varmistaa, että laskutetut summat täsmäävät saatujen maksusuorituksien kanssa.
• Joitakin pyöristyseroja voi ilmetä, erityisesti laskutettaessa eri valuutalla, mutta erot ovat normaalitilanteessa alle 0,05 laskun kokonaissummasta.
• Kun lasku lähetetään Severasta Financialsiin, integraatio tarkistaa, että laskujen kokonaissummat täsmäävät järjestelmien välillä. Mikäli ero on suurempi kuin 0,05, lasku poistetaan Financialsista ja se siirretään Severassa laskun tilaan Virhelaskut.
• Suosittelemme luomaan laskuraportin, jossa seurataan virhetilaan päätyneitä laskuja, jotta pysyt ajan tasalla laskuista ja voitte reagoida helposti ja nopeasti ilmeneviin siirtovirheisiin.
• Laskujen kokonaissummat eivät täsmää arvonlisäverokäsittelyn vuoksi. Kun Visma.net Financials hylkää laskun, Severassa olevalla laskulla olevat verotustiedot ovat väärin. Visma.net Financials on ERP-järjestelmä, ja sen verotuskäsittely on hieman tarkempi kuin Severassa, joten sieltä saatavat tiedot laskun verotuskäsittelystä on ensisijainen.
• Korjataksesi laskun ALV-tietoja, siirrä lasku Vedos-tilaan ja korjaa veroprosentit laskuriveille. Korjauksen jälkeen siirrä lasku uudelleen tilaan, josta integraatio hakee laskun siirrettäväksi Financialsiin. Välttääksesi vastaavan virheen jatkossa, tarkista, että asiakkaan oletusveroprosentti on oikein ja että tuoterekisterissä olevien tuotteiden veroprosentit on määritetty oikein.

Perustietojen synkronointi suoritetaan ohjatun toiminnon avulla. Tässä havaitut virheet näytetään käyttäjälle välittömästi, ja virheet tulee korjata, jotta integraatio toimii oikein.

Kun integraatio on kytketty päälle ja toimii automaattisesti, voit tarkastella virhelokia Severassa rattaan kuvakkeen alta > Integraatiot > Visma.net Financials > Siirtoloki.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei