Afdelingen kunt u gebruiken voor rapportagedoeleinden om kosten en inkomsten aan verschillende afdelingen toe te wijzen. Gebruikers worden aan afdelingen toegewezen en de standaardinstelling is dat projecten tot de afdeling behoren van de gebruiker die het project heeft aangemaakt.
Ga naar Instellingen > Organisatie > Afdelingen om de instellingen voor de afdelingen aan uw wensen aan te passen.
Organisatorische hiërarchie (add-on)
Organisatorische hiërarchië wordt gebruikt om unieke onderdelen van uw bedrijf, zoals interne afdelingen, business units, internationale holdings of dochterondernemingen, te onderscheiden en te organiseren.
Als de add-on is ingeschakeld, dan vervangt deze de normale lijst met afdelingen. Met Organisatorische hiërarchië kunt u afdelingen in een soort boomstructuur plaatsen om op die manier de structuur van uw bedrijf te modelleren. U kunt bovendien informatie aan de verschillende afdelingen toevoegen, zoals Logo's, Bankrekeningen, Btw-nummers en Factuurnummering.
Afdelingen beheren
Ga eerst naar Instellingen > Organisatie > Afdelingen.
Klik op de naam om eventuele bestaande gegevens te Bewerken of verplaats de afdeling in de hiërarchie (met behulp van de vervolgkeuzelijst Behoort bij). Houd de muisaanwijzer boven een afdeling om de pictogrammen Uitschakelen en Verwijderen weer te geven. Houd er rekening mee dat het in sommige gevallen niet mogelijk is om een bestaande afdeling te verwijderen (wegens gegevensintegriteit). Door een afdeling uit te schakelen wordt deze verborgen in de boomstructuur, maar wordt deze niet geheel verwijderd. U kunt deze functie gebruiken voor afdelingen die zijn gesloten, verkocht of op een andere manier niet meer in gebruik zijn.
Uitgeschakelde afdelingen worden aan (verkoop)projecten toegewezen als de persoon die deze heeft aangemaakt tot de uitgeschakelde afdeling behoort. Maar uitgeschakelde afdelingen kunnen niet meer worden geselecteerd.
Nieuwe afdelingen of bedrijven aanmaken
U kunt een nieuw bedrijf aanmaken (dat een eigen btw-nummer heeft, zoals een dochteronderneming) of een nieuwe afdeling (interne afdelingen, business units). Dit is afhankelijk van uw wensen.
Voor afdelingen is Naam het enige verplichte veld. De overige informatie wordt ontleend aan de bovenliggende afdeling indien deze niet afzonderlijk is ingevoerd.
Voor bedrijven zijn de velden Naam en Btw-nummer verplicht. U moet ook het bedrijfslogo en de voettekst van de pdf's voor facturen, offertes en reiskostenvergoedingen toevoegen. Gebruik tags in de voettekst om gegevens uit de bedrijfsgegevens op te halen, zoals Afdeling (Naam van het bedrijf), Adres en Btw-nummer.
De vrije-teksteditor voor de voettekst biedt de volgende opmaakmogelijkheden:
- Vier tekstgrootten: koptekst 1, koptekst 2, normaal en klein
- Vet, cursief en onderstrepen
- Genummerde lijsten en lijsten met opsommingstekens
Hoe gebruik ik afdelingen?
Elk nieuw (verkoop)project wordt automatisch toegewezen aan de afdeling of de persoon die het aanmaakt, maar dit kan zo nodig worden gewijzigd bij Projectinstellingen.
Bepaalde informatie die betrekking heeft op een (verkoop)project, zoals Taal, Valuta, Opmaak, Btw-nummer, Factuurnummering, Factuuradres, Logo en Voettekst van de factuur, wordt ontleend aan de afdeling. Als deze informatie niet bij de afdeling beschikbaar is, dan wordt deze ontleend aan de bovenliggende afdeling of de bedrijfsgegevens.
Met bedrijven en afdelingen kunt u kosten en inkomsten voor rapportagedoeleinden toewijzen aan verschillende afdelingen. Verkoopprognoses, resourcetoewijzingen en projectfacturatie kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om de vooruitzichten en de voortgang van de verschillende afdelingen te vergelijken.
Elke afdeling moet bij een organisatie of een bedrijf horen. Gebruikers worden toegewezen aan afdelingen en projecten horen standaard bij de afdeling van de gebruiker die het project heeft aangemaakt. Bedrijven kunnen ook hun eigen factuurinstellingen hebben.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen