Visma eAccounting : Severa

Integreer Visma eAccounting met Severa, zodat u klanten, projecten, facturen en kosten van het ene naar het andere systeem kunt overbrengen. In Severa beheert u uw projecten en maakt u conceptfacturen aan. De conceptfacturen worden naar eAccounting overgebracht en worden van daaruit naar klanten verzonden en in de boekhouding bewaard. Inkoopfacturen haalt u op in eAccounting en brengt ze als projectkosten over naar Severa.

De gebruiker bepaalt wanneer de gegevensoverdracht plaatsvindt. Als de gegevens kunnen worden overgedragen, dan moet de gebruiker op de 'overbrengknop' klikken om de gegevens van Severa naar eAccounting over te brengen.

Er zijn masterinstellingen voor klanten en producten die bepalen in welk systeem de gegevens worden bijgewerkt. Dit houdt in dat aan beide systemen nieuwe gegevens worden toegevoegd, maar dat er alleen vanuit de "master" zal worden bijgewerkt. Meestal is bijvoorbeeld Severa de master voor klanten, en is eAccounting de master voor producten.

Deze integratie wordt niet ondersteund in Finland.

Wat wordt er overgebracht?

Klanten

Klanten in Severa zijn gekoppeld aan klanten in eAccounting. Samen met de klantgegevens worden ook het adres en de contactpersoon overgebracht. In eAccounting kan een klant slechts één adres en één contactpersoon hebben, terwijl een klant in Severa er meerdere kan hebben. Dit betekent dat wanneer een klant van Severa naar eAccounting wordt overgebracht, de integratie het eerste factuuradres en de bijbehorende contactpersoon in Severa zal kiezen. In eAccounting is het klantadres ook een verplicht veld en daarom zal integratie een foutmelding tonen als wordt geprobeerd om een klant zonder adres uit Severa over te brengen.

De integratie brengt alle actieve klanten van Severa naar eAccounting over, en vice versa. Als beide systemen al klantgegevens bevatten, dan is het belangrijk om de bestaande gegevens te controleren. Klanten zijn gekoppeld op basis van hun naam en nummer, dus het is belangrijk om, voordat de integratie wordt gestart, te controleren of een klant die in beide systemen aanwezig is, hetzelfde klantnummer heeft.

Als er aan het begin van een klantnummer een of meer nullen staan, dan worden deze door Severa verwijderd. Als het klantnummer bijvoorbeeld 01234 is, dan wijzigt Severa dit naar 1234.

De integratie heeft een masterinstelling voor klanten. Dit houdt in dat bijgewerkte klantgegevens alleen vanuit het mastersysteem worden overgebracht. De integratie kan niet omgaan met een situatie waarin u de naam of het nummer van de klant alleen in de master bijwerkt, omdat de integratie klanten op basis van hun naam en nummer koppelt. Als deze gegevens in een van de twee systemen worden gewijzigd, dan wordt de klant in het andere systeem niet meer als dezelfde klant herkend. In dergelijke situaties moet u de naam of het nummer in beide systemen handmatig wijzigen.

Voor Severa hebt u de add-on Meerdere valuta nodig als er in eAccounting klanten met verschillende valuta zijn.

Productregister

Producten, reizen en werktypen in Severa zijn gekoppeld aan artikelen in eAccounting. Als u een product aan eAccounting toevoegt, dan stelt de integratie voor het product "Diensten" in als boekhoudtype. Na het overbrengen van de gegevens is het belangrijk om bij eAccounting in te loggen en te controleren of voor de producten het juiste boekhoudtype is ingesteld, omdat het boekhoudtype van invloed is op de facturen.

De integratie brengt alle producten van Severa naar eAccounting over, en vice versa. Als beide systemen al producten bevatten, dan is het belangrijk om de bestaande gegevens te controleren. Producten/werktypen/reizen zijn gekoppeld op basis van hun naam en nummer, dus het is belangrijk om, voordat de integratie wordt gestart, te controleren of een product dat in beide systemen aanwezig is, de code in Severa overeenkomt met het artikelnummer in eAccounting.

Controleer of producten, werktypen en reizen in Severa niet dezelfde naam of code hebben.

De integratie heeft een masterinstelling voor producten. Dit houdt in dat bijgewerkte producten alleen vanuit het mastersysteem worden overgebracht. De integratie kan niet omgaan met een situatie waarin u de naam of het nummer van het product alleen in de master bijwerkt, omdat de integratie producten op basis van hun naam en nummer koppelt. Als deze gegevens in een van de twee systemen worden gewijzigd, dan wordt het product in het andere systeem niet meer als hetzelfde product herkend. In dergelijke situaties moet u de naam of het nummer in beide systemen handmatig wijzigen.

Projecten

Projecten in Severa kunnen als kostenplaatsen naar een van de kostenplaatsgroepen in eAccounting worden overgebracht. Projecten worden voor twee doeleinden gebruikt. In de eerste plaats bevat elke factuurregel, wanneer de factuur is overgebracht, informatie over het project waartoe deze behoort. In de tweede plaats worden projecten gebruikt om via inkoopfacturen kosten in Severa te krijgen. Alle open projecten worden overgebracht, maar afgesloten projecten worden niet overgebracht.

Facturatie

Facturen worden in Severa aangemaakt en vervolgens als conceptfacturen naar eAccounting overgebracht. De factuurdatum wordt niet van Severa naar eAccounting overgebracht. Voor facturen wordt een overdrachtsdatum gebruikt (de datum waarop de facturen naar eAccounting zijn overgebracht). Conceptfacturen worden vanuit eAccounting naar klanten verzonden en tegelijkertijd in de boekhouding verwerkt. Voor facturen kunt u ook de status Verzonden en Betaald van eAccounting naar Severa overbrengen. Factuurnummers worden van eAccounting naar Severa overgebracht wanneer de status Verzonden wordt bijgewerkt. Creditfacturen worden niet overgebracht, dus deze moeten in eAccounting worden gedaan.

Inkoopfacturen

Inkoopfacturen kunnen als factureerbare items en kosten, of alleen als kosten, naar Severa worden overgebracht. Het project van waaruit de kosten zijn overgebracht, wordt op de inkoopfactuurregel in eAccounting vastgelegd. De inkoopfactuur wordt gezien als een product voor een project. Factureerbare items en kosten betekenen dat het product een prijs per stuk en kosten per stuk moet hebben, en dat dit bedrag hetzelfde bedrag als op de inkoopfactuur moet zijn.

Voor Severa hebt u de add-on Meerdere valuta nodig als er in eAccounting inkoopfacturen met verschillende valuta zijn.

Hoe stel ik dit in?

Vereisten

API-toegangsrechten in eAccounting zijn vereist om de integratie te authenticeren.

Uw inloggegevens voor Severa en eAccounting moeten hetzelfde zijn, omdat de integratie van dezelfde authenticatiemethode gebruikmaakt.

API-toegang is ook vereist om de integratie vanuit eAccounting in te schakelen. Log in bij eAccounting > Apps en schakel API in.

In Severa moet een add-on genaamd Visma eAccounting vanuit Upgrades worden ingeschakeld (Upgrades > Pas de functies aan > Interfaces).

Zodra de add-on is ingeschakeld, verschijnt het menu Gegevensoverdracht bij Instellingen in Severa. Voordat er iets kan worden overgebracht, moeten bepaalde instellingen worden vastgelegd. Volg de onderstaande stappen.

Initiële instellingen

Als er al klant- en productgegevens in zowel Severa als eAccounting staan, controleer dan de gegevens. Klanten of producten die in beide systemen aanwezig zijn, moeten in beide systemen dezelfde naam en hetzelfde nummer hebben.
Controleer of alle producten, werktypen en reiskosten in Severa een code hebben. De integratie werkt niet als de code ontbreekt, omdat het in eAccounting een verplicht veld is.
Controleer of klanten in Severa één adres hebben. De integratie werkt niet als het adres ontbreekt, omdat postcode en plaats in eAccounting verplichte velden zijn.
Ga in eAccounting naar Boekhouding > Kostenplaatsgroepen en voeg één groep toe waarin de projecten zullen worden opgeslagen.

Ga in Severa naar Instellingen > Facturatie > Factuurstatussen en voeg vier factuurstatussen toe, bijvoorbeeld zoals hieronder:

Naam factuurstatus	Niet bewerkbaar	Factuurnummer	Verzonden	Betaald
Concept
Overbrengen naar eAccounting
Verzonden naar eAccounting	x
Verzonden vanuit eAccounting	x	x	x
Betaald in eAccounting	x	x	x	x

Klik op Instellingen > Gegevensoverdracht en kies het tabblad Instellingen.
Klik op de knop Verbinding maken naast de kostenplaats voor projecten.
Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord voor eAccounting API in het aanmeldvenster in.
Klik op Toestaan om toestemming te geven voor de integratie.
Selecteer Severa of eAccounting als master voor klanten. De master is het systeem waarin u uw gegevens onderhoudt, bijvoorbeeld voor het bijwerken van de contactpersonen of de adressen van uw klanten.
Selecteer Severa of eAccounting als master voor producten. De master is het systeem waarin u uw gegevens onderhoudt, bijvoorbeeld voor prijswijzigingen van uw producten.
Selecteer de kostenplaats (die u eerder al hebt gemaakt) waarnaar projecten worden overgebracht.
Voer een standaardproductnummer in. In eAccounting moet er een artikel met dit nummer aanwezig zijn. Het wordt gebruikt bij de factuuroverdracht, namelijk voor die factuurregels die niet aan een product, werktype of reiskostensoort zijn gekoppeld.
Kies of inkoopfacturen naar Severa moeten worden overgebracht als factureerbare items en kosten of alleen als kosten.
Kies de factuurstatussen (die u eerder al hebt gemaakt).
- Status van over te brengen facturen: de status die u in Severa voor facturen hebt ingesteld
- Status van overgedragen facturen: de status die facturen krijgen nadat deze zijn overgebracht
- Status van verzonden facturen: de status van facturen die vanuit eAccounting naar klanten zijn verzonden
- Status van betaalde facturen: de status van facturen in eAccounting die door klanten zijn betaald
Sla de instellingen op. De integratie is nu klaar voor gebruik.

Gegevensoverdracht

Ga naar Gegevensoverdracht om gegevens van en naar Severa en eAccounting over te brengen. Er is voor elke situatie een overbrengknop. Nadat u op de overbrengknop hebt geklikt, toont een tijdstempel wanneer de laatste keer gegevens zijn overgebracht.

Alle klanten, producten en projecten die sinds het laatste tijdstempel zijn toegevoegd of bewerkt, worden overgebracht. Als de overdracht voor het eerst plaatsvindt, dan worden alle bestaande gegevens verplaatst. Van de facturen worden alle facturen met de geselecteerde status overgebracht. Welke inkoopfacturen worden overgebracht, wordt bepaald door de datum van de inkoopfactuur. De integratie brengt dezelfde inkoopfactuur niet tweemaal over, dus u kunt bijvoorbeeld gedurende de week veilig het tijdvak Deze week voor de overdracht kiezen.

De eAccounting-authenticatie is slechts beperkte tijd geldig. Dit betekent dat wanneer u de volgende overdracht wilt uitvoeren en u op een van de overbrengknoppen klikt, er waarschijnlijk een venster voor authenticatie zal worden weergegeven waarin u moet inloggen om de integratie te starten.

Nadat de gegevens zijn overgebracht, wordt er bovenaan een groen of rood bericht getoond. In het bericht staat het aantal overgebrachte items en het aantal opgetreden fouten, indien van toepassing. Hieronder vindt u meer informatie over de fouten die kunnen optreden.

Foutenlogboek

Als er problemen met de overdracht waren, dan ziet u een rode balk boven aan het scherm met het aantal niet gelukte items. Om te zien welke items de fout hebben veroorzaakt, en wat de fout was, klikt u op het tabblad "Foutenlogboek" van Gegevensoverdracht. Nieuwe fouten staan boven aan de lijst. In de fout wordt vermeld wat er niet kon worden overgebracht, naar welk systeem het niet kon worden overgebracht en wat de reden was. Bijvoorbeeld: "Product [ProductName] kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd, omdat de productcode in de instellingen van Severa ontbreekt." U moet aan de hand van deze foutmelding het probleem oplossen en de overdracht opnieuw uitvoeren.

Gedetailleerde veldtoewijzingen

Klanten / Accounts

Veld in eAccounting	Veld in Severa	Verplicht	Opmerkingen
Deb.nr.	Nummer	ja
Debiteurnaam	Naam	ja
Debiteurtype		ja	Is altijd "Bedrijf"
KvK-nummer	Btw-nummer
Adres	Adres	ja	Vanuit Severa wordt het eerste factuuradres overgebracht. Als er geen factuuradres is, dan wordt het adres van het hoofdkantoor overgebracht. Als er in Severa meer dan twee adresregels zijn, dan worden die in eAccounting op de tweede adresregel weergegeven.
Postcode	Postcode	ja
Plaats	Plaats	ja
Land	Land	ja
Btw-nummer	Btw-nummer
Telefoon	Telefoon		Uit het adres
E-mailadres	E-mailadres
Website	Website
Notities	Notities
Naam	Voornaam + Achternaam		Bij het overbrengen naar Severa wordt de naam gesplitst in voor- en achternaam. De laatste spatie in ContactPersonName is de scheiding tussen FirstName en LastName. Als ContactPersonName geen spatie bevat, dan wordt voor FirstName een vraagteken gebruikt. Bij het overbrengen naar eAccounting worden FirstName en LastName samengevoegd tot ContactPersonName, gescheiden door een spatie. De eerste contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld, wordt overgebracht.
E-mail	E-mail
Telefoon	Telefoon contactpersoon
Mobiel	Mobiel
Betalingsvoorwaarden	Betalingstermijn	ja	Als in Severa geen betalingstermijn voor een klant is ingesteld, dan wordt de betalingstermijn van de organisatie gebruikt.
Valuta	Valuta	ja

Artikelen / Producten, Werksoorten, Reiskosten

Veld in eAccounting	Veld in Severa	Verplicht	Opmerkingen
Ingeschakeld	Actieve status	ja
Artikelnr.	Productcode	ja
Artikelnaam	Productnaam	ja
Verkoopcategorie		ja	Aan alle producten die aan eAccounting worden toegevoegd, wordt standaard de categorie Diensten toegekend. Het btw-tarief wordt ontleend aan het product.
Eenheid	Eenheid	ja	De integratie stelt uren in voor werktypen, kilometers voor kilometerstanden, aantallen voor dagvergoedingen en andere kosten en voor producten, tenzij het mogelijk is de juiste eenheid toe te wijzen.
Verkoopprijs excl. btw	Prijs/stuk	ja
Verkoopprijs incl. btw	Prijs/stuk incl. btw	ja	De integratie berekent het bedrag op basis van de stuksprijs en het btw-tarief.

Kostenplaatsgroep / Projecten

Veld in eAccounting	Veld in Severa	Verplicht
Ingeschakeld	Lopend/Afgesloten	ja
Korte naam	Projectnummer	ja
Productnaam	Naam project	ja

Conceptfacturen / Facturen

Veld in eAccounting	Veld in Severa	Verplicht	Opmerkingen
Debiteur	Naam	ja
Adres	Adres	ja
Postcode	Postcode	ja
Plaats	Plaats	ja
Land	Land	ja
Betalingsvoorwaarden	Btw-bedrag	ja
Uw referentie	Uw referentie
Onze referentie	Onze referentie
	Ordernummer		NIET VERTROUWD
Tekstregel	Notities
Tekstregel	Vrije tekst van factuur boven factuurregels
Factuurregels		ja	Zie hieronder voor gedetailleerde factuurregeltoewijzingen
Tekstregel	Vrije tekst van factuur onder factuurregels
Gedetailleerde factuurregeltoewijzingen
Artikel	Productcode		Het artikel bepaalt de btw van de factuur of de factuurregel. Het btw-tarief wordt niet vanuit Severa overgebracht.
Artikelnaam	Omschrijving
Aantal	Aantal
Eenheid	Eenheid
Prijs	Prijs/stuk
Kostenplaatsgroep (voor projecten)	Projectnummer

Inkoopfacturen / Producten voor projecten

Veld in eAccounting	Veld in Severa	Verplicht	Opmerkingen
	Omschrijving	ja	Datum inkoopfactuur + Boekstuknummer + Naam crediteur
Factuurdatum	Datum	ja
	Aantal	ja	Altijd ingesteld op "1"
Debetbedrag	Prijs/stuk	ja
Debetbedrag	Prijs/stuk	ja
	Btw	ja	Standaard btw-tarief van organisatie in Severa

Veelvoorkomende foutmeldingen

Waar	Foutmelding	Oplossing
Debiteur	Klant XXX kon niet worden toegevoegd, omdat de klant geen adres heeft.	De klant heeft geen adres. Voeg minstens één adres toe. Het is verplicht om de postcode en de plaats in te voeren.
Debiteur	Klant XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - De veldnaam moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	De klantnaam bestaat uit meer dan 50 tekens. De naam mag niet langer zijn dan 50 tekens.
Debiteur	Klant XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - Het veld InvoiceAddress1 moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	Controleer de adressen van de klant. Addressline 1 (de eerste regel) mag niet meer dan 50 tekens bevatten.
Facturen	Factuur voor klant XXXX en project XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd, omdat het factuuradres ontbreekt.	Controleer of de factuur een geldig adres heeft (Address, Postal code en City in de juiste velden ingevoerd). Controleer of de klant naar eAccounting is overgebracht. Als de klant niet is overgebracht, controleer dan of Name en Addressline 1 niet meer dan 50 tekens bevatten.
Facturen	ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - De veldnaam moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	De factuur bevat uren, reiskosten of producten waarvan de naam in het register uit meer dan 50 tekens bestaat. Controleer de factuurregels en breng de eventueel benodigde correcties aan in het register bij Instellingen (Werktypen, Reiskosten en/of Producten).
Facturen	ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - Het veld InvoiceAddress1 moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50. Klant XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd.	Controleer of het adres van de klant (Addressline 1) uit maximaal 50 tekens bevat.
Facturen	ErrorCode: 4000, DeveloperErrorMessage: CostCenterItemAlreadyExistsException - De kostenplaats bevat al een item met de ingevoerde id of naam.	Controleer of de projectnaam en het projectnummer corresponderen met de naam en het nummer van de kostenplaats.
Producten	Product XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - Er is een fout opgetreden bij het converteren van de waarde {null} naar het type 'System.Guid'. Pad 'CodingId', regel 8, positie 18. Het veld Name moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	De productnaam is langer dan 50 tekens. Wijzig de productnaam bij Instellingen > Producten en controleer of deze uit maximaal 50 tekens bestaat.
Producten	Reiskosten XXXX konden niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - De veldnaam moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	De naam van de reiskosten is langer dan 50 tekens. Wijzig de naam van de reiskosten bij Instellingen > Reiskosten en controleer of deze uit maximaal 50 tekens bestaat.
Producten	Product XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - Er is een fout opgetreden bij het converteren van de waarde {null} naar het type 'System.Guid'. Pad 'CodingId', regel 8, positie 18.	Het product heeft geen btw. Wijzig het product bij Instellingen > Producten en selecteer de juiste btw.
Producten	Werktype XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - De veldnaam moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	De naam van het werktype is langer dan 50 tekens. Wijzig de naam van het werktype bij Instellingen > Werktypen en controleer of deze uit maximaal 50 tekens bestaat.
Projecten	Project XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 2000, DeveloperErrorMessage: ValidateModelAttributeException - De veldnaam moet een tekenreeks zijn met een maximale lengte van 50.	De projectnaam is langer dan 50 tekens. De naam mag niet langer zijn dan 50 tekens.
Projecten	Project XXXX kon niet aan Visma eAccounting worden toegevoegd. ErrorCode: 4000, DeveloperErrorMessage: CostCenterItemAlreadyExistsException - De kostenplaats bevat al een item met de ingevoerde id of naam.	Controleer of er in eAccounting al een kostenplaatsgroep met hetzelfde nummer bestaat. De projectnaam en de naam van de kostenplaatsgroep moeten in beide systemen hetzelfde zijn.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee