Severa-PowerOffice-integraation avulla voit siirtää myyntilaskut, ostolaskut sekä työaikamerkinnät saumattomasti Severasta PowerOfficeen. Tämän ansiosta voit hallita projektiliiketoimintaa tehokkaasti Severassa ja hoitaa kirjanpidon PowerOfficessa, mikä minimoi manuaalisen tiedonsyötön tarpeen.

Integraatiossa synkronoidaan järjestelmien välillä asiakkaat, yksiköt, tuotteet, työlajit, projektit ja työntekijät. Severassa luodut projektit voidaan siirtää PowerOfficeen, ja myyntilaskut siirtyvät automaattisesti valitun laskun tilan perusteella. Myös lähetettyjen ja maksettujen laskujen tila päivittyy takaisin Severaan. Ostolaskut siirretään PowerOfficesta Severaan kohdistamalla projektinumero laskuriville PowerOfficessa. Tämän jälkeen ostolaskun rivit siirtyvät Severaan kyseisen projektin kuluiksi Taloustiedot > Maksuerät & muut kulut -osioon.

Integraation tiedonsiirto toimii automaattisesti vuorokaudenajan mukaan porrastetussa syklissä. Tämä optimoi järjestelmän suorituskyvyn ja varmistaa, että tiedot ovat ajantasaisimmillaan silloin, kun niitä eniten tarvitaan. Tiedot synkronoidaan seuraavan aikataulun mukaisesti (ilmoitetut kellonajat Suomen ajassa):

Ennen kuin integraatio otetaan käyttöön, on tärkeää varmistaa seuraavat asiat:

Integraatiossa valitaan, kumpi järjestelmistä on pääjärjestelmä eli master. Master-valinta vaikuttaa integraatiossa siirrettäviin tietoihin seuraavasti:

Asiakkaat yhdistetään järjestelmien välillä asiakasnumeron perusteella. Asiakastietojen siirrossa järjestelmien välillä on seuraavia sääntöjä:

Kun nämä kriteerit täyttyvät kerran, integraatio muistaa asiakkaan jatkossa, vaikka kriteerit myöhemmin muuttuisivat. Severan asiakkaan päätoimipaikan osoite (headquarter address) siirtyy PowerOfficen toimitusosoitteeksi (delivery address).

Severan tuotteet, työlajit ja matkakulut synkronoidaan PowerOfficen tuoterekisterin kanssa. Kohteet yhdistetään Severan tuotteen, työlajin ja matkakulun tunnisteen ja PowerOfficen tuotekoodin (product code) perusteella. Tuotteiden, työlajien ja matkakulujen synkronoinnissa on seuraavia sääntöjä:

Projektit yhdistetään projektinumeron perusteella. Vain ne projektit, joiden tila Severassa on Voitettu (won), siirretään PowerOfficeen. Jos luot projektin suoraan PowerOfficessa, se perustetaan Severaan automaattisesti Voitettu-tilassa.

Severan yksiköt synkronoidaan PowerOfficen osastojen (departments) kanssa. Yhdistäminen tapahtuu Severan yksikön tietoihin syötettävän koodin ja PowerOfficen osastokoodin perusteella. Varmista, että koodit täsmäävät molemmissa järjestelmissä. Löydät yksikön koodin Severasta asetuksista rattaan kuvakkeen takaa Asetukset > Organisaatio > Yksiköt.

Integraation aktivoimiseksi sinun on ensin otettava käyttöön siihen liittyvä lisäosa. Siirry Severassa rataskuvakkeen alle: Asetukset > Tilaus > Integraatiot ja kytke PowerOffice-valinta päälle.

Seuraavaksi järjestelmien välille on muodostettava suojattu yhteys. Integraation aktivoivalla käyttäjällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet PowerOfficessa: käyttäjän on oltava PowerOfficessa joko järjestelmänvalvoja (administrator) tai hänellä on oltava käyttöoikeus Settings > Organization.

Kun autentikointi on suoritettu onnistuneesti, voit määrittää integraation asetukset. Näkymän yläosassa voit suorittaa rekisterien vertailun luomalla rekisterien vertailuraportin. Napsauta Luo raportti varmistaaksesi, että rekisterit täsmäävät järjestelmien välillä.

Severan laskujen tiloja käytetään tiedonsiirron käynnistämiseen ja laskujen seurantaan. Suunnittele ja luo Severaan laskujen tilat, joita haluat integraatiossa käyttää. Luo tarvittavat laskun tilat Severan asetuksissa Laskutus > Laskun tilat. Määritä integraatioasetuksiin seuraavat tilat:

Määritä, siirretäänkö laskun mukana liitteitä PowerOfficeen:

Ota halutessa tuntikirjausten siirto käyttöön liukukytkimestä napsauttamalla. Määritä, mistä ajankohdasta eteenpäin tuntikirjaukset siirretään. Valitse Oletuspalkkalaji siirrettäviä tuntikirjauksia varten, mikäli kirjauksen työlajille ei löydy vastaavaa palkkalajia entuudestaan PowerOfficesta.

Ota halutessa poissaolojen siirto käyttöön liukukytkimestä napsauttamalla. Määritä, mistä ajankohdasta eteenpäin poissaolot siirretään. Valitse Oletuspalkkalaji siirrettäviä poissaoloja varten, mikäli kirjauksen poissaolotyypille ei löydy vastaavaa palkkalajia entuudestaan PowerOfficesta.

Kun kaikki integraatioasetukset on määritetty ja asiakas-, tuote-, työlaji-, matkakulu- ja projektirekisterit on tarkistettu, kytke integraatio päälle aktivoimalla liukukytkin Enable integration.

Integraatio toimii siirtojen osalta automaattisesti:

| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
| --- | --- | --- |
| guid | Id | Uniikki tunniste |
| productCategory | ProductGroupCode | Linkitys tuoteryhmään |
| code | Code | Tuotteen ensisijainen koodi tai SKU |
| name | Name | Tuotteen nimi |
| proposalDescription | Description | Tarkempi tuotekuvaus |
| unitPrice.amount | UnitPrice | Oletusyksikköhinta (ennen ALV) |
| measurementUnit | UnitOfMeasureCode | Mittayksikkö |
| | | |
| isActive | IsArchived | Tuotteen tila (Aktiivinen / Arkistoitu) |
| type | ProductType | Mäppäys loogisesti:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service |

| Kenttä Severassa | Kenttä PowerOfficessa | Kuvaus |
| --- | --- | --- |
| ProjectCode | ProjectCode | Projektikoodi (pakollinen kuluveloitusta varten) |
| ProductCode | ProductCode | Tuotekoodi |
| Quantity | Quantity | Määrä |
| unitPrice.amount | ProductUnitPrice | Tuotteen yksikköhinta |
| Description | Description | Rivin kuvausteksti |
| productType | FromProduct | Mäppäys:
Severa: FixedFees + Materials = PO: Product
Severa: SubContracting = PO: Service
​Jos tuotekoodia ei ole, käytetään oletustuotetta. |
| unitPrice.currencyCode | CurrencyCode | Valuuttakoodi |