Yhdistä Severa ja Visma.Net Financials automatisoidaksesi laskutuksen ja projektin kulujen siirron. Rajapinta on suunniteltu tukemaan seuraavaa prosessia:

Laskut lähetetään asiakkaille Severasta, ja suosittelemme käyttämään Maventa-integraatiota automatisoidaksesi laskujen lähetyksen. Alla opastettu käyttöönotto auttaa sinua ottamaan rajapinnan käyttöön. Luethan huolellisesti alla olevat kohdat ennen käyttöönottoa.

Mikäli integraatio ei ole ollut yrityksellänne käytössä aiemmin, yrityksen tulee ennen integraation kytkentää olla yhteydessä sähköpostitse [email protected], saadakseen käyttöoikeuksien myöntämistä varten tarvittavan kutsukoodin. Kun kutsukoodi on lähetetty asiakaspalvelun toimesta, siirry Visma App Storeen myöntääksesi käyttöoikeudet:

Ennen tietojen synkronoinnin aloittamista on tärkeää tarkistaa, että asiakkaiden numerointi, projektien numerointi ja tuotteiden numerointipituudet on asetettu oikein Financialissa. Esimerkiksi, jos projekteissasi Severassa numerointi on 4 numeroa, sinun on määritettävä projektin numerointipituus Financialsissa samaksi. Muussa tapauksessa tietojen synkronointi antaa virheilmoituksen. Tarkista Segmented keys (CS203000) ja Numbering sequences (CS201010) Financialsista.

Kun järjestelmien kytkentä on tehty ja kaikki data on synkronoitu, olemassaolevien asiakkaiden, projektien tai tuotteiden numerointia ei tule muuttaa. Käyttöliittymä antaa tehdä tämän, mutta tämä aiheuttaa virheilmoituksen tietojen siirrossa eivätkä tiedot siirry järjestelmien välillä. Tämä johtuu siintä, että asiakas-, projekti ja tuotenumeroa (tuotteet, työlaji & matkakulukoodit) käytetään tietojen linkittämiseen.

Kun integraatio otetaan käyttöön, pyydetään käyttäjää ensin syöttämään Visma.net -käyttäjätunnukset. Käyttäjällä tulee olla Visma.net Financials pääkäyttäjän oikeudet sekä Visma.net Financials käyttäjärooli määritettynä Visma.net Adminissa, jotta yhteyden muodostaminen onnistuu. Autentikointitunniste tallennetaan piilotetulle järjestelmäkäyttäjälle, jota käytetään kaikissa tulevissa tapahtumissa.

Kun asennus on valmis, integraatio toimii automaattisesti 5 minuutin välein.

Tämä osio koskee vain niitä yhtiöitä, jotka käyttävät toimipaikkoja Visma.net Financialsissa ja/tai Yrityshierarkia-lisäosaa Severassa ja joissa osa Severan yksiköistä on määritetty toimimaan omina yhtiöinään syöttämällä niille Y-tunnuksen.

Kun toimipaikat on yhdistetty vastaavien yhtiöidensä kanssa Severassa, laskut voidaan siirtää oikeiden yksiköiden alle Visma.net Financialsiin.

Tuoterekisterit ovat synkronoituja keskenään. Uusia tuotteita voidaan lisätä ja tietoa voidaan päivittää molemmissa järjestelmissä. Severan tuoterekisteri on jaettu kolmeen eri rekisteriin: työlajeihin, tuotteisiin ja matkakuluihin.

Integraatio tuo Visma.net Financials -varastoluokat Severaan. Visma.net Financials -varastoluokka määrittää ALV-käsittelyn ja kirjanpidon tilit kullekin tuotteelle. Varastoluokka voidaan valita jokaiselle tuotteelle, työlajille ja matkakululle Severassa. Varastoluokilla ei ole muuta logiikkaa Severassa ja siksi on tärkeää muistaa valita oikea laskutuksen ALV-prosentti Severassa.

Kun uusi tuote lisätään Visma.net Financialsiin, sen varastoluokan tyyppi määrittelee, mihin Severan tuoterekisterin osioon tuote lisätään:

Tuotteet linkitetään järjestelmien välillä tuotekoodien avulla, jonka vuoksi koodi on pakollinen täyttää. Koska Severassa on kolme eri tuoterekisterin osiota yhdistettynä yhteen Visma.net Financials -rekisteriin, koodien on oltava uniikkeja kaikissa kolmessa rekisterissä. Koodin asetus Severassa asetuksissa Asetukset > Työaika-, matkakuku- ja tuoterekisterit on lukittuna, mikäli integraatio on käytössä.

Asiakasrekisterit ovat synkronoituja. Uusia asiakkaita, osoitteita ja yhteystietoja voidaan lisätä ja tietoa voidaan päivittää molemmissa järjestelmissä. Severan sisäistä asiakasta ei siirretä Visma.net Financialsiin. Kun integraatio otetaan käyttöön, inaktiivisia Visma.net Financialsin asiakkaita ei siirretä Severaan.

Visma.net Financials on asiakasnumeroinnin pääjärjestelmä. Tämä tarkoittaa, että kun integraatio otetaan käyttöön, Severassa olevat asiakkaat saavat uuden asiakasnumeron Visma.net Financialsista.

Integraatio tuo Visma.net Financials asiakasluokat Severaan. Visma.net Financials asiakasluokka määrittää ALV-käsittelyn ja kirjanpidon tilit kullekin asiakkaalle. Asiakasluokka voidaan valita jokaiselle asiakkaalle Severassa, jotta se olisi heti oikein Visma.net Financialsiin siirrettäessä. Asiakasluokilla ei ole muuta logiikkaa Severassa, ja siksi on tärkeää aina muistaa valita oikea laskutuksen ALV-prosentti Severassa.

Asiakkaat linkitetään järjestelmien välillä asiakasnumeron ja nimen avulla. Asiakkaiden nimet ovat uniikkeja Severa. Tämän vuoksi, mikäli samanniminen asiakas löytyy moninkertaisena Visma.net Financialsista, vain yksi näistä voidaan jättää aktiiviseksi.

Myynti ja projektit siirretään pelkästään Severasta Visma.net Financialsiin. Tiedot linkitetään Financialsiin jotta laskut kohdistuvat oikeille töille ja jotta ostolaskujen ja muiden kulujen siirto Severan töille on mahdollista.

Kun projekti on suljettu tai myyntityö hävitään Severassa, projekti Visma.net Financialsissa inaktivoidaan. Sisäisiä projekteja ei siirretä Visma.net Financialsiin.

Projektinumeroita hallitaan Severassa, mutta Visma.net Financialsissa on projektinumerosarjan pituus, joka tulee määrittää sopimaan Severan käyttämän numeroinnin kanssa. Projektinumerosarjan pituuden voi määrittää Segmentoidut avaimet -asetuksissa Financialsissa. Mikäli Severan numerointisarja on neljä numeroa pitkä, varmista, että Financialsissa on määritetty myös neljä numeroa.

Integraatio siirtää laskut ja hyvityslaskut Visma.net Financialsiin kirjanpitoa varten. Laskut ja hyvityslaskuja lähetetään asiakkaille Severasta. Laskunumeroinnin mahdollisten virhetilanteiden vuoksi Financials määrittää aina laskunumeroinnin, koska Financialsin kautta on mahdollista lähettää erikseen laskuja, jotka eivät liity Severan projekteihin. Maksumuistutukset tulee lähettää Financialsista. Severa hakee laskun maksutiedot Financialsista.

Lähettäessäsi laskuja asiakkaille, suosittelemme käyttämään Maventa-integraatiota lähetyksen automatisoimiseksi. Maventan kautta laskut voi lähettää verkkolaskuina, sähköpostitse, tai kirjepostitse.

Laskutusprosessi on seuraavanlainen:

Kun lasku siirretään Visma.net Financialsiin, Severan laskun kokonaissummaa, joka sisältää ALV:n, verrataan samaan lukuun Visma.net Financialsissa. Jos erotus on yli 0,05, laskua ei luoda Visma.net Financialsiin, ja lasku ei siirry Severasta eteenpäin. Tämä ongelma ilmenee, jos arvonlisävero laskulla on määritetty väärin. Ratkaisuksi tulee tarkistaa laskurivit, korjata virheellinen ALV-prosentti ja asettaa lasku uudelleen "Transfer invoice into Financials"-tilaan. Suosittelemme luomaan laskuraportin, jossa on suodatettu pelkät virheeseen jääneet laskut näkyviin, jotta pysyt ajan tasalla siirtymättömistä laskuista.

Severassa laskun tilat määrittävät laskutusprosessin. Integraatio perustuu laskujen tilojen järjestykseen ja asetuksiin, joten varmista, että laskun tilojen prosessi on määritetty oikein. Laskun tiloissa voi olla eroa, riippuen onko käytössä esimerkiksi laskujen hyväksyntää, tai jos Maventa-integraatio on käytössä. Katso alta esimerkkejä siitä, kuinka laskun tilojen asetukset tulee asettaa.

Katso alta esimerkkejä laskun tilojen järjestyksen ja asetuksien määrittämiseen. Laskun tilojen nimien osalta ei ole rajoituksia.

Ensimmäisen tilan tulisi olla laskuille, joiden siirto Severasta Financialsiin on epäonnistunut. Tämä tila ei saa olla laskujen oletustilana. Oletustila on tila, johon Severassa luotava lasku automaattisesti määritetään.

Laskunumero-valinta tulee määrittää siihen tilaan, jolloin lasku on siirretty Visma.net Financialsiin, sekä muihin tiloihin siitä eteenpäin.

Severan asetuksissa Asetukset > Laskutus > Laskun numerointi, ota valinta Muodosta laskunumero hyvityslaskulle pois päältä, jotta laskunumero määräytyy Financialsista.

Asetuksissa Laskutus > Laskun tilat, määritä hyvityslaskun oletustilaksi se tila, josta laskut siirtyvät automaattisesti Financialsiin. Näin ollen, kun hyvityslasku luodaan, se siirretään välittömästi Visma.net Financialsiin.

Toinen esimerkki: Yrityksellä ei ole käytössä laskujen tarkistus-/hyväksyntäprosessia, laskut lähetetään asiakkaille suoraan Severasta

Ostolaskut ja muut tapahtumat voidaan siirtää Financialsista Severaan projektin kuluiksi. Siirrossa määritetään projektin nimi sekä dokumentti siirrosta.

Liitteet siirretään näiden tietojen mukana. Jos liite on tapahtumarivillä, se lisätään kyseisen rivin projektin tiedostoihin Severassa. Jos liite ei ole erikseen määritetty yksittäiselle riville, ja siirrossa olevat rivit kuuluvat eri projekteille, liite lisätään kaikille mainituille projekteille.

Projektin kulujen ja liitteiden kuvaus Severassa muodostuu tapahtumarivin kuvauksesta, viitenumerosta, toimittajan numerosta ja toimittajan nimestä.

Projektin kuluja voidaan lisätä Severaan vain kuluina, tai kuluina ja jälleenlaskutettavina riveinä. Kun tapahtumat tuodaan pelkästään kuluina, kaikkien kohteiden yksikköhinta on aina 0,00. Kun rivit tuodaan kuluina ja laskutettavina riveinä, laskutettavaan hintaan voi vaikuttaa erillisellä kertoimella. Kun kerroin on 100%, yksikköhinta ja kulu ovat samat. Jos kerroin on esimerkiksi 150%, tällöin yksikköhinta = yksikkökustannus x 1,5.

Ensimmäisenä siirry Visma.net Financialsiin kytkeäksesi integraation päälle asetuksista (Menu > More items > System > Licensing > Enable/Disable features).

Tämän jälkeen kytke integraatio Severaan päälle rattaan kuvakkeen alta Tilaus-sivun kautta: Tilaus > Integraatiot > Visma.net Financials.

Tämän jälkeen siirry asetuksiin rattaan kuvakkeen alta Asetukset > Integraatiot > Visma.net Financials. Ohjattu toiminto käynnistetään ja järjestelmä auttaa tietojen tarkistamisessa sekä vahvistamisessa. Ohjatussa toimintopolussa näet myös vinkkejä yleisimpien ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi.

Automatisoidaksesi laskutusprosessisi täydellisesti, suosittelemme käyttämään Maventaa laskujen lähettämisessä.

Siirry asetuksiin Asetukset > Visma.net ERP > Laskutus ja salli asetus Lähetä laskut Maventan kautta. Asetus estää laskujen uudelleenlähettämisen Visma.net ERP:stä ja näin ollen vältytään tuplalaskuilta.

Laskun tilojen järjestys käytettäessä Maventaa ja Visma.net Financialsia samanaikaisesti:

Laskun tilat Maventa-integraatiossa:

Laskutusprosessi, kun käytössä on Maventa sekä Visma.net Financials, toimii seuraavasti:

Laskut voidaan lähettää asiakkaille Severasta sähköpostitse, liittäen laskun PDF:n sähköpostiviestiin.

Kun lasku on siirretty Visma.net Financialsiin, se saa laskunumeron, ja lasku voidaan lähettää asiakkaalle. Kun lasku on lähetetty asiakkaalle sähköpostitse tai postitse, tulee laskun tila päivittää manuaalisesti Severassa tilaan Lähetetty. Tämän jälkeen Financials päivittää laskun tilan Severaan, kun se rekisteröi sille osasuorituksen tai kokonaisen suorituksen.

Huomioitavia asioita liittyen laskujen kokonaissummiin ja pyöristyseroihin:

Perustietojen synkronointi suoritetaan ohjatun toiminnon avulla. Tässä havaitut virheet näytetään käyttäjälle välittömästi, ja virheet tulee korjata, jotta integraatio toimii oikein.

Kun integraatio on kytketty päälle ja toimii automaattisesti, voit tarkastella virhelokia Severassa rattaan kuvakkeen alta > Integraatiot > Visma.net Financials > Siirtoloki.