Laskut ja hyvityslaskut luodaan Severassa ja määritetään tiettyy laskun tilaan, josta ne siirretään Maventaan automaattisesti. Maventa lähettää laskut eteenpäin asiakkaalle joko verkkolaskuna, sähköpostilla tai tulostuspalvelun kautta. Integraatio hakee laskuja siirrettäväksi aina 5 minuutin välein.
Integraatio mahdollistaa Severan laskun PDF:n lähetyksen laskutietojen mukana. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää laskun erittelyä sekä lisätä muita liitteitä, jotka toimitetaan asiakkaallesi.
Maksuille ei ole automaattista seurantaa. Severassa olevat laskut pysyvät siinä tilassa, joka integraatioon on määritetty, mutta ne voidaan siirtää manuaalisesti maksettu tilaan, kun asiakas on maksanut laskun.
Lähettääkö yrityksesi laskuja useille asiakkaille joilla on sama verkkolaskuosoite, esimerkiksi asunto-osakeyhtiöille? Voit nyt erotella nämä yritykset toisistaan Organisaation yksikkönumeron avulla asiakkaan asetuksissa.
Integraatio käyttää valuuttoja perustuen Finvoice 3.0. standardiin, joka on ISO-4217. Tästä johtuen valuutan symboli voi olla eri Severassa tai Maventassa.
| Valuutta | Severa | Maventa |
|---|---|---|
| EURO | EUR | € |
| Norjan kruunu | NOK | Kr |
| Ruotsin kruunu | SEK | Kr |
Lähetyskanavan valinnassa on tietty logiikka ja järjestys:
- Ensisijaisesti lasku yritetään toimittaa verkkolaskuna.
- Jos verkkolaskutietoja ei ole saatavilla, tarkastaa onko yrityksellä käytössä sähköpostilaskujen lähetys ja onko asiakkaan tietoihin syötetty sähköpostiosoitetta. Laskutussähköposti syötetään asiakaskortin Asiakkaan tiedot -osion Sähköposti-kenttään.
- Jos asiakkaalla ei ole käytössään verkkolaskutusta eikä sähköpostilaskutusta, lasku toimitetaan paperilaskuna.
Jokaisella maalla on oma verkkolaskurekisteri, jossa ylläpidetään tietoa siitä mitkä yritykset voivat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Severassa asiakkaan tietoihin voidaan syöttää verkkolaskuosoite ja operaattorin tunnus ja ne lähetetään Maventaan laskun mukana. Jos verkkolaskuosoitetta ei Severassa ole annettu, Maventa tarkistaa verkkolaskurekisteristä, onko asiakasyrityksellä verkkolaskujen vastaanottoa käytössä ja lähettää laskun verkkolaskuna, jos osoitetiedot löytyvät rekisteristä.
Maventa voi lähettää laskut myös PDF tiedostoina annettuun sähköpostiosoitteeseen, mikäli asiakas ei voi vastaanottaa verkkolaskuja. Severassa sekä Maventassa on asetus, jolla voidaan hallita, voidaanko laskuja lähettää sähköpostitse. Kun sähköpostin lähetys otetaan käyttöön, laskut lähetetään asiakaskortin sähköpostiosoite-kentässä olevaan osoitteeseen.
Jos haluat pakottaa asiakkaan laskun lähetettäväksi sähköpostitse, tulee tällöin Severassa asiakkaan asetuksissa korvata Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus kenttien tiedot isoilla kirjaimilla kirjoitetulla EMAIL sanalla. Tällöin lasku lähtee vastaanottajalle sähköpostitse, vaikka Maventasta löytyisikin vastaanottajalle verkkolaskuosoite.
Tulostuspalvelu toimittaa laskut paperilaskuina asiakkaille, jotka eivät voi vastaanottaa laskuja verkkolaskuna tai sähköpostitse. Lasku toimitetaan asiakkaalle laskulla näkyvään osoitteeseen.
Jos haluat pakottaa asiakkaan laskun lähetettäväksi tulostuspalvelun kautta postitse, tulee tällöin Severassa asiakkaan asetuksissa korvata Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus kenttien tiedot isoilla kirjaimilla kirjoitetulla PRINT sanalla. Tällöin lasku lähtee vastaanottajalle postitse, vaikka Maventasta löytyisikin vastaanottajalle verkkolaskuosoite.
Severassa on muutama asetus, jotka tulee tarkastaa ennen Maventa-integraation käyttöönottoa.
Integraation käyttöönotossa sinua pyydetään määrittämään kolme laskun tilaa:
- Laskujen tila, jotka halutaan siirtää,
- Laskujen tila siirron jälkeen ja
- Laskujen tila virheilmoituksen jälkeen.
Luodaksesi nämä kolme tilaa, valitse Asetukset > Laskutus > Laskun tilat ja lisää uudet tilat seuraavilla asetuksilla:
| Laskun tilan nimi | Ei muokattavissa | Laskunumero | Lähetetty | Maksettu |
|---|---|---|---|---|
| Esimerkiksi Maventa virheet (Laskujen tila virheilmoituksen jälkeen) |
||||
| Esimerkiksi Siirrä Maventaan (Laskujen tila, jotka halutaan siirtää) |
x | x | ||
| Esimerkiksi Lähetetty Maventaan (Laskujen tila siirron jälkeen) |
x | x | x |
Yrityksen pankkitili tiedot lähettään laskun mukana ja ne tulee antaa IBAN muodossa.
Valitse Asetukset > Organisaatio > Yrityksen asetukset > Pankkitilit lisätäksesi uuden pankkitilin.
Varmista, että pankkitilin numero on IBAN muodossa ja oikea BIC/SWIFT on annettuna. Jos et ole varma oikeasta muotoilusta, voit varmistaa asian omalta pankiltasi.
Yritykset, jotka käyttävät Yksikköhierarkia -lisäosaa: Jos osa yksiköistä toimii omina yrityksinä, jokaisen laskun lähettäjänä toimivan yrityksen on määritettävä omat pankkitilitiedot. Anna yrityksen pankkitilitiedot ja valitse oikea yritys yksikkölistalta.
Jotta voit lähettää verkkolaskuja, tulee oman yrityksen verkkolaskuosoite ja operaattori olla lisättynä Asetukset-osioon.
Verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus voidaan lisätä asiakkaalle, mutta kentät voidaan jättää myös tyhjäksi, jolloin Maventa tarkastaa osoitetiedot virallisesta osoiterekisteristä.
Jos verkkolaskuosoitetta ja operaattoria ei ole lisätty Severan asiakaskortille niin on tärkeää tarkastaa, että asiakkaan Y-tunnus on oikein, koska sitä käytetään asiakkaan osoitetietojen tarkastuksessa rekisteristä.
- Valitse Maventassa Asetukset > Laskujen vastaanotto tarkastaaksesi oman yrityksesi verkkolaskuosoitteen ja operaattorikoodin.
- Severassa siirry Asetukset > Organisaatio > Yrityksen asetukset.
Kopioi verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus Maventasta Severaan ja varmista, että yrityksen Y-tunnus ja osoitetiedot ovat oikein.
Yritykset, jotka käyttävät Yksikköhierarkia -lisäosaa: Jos osa yksiköistä toimii omina yrityksinä, jokaisen laskun lähettäjänä toimivan yrityksen on määritettävä omat verkkolaskuosoitteet. Avaa Yksiköt ja lisää verkkolaskuosoite ja operaattori jokaiselle yritykselle ja varmista, että Y-tunnus ja osoitetiedot ovat oikein.
Jos et ole varma käyttääkö asiakas verkkolaskutusta, voit hakea tietoja maasi virallisesta rekisteristä.
Verkkolaskuosoite ja operaattorin koodi on määritetty asiakaskortin Asiakkaan asetukset -välilehdelle. Varmistathan yrityksesi Y-tunnuksen ja osoitetiedot, kun päivität tietoja. Asiakkaalla tulee olla määritettynä vähintään yksi fyysinen osoite (Osoite, Postinumero, Kaupunki ja Maa ovat pakollisia kenttiä).
Alkuasetusten määritysten jälkeen voit jatkaa integraation kytkentään.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback