In Severa kunt u offertes, orderbevestigingen en overeenkomsten aanmaken met offertes. Offertes worden gekoppeld aan verkoopprojecten. Het is mogelijk om meerdere offertes aan één verkoopproject toe te voegen. U kunt offertes sneller opstellen door uw eigen offertesjablonen aan te maken.
Nieuwe offertesjablonen toevoegen
Ga naar Instellingen > Verkoop en offertes > Offertesjablonen om offertesjablonen toe te voegen. U kunt zo veel sjablonen toevoegen als u voor uw organisatie nodig hebt.
Basisgegevens
In het gedeelte met de basisgegevens voert u de titel en de prijslijst voor uw offerte in. De titel is standaard altijd Offerte, maar u kunt elke gewenste naam gebruiken, zoals Orderbevestiging of Overeenkomst. De titel komt rechts bovenaan in het offertedocument te staan.
Kleurenschema
Er zijn kant-en-klare kleurenschema's voor uw pdf-document beschikbaar. Selecteer de gewenste kleur en controleer in het layoutvoorbeeld welk effect dit op het document heeft.
Logo en voettekst
U ziet hier een voorbeeld van het bedrijfslogo en de voettekst, maar u kunt deze niet in de sjabloon wijzigen. De gegevens voor offertes worden automatisch ontleend aan de organisatie- of afdelingsgegevens wanneer de add-on Organisatiehiërarchie wordt gebruikt. Om de hier getoonde gegevens te bewerken gaat u naar Instellingen > Organisatie > Bedrijfsinstellingen of Afdelingen.
Overige informatie
Bepaal welke overige informatie op het pdf-document voor de offerte moet worden getoond.
Afgedrukte gegevens
Selecteer hoe de totalen op de offerte worden getoond. Standaard worden de totalen boven- en onderaan getoond, maar u kunt er ook voor kiezen om de totalen niet in het document te tonen of alleen onderaan te tonen.
Hier legt u ook vast of de btw moet worden weergegeven.
Daarnaast is het mogelijk om een lijst met projectleden en het projectplan (inclusief fasen, begroting van werkuren en tijdlijnen) aan de pdf van de offerte toe te voegen.
Facturatiegegevens
Het is tevens mogelijk om de volgende facturatiegegevens voor het (verkoop)project op de offerte weer te geven:
- Onze referentie
- Uw referentie
- Ordernummer
- Contactpersoon facturatie
- Btw-bedrag
Vrije tekst
Voer tekst in die boven en/of onder de offerteregels moet worden getoond. In het veld Vrije tekst boven regels kunt u met de tags Projectnaam en Projectnummer automatisch de naam en het nummer weergeven van het project waaraan de offerte is gekoppeld.
De editor voor vrije tekst biedt de volgende opmaakmogelijkheden:
- Vier tekstgrootten: koptekst 1, koptekst 2, normaal en klein
- Vet, cursief en onderstrepen
- Genummerde lijsten en lijsten met opsommingstekens
Offerteregels
Met de product- en werktyperegisters kunt u offerteregels aanmaken en ze met subtotalen groeperen.
Bepaal welke kolommen op de offerte moeten worden getoond. Laat bijvoorbeeld alleen zien wat de totale prijs van elke regel is.
Subtotalen voegt u toe door een naam voor het subtotaal in te voeren. Daarna kunt u er offerteregels naar toe slepen. Op de offerte toont een subtotaal de totale waarde van de regels die aan dat subtotaal zijn gekoppeld.
Voeg items, producten en werktypen als offerteregels toe. Een item is een regel die aan geen enkel product in het productregister is gekoppeld. De prijs per stuk en de kosten per stuk van een item mogen vrij worden ingevoerd. De prijsstelling van producten en werktypen worden ontleend aan de geselecteerde prijslijst. Nadat u een regel hebt toegevoegd, kunt u een omschrijving invoeren in het grote tekstvak dat onder de regel staat. Met slepen en neerzetten wijzigt u de volgorde van de regels of koppelt u een regel aan een subtotaal.
Bijlagen
Voeg pdf-bestanden aan de offertesjabloon toe, bijvoorbeeld de algemene voorwaarden van uw bedrijf. De pagina's van de offerte en de bijlagen staan in de uiteindelijke offerte in dezelfde volgorde die u hier ziet. Als u de volgorde wilt wijzigen, dan houdt u de muisaanwijzer boven een regel en sleept u deze naar de gewenste positie.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen