Resources toewijzen

Op het tabblad Projectplan kunt u de resourcetoewijzingen weergeven en bewerken door het gedeelte Leden & activiteiten > Leden te openen.

Wanneer u het project of de fase uitvouwt, ziet u de leden die eraan werken. Naast elk lid staat hoeveel uur aan elke persoon is toegewezen en hoeveel uur deze al heeft gewerkt. Aan de rechterkant ziet u in de Gantt-grafiek de resourcetoewijzingen op een tijdlijn, evenals de huidige werkdruk van de persoon met afgeplatte, kleurgecodeerde balken boven de toewijzingen. In deze weergave kunt u ook de toewijzingstijdlijn wijzigen door op de tijdlijn te klikken en deze met de muis te slepen of gewoon de begin- en/of einddatum te wijzigen.

Wanneer u nieuwe leden aan het project toevoegt, kunt u filters instellen als u op zoek bent naar mensen van een specifieke afdeling of met specifieke capaciteiten (gebruik daarvoor het filter voor de trefwoorden). Met het beschikbaarheidsfilter kunt u de lijst beperken tot de personen die de geselecteerde hoeveelheid uren tijdens het fasetijdvak beschikbaar hebben. Dit komt overeen met het aantal uren dat bij elke persoon onder 'Beschikbaarheid tijdens fase' wordt weergegeven. Deze beschikbaarheid wordt ook als percentage van de totale werkcapaciteit van de medewerker weergegeven.

Snel toewijzen

De toegewezen tijd moet in de regel overeenkomen met het begrote aantal werkuren van het projectplan, dus het programma kan u daarbij vaak helpen. Met de functie Snel toewijzen kunt u de begrote werkuren snel als resourcetoewijzingen over de projectleden verdelen. U kunt niet-toegewezen uren op projectniveau over het hele project verdelen of individueel per fase.

Niet-toegewezen uren in een fase worden berekend door de resourcetoewijzingen van de begrote werkuren af te trekken. Op projectniveau wordt dit berekend als het totaal van alle fasen waarin de resourcetoewijzingen in uren lager zijn dan de begrote werkuren. Dit aantal wordt ook naast de begrote werkuren weergegeven als Niet-toegewezen in de projectfasestructuur.

Voordat u de functie Snelle toewijzing gebruikt, is het aan te raden om eerst de tijdlijn voor het project en de fasen in te stellen en de leden voor het project en de verschillende fasen te selecteren als u al ongeveer weet wie u gaat inzetten. Als u klaar bent met het projectplan en de leden, en snel alle uren voor het project als resourcetoewijzingen wilt verdelen, dan start u de functie Snelle toewijzing op de actiebalk van het projectplan.

Wanneer u de weergave Werkuren toewijzen opent, ziet u alle fasen met niet-toegewezen uren. U kunt in deze weergave ook de leden van het project en de fasen zien en bewerken. Klikt u op Toewijzingen toevoegen, dan worden standaard de begrote werkuren gelijkmatig over de geselecteerde faseleden verdeeld. Als er een probleem is met de beschikbaarheid van een lid op de tijdlijn van de fase, dan wordt dit aangeduid met een oranje driehoek.

Door een fase uit te vouwen kunt u de beschikbaarheid van de leden gedetailleerder bekijken en de verdeling van toewijzingen bewerken. U kunt de toewijzingen bewerken door op de waarde in de kolom Toewijzing te klikken. U kunt de toewijzing in uren ook wijzigen in percentages van de begrote werkuren voor de fase. Zodra u een toewijzing van één persoon bewerkt, worden de andere toewijzingen automatisch aangepast om het toewijzingentotaal gelijk te houden met het aantal begrote werkuren. Als u uw wijzigingen ongedaan wilt maken, dan klikt u op Toewijzingen opnieuw instellen, waardoor het aantal toe te wijzen uren weer gelijkmatig over alle leden wordt verdeeld.

Zodra u op Toewijzingen toevoegen klikt, worden de resourcetoewijzingen voor elk lid en alle fasen aangemaakt. De standaardtijdlijn voor de resourcetoewijzingen is gelijk aan de fasetijdlijn. De toewijzingen zijn aan de fasetijdlijn gekoppeld, zoals aangegeven met het hangslotsymbool vóór en na een resourcetoewijzing. De koppeling betekent dat als u de fasetijdlijn wijzigt, de toewijzingen worden meeverplaatst.

U kunt de functie Snelle toewijzing ook op faseniveau gebruiken. Dit werkt zoals hierboven beschreven. Als het aantal resourcetoewijzingen in uren gelijk is (of groter) aan het aantal begrote werkuren, dan is de knop uitgeschakeld.

Resourcetoewijzingen toevoegen en bewerken

U kunt resourcetoewijzingen voor een persoon toevoegen door op de Gantt-grafiek naast de persoon te klikken. Wanneer u op de grafiek klikt, wordt het venster Nieuwe toewijzing weergegeven. Hier kunt u handmatig het aantal uren selecteren dat moet worden toegewezen en de tijdlijn voor de toewijzing wijzigen. U kunt ook een percentage van de totale werkcapaciteit van de betreffende persoon toewijzen.

Als u resourcetoewijzingen toevoegt door op de grafiek te klikken, dan is die week de standaardtijdlijn voor de toewijzing. Dit hangt ook af van het zoomniveau, dus als u hebt ingezoomd, bijvoorbeeld op een tijdvak van twee weken, dan is de standaardtijdlijn één dag.

Als u de uren voor de duur van de fase wilt toewijzen, dan kunt u de nieuwe toewijzing aan het begin of einde van de fase koppelen door op Fase-begindatum of Fase-einddatum te klikken. In dit geval wordt de toewijzing aan de duur van de fase gekoppeld, zoals aangegeven met het hangslotsymbool vóór en na de resourcetoewijzing. Als u de tijdlijn van de fase naderhand wijzigt, dan worden de toewijzingen overeenkomstig verplaatst. De begin- en einddatum van de fase worden ook in de minikalender weergegeven als u deze datums selecteert.

Nadat u een resourcetoewijzing hebt toegevoegd, kunt u de tijdlijn eenvoudig bewerken door het begin of eind naar een andere tijd te slepen. U kunt ook de hele tijdlijn verplaatsen door erop te klikken en deze te slepen. Als u een bestaande toewijzing opent door erop te klikken, dan wordt het venster Toewijzing bewerken weergegeven. Het verschil tussen dit venster en het venster Nieuwe toewijzing is dat u de voortgang van de persoon kunt bekijken en een paar andere acties voor de toewijzing kunt uitvoeren. De bovenste balk in het gedeelte Fasevoortgang geeft aan hoeveel van de totale uren op faseniveau zijn begroot, toegewezen en voltooid. De onderste balk geeft aan hoeveel uur in totaal aan de persoon is toegewezen in de fase, en hoeveel uur door deze persoon is besteed.

In het gedeelte Meer acties kunt u de resourcetoewijzing naar een andere fase of een ander project verplaatsen. U kunt de uren ook aan een andere persoon toewijzen. U beschikt ook over de optie Verdelen, die van pas komt als de persoon bijvoorbeeld een deel van het werk aan het begin en een deel aan het eind van een fase moet verrichten. De knop Verdelen splitst de toewijzing vanaf het punt waar u op de toewijzingsbalk hebt geklikt en verdeelt de uren over de twee nieuwe toewijzingen op basis van hun relatieve lengtes.

Resourcetoewijzingen verwijderen

Als u een lid uit een project of fase verwijdert, dan moet u selecteren wat er met de resourcetoewijzingen moet gebeuren.

• Alle lopende en toekomstige resourcetoewijzingen verwijderen
• Resourcetoewijzingen ongewijzigd laten
• Resourcetoewijzingen naar een andere persoon verplaatsen
• Resourcetoewijzingen naar rol verplaatsen

U kunt de resourcetoewijzing verwijderen door op de toewijzingsbalk te klikken en Verwijderen te selecteren. Hiermee verwijdert u de toewijzing van het lid en kunt u deze aan iemand anders toewijzen.

U kunt ook alle resourcetoewijzingen uit het project en de fasen verwijderen. De optie die u daarvoor nodig hebt, Resourcetoewijzingen verwijderen, vindt u in het actiemenu van Projectplan.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee