Siirrä laskut sähköisesti suoraan Severasta Fivaldiin. Fivaldi on talous- ja kiinteistöhallinnan pilvipalvelu, joka kattaa työkalut sekä taloushallinnan että kiinteistöhallinnan ammattilaisen eri tarpeisiin, sekä ratkaisut taloushallinnon ulkoistajalle yhdessä tilitoimiston kanssa.

Integraatio siirtää myyntilaskut ja niihin liittyvät asiakkaat Severasta Fivaldiin. Integraatioasetuksissa voidaan määrittää, siirretäänkö liitteet myyntilaskujen mukana. Severan myyntilaskut siirtyvät Fivaldiin tilauksina, ei suoraan reskontraan.

Integraation toiminta perustuu laskun tiloihin. Fivaldiin siirretään Severasta ne laskut, jotka ovat asetuksissa määrätyssä tilassa Laskujen tila, jotka halutaan siirtää. Kun integraatio on onnistuneesti siirtänyt laskun Fivaldiin, vaihdetaan laskun tilaksi asetusten mukaisesti automaattisesti Laskujen tila siirron jälkeen. Integraatio siirtää laskuja automaattisesti taustalla viiden minuutin välein.

Laskuun liittyvä asiakas siirretään laskun siirron yhteydessä Severasta Fivaldiin. Yksityiskohdat siirtyvistä tiedoista löytyvät ohjeen alaosan taulukosta.

Synkronointiaikataulu

Integraation tiedonsiirto toimii automaattisesti vuorokaudenajan mukaan porrastetussa syklissä. Tämä optimoi järjestelmän suorituskyvyn ja varmistaa, että tiedot ovat ajantasaisimmillaan silloin, kun niitä eniten tarvitaan. Tiedot synkronoidaan seuraavan aikataulun mukaisesti (ilmoitetut kellonajat Suomen ajassa):

Päivä (klo 08:00–19:00): Tiedot päivittyvät automaattisesti 10 minuutin välein.
Ilta (klo 19:00–00:00): Tiedot päivittyvät 1 tunnin välein.
Yö (klo 00:00–08:00): Tietoja ei siirretä yön aikana. Yön aikana syntyneet muutokset synkronoidaan kootusti aamulla klo 08:00 alkaen.

Huomioitavia asioita ennen aloitusta

Ennen käyttöönottoa Severalle tulee sallia pääsy Fivaldin ympäristöön. Tämä tapahtuu Fivaldin palvelun hallinnasta tilitoimiston toimesta. Lisätietoja saat teknisestä ohjeesta ja tarvittaessa Fivaldin asiakastuesta.
Integraation käyttöönotto ja asetuksien määrittäminen vaatii pääkäyttäjän oikeudet Severaan.

Käyttöönotto Severassa

Asiakkaiden siirto

Asiakkaiden siirto tapahtuu Severasta Fivaldiin laskun siirron yhteydessä, jolloin Severan asiakastieto linkitetään Fivaldin asiakastietoon. Tämän jälkeen tietyt muutokset asiakastiedoissa päivityttyvät Fivaldiin (katso lisätietoja alla olevista taulukoista).

Mikäli asiakas on luotu Fivaldissa ja sama asiakas luodaan tämän jälkeen Severassa uutena asiakkaana, syntyy Fivaldiin ylimääräinen vastaava asiakas. Tämä johtuu siitä, että kaikkia asiakkaita ei voida luotettavasti liittää järjestelmien välillä esimerkiksi Y-tunnuksen perusteella.

Siirron kannalta Severasta tulee löytyä asiakaskortin Yhteystiedot välilehdeltä seuraavat pakolliset tiedot:

Y-tunnus
Lisäksi jokin seuraavista tiedoista: verkkolaskutustiedot, sähköposti tai osoite
Mikäli kyseessä on henkilöasiakas, jollai ei ole y-tunnusta, syötä Y-tunnuksen tilalle sana yksityishenkilö

Jos haluat pakottaa asiakkaan laskun lähetettäväksi sähköpostitse, tulee tällöin Severassa asiakkaan asetuksissa korvata Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus kenttien tiedot isoilla kirjaimilla kirjoitetulla EMAIL sanalla. Mikäli haluat pakottaa asiakkaan laskun lähetettäväksi postitse, tulee tällöin Severassa asiakkaan asetuksissa korvata Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus kenttien tiedot isoilla kirjaimilla kirjoitetulla PRINT sanalla.

Tuotteet, työlajit ja matkakulut

Ennen käyttöönottoa tulee varmistaa, että tuotteet, työlajit sekä matkakulut on linkitetty koodien avulla järjestelmien välillä. Tuotteisiin, työlajeihin tai matkakuluihin tehtyjä muutoksia ei synkronoida integraatiossa järjestelmien välillä, vaan muutokset tulee tehdä aina manuaalisesti Severaan sekä Fivaldiin.

Tuotteiden asetukset

Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
Siirry Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit
Avaa Tuotteet
Lisää uusi tuote tai muokkaa olemassa olevaa tuotetta
Anna laskutettaville tuotteille tunniste, joka vastaa Fivaldissa olevaa tuotekoodia

Tuotteeseen kohdistumattomat laskurivit jäävät laskujen siirrossa virheeseen eli näitä ei saa käyttää laskulla integraation ollessa käytössä. Jos laskurivi perustuu tuotteeseen, tulee tuotteen olla lisättynä tuoterekisteriin samalla tunnisteella molemmissa järjestelmissä.

Työlajien asetukset

Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
Siirry Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit
Avaa Työlajit
Lisää uusi työlaji tai muokkaa olemassa olevaa työlajia
Anna laskutettaville työlajeille tunniste, joka vastaa Fivaldissa olevaa työlajin koodia

Matkakulujen asetukset

Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
Siirry Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit
Avaa Matkakulutyypit
Lisää uusi työlaji tai muokkaa olemassa olevaa matkakulutyyppiä
Anna laskutettaville matkakulutyypeille tunniste, joka vastaa Fivaldissa olevaa matkakulutyypin koodia

Laskun tilatIntegraatio toimii laskun tilojen mukaan automaattisesti siten, että Severaan määritetään kaksi laskun tilaa:

Laskun tila, josta integraatio poimii viiden minuutin välein laskuja siirrettäväksi Fivaldiin
Laskun tila, johon integraatio siirtää automaattisesti Fivaldiin onnistuneesti siirtyneet laskut

Määritä tarvittavat laskun tilat Severan asetuksiin:

Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
Siirry Laskutus > Laskun tilat
Luo uudet laskun tilat tai muokkaa olemassa olevia laskun tiloja siten, että Fivaldiin siirtoa odottaville laskuille sekä Fivaldiin siirretyille laskuille on oma tila
Laskun tilat voivat olla esimerkiksi nimellä Siirrä Fivaldiin ja Siirretty Fivaldiin

Integraation käyttöönottoasetukset

Avaa Severassa rataskuvakkeen alta Asetukset
Siirry Integraatiot > Fivaldi
Aseta laskujen tilat
- Laskujen tila, jotka halutaan siirtää: Esim. Siirrä Fivaldiin. Tästä tilasta integraatio hakee laskuja automaattisesti siirrettäväksi eteenpäin.
- Laskujen tila siirron jälkeen: Esim. Siirretty Fivaldiin. Tähän tilaan integraatio siirtää automaattisesti onnistuneesti lähetetyt laskut.
Valitse oletusarvo tiliöintiryhmälle uusille asiakkaille
Valitse oletusarvo laskun lähetystavalle
Määritä halutessasi sähköpostiosoite/-osoitteet mahdollisten siirtovirheiden vastaanottamiseksi sähköpostitse
- Valitse Lähetä sähköpostia, kun integraatio raportoi virheestä
- Lisää tarvittavat sähköpostiosoitteet. Voit valita olemassa olevista Severan käyttäjistä, tai lisätä minkä tahansa sähköpostiosoitteen syöttämällä sen suoraan tekstikenttään.

Laskuaineiston muodostaminen

Luo lasku Severaan
Muuta laskun tila siihen tilaan, joka on asetuksissa määritetty Laskun tilaksi, jotka halutaan siirtää (esim. Siirrä Fivaldiin)

Integraatio yrittää siirtää laskuja automaattisesti taustalla viiden minuutin välein. Mikäli siirto tilaukseksi onnistuu, integraatio siirtää laskun/laskut automaattisesti integraatioasetuksissa määritettyyn laskun tilaan siirron jälkeen, esim. Siirretty Fivaldiin.

Mikäli siirto epäonnistuu, ja lasku/laskut jäävät virheeseen, ovat virheet nähtävissä siirtolokissa. Myös mahdollinen sähköpostiviesti virheistä lähetetään, mikäli tämä asetus on integraatioasetuksissa valittuna.

Siirtoloki

Mahdolliset virheet laskujen siirrossa löydät integraation Siirtolokista seuraavasti:

Avaa rataskuvakkeen takaa Integraatiot
Valitse Siirtoloki
Valitse Integraation nimi -alasvetovalikosta Fivaldi
Voit halutessasi suodattaa lokitapahtumia ajan ja lokitason mukaisesti

Tietojen siirtyminen Severasta Fivaldiin

Alla olevassa taulukossa on kerrottu yksityiskohtaisemmin järjestelmien välillä siirtyvistä tiedoista.

Myyntilaskun tiedot

Severa	Fivaldi API	Fivaldi UI	Merkkimäärä	Lisätietoja
Laskunumero	esternalOrderNumber	Ei siirry	100
Viitenumero	invoiceReference	Ei siirry	80
Laskun päivä	deliveryDate	Toimituspäivä	10
Eräpäivä	Ei siirry			Lasketaan maksuehtojen perusteella
Kirjauspäivä	orderDate	Tilauspäivä	10
Asiakasnumero	customerId	Asiakkaan tunnus	10
Asiakkaan nimi	buyerOrganisationName	Nimi	40
Asiakkaan nimi	buyerOrganisationName2	Lisänimi	40
Osoite	streetName	Katuosoite	35
Osoite	streetName2	Katuosoite 2	35
Postinumero	postCodeIdentifier	Postinumero	35
Postitoimipaikka	townName	Paikkakunta	35
Maa	countryCode	Maa	3	Maakoodi ISO 3166-1 -standardin mukaisesti
Viitteenne	orderIdentifier	Tilauksenne	70
Viitteemme	invoiceReference	Viitteemme	80
Tilausnumero	externalOrderNumber	Ei siirry
Maksuehto	paymentTermId	Maksuehto	70
Laskutuksen yhteyshenkilö	Ei siirry
Muistiinpanot	rowFreeText	Tekstirivi	512
Laskurivien yläpuolella oleva vapaa tekstikenttä	rowFreeText	Tekstirivi	512
Laskurivien alapuolella oleva vapaa tekstikenttä	rowFreeText	Tekstirivi	512
Käänteinen verovelvollisuus kuvaus -kenttä	Ei siirry
Valuutta	currency	Valuutta		Euro € on ainoa tuettu valuutta
Kurssi	currencyRate	Kurssi	1
Kieli	languageCode	Kieli	3	Suomi, Ruotsi, Englanti ovat tuetut kielet
Tiliöintiryhmä	postingGroupId	Tiliöintiryhmä	10
Välitystapa	transmissionTypeId	Välitystapa	10

Laskurivien tiedot

Severa	Fivaldi API	Fivaldi UI	Merkkimäärä	Lisätietoja
Seurantakohde	accountDimension1,2,3,4	Sk1, Sk2, Sk3, Sk4	8	Käytössä oleva accountId-arvo Fivaldi-yrityksen dimensioista (Tilit / Projekti / Kustannuspaikka)
Nimike	description	Tuotteen nimi	80
Tuotekoodi	productCode	Tuotekoodi	20
Määrä	quantity	Määrä	10
Yksikköhinta	unitPriceExcludingTax	á-hinta (EUR)	10	Laskurivin yksikköhinta
Tuotteen yksikkö	unitId	Yksikkö	10	Käytössäoleva ID Fivaldin yksiköistä tai textRow

Asiakkaan tiedot

Severa	Fivaldi API	Fivaldi UI	Merkkimäärä	Lisätietoja	Päivittyy Fivaldiin
	customerId	Asiakastunnus	10	Fivaldi asettaa arvon	Ei
Asiakasnumero	externalId		30	Ulkoinen asiakastunnus	Ei
Y-tunnus	businessId	Y-tunnus	30		Ei
Asiakkaan nimi	customerName	Nimi	40	Asiakkaan nimi jaetaan kahteen kenttään, mikäli nimi ylittää 40 merkkiä. Maksimipituus 80 merkkiä.	Ei
Asiakkaan nimi	customerName2	Lisänimi	40	Asiakkaan nimi jaetaan kahteen kenttään, mikäli nimi ylittää 40 merkkiä. Maksimipituus 80 merkkiä.	Ei
Sähköposti	email	Sähköposti 1	80		Kyllä
WWW-osoite	website	WWW-osoite	80		Ei
Y-tunnus		Y-tunnus
Valuutta	currency	Valuutta	3		Ei
Kielikoodi	languageCode	Kieli	3	Suomi (FIN)	Ei
Viivästyskorko	customerInterestPercent	Viivästyskorko	4		Kyllä
Sisäinen lisätieto	privateAdditionalInfo	Lisätieto	80	Muistiinpanot	Ei
Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen tunnus	finvoiceOtherIdentifier	Verkkolaskuosoite	30	eInvoiceAddress	Kyllä
Vastaanottajan välittäjän tunnus	intermediatorCode	Välittäjän tunnus	30	eInvoiceOperator	Kyllä

Tyypillisiä virheviestejä siirtolokilla

Free text below rows cannot exceed 512 characters
- Merkkien kenttä ylittää enimmäismäärän. Lyhennä tekstikentän merkkimäärää.
Product code with id 100 does not exist on Fivaldi company
- Severassa käytettyä koodia ei löydy Fivaldi-rekisteristä. Käytä olemassa olevaa koodia tai päivittä Fivaldi-rekisteri.
Sales order row with Product code 100 does not have posting set
- Tuotteelta puuttuu tiliöintiryhmä. Lisää tiliöintiryhmä tuotteelle Fivaldissa.
Item's code cannot be empty
- Tuotteelle ei ole lisätty tunnistetietoa tuoterekisterissä. Päivitä tuotteelle tunniste tuoterekisterin asetuksissa, jotka löydät polusta Asetukset > Työaika-, matkakulu- & tuoterekisterit > Tuotteet.
Row description cannot exceed 80 characters.
- Laskurivin Kuvaus-kentän merkkimäärä ylittää sallitun rajan (80 merkkiä). Palauta lasku Vedos-tilaan ja lyhennä kuvauksen merkkimäärä, jonka jälkeen kokeile siirtoa uudelleen.

Aiheeseen liittyvät artikkelit