Visma eAccounting

Integreer Visma eAccounting en Severa om uw klanten, projecten, facturen en kosten tussen de twee systemen over te dragen. Beheer uw projecten in Severa en maak factuurconcepten, die vervolgens naar eAccounting worden gestuurd om aan klanten te worden geleverd en in de boekhouding te worden opgeslagen. Haal uw leveranciersfacturen in eAccounting en draag deze over naar Severa als projectkosten.

Gegevensoverdracht wordt door de gebruiker beheerd. Wanneer gegevens klaar zijn om te worden overgedragen, moet de gebruiker op de overdrachtsknop klikken om gegevens van Severa naar eAccounting over te dragen.

Er zijn hoofdinstellingen voor klanten en producten die bepalen in welk systeem de gegevens worden bijgewerkt. Dit betekent dat nieuwe informatie aan beide systemen wordt toegevoegd, maar updates worden alleen van "master" overgedragen. Meestal is bijvoorbeeld Severa de master voor klanten, terwijl eAccounting de master is voor producten.

Deze integratie wordt niet ondersteund in Finland.

Wat wordt overgedragen

Klanten

Klanten in Severa worden verbonden als klanten in eAccounting. Met klanten worden ook adres en contactpersoon overgedragen. In eAccounting kan er slechts één adres en één contactpersoon per klant zijn, terwijl Severa er meerdere kan hebben. Dit betekent dat wanneer een klant van Severa naar eAccounting wordt overgedragen, de integratie het eerste factuuradres en de bijbehorende contactpersoon uit Severa kiest. In eAccounting is adres ook een verplicht veld voor klanten en daarom geeft de integratie een foutmelding als geprobeerd wordt een klant van Severa over te dragen die geen adres heeft.

De integratie zal alle actieve klanten van Severa naar eAccounting en vice versa overdragen. Als beide systemen al klantgegevens hebben, is het belangrijk om de bestaande gegevens te verifiëren. Klanten worden verbonden met hun naam en nummer, dus voordat de integratie wordt gestart, is het belangrijk om te verifiëren dat als dezelfde klant in beide systemen bestaat, ze hetzelfde klantnummer hebben.

Als het klantnummer van de klant met nullen begint, verwijdert Severa deze. Bijvoorbeeld, als het klantnummer 01234 is, wordt dit in Severa omgezet naar 1234.

De integratie heeft een hoofdinstelling voor klanten. Dit betekent dat bijgewerkte klantgegevens alleen van het hoofdsysteem worden overgedragen. De integratie kan geen situatie aan waarin u alleen de naam of het nummer van de klant in de master bijwerkt, omdat het klanten verbindt door hun naam en nummer te controleren en als er één wordt gewijzigd, herkent het de klant niet als dezelfde. In deze situatie moet u handmatig de naam of het nummer in beide systemen wijzigen.

Voor Severa hebt u de add-on Meerdere valuta nodig als er in eAccounting klanten met verschillende valuta zijn.

Productregister

Producten, reizen en werktypen in Severa worden verbonden als artikelen in eAccounting. Bij het toevoegen van producten aan eAccounting stelt de integratie "Diensten" in als het artikel boekhoudtype. Nadat de overdracht is voltooid, is het belangrijk om in te loggen op eAccounting en te verifiëren dat de artikelen de juiste rekeningtypen hebben, omdat het rekeningtype invloed heeft op uw facturering.

De integratie zal alle producten van Severa naar eAccounting en vice versa overdragen. Als beide systemen al producten hebben, is het belangrijk om de bestaande gegevens te verifiëren. Producten/werktypen/reizen worden verbonden met hun naam en nummer, dus voordat de integratie wordt gestart, is het belangrijk om te verifiëren dat als hetzelfde product in beide systemen bestaat, de code in Severa overeenkomt met het artikelnummer in eAccounting.

Zorg ervoor dat in Severa u niet dezelfde naam of code hebt voor producten, werktypen en reizen.

De integratie heeft een hoofdinstelling voor producten. Dit betekent dat bijgewerkte producten alleen van het hoofdsysteem worden overgedragen. De integratie kan geen situatie aan waarin u alleen de naam of het nummer van het product in de master bijwerkt, omdat het producten verbindt door hun naam en nummer te controleren en als er één wordt gewijzigd, herkent het het product niet als hetzelfde. In deze situatie moet u handmatig de naam of het nummer in beide systemen wijzigen.

Projecten

Projecten (cases) in Severa kunnen worden overgedragen naar een van de kostenplaatsen in eAccounting als kosteneenheden. Projecten worden voor twee doeleinden gebruikt. Ten eerste, wanneer een factuur wordt overgedragen, heeft elke factuurregel informatie over welk project het behoort. Ten tweede worden projecten gebruikt bij de overdracht van leveranciersfacturen om kosten naar Severa te krijgen. Alle open projecten worden overgedragen, gesloten projecten worden niet overgedragen.

Facturen

Facturen worden in Severa aangemaakt en vervolgens als conceptfacturen naar eAccounting overgedragen. Factuurdatum wordt niet overgedragen van Severa naar eAccounting. Facturen gebruiken overdrachtsdatum (datum waarop facturen naar eAccounting worden overgedragen). Conceptfacturen worden naar klanten gestuurd vanuit eAccounting en tegelijkertijd gaan ze naar de boekhouding. U kunt ook de status van Verzonden en Betaald facturen van eAccounting naar Severa krijgen. Factuurnummers worden van eAccounting naar Severa overgedragen wanneer de verzendstatus wordt bijgewerkt. De terugbetaalde facturen worden niet overgedragen, dus terugbetalingen moeten in eAccounting worden gedaan.

Leveranciersfacturen

Leveranciersfacturen kunnen naar Severa worden overgedragen als factureerbare items en kosten of alleen als kosten voor projecten. Het project waar kosten worden overgedragen, wordt gedefinieerd voor de leveranciersfactuurregel in eAccounting. Leveranciersfactuur zal een product op een project zijn. Factureerbaar item en kosten betekenen dat het product een eenheidsprijs en eenheidskosten zal hebben, die hetzelfde bedrag zijn als het bedrag van de leveranciersfactuur.

Voor Severa hebt u de add-on Meerdere valuta nodig als er in eAccounting leveranciersfacturen met verschillende valuta zijn.

Hoe te gebruiken

Vereisten

API-toegangsrechten in eAccounting zijn vereist om de integratie te authenticeren.

Uw inloggegevens voor Severa en eAccounting moeten hetzelfde zijn, omdat de integratie van dezelfde authenticatiemethode gebruikmaakt.

API-toegang moet ook worden geactiveerd vanuit eAccounting. Log in op eAccounting > APPS en activeer API.

In Severa moet een add-on genaamd Visma eAccounting vanuit Upgrades worden ingeschakeld (Upgrades > Pas de functies aan > Interfaces).

Zodra de add-on is ingeschakeld, verschijnt een Gegevensoverdracht menu onder het Instellingen menu in Severa. Voordat er iets kan worden overgedragen, moeten enkele instellingen worden gedefinieerd. Volg de onderstaande stappen.

Initiële instellingen

• Als u al klant- en productgegevens in zowel Severa als eAccounting hebt, doorloop de gegevens. Verifieer dat als dezelfde klant of product in beide systemen bestaat, ze dezelfde naam en nummer hebben.

• Verifieer dat alle producten, werktypen en reiskosten een code hebben ingesteld in Severa. De integratie zal falen als de code ontbreekt, omdat het een verplicht veld is in eAccounting.

• Verifieer dat klanten in Severa één adres hebben. De integratie zal falen als het adres ontbreekt, omdat postcode en stad verplichte velden zijn in eAccounting.

• Ga in eAccounting naar Boekhouding > Kostenplaatsen en voeg één groep toe waarin de projecten zullen worden opgeslagen.

• Ga in Severa naar Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen en voeg vier factuurstatussen toe, bijvoorbeeld zoals hieronder:

  Naam factuurstatus	Niet bewerkbaar	Factuurnummer	Verzonden	Betaald
  Concept
  Overbrengen naar eAccounting
  Verzonden naar eAccounting	x
  Verzonden vanuit eAccounting	x	x	x
  Betaald in eAccounting	x	x	x	x

• Klik op Instellingen > Gegevensoverdracht en kies het tabblad Instellingen.

• Klik op de knop Verbinding maken naast de kostenplaats voor projecten.

• Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord voor eAccounting API in het aanmeldvenster in.

• Klik op Toestaan om toestemming te geven voor de integratie.

• Selecteer master voor klanten om ofwel Severa of eAccounting te zijn. Master betekent een systeem waar u uw gegevens onderhoudt, bijvoorbeeld contactpersonen of adressen van klanten bijwerkt.

• Selecteer master voor producten om ofwel Severa of eAccounting te zijn. Master betekent een systeem waar u uw gegevens onderhoudt, bijvoorbeeld prijswijzigingen voor uw producten doorvoert.

• Selecteer de kostenplaats (die u eerder al hebt gemaakt) waarnaar projecten worden overgebracht.

• Voeg een standaard productnummer toe. In eAccounting moet er een artikel met dit nummer zijn. Het wordt gebruikt bij factuuroverdracht, voor die factuurregels die niet zijn verbonden met een product, werktype of reiskosten.

• Kies of leveranciersfacturen naar Severa moeten worden overgedragen als factureerbare items en kosten of alleen als kosten.

• Kies de factuurstatussen (die u eerder al hebt gemaakt).

  • Status van over te brengen facturen: de status die u in Severa voor facturen hebt ingesteld
  • Status van overgedragen facturen: de status die facturen krijgen nadat deze zijn overgedragen
  • Status van verzonden facturen: de status van facturen die vanuit eAccounting naar klanten zijn verzonden
  • Status van betaalde facturen: de status van facturen in eAccounting die door klanten zijn betaald

• Sla instellingen op en de integratie is klaar voor gebruik.

Gegevens overdragen

Om gegevens tussen Severa en eAccounting over te dragen, navigeer naar Gegevensoverdracht. Er is een overdrachtsknop voor elk onderwerp. Nadat de overdrachtsknop is ingedrukt, verschijnt er een tijdstempel om aan te geven wanneer de laatste overdracht is gedaan.

Klanten, producten en projecten worden overgedragen zodat de integratie de laatste tijdstempel bekijkt en alle nieuw toegevoegde en alle bijgewerkte sinds de vorige overdracht overgedragen. De eerste overdracht zal alle bestaande gegevens verplaatsen. Voor facturen zal de integratie alle facturen met de geselecteerde status overdragen. Leveranciersfactuuroverdracht wordt gecontroleerd door de leveranciersfactuurdatum. De integratie zal dezelfde leveranciersfactuur niet twee keer overdragen, dus het is veilig om bijvoorbeeld met tijdsbestek Deze week meerdere keren tijdens de week over te dragen.

De eAccounting-authenticatie is slechts voor een bepaalde tijd geldig. Dit betekent dat hoogstwaarschijnlijk wanneer u uw volgende overdrachten komt doen en u op een van de overdrachtsknoppen klikt, u het authenticatievenster krijgt, waar u moet inloggen en de integratie moet toestaan om te draaien.

Na de overdracht verschijnt er een groene of rode melding bovenaan. De melding vertelt u het aantal succesvol overgedragen items en de hoeveelheid fouten, als er waren. Lees hieronder meer over de fouten.

Foutenlogboek

Als er problemen waren met de overdracht, ziet u een rode balk bovenaan het scherm die vertelt hoeveel mislukte items er waren. Om te zien welke items de fout veroorzaakten en wat de fout was, klikt u op het tabblad "Foutenlogboek" in Gegevensoverdracht. Nieuwe fouten verschijnen bovenaan de lijst. De fout legt uit wat niet kon worden overgedragen, naar welk systeem het niet kon worden overgedragen en wat de reden was. Bijvoorbeeld: "Kon product [ProductNaam] niet toevoegen aan Visma eAccounting, omdat de productcode ontbreekt in Severas instellingen." Op basis van de fout moet u het probleem oplossen en vervolgens de overdracht opnieuw uitvoeren.

Gedetailleerde veldmapping

Klanten / Accounts

Artikelen / Producten, Werktypen, Reiskosten

Kostenplaats / Projecten

Factuurconcepten / Facturen

Leveranciersfacturen / Producten op cases

Typische fouten

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee