U kunt nieuwe projecten aanmaken via de bovenste navigatie door Nieuw > Project te selecteren of door op het Projecten-gedeelte in de zijbalk te klikken.
De valuta kan na het aanmaken van een nieuw project niet meer worden gewijzigd, dus als u meerdere valuta's gebruikt (hiervoor is de add-on Multi-valuta nodig), selecteer dan de juiste valuta bij het aanmaken van het project.
U kunt interne projecten aanmaken voor de interne klanten van uw bedrijf. Er zijn enkele verschillen tussen interne projecten en klantprojecten:
- Bij interne projecten ontbreekt het tabblad Verkoop
- Uren of producten uit een intern project kunnen niet worden gefactureerd
- Op het tabblad Financieel kunt u alleen vergoedingen toevoegen die verband houden met het interne project
- U kunt alleen andere interne projecten als sjabloon voor een intern project gebruiken
Tijdinvoer mag alleen voor interne projecten worden ingevoerd.
U kunt een nieuw intern project aanmaken vanuit de bovenste navigatiebalk, vanuit de klanten- en projectoverzichten of vanuit de klantengegevens van uw bedrijf. Hiervoor gaat u naar de bovenste navigatiebalk > Nieuw toevoegen > Project > Intern project > gegevens invoeren en Opslaan.
De klantengegevens van uw bedrijf vindt u bijvoorbeeld in het klantenoverzicht. De interne klantengegevens herkent u aan het grijze aankruisvakje.
Interne projecten kunnen niet achteraf in klantprojecten worden omgezet.
U kunt een nieuw klantproject aanmaken vanuit de bovenste navigatiebalk, vanuit de klanten- en projectoverzichten of rechtstreeks vanuit de klantengegevens. Hiervoor gaat u naar de bovenste navigatiebalk > Nieuw toevoegen > Project > Klantproject > gegevens invoeren en Opslaan.
Wanneer u klaar bent, wordt het nieuwe project weergegeven. U kunt de details van het project bewerken of er activiteiten en notities aan toevoegen. Alle activiteiten die aan een project zijn gekoppeld, worden onder Activiteiten weergegeven en kunnen daar eenvoudig worden aangepast. Vanuit het tabblad Verkoop hebt u ook makkelijk toegang tot de offertes en bestanden die eraan zijn toegevoegd. Zo nodig kunt u daar ook nieuwe offertes en bestanden toevoegen.
Als u ergens anders in het programma werkt, dan kunt u overal weer naar het project teruggaan door op de naam van het project te klikken. Met de Historie in de bovenste navigatiebalk hebt u toegang tot de laatste 10 plekken die u in het programma hebt bezocht.
De pagina met de projectgegevens is verdeeld in vijf tabbladen:
- Verkoop: Informatie die verband houdt met het verkoopproces en de activiteiten van het project.
- Projectplan: Projectfasen, werkuren en begrote werkuren, en tijdlijnen.
- Samenwerking: Projectnotities en een kanbanweergave van de projecttaken.
- Financieel: Projectprijzen, vergoedingen en overige kosten, en financiën.
- Projectinstellingen: Instellingen op projectniveau, zoals standaardfacturatiegegevens en algemene instellingen.
De projectnaam, het projectnummer en de projectmanager worden bovenaan weergegeven. De naam van de klant wordt als een link onder de projectnaam weergegeven, zodat u eenvoudig van het project naar de klantgegevens kunt gaan. De omschrijving van het project kan standaard worden weergegeven of verborgen. Als u de omschrijving weergeeft, dan kunt u ook zien wanneer het project is aangemaakt en door wie. Is het project bijgewerkt, dan wordt dat hier ook vermeld.
U kunt de projectstatus instellen met het menu naast Projectmanager. Als u een status selecteert, dan wordt de statusnaam direct weergegeven, maar u moet op de status klikken om te zien of er een omschrijving is toegevoegd.
U kunt het project eenvoudig factureren door op de knop Factureerbaar te klikken. Op de knop ziet u het bedrag dat wacht op facturatie. Als er nog niets te factureren is, dan kunt u een conceptfactuur aanmaken en er handmatig rijen aan toevoegen.
Als u het project wilt sluiten of verwijderen, dan klikt u op de knop Menu (drie puntjes) rechts bovenaan. Als er nog details van het project openstaan, wordt er een pop-up met de benodigde acties weergegeven. U kunt dan bijvoorbeeld eenvoudig een factuur maken op basis van de factureerbare projectvergoedingen of werkuren goedkeuren die nog niet zijn beoordeeld (als u met goedkeuring van werkuren werkt).
Als u een project deactiveert, dan worden er geen gegevens uit het systeem verwijderd. Gesloten projecten kunnen in rapportages worden gebruikt door de juiste rapportfilters te gebruiken.
Het is niet mogelijk om een project te verwijderen als er voor het project werkuren, vergoedingen, facturen, offertes of documenten zijn ingevoerd.
Door verplichte aangepaste velden te gebruiken, kunt u afdwingen dat bij het aanmaken van nieuwe projecten bepaalde gegevens worden ingevoerd. Maak aangepaste velden in de instellingen en stel deze als verplicht veld voor projecten in.
Aangepaste velden zijn beschikbaar in de Platinum en Enterprise -versies.
Als een medewerker vanuit de bovenste navigatiebalk of vanuit het Projectoverzicht een nieuw project aanmaakt, dan worden de velden weergegeven en kan het project niet worden opgeslagen als deze velden geen gegevens bevatten. Als een verkoopproject is gewonnen en in een project is omgezet, dan wordt er een venster geopend waarin u de verplichte gegevens kunt invoeren.
Als u de gegevens niet bij de hand hebt, dan kunt u het venster sluiten zonder de gegevens in te voeren.
Een verplicht veld dat u aanmaakt, is voor alle projecten verplicht. U vindt alle projecten waarvoor verplichte gegevens ontbreken in het Projectoverzicht of in het rapport Projecten. In het overzicht staat naast de projectnaam een pictogram dat aangeeft dat er gegevens ontbreken. Door de muisaanwijzer boven het pictogram te houden ziet u een lijst met ontbrekende gegevens. Door op het pictogram te klikken wordt er een pop-upvenster weergegeven waarin u de ontbrekende gegevens kunt invoeren. U kunt ook naar Rapporten > Rapporten aanmaken > Projecten gaan en het rapport Projecten openen.
Met het filter, Heeft lege verplichte aangepaste velden, beperkt u de lijst tot de projecten waarvoor verplichte gegevens ontbreken. U ziet welke gegevens ontbreken door de waarde Lege verplichte aangepaste velden toe te voegen.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen