Procountor

Met de Severa-Procountor integratie kunnen verkoopfacturen, reisfacturen en inkoopfacturen automatisch en op geplande tijden van het ene systeem naar het andere worden overgedragen. De integratie haalt elke 10 minuten automatisch facturen op om te worden overgedragen. De integratie haalt facturen op om te worden overgedragen vanuit de gedefinieerde factuurstatus. Daarnaast worden projecten, kostenplaatsen en eenheden automatisch als dimensiegegevens overgedragen. Inkoopfacturen kunnen vanuit Procountor naar Severa worden geïmporteerd als projectkosten.

De integratie wordt ondersteund in Finland en Zweden.

• Het bedrijf moet een overeenkomst hebben met Procountor voor het gebruik van Procountor en de integratie.
• Als het bedrijf een oude Procountor-integratie heeft gebruikt, moet het bij het overschakelen naar de nieuwe integratie de oude integratieverbinding opzeggen door contact op te nemen met de klantenservice van Procountor.
• Reisfacturen kunnen worden aangemaakt en overgedragen als de Travel invoices add-on in Severa is geactiveerd (onderdeel van de Severa Business, Platinum en Enterprise versies).
• De nummering van Severa-facturen kan niet worden gebruikt in Procountor. De factuurnummering wordt altijd bepaald in Procountor. Het Severa-factuurnummer kan worden opgehaald uit het Original invoice number veld in Procountor. Deze informatie is niet zichtbaar op de klantfactuur.
• De gegevens van de afzender van de factuur komen uit de organisatiegegevens van Procountor.

De integratie is beschikbaar in de Severa Business, Platinum en Enterprise versies.

Het klantenregister wordt samen met de verkoopfacturen van Severa naar Procountor overgedragen. Klantgegevens worden overgedragen naar het klantenregister van Procountor wanneer de eerste verkoopfactuur wordt aangemaakt en overgedragen naar Procountor.

De klant moet een bedrijfsidentificatienummer (BTW-nummer) en klantnummer hebben, omdat deze gegevens worden gebruikt om gegevens te koppelen aan zakenpartners in het Procountor-register. Het bedrijfsidentificatienummer en het klantnummer moeten overeenkomen tussen de systemen, zodat facturen aan de juiste klant in Procountor worden toegewezen en dubbele klantaccounts worden voorkomen.

Hieronder staan de basisprincipes voor het toewijzen van factureringsgegevens in het zakenpartnerregister:

1. Als het bedrijfsidentificatienummer en het klantnummer van de Severa-factuur overeenkomen met die in het zakenpartnerregister van Procountor, wordt de toewijzing aan deze zakenpartner gedaan.
2. Als hetzelfde bedrijfsidentificatienummer in Procountor wordt gevonden, maar met een ander klantnummer, wordt er geen toewijzing gedaan en wordt indien nodig een nieuwe zakenpartner aangemaakt in Procountor.
3. Als hetzelfde klantnummer in Procountor wordt gevonden met een ander bedrijfsidentificatienummer, wordt er geen toewijzing gedaan en verschijnt er een foutmelding in het overdrachtslogboek.

Het productregister wordt samen met de verkoopfacturen van Severa naar Procountor overgedragen. Producten worden overgedragen naar het productregister van Procountor wanneer de eerste verkoopfactuur wordt aangemaakt en overgedragen naar Procountor.

De codes van werksoorten en producten in Severa moeten overeenkomen met het productregister van Procountor. Ook voor reiskosten moeten de codes in beide systemen overeenkomen. Reiskostencodes veranderen jaarlijks en nieuwe codes kunnen worden gecontroleerd in Procountor.

Producten zonder code worden overgedragen met de standaardcode die in de instellingen is gedefinieerd. De standaardcode moet ook in het productregister van Procountor worden gevonden.

Projecten, kostenplaatsen en eenheden worden automatisch van Severa naar Procountor overgedragen naar de dimensies die in de integratie-instellingen zijn gedefinieerd. Als de dimensienaam is gesloten of gedeactiveerd, wordt de status ervan bijgewerkt naar Procountor.

Facturen en reisfacturen worden automatisch van Severa naar Procountor overgedragen vanuit de factuurstatus die in de instellingen is gedefinieerd. De factuurstatus van waaruit de integratie facturen ophaalt om te worden overgedragen, wordt gedefinieerd in de integratie-instellingen van Severa.

Inkoopfacturen worden naar Severa geïmporteerd nadat ze zijn gedimensioneerd voor projecten in Procountor en wanneer de status is Approved, Waiting for transfer to bank, Transferred to bank, Partially paid, Paid of Paid elsewhere.

Bijlagen van de reisfactuur (reisfactuur + alle bijlagen als één bestand) worden samen met de integratie overgedragen.

Voor verkoopfacturen kan worden gekozen of:

• PDF-bestand met bijlagen wordt overgedragen,
• factuurspecificatie wordt overgedragen, waarbij bijlagen worden overgedragen zonder de PDF-afbeelding van de Severa-factuur,
• of bijlagen kunnen ook worden weggelaten.

Als de overdracht van bijlagen niet wordt geselecteerd, wordt de bijlage alleen overgedragen als er bijlagen bij de factuur zijn en als factuurrijgroepering is ingeschakeld. Bijlagen worden zowel met elektronische als papieren facturen overgedragen.

Bijlagen van verkoop- en reisfacturen moeten in GIF-, JPEG- of PDF-formaat zijn. De bestandsnaam mag geen speciale tekens bevatten. De maximale bestandsgrootte is 10 MB.

Allereerst moet het gebruik van de API worden toegestaan:

1. Log in bij Procountor
2. Ga naar Management > Company information > Usage settings > Allow use of chargeable interfaces
3. Voeg een nieuwe technische API-gebruiker toe via Management > Users and access rights > Add new user.
   1. Geef de gebruiker een naam, bijvoorbeeld: de voornaam is de naam van uw bedrijf, de achternaam is de naam van de software (Severa).
   2. Een e-mailadres is verplicht. Gebruik bijvoorbeeld uw eigen e-mailadres, maar we raden aan om het ontvangen van e-mailmeldingen in de Procountor-instellingen te beperken.
4. Wijzig de toegangsrechten van de API-gebruiker via Management > Users and access rights. Doorloop elke toegangsrechtsectie en stel voor elke sectie All rechten in.
5. Om de juiste toegang te garanderen, activeer Allow only M2M API login. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat de integratie-interface beperkte rechten heeft die gescheiden zijn van de gebruikersinterface.

Vervolgens moet een API-sleutel worden aangemaakt:

1. Ga naar de API-sleutels pagina via het Basisgegevens-menu in de rechterbovenhoek.
2. Klik op New API key en maak een nieuwe API-sleutel aan.
3. Voer in het Client ID veld de tekst in: VismaSeveraClient
4. Selecteer Create. Na het opslaan van de gegevens is een nieuwe integratiespecifieke sleutel aangemaakt en wordt deze weergegeven in de gebruikersinterface.
5. Kopieer de API-sleutel naar het klembord.
6. Plak de gekopieerde API-sleutel in Severa in de integratie-instellingen onder het tandwielpictogram > Settings > Integrations > Procountor > General > API key.
7. Klik op Save.

Een hoofdgebruiker kan een API-sleutel aanmaken voor een andere gebruiker in de geselecteerde organisatie, mits de toegangsrechten van de gebruiker voldoende zijn. Dit maakt het mogelijk om een technische API-gebruiker aan te maken die toegang heeft tot de interface, maar geen toegang tot de gebruikersinterface.

1. Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Organization > Chart of accounts.

   • Voeg de verkooprekeningen die in Procountor worden gebruikt toe aan Severa.
   • Definieer alle gebruikte verkooprekeningen.
   • U kunt afzonderlijke verkooprekeningen instellen voor werkuren, reiskosten en producten.
   • Voer de naam en het nummer van de verkooprekening in. Het nummer van de verkooprekening moet overeenkomen met de gegevens van Procountor.

2. Voeg de gebruikte producten toe en controleer of de producten in beide systemen aanwezig zijn. Dezelfde code kan voor alle producten worden gebruikt, indien gewenst. Als dezelfde code wordt gebruikt, kunnen de volgende stappen worden overgeslagen en kan worden doorgegaan naar stap 3 van de instellingen in Severa. Producten worden in dit geval met de standaardcode naar Procountor overgedragen.

   • Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Work time, travel expense & product registers > Products.
   • Voeg een nieuw product toe of bewerk bestaande producten.
   • Voer een code in voor het product en selecteer de te gebruiken verkooprekening (u kunt indien gewenst ook andere gegevens voor het product definiëren). De code moet overeenkomen met de productcode van Procountor.
   • Definieer alle gebruikte producten.

3. Bewerk/voeg de werksoorten en werksoortcodes die in Severa worden gebruikt toe om overeen te komen met de producten van Procountor. Werksoorten zorgen ervoor dat de uren op de factuur worden toegewezen aan het productregister van Procountor.

   • Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Work time, travel expense & product registers > Work types.
   • Voeg codes toe voor alle werksoorten die in Severa worden gebruikt en wijs ze toe als producten in Procountor.

4. Bewerk/voeg de reiskosten die in Severa worden gebruikt toe om overeen te komen met het reiskostenregister van Procountor. De reiskostencodes van Severa moeten hetzelfde zijn als die in Procountor. De codes veranderen jaarlijks in Procountor en de hoofdgebruiker van het bedrijf moet de gegevens in Severa bijwerken.

   • Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Work time, travel expense & product registers > Travel expense types.
   • Voeg codes toe voor alle reiskosten die in Severa worden gebruikt, zodat ze correct worden toegewezen aan het reiskostenregister van Procountor.

5. Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Organization > Bank accounts. Klik op het potloodpictogram en bewerk het bankrekeningnummer naar IBAN-formaat.

6. Maak factuurstatussen aan in Severa van waaruit verkoopfacturen naar Procountor worden opgehaald.

   • Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Invoicing > Invoice statuses.
   • Voeg een nieuwe factuurstatus toe, bijvoorbeeld Waiting for transfer to Procountor. Selecteer de volgende instellingen voor de status: Not editable, Invoice number, Sent. Indien nodig kunt u deze status ook instellen als de standaardstatus voor creditnota's.
   • Wanneer facturen naar Procountor worden overgedragen, verandert hun status automatisch in Severa. U kunt hiervoor een status toevoegen, bijvoorbeeld Transferred to Procountor, of de Sent status gebruiken.
   • Sleep en plaats de factuurstatussen in de juiste volgorde, zodat de status met de Paid instelling onder de nieuwe statussen blijft als de laatste status in het proces.

7. Als de Travel invoices add-on in Severa is geactiveerd, vul dan voor elke gebruiker het persoonlijke identificatienummer/code en de bankrekeninggegevens in. Zonder persoonlijke gegevens kunnen reisfacturen niet naar Procountor worden overgedragen. Zorg ervoor dat hetzelfde persoonlijke identificatienummer ook in Procountor is ingesteld.

   • Ga naar gebruikersbeheer via het tandwielpictogram > Settings > User management.
   • Open het gebruikersprofiel door op de naam van de gebruiker te klikken.
   • Voeg het persoonlijke identificatienummer/code en het bankrekeningnummer van de gebruiker toe.

8. Maak reisfactuurstatussen aan in Severa van waaruit reisfacturen naar Procountor worden opgehaald.

   • Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Hours and expenses > Travel invoices > Travel invoice statuses.
   • Voeg een nieuwe reisfactuurstatus toe, bijvoorbeeld Waiting for transfer to Procountor. Selecteer de volgende instellingen voor de status: Locked en Approved. U kunt ook de bestaande Approved status gebruiken.
   • Wanneer reisfacturen naar Procountor worden overgedragen, verandert hun status automatisch in Severa. Voeg de status Transferred to Procountor toe met de instellingen Locked en Approved.

1. Ga naar de instellingen via het tandwielpictogram > Settings > Integrations > Procountor > Settings.

2. Selecteer Add settings en kies het gewenste Company en klik op Save.

3. Definieer de overdrachtsinstellingen van de integratie. Zorg ervoor dat de API-sleutel die van Procountor is ontvangen correct is ingevoerd. De integratie wordt niet geactiveerd zonder de sleutel. Als de API-sleutel correct is, kunt u alle bestaande Procountor-dimensies bekijken en de benodigde dimensies selecteren.

4. Ga verder met het invullen van de algemene overdrachtsinstellingen en zorg ervoor dat alle vereiste velden zijn ingevuld:

   • Selecteer of klanten worden aangemaakt in het klantenregister van Procountor.
   • Selecteer of producten worden toegevoegd aan het productregister van Procountor.
   • Definieer de standaardcode voor producten. De standaardcode moet ook in het productregister van Procountor worden gevonden.
   • Definieer de standaardcode voor werksoorten. De standaardcode moet ook in het productregister van Procountor worden gevonden.
   • Definieer de standaardcode voor reiskosten. De standaardcode moet ook in het reiskostenregister van Procountor worden gevonden.
   • Selecteer de namen van de dimensies voor eenheden, projecten en kostenplaatsen.
   • Als u e-mailmeldingen wilt ontvangen over integratiefouten, selecteer Send email when integration reports errors.

1. Selecteer de reisfactuurstatussen in Severa voor en na de overdracht.
2. Selecteer de reisfactuurstatus in Procountor na de overdracht. We raden aan om de status In progress te gebruiken, zodat u de reisfactuur nog kunt bewerken en bekijken in Procountor.
3. Selecteer of de eenheid van Severa wordt overgedragen als dimensiegegevens van de reiskostenrij naar Procountor.
4. Selecteer of de kostenplaats wordt overgedragen als dimensiegegevens van de reiskostenrij naar Procountor.
5. Selecteer of het project wordt overgedragen als dimensiegegevens van de reiskostenrij naar Procountor.
6. Selecteer of de gebruikers van Severa worden bijgewerkt naar het gebruikersregister van Procountor.

1. Selecteer de factuurstatus van waaruit facturen naar Procountor worden overgedragen. Dit kan bijvoorbeeld Waiting for transfer to Procountor zijn.
2. Selecteer de factuurstatus na de overdracht, bijvoorbeeld Transferred to Procountor of Sent.
3. Selecteer de factuurstatus waarin facturen naar Procountor worden overgedragen. We raden aan om de status In progress te gebruiken, zodat u de factuur nog kunt bewerken en bekijken in Procountor.
4. Selecteer of de eenheid van Severa wordt overgedragen als dimensiegegevens van de factuurrij naar Procountor.
5. Selecteer of de kostenplaats wordt overgedragen als dimensiegegevens van de factuurrij naar Procountor.
6. Selecteer of het project wordt overgedragen als dimensiegegevens van de factuurrij naar Procountor.
7. Selecteer of bijlagen samen met de factuur worden overgedragen (factuurbijlage is de PDF van de factuur = factuurpagina's, specificatie + bijlagen). Als u alleen de specificatiepagina van de factuur wilt overdragen, wijzig de instelling niet en laat de selectie op Not selected.
8. Activeer indien gewenst e-mailfacturering. Wanneer dit selectievakje is aangevinkt, wordt de volgende logica gebruikt bij het selecteren van het verzendkanaal:
   • Als er elektronische factuurgegevens in de klantgegevens zijn ingevuld, wordt de factuur als elektronische factuur verzonden.
   • Als er geen elektronische factuurgegevens in de klantgegevens zijn ingevuld, maar er is een contactpersoon voor de factuur ingesteld met een e-mailadres, wordt de factuur naar dat e-mailadres verzonden. Als er geen e-mailadres is voor de contactpersoon van de klant, wordt het e-mailadres dat op de klantkaart is ingevoerd gebruikt.
   • Als er geen elektronische factuurgegevens in de klantgegevens zijn ingevuld, en er is geen contactpersoon voor de factuur ingesteld of er is geen e-mailadres voor de contactpersoon ingesteld, en er is geen e-mailadres apart ingesteld in de klantgegevens, wordt de factuur per post verzonden.

Als Maventa wordt gebruikt voor het verzenden van facturen, maar de facturen na verzending vanuit Severa naar Procountor moeten worden overgedragen voor boekhoudkundige doeleinden, selecteer in de overdrachtsinstellingen van verkoopfacturen in het Transfer statuses gedeelte Status in Procountor > Not sent. Op deze manier wordt de factuur niet opnieuw naar de klant verzonden vanuit Procountor.

Ostolaskujen siirtoasetukset

De overdracht van inkoopfacturen vereist geen aparte instellingen. De overdracht kan indien gewenst afzonderlijk worden geactiveerd. Maak een inkoopfactuur aan in Procountor en dimensioneer deze voor het gewenste project. Werk de factuurstatus bij naar een van de volgende: Approved, Waiting for transfer to bank, Transferred to bank, Partially paid, Paid of Paid elsewhere. De kosten worden met een vertraging van ongeveer 10 minuten overgedragen.

Wanneer alle benodigde gegevens zijn ingevuld, kunt u de integratie activeren met de schuifschakelaar die zich in de rechterbovenhoek van het General gedeelte bevindt.

Wanneer de schuifschakelaar is geactiveerd, kunt u afzonderlijk de Transfer of travel invoices en Transfer of purchase invoices later in het bijbehorende instellingen gedeelte in- of uitschakelen.

Volg dezelfde instructies als hierboven, maar selecteer eerst het juiste bedrijf in de Company instellingen dat u aan het configureren bent. De instellingen moeten worden geconfigureerd voor alle eenheden die hun eigen bedrijven zijn en een eigen bedrijfsidentificatienummer hebben.

Laat alle andere eenheden ongeconfigureerd, omdat de integratie alleen gegevens kan overdragen op basis van de eenheidshiërarchie.

Yleisimmät virhetilanteet

Als gegevens in de integratie een fout veroorzaken (bijvoorbeeld bij de overdracht van verkoopfacturen), wordt hiervan een melding gemaakt in het overdrachtslogboek van Severa. Het overdrachtslogboek is te vinden onder het tandwielpictogram Integrations > Procountor > Transfer log.

Als algemene richtlijn voor foutsituaties raden we aan om altijd eerst het foutbericht en de inhoud ervan te controleren. Als er correcties aan de factuur moeten worden aangebracht als gevolg van de fout, verplaats de factuur naar de draft-status in Severa en breng de nodige correcties aan. Daarna kan de overdracht opnieuw worden geprobeerd.

Neem indien nodig contact op met onze klantenservice om foutsituaties op te lossen. Op de Procountor website vindt u ook beschrijvingen van de meest voorkomende foutcodes.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee