Het einde van het jaar is een drukke tijd voor projectbedrijven. Tussen de jaarrekeningen en de laatste factureringen is het belangrijk om ook de systeemroutine te onthouden die de juistheid van de gegevens vanaf het begin van het nieuwe jaar garandeert.
Om de overgang naar het nieuwe jaar zo soepel mogelijk te laten verlopen in uw organisatie, hebben we de belangrijkste maatregelen voor Severa-hoofdgebruikers en projectmanagers verzameld.
Met deze checklist zorgt u ervoor dat tijdregistraties, vakantiesaldi en prijslijsten up-to-date zijn, en dat er in januari geen verrassingen zijn in de rapportage. Neem deze lijst mee en zorg ervoor dat de routine in orde is voordat u op vakantie gaat!
Rapportengalerij gebruiken
Wist u dat er in het rapportgedeelte van Severa een Rapportengalerij is met kant-en-klare rapporttemplates? U kunt deze kant-en-klare templates gebruiken en aanpassen aan uw eigen behoeften door filters of waarden aan te passen. Ga naar de rapportengalerij via het menu Rapporten in de linker zijbalk:
- Open het gewenste rapport, de rapporten zijn onderverdeeld in verschillende categorieën
- Klik op de naam van het rapport om het te openen in de rapportweergave
- Pas de filters en de kolommen van het rapport, dat wil zeggen de waarden, aan vanuit de rechterkant van de weergave
- Vergeet niet om het rapport uiteindelijk voor uzelf of voor de gewenste toegangsprofielen op te slaan door op de knop Opslaan als bovenaan het rapport te klikken
- Download indien nodig het rapport als een Excel- of CSV-bestand uit Severa door op het downloadpictogram bovenaan het rapport te klikken
Reiskostenregister bijwerken
Als er wijzigingen in de reiskosten zijn, bijvoorbeeld het aantal kilometers of de dagvergoeding, dan moeten de nieuwe reiskosten aan het reiskostenregister worden toegevoegd en moeten de bestaande prijzen handmatig worden bijgewerkt. Voer deze wijziging uit nadat alle reiskosten voor het huidige jaar zijn ingevoerd.
- Ga naar Instellingen > Werktype-, reiskosten- & productregisters > Reiskostensoorten
- Schakel alle oude reiskostensoorten uit zodat gebruikers ze niet per ongeluk gebruiken
- Werk de prijzen van bestaande en in gebruik zijnde reiskosten bij en voeg indien nodig nieuwe reiskostensoorten toe in Reiskostensoort toevoegen
Prijslijsten bijwerken
Voordat u de prijslijsten bijwerkt, moet u ervoor zorgen dat alle invoer (werkuren, vergoedingen of reiskosten) die tegen de huidige prijzen zou moeten worden gefactureerd aan de klanten is gefactureerd of zich al op een factuur bevindt die nog moet worden gefactureerd (conceptfacturen). Zo heeft de prijslijstupdate geen invloed op deze invoer.
Als u gebruikmaakt van de add-on Geavanceerde prijsstelling, lees dan de gedetailleerde instructies en informatie over prijsupdates hier: Hoe werk ik prijslijsten bij?.
U kunt prijslijsten in de instellingen bijwerken (organisatieniveau) en rechtstreeks in de projecten (projectspecifieke prijslijsten). Werk de huidige prijzen bij met de nieuwe. De nieuwe prijzen worden onmiddellijk van kracht na het opslaan van de wijzigingen.
U kunt ook een nieuwe prijslijst aanmaken met nieuwe prijzen. Denk er in dit geval aan om de prijsstelling in de desbetreffende projecten te wijzigen.
Statusupdate medewerkers
Bij het begin van het nieuwe jaar is het goed om ook een overzicht te maken van de belangrijkste gegevens van medewerkers, zoals arbeidsovereenkomsten en flextijdberekening. Bekijk hieronder de gedetailleerde instructies voor het controleren van de gegevens en zorg voor een soepele overgang van het jaar, ook wat betreft arbeidsovereenkomsten en medewerkersinvoer.
Flextijdberekening controleren
Afhankelijk van de interne richtlijnen van uw bedrijf, moet de flextijdberekening aan het begin van jaar met nul beginnen. Dit kan worden gerealiseerd via de instellingen door de begindatum voor de berekening van de flextijd te bewerken.
Voordat u de huidige berekening opnieuw instelt, is het aan te bevelen om de flextijdtotalen met het rapport Gebruikers te exporteren.
Het is mogelijk de flextijd van een gebruiker handmatig aan te passen in Gebruikersbeheer. U kunt meer flextijd toevoegen door een positief aantal in te voeren of de flextijd verlagen door een negatief aantal in te voeren.
- Ga naar Instellingen > Uren & declaraties > Flextijdberekening > Begindatum flextijdberekening
- Voer een nieuwe datum in voor het begin van de berekening
- U moet de flextijd voor alle medewerkers herberekenen nadat u de datum hebt gewijzigd
Als bijvoorbeeld het aantal uren dat een medewerker per dag werkt, wordt gewijzigd, dan moet u een nieuwe arbeidsovereenkomst met het nieuwe aantal uren voor de medewerker aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe arbeidsovereenkomst kunt u de flextijd van de vorige overeenkomst behouden of de flextijd bij nul laten beginnen.
Hieronder staan de wijzigingen waarvoor een nieuwe arbeidsovereenkomst nodig is om te voorkomen dat gegevens met terugwerkende kracht worden gewijzigd.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Kosten per uur | Alle bestaande werkuurinvoer die deel uitmaakt van deze arbeidsovereenkomst, inclusief de goedgekeurde en gefactureerde, worden bijgewerkt met de nieuwe kosten per uur. Dit betekent dat de projectmarge hierdoor zal wijzigen. |
| Uren per dag | Het verwachte aantal uren per dag zal voor de periode van deze arbeidsovereenkomst worden bijgewerkt. De bestaande flextijd en resourcetoewijzingen worden hierdoor beïnvloed. |
| Flextijdlimiet per dag | De flextijdlimiet per dag zal voor de periode van deze arbeidsovereenkomst worden bijgewerkt. De bestaande flextijd van de werknemer wordt hierdoor beïnvloed. |
| Startdatum overeenkomst | De startdatum van de overeenkomst zal voor deze arbeidsovereenkomst worden bijgewerkt. De bestaande flextijd en resourcetoewijzingen worden hierdoor beïnvloed. |
- Ga naar Instellingen > Gebruikersbeheer
- Selecteer de medewerker wiens overeenkomst u moet wijzigen
- Ga naar Instellingen medewerker > Arbeidsovereenkomsten
- Klik op Nieuwe arbeidsovereenkomst
- Voer de gegevens voor de nieuwe overeenkomst in
- Kies of de flextijd van de vorige arbeidsovereenkomst moet worden behouden. Hou er rekening mee dat als u het saldo op nul instelt, u dit niet ongedaan kunt maken nadat u de overeenkomst hebt opgeslagen.
- Klik op Opslaan
- Voor medewerkers met flextijd klikt u op Flextijd opnieuw berekenen na het opslaan van de nieuwe overeenkomst.
Als u bijvoorbeeld de factuurgegevens van uw bedrijf wilt vernieuwen of het totale aantal gebruikerslicenties wilt aanpassen omdat er wijzigingen in het personeelsbestand zijn geweest, dan kunt u dit doen op de Abonnement pagina.
Het is belangrijk dat u de behoefte aan gebruikerslicenties inventariseert vóórdat de nieuwe facturatieperiode begint. Ga naar Instellingen > Abonnement om eventuele wijzigingen aan te brengen.
Om toegang te krijgen tot het abonnement moet u beschikken over de toestemming Pääkäyttäjän voor Instellingen bewerken, en abonnementen en functies beheren. Meer gedetailleerde instructies voor de abonnementspagina vindt u hier: Abonnement.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen