Projektisuunnitelma-välilehdellä voit tarkastella ja muokata resurssiallokaatioita Jäsenet & aktiviteetit -osiossa.
Näet työryhmän jäsenet, kun avaat projektin tai projektin vaiheen. Jokaisen käyttäjän perässä näet kuinka paljon käyttäjälle on allokoitu tunteja ja kuinka paljon tunteja on jo kirjattu. Oikealla näet Gantt-kaaviossa allokoinnit aikajanalla sekä käyttäjän senhetkisen työkuorman värikoodattuna palkkina. Tässä näkymässä voit myös muuttaa resursoinnin aikajanaa klikkaamalla aikajanan päällä hiirellä ja raahaamalla sitä tai vaihtamalla alkamis ja/tai päättymispäivää.
Kun lisäät uuden jäsenen projektille, voit rajata hakua käyttäjän yksikön tai avainsanojen perusteella. "Vapaana" rajaa haun vain niihin käyttäjiin, joilla haluttu työmäärä on käytettävissä valitulle aikajaksolle. Tämä vastaa tuntimäärää, joka näkyy käyttäjän Vapaana vaiheen ajalla sarakkeessa ja lisäksi se näytetään prosenttiosuutena kokonaiskapasiteetista.
Allokoidun työajan tulisi vasta työmääräarviota projektisuunnitelmalla ja tämän kanssa pyrimme auttamaan. Pika-allokointi -toiminnon avulla voit helposti allokoida asetetun työmääräarvion projektin jäsenille. Voit jakaa allokoimattomat tunnit koko projektille tai vaihekohtaisesti.
Vaiheilla näkyvä allokoimattomien tuntien määrä lasketaan vähentämällä allokoidut tunnit työmääräarviosta. Kaikkien vaiheiden allokoimattomien tuntien summa näytetään projektin päätasolla. Allokoimattomien tuntien yhteismäärä näytetään myös kohdassa Allokoimatta.
Suosittelemme asettamaan aikataulun projektille sekä vaiheille sekä määrittämään jäsenet valmiiksi ennen kuin käytät pika-allokointia. Kun olet määrittänyt projektisuunnitelman sekä jäsenet ja haluat nopeasti allokoida jäljellä olevat tunnit, tämä onnistuu klikkaamalla Allokoi työtunteja -painiketta.
Kun avaat Allokoi työtunteja -näkymän, näet kaikki vaiheet, joilla on allokoimattomia tunteja. Tässä näkymässä voit myös nähdä ja muokata projektin ja vaiheiden jäseniä. Valitsemalla Lisää resurssiallokaatio, jaetaan allokointi oletuksena tasan kaikkien vaiheen jäsenien kesken. Oranssi kolmio ilmoittaa, jos käyttäjä ei ole käytettävissä allokoitua tuntimäärää.
Avaamalla halutun vaiheen, voit tarkastella jäsenten saatavuutta tarkemmin ja muokata tuntien jakautumista. Voit muokata allokointia klikkaamalla arvoa Allokointi-kentässä. Voit myös muuttaa kuormituksen esitystavan tunneista prosenteiksi valitsemalla Prosenttia työmääräarviosta. Kun muutat käyttäjän allokointia manuaalisesti, jaetaan jäljellä oleva kuormitus automaattisesti muiden jäsenten kesken niin, että alkuperäinen työmääräarvio pysyy samana. Jos haluat perua tekemäsi muutokset, onnistuu tämä painamalla Palauta oletukset -painiketta.
Kun valitset Lisää resurssiallokaatio, jaetaan allokointi kaikkien jäsenten kesken kaikille vaiheille. Oletusaikajakso käyttäjien resurssiallokaatiolla on sama kuin vaiheen aikajakso ja se lukitaan aikajaksolle näyttämällä lukko-kuvake. Lukitus tarkoittaa sitä, että muuttaessasi vaiheen aikataulua, resurssiallokaatiot siirtyvät sen mukana.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää pika-allokointia myös vaihetasolla ja se toimii ylläkuvatun mukaisesti. Jos vaiheella on yhtä paljon tai enemmän resurssiallokointia verrattuna työmääräarvioon, tällöin Pika-allokointi -painike ei ole käytettävissä.
Voit lisätä resurssiallokaatioita henkilölle klikkaamalla haluttua ajanjaksoa Gantt-näkymässä. Kun ajankohtaa klikataan, avautuu Uusi resurssiallokaatio -näkymä. Tässä näkymässä voit valita manuaalisesti allokoitavan tuntimäärän sekä aikajakson. Voit myös määrittää allokoinnin prosenteissa.
Resurssiallokointia lisättäessä, oletusaikajaksona on valittu viikko. Jos näkymää zoomataan esimerkiksi kahden viikon näkymään, oletusaikajaksona on yksi päivä.
Jos haluat allokoida tunteja vaiheen aikajaksolle, voit lukita sen valitsemalla Vaiheen alku tai Vaiheen deadline. Tällä tavalla allokaatio lukitaan vaiheen kestoon, joka näytetään lukko-kuvakkeena allokaation alussa ja lopussa. Jos muutat vaiheen aikajaksoa, siirtyvät allokoinnit automaattisesti tämän mukana. Vaiheen alku- ja päättymisaika näytetään myös avautuvassa kalenterinäkymässä.
Resurssiallokaation lisäämisen jälkeen voit helposti muokata sen aikajaksoa raahamalla sitä kuvaavaa palkkia tai siirtämällä sen päitä. Valitsemalla olemassa olevan allokaation, avataan Muokkaa resurssiallokaatiota -näkymä. Ero tämän ja Uusi allokointi -näkymän välillä on, että muokkausnäkymässä näet käyttäjän allokoinnin edistymisen sekä muita tietoja allokointiin liittyen. Vaiheen edistyminen -osion alussa näytetään kuinka paljon vaiheelle on arvioitu, allokoitu ja toteutunut tunteja. Tämän alapuolella näet, kuinka paljon käyttäjälle on allokoitu tunteja ja paljon niitä on tehty.
Lisää toimintoja -näkymässä voit siirtää allokoinnin toiselle projektille tai vaiheelle sekä muuttaa henkilöä kenelle tunnit allokoidaan. Allokointia on myös mahdollista pilkkoa, joka on kätevää esimerkiksi silloin, kun käyttäjän työpanosta tarvitaan vaiheen alussa ja lopussa. Pilko-painike jakaa allokoinnin klikkaamastasi kohdasta ja jakaa tunnit kahteen eri allokointiin niiden pituuden perusteella.
Jos poistat käyttäjän projektilta tai vaiheelta, saat kyselyn mitä käyttäjän resurssiallokaatioille halutaan tehdä.
- Poistaa kaikki meneillä olevat ja tulevat resurssiallokaatiot.
- Jättää resurssiallokaatiot.
- Siirtää resurssiallokaatiot toiselle henkilölle.
- Siirtää resurssiallokaatiot roolille
Voit poistaa resurssiallokaation klikkaamalla allokaatioriviä ja klikkaamalla Poista. Tämä poistaa pelkän allokoinnin jäseneltä ja voit allokoida tunnit jollekin toiselle työryhmän jäsenelle.
Voit myös poistaa kaikki projekti ja vaiheen resurssiallokaatiot. Poista resurssiallokaatiot -valinta löytyy toimintovalikosta Projektisuunnitelma-välilehdellä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback