Fivaldi

Ohjeen sisältö

• Kuvaus
• Huomio ennen aloittamista
• Käyttöönotto Severassa
• Laskuaineiston muodostaminen
• Siirtoloki
• Tietojen siirtyminen Severasta Fivaldiin
• Tyypillisiä virheviestejä siirtolokilla

Kuvaus

Siirrä laskut sähköisesti suoraan Severasta Fivaldiin. Fivaldi on talous- ja kiinteistöhallinnan pilvipalvelu, joka kattaa työkalut sekä taloushallinnan että kiinteistöhallinnan ammattilaisen eri tarpeisiin, sekä ratkaisut taloushallinnon ulkoistajalle yhdessä tilitoimiston kanssa.

Integraatio siirtää myyntilaskut ja niihin liittyvät asiakkaat Severasta Fivaldiin. Severan myyntilaskut siirtyvät Fivaldiin tilauksina, ei suoraan reskontraan. Integraation toiminta perustuu laskun tiloihin. Fivaldiin siirretään Severasta ne laskut, jotka ovat asetuksissa määrätyssä tilassa Laskujen tila, jotka halutaan siirtää. Kun integraatio on onnistuneesti siirtänyt laskun Fivaldiin, vaihdetaan laskun tilaksi asetusten mukaisesti automaattisesti Laskujen tila siirron jälkeen. Integraatio siirtää laskuja automaattisesti taustalla viiden minuutin välein.

Laskuun liittyvä asiakas siirretään laskun siirron yhteydessä Severasta Fivaldiin. Yksityiskohdat siirtyvistä tiedoista löytyvät ohjeen alaosan taulukosta.

Takaisin ylös

Huomio ennen aloittamista

• Ennen integraation käytön aloittamista tulee Fivaldista sallia pääsy Severalle.
• Severa-integraatiolle tulee sallia pääsy Fivaldin ympäristöön. Tämä tapahtuu Fivaldin palvelun hallinnasta tilitoimiston toimesta. Lisätietoja saat teknisestä ohjeesta ja tarvittaessa Fivaldin asiakastuesta.

Takaisin ylös

Käyttöönotto Severassa

Integraation käyttöönotto ja asetuksien määrittäminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet Severaan.

Asiakkaiden siirto

Asiakkaiden siirto tapahtuu Severasta Fivaldiin laskun siirron yhteydessä, jolloin Severan asiakastieto linkitetään Fivaldin asiakastietoon. Tämän jälkeen tietyt muutokset asiakastiedoissa päivityttyvät Fivaldiin (katso lisätietoja alla olevista taulukoista).

Mikäli asiakas on luotu Fivaldissa ja sama asiakas luodaan tämän jälkeen Severassa uutena asiakkaana, syntyy Fivaldiin ylimääräinen vastaava asiakas. Tämä johtuu siitä, että kaikkia asiakkaita ei voida luotettavasti liittää järjestelmien välillä esimerkiksi Y-tunnuksen perusteella.

Pakollisia täytettäviä asiakastietoja ovat y-tunnus sekä lisäksi jokin seuraavista tiedoista: verkkolaskutustiedot, sähköposti tai osoite. 

Mikäli kyseessä on henkilöasiakas, jolla ei ole y-tunnusta, syötä Y-tunnus-kenttään sana yksityishenkilö.

Y-tunnus-, sähköposti- ja osoitetiedot syötetään asiakaskortin Yhteystiedot-välilehdellä niille osoitettuihin kenttiin, ja verkkolaskutustiedot täytetään Asiakkaan asetukset -välilehdellä Verkkolaskutus-osioon.

Jos haluat pakottaa asiakkaan laskun lähetettäväksi sähköpostitse, tulee tällöin Severassa asiakkaan asetuksissa korvata Verkkolaskuosoite- ja Välittäjän tunnus -kenttien tiedot isoilla kirjaimilla kirjoitetulla EMAIL -sanalla.

Mikäli haluat pakottaa asiakkaan laskun lähetettäväksi postitse, tulee tällöin Severassa asiakkaan asetuksissa korvata Verkkolaskuosoite- ja Välittäjän tunnus -kenttien tiedot isoilla kirjaimilla kirjoitetulla PRINT -sanalla.

Tuotteet, työlajit ja matkakulut

Ennen käyttöönottoa tulee varmistaa, että tuotteet, työlajit sekä matkakulut on linkitetty koodien avulla järjestelmien välillä. Tuotteisiin, työlajeihin tai matkakuluihin tehtyjä muutoksia ei synkronoida integraatiossa järjestelmien välillä, vaan muutokset tulee tehdä aina manuaalisesti Severaan sekä Fivaldiin.

Tuotteiden asetukset

1. Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
2. Siirry Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit
3. Avaa Tuotteet
4. Lisää uusi tuote tai muokkaa olemassa olevaa tuotetta
5. Anna laskutettaville tuotteille tunniste, joka vastaa Fivaldissa olevaa tuotekoodia

Tuotteeseen kohdistumattomat laskurivit jäävät laskujen siirrossa virheeseen eli näitä ei saa käyttää laskulla integraation ollessa käytössä. Jos laskurivi perustuu tuotteeseen, tulee tuotteen olla lisättynä tuoterekisteriin samalla tunnisteella molemmissa järjestelmissä.

Työlajien asetukset

1. Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
2. Siirry Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit
3. Avaa Työlajit
4. Lisää uusi työlaji tai muokkaa olemassa olevaa työlajia
5. Anna laskutettaville työlajeille tunniste, joka vastaa Fivaldissa olevaa työlajin koodia

Matkakulujen asetukset

1. Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
2. Siirry Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit
3. Avaa Matkakulutyypit
4. Lisää uusi työlaji tai muokkaa olemassa olevaa matkakulutyyppiä
5. Anna laskutettaville matkakulutyypeille tunniste, joka vastaa Fivaldissa olevaa matkakulutyypin koodia

Laskun tilat

Integraatio toimii laskun tilojen mukaan automaattisesti siten, että Severaan määritetään kaksi laskun tilaa:

• Laskun tila, josta integraatio poimii viiden minuutin välein laskuja siirrettäväksi Fivaldiin
• Laskun tila, johon integraatio siirtää automaattisesti Fivaldiin onnistuneesti siirtyneet laskut

Määritä tarvittavat laskun tilat Severan asetuksiin:

1. Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
2. Siirry Laskutus > Laskun tilat
3. Luo uudet laskun tilat tai muokkaa olemassa olevia laskun tiloja siten, että Fivaldiin siirtoa odottaville laskuille sekä Fivaldiin siirretyille laskuille on oma tila
4. Laskun tilat voivat olla esimerkiksi nimellä Siirrä Fivaldiin ja Siirretty Fivaldiin

Integraation käyttöönottoasetukset

1. Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
2. Siirry Integraatiot > Fivaldi
3. Aseta laskujen tilat
   • Laskujen tila, jotka halutaan siirtää: Esim. Siirrä Fivaldiin. Tästä tilasta integraatio hakee laskuja automaattisesti siirrettäväksi eteenpäin.
   • Laskujen tila siirron jälkeen: Esim. Siirretty Fivaldiin. Tähän tilaan integraatio siirtää automaattisesti onnistuneesti lähetetyt laskut.
4. Valitse oletusarvo tiliöintiryhmälle uusille asiakkaille
5. Valitse oletusarvo laskun lähetystavalle
6. Määritä halutessasi sähköpostiosoite/-osoitteet mahdollisten siirtovirheiden vastaanottamiseksi sähköpostitse
   • Valitse Lähetä sähköpostia, kun integraatio raportoi virheestä
   • Lisää tarvittavat sähköpostiosoitteet. Voit valita olemassa olevista Severan käyttäjistä, tai lisätä minkä tahansa sähköpostiosoitteen syöttämällä sen suoraan tekstikenttään.

Takaisin ylös

Laskuaineiston muodostaminen

1. Luo lasku Severaan
2. Muuta laskun tila siihen tilaan, joka on asetuksissa määritetty Laskun tilaksi, jotka halutaan siirtää (esim. Siirrä Fivaldiin)

Integraatio yrittää siirtää laskuja automaattisesti taustalla viiden minuutin välein. Mikäli siirto tilaukseksi onnistuu, integraatio siirtää laskun/laskut automaattisesti integraatioasetuksissa määritettyyn laskun tilaan siirron jälkeen, esim. Siirretty Fivaldiin.

Mikäli siirto epäonnistuu, ja lasku/laskut jäävät virheeseen, ovat virheet nähtävissä siirtolokissa. Myös mahdollinen sähköpostiviesti virheistä lähetetään, mikäli tämä asetus on integraatioasetuksissa valittuna.

Takaisin ylös

Siirtoloki

Mahdolliset virheet laskujen siirrossa löydät integraation Siirtolokista seuraavasti:

1. Avaa rataskuvakkeen takaa Integraatiot
2. Valitse Siirtoloki
3. Valitse Integraation nimi -alasvetovalikosta Fivaldi
4. Voit halutessasi suodattaa lokitapahtumia ajan ja lokitason mukaisesti

Tietojen siirtyminen Severasta Fivaldiin

Alla olevassa taulukossa on kerrottu yksityiskohtaisemmin järjestelmien välillä siirtyvistä tiedoista.

Myyntilaskun tiedot

Laskurivien tiedot

Asiakkaan tiedot

Takaisin ylös

Tyypillisiä virheviestejä siirtolokilla

• Free text below rows cannot exceed 512 characters
  • Merkkien kenttä ylittää enimmäismäärän. Lyhennä tekstikentän merkkimäärää.
• Product code with id 100 does not exist on Fivaldi company
  • Severassa käytettyä koodia ei löydy Fivaldi-rekisteristä. Käytä olemassa olevaa koodia tai päivittä Fivaldi-rekisteri.
• Sales order row with Product code 100 does not have posting set
  • Tuotteelta puuttuu tiliöintiryhmä. Lisää tiliöintiryhmä tuotteelle Fivaldissa.
• Item's code cannot be empty
  • Tuotteelle ei ole lisätty tunnistetietoa tuoterekisterissä. Päivitä tuotteelle tunniste tuoterekisterin asetuksissa, jotka löydät polusta Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Tuotteet.
• Row description cannot exceed 80 characters.
  • Laskurivin Kuvaus-kentän merkkimäärä ylittää sallitun rajan (80 merkkiä). Palauta lasku Vedos-tilaan ja lyhennä kuvauksen merkkimäärä, jonka jälkeen kokeile siirtoa uudelleen.

Takaisin ylös

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei