Business NXT

Met de Severa-Business NXT-integratie kun je verkoopfacturen naadloos als verkooporders (sales orders) van Severa naar Business NXT overbrengen. De integratie maakt het ook mogelijk om inkoopfactuurregels vanuit Business NXT naar Severa over te brengen als projectkosten. Je kunt het projectbedrijf in Severa beheren en de boekhouding in Business NXT, wat de noodzaak voor handmatige gegevenssynchronisatie minimaliseert.

De integratie bevindt zich in de pilotfase. Als je de integratie in gebruik wilt nemen, neem dan contact op met de klantenservice van Severa via e‑mail op severa.support@visma.com.

Synchronisatieschema

De gegevensoverdracht van de integratie werkt automatisch in een gespreide cyclus op basis van het tijdstip van de dag. Dit optimaliseert de systeemprestaties en zorgt ervoor dat de gegevens zo actueel mogelijk zijn wanneer ze het meest nodig zijn. De gegevens worden volgens het volgende schema gesynchroniseerd (tijden in Finse tijd):

• Overdag (08:00–19:00): Gegevens worden automatisch elke 10 minuten bijgewerkt.
• Avond (19:00–00:00): Gegevens worden elk uur bijgewerkt.
• Nacht (00:00–08:00): Er worden ’s nachts geen gegevens overgedragen. Wijzigingen die ’s nachts ontstaan, worden ’s ochtends vanaf 08:00 in één keer gesynchroniseerd.

Hoe werkt de integratie?

In de integratie worden klanten, producten, units/afdelingen, projecten en medewerkers/gebruikers tussen de systemen gesynchroniseerd. Verkoopfacturen worden vanuit Severa naar Business NXT overgebracht door de factuurstatus te selecteren die is ingesteld om de overdracht te starten; de daaropvolgende statussen (verzonden, betaald) worden vanuit Business NXT terug naar Severa bijgewerkt.

De overdracht van inkoopfacturen van Business NXT naar Severa gebeurt door de kosten in Business NXT aan een Severa-project te koppelen en deze te boeken (posten). Daarnaast kunnen goedgekeurde uren vanuit Severa naar Business NXT worden overgebracht.

Rekeningschema’s (account sets) en valuta’s worden niet gesynchroniseerd, maar als onderdeel van de ingebruikname van de integratie moet je ervoor zorgen dat de gewenste rekeningschema’s en valuta’s in beide systemen aanwezig zijn.

Voor de ingebruikname van de integratie

Voordat de integratie in gebruik wordt genomen, is het belangrijk om het volgende te controleren:

1. Zorg ervoor dat de bestaande gegevens en registers (klanten, producten, reiskosten, werksoorten, projecten) in de systemen met elkaar overeenkomen. Gebruik hiervoor het Rekisterien vertailuraportti (registry comparison report) in de integratie-instellingen van Severa. Het rapport berekent gelijkenisscores voor de objecten en toont of ze volgens de integratielogica correct worden gekoppeld.

Ingebruikname van de integratie

De hoofd­stappen voor de ingebruikname van de integratie zijn:

1. Authenticeer de integratie (Authenticate the integration)
2. Configureer de integratie-instellingen
3. Gebruik de registervergelijking (register comparison) om te controleren of de registers correct worden gesynchroniseerd
4. Activeer de integratie (Enable the integration)

Authenticatie van de integratie (autenticatie)

Authenticatie is de eerste stap bij de ingebruikname van de integratie. Hiervoor moeten we de Client ID en Client Secret in Severa invoeren. De stappen worden in de volgende volgorde uitgevoerd:

1. Registratie van de integratie als service application in het Visma Development Portal:
   Link naar applicatieregistratie
2. Registratie van de integratie voor de Business NXT GraphQL API:
   Link naar API-registratie
3. Registratie van een gebruiker die jouw service in Business NXT vertegenwoordigt (impersonate):
   Link naar gebruikersconfiguratie

De in de laatste stap aangemaakte client credentials worden gebruikt voor de authenticatie van de integratie.

Configureer de integratie-instellingen

Algemene configuraties

Voeg het bedrijfsnummer in Business NXT toe. Voor foutscenario’s in de integratie kun je e‑mailadressen configureren waar foutmeldingen naartoe worden gestuurd.

Hoofd­systeeminstellingen (master) voor Business NXT

Objecten die in gesynchroniseerde registers worden aangemaakt, worden aan beide systemen toegevoegd, ongeacht in welk systeem ze zijn aangemaakt. Updates van bestaande objecten worden echter alleen vanuit het gedefinieerde hoofd­systeem (master) naar het andere systeem overgebracht. Voor het instellen van het hoofd­systeem (master) zijn er drie opties:

• Master: Maakt van het geselecteerde systeem het hoofd­systeem voor organisatie-units, gebruikers en klanten (inclusief klantcontactpersonen en adressen). Let op: Business NXT is altijd het hoofd­systeem voor klantnummering (accounts in Business NXT).
• Product register master: Bepaalt het hoofd­systeem voor productsynchronisatie.
• Project register master: Bepaalt het hoofd­systeem voor projectsynchronisatie.

Als projecten in Business NXT zijn ingesteld om een van de orgUnit 7-12-tabellen te gebruiken, moet Severa als hoofd­systeem (master) voor projecten worden ingesteld. Deze beperking komt doordat Severa-projecten numerieke projectnummers moeten hebben, terwijl de orgUnit 7-12-tabellen als alfanumeriek (alphanumeric) zijn gedefinieerd.

Veld­mapping en toewijzing

Afdelingen / units

De units in Severa moeten worden toegewezen aan de afdelingen in Business NXT. De volgende instellingen zijn vereist:

• De tabelnaam waarin de afdelingen in Business NXT worden opgeslagen
• De veldnaam waarin de GUID wordt opgeslagen die organisatie-units en afdelingen koppelt
• Het veld en de waarde voor de afdelingen die niet tussen de systemen worden gekoppeld

Producten

Om de producten in Business NXT te synchroniseren met de producten, werksoorten en reiskostentypen in Severa, moet je de volgende velden configureren:

• De veldnaam waarin de GUID wordt opgeslagen die producten tussen de systemen koppelt
• Het veld en de waarde voor de producten die niet tussen de systemen worden gekoppeld

De standaard productnummers voor uren, producten en reiskosten worden gebruikt wanneer een factuur naar Business NXT wordt overgebracht, als de betreffende velden leeg zijn of niet zijn gesynchroniseerd. Zorg ervoor dat de standaard productnummers in Business NXT bestaan.

Als je productcategorieën wilt synchroniseren, selecteer dan de optie siirrä tuotekategoriat (transfer product categories) en definieer het veld dat de productcategoriewaarde in Business NXT bevat.

Relaties (klanten en medewerkers)

Associates mappings moeten worden geconfigureerd om klanten en gebruikers/medewerkers tussen Severa en Business NXT te koppelen. Voor klanten en medewerkers kun je definiëren welk veld in de associate table wordt gebruikt om de GUID van Severa op te slaan, zodat de objecten tussen de systemen worden herkend.

Instellingen voor klantadres­mapping

Voor klanten moet de adres­mapping worden geconfigureerd. In Severa kunnen het adrestype en de adresbox (address box) van de klant als volgt aan Business NXT worden toegewezen:

• Stel het veld in waarin de address identifier wordt opgeslagen. Let op: dit veld kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
• Stel het veld in waarin het adrestype wordt opgeslagen. In Business NXT kan er slechts één factuuradres (billing address) zijn, dat wordt gemarkeerd met de waarde 1. Alle andere adressen worden gemarkeerd met de waarde 0 en worden beschouwd als afleveradressen (delivery address).
• Voeg de namen van de adresregels in Business NXT toe. De integratie parseert de regels in de adresbox van Severa zodat ze overeenkomen met de eerste, tweede, enz. regel in Business NXT. Let op: de mapping van postcode, plaats en land is in de integratie hard gecodeerd om de overeenkomstige velden in Severa en Business NXT te gebruiken.

Status- en uitsluitingsregels

Het is verplicht om te definiëren hoe inactieve klanten en medewerkers worden geïdentificeerd:

• Stel het group field in dat wordt gebruikt om actieve/inactieve relaties te markeren
• Stel de waarde in die aangeeft dat de relatie inactief is (inactive)

Bovendien kun je definiëren welke klanten en medewerkers niet via de integratie worden overgebracht:

• Stel het group field in dat wordt gebruikt om relaties te markeren die niet moeten worden overgebracht
• Stel de waarde in die aangeeft dat de relatie niet wordt overgebracht

Financiële overrides en instellingen

• Als je meerdere nummerreeksen voor klanten in Business NXT gebruikt, moet je deze informatie toevoegen in het instellingveld Tilinumerosarja (Account number series), zodat de integratie de klantnummering correct aanmaakt.
• Je kunt een standaard rentepercentage voor achterstallige betalingen (default overdue interest rate) instellen. Deze rente wordt gebruikt als er in Severa geen rente voor achterstallige betalingen voor de klant is ingesteld.
• In Business NXT wordt het veld Account set cust gebruikt om de juiste btw- en boekhoudkundige verwerking te bepalen. In Severa kun je hiervoor market segments gebruiken. Maak in Severa een hoofdsegment met de naam Account set cust en voeg subsegmenten toe die overeenkomen met je Business NXT-rekeningschema’s (bijv. Externe transactie, Intercompany-transactie). De waarde moet overeenkomen met de naam van de hoofdrekeninggroep, omdat de Business NXT-mapping op deze segmentnamen is gebaseerd.

Projecten

Sales cases met de status Voitettu (won) en gewone projecten in Severa worden naar Business NXT overgebracht. Als je een project in Business NXT aanmaakt, wordt het in Severa aangemaakt met de in de instellingen gedefinieerde sales status Voitettu. Als er geen sales status is gedefinieerd, wordt de eerste sales status Voitettu gebruikt.

Projecten in Severa worden toegewezen aan de organization unit table in Business NXT. De volgende instellingen zijn verplicht bij de ingebruikname:

• Stel de organization unit table in waarin projecten worden aangemaakt. Let op: als projecten in Business NXT zijn ingesteld om een van de orgUnit 7-12-tabellen te gebruiken, moet Severa als hoofd­systeem (master) voor projecten worden ingesteld. Deze beperking geldt omdat Severa-projecten numerieke projectnummers moeten hebben, terwijl orgUnit 7-12 als alfanumeriek is gedefinieerd.
• Stel het veld in waarin de GUID’s van Severa-projecten worden opgeslagen. Let op: dit veld kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
  
  

Als er projecten in Business NXT zijn die niet naar Severa mogen worden overgebracht, kan dit als volgt worden ingesteld:

• Stel het group field in voor projecten die niet worden overgebracht
• Stel de waarde in die aangeeft dat het project niet wordt overgebracht
  
  

Bovendien kun je:

• De korte projectnaam uit Severa in Business NXT opslaan
• Definiëren welke sales status in Severa wordt toegevoegd aan een project dat in Business NXT is aangemaakt
• Interne projecten (internal projects) overbrengen. Standaard worden deze niet overgebracht.

Overdracht van transactiegegevens

Goedgekeurde uren

In Severa goedgekeurde uren kunnen naar Business NXT worden overgebracht. Als je in Severa de goedkeuring van uren hebt ingeschakeld, kun je deze optie activeren en vervolgens het volgende configureren:

• De Free information table in Business NXT waarin de urenboekingen worden opgeslagen
• De datum vanaf wanneer uren worden overgebracht. Dit verwijst naar de time entry date, niet naar de aanmaakdatum of de datum waarop de uren zijn goedgekeurd. Als je bijvoorbeeld 1‑2‑2027 instelt, wordt een urenboeking met datum 31‑1‑2027 niet overgebracht, zelfs niet als deze later is aangemaakt of goedgekeurd. Je kunt deze instelling leeg laten als je alle urenboekingen wilt overbrengen.

Boekingen / kosten

De kosten van inkoopfacturen kunnen vanuit Business NXT als regels/kosten (fees) naar projecten in Severa worden overgebracht door de kosten aan een project te koppelen en deze in Business NXT te boeken (posten).

De integratie kan worden ingesteld om kosten te lezen uit de tabel Päivitetty tosite (Updated voucher) of uit de general ledger transactions. Meestal zijn de gegevens in de boeking voldoende, maar in sommige gevallen zijn kosten exclusief btw alleen beschikbaar in de general ledger transactions.

De volgende instellingen kunnen worden gebruikt om de overdracht van inkoopkosten te verfijnen:

• Sales value percentage: Standaard is dit 100, wat betekent dat de unit cost en unit price in Severa gelijk worden ingesteld. Als je dit op 0 instelt, wordt de unit cost overgebracht, maar is de unit price nul. De waarde kan ook hoger dan 100 worden ingesteld, zodat de unit price hoger is dan de unit cost.
• Product code: Het is belangrijk dat je een standaard productcode toevoegt, omdat kosten zonder productcode niet in Severa kunnen worden gefactureerd.
• Voucher types: Je kunt specifieke voucher types definiëren die je naar Severa wilt overbrengen. De waarden kunnen afzonderlijk worden opgegeven (bijv. 1, 2, 3, …) of als intervallen (bijv. 1-10, 22-30).
• Credit voucher types: Net als bij de voucher types kun je definiëren welke credit voucher types naar Severa moeten worden overgebracht.
• Cost account numbers: Je kunt specifieke rekeningsnummers definiëren waarvan de boekingen naar Severa worden overgebracht. De waarden kunnen afzonderlijk worden opgegeven (bijv. 1200, 1209, 1210, …) of als intervallen (bijv. 1200-1300, 2000-2100).
• Description of item: Je kunt kiezen welke informatie in Severa als omschrijving van de projectkosten wordt weergegeven.

Facturen

Een kernonderdeel van de integratie is het overbrengen van facturen vanuit Severa naar Business NXT als verkooporders (sales orders). De factuurstatussen in Severa worden gebruikt om de gegevensoverdracht te starten en de status te volgen, dus zorg er eerst voor dat je de factuurstatussen in Severa plant en instelt die je met de integratie wilt gebruiken.

Verplichte instellingen

• Stel het veld in waarin het factuurnummer in Business NXT wordt opgeslagen
• Stel de factuurstatus in Severa in die de overdracht van de factuur naar Business NXT start
• Stel de factuurstatus in Severa in die de factuur krijgt na een geslaagde overdracht
• Stel de factuurstatus in Severa in voor facturen die naar de eindklant zijn verzonden
• Stel de factuurstatus in Severa in voor betaalde facturen

Optionele instellingen

• Stel de datum in vanaf wanneer facturen naar Business NXT worden verzonden. De datum die wordt geëvalueerd is de aanmaakdatum van de factuur in Severa, niet de datum waarop de factuurstatus wordt gewijzigd in siirrä Business NXT:hen.
• Stel in of je factuurnotities (invoice notes) wilt overbrengen. Factuurnotities bestaan uit de factuurnotitie (vrije tekst) in Severa en de vrije tekst die boven of onder de factuurregels kan worden toegevoegd. Ze worden in Business NXT als factuurregels / order lines overgebracht. Als je besluit ze over te brengen, kun je een standaard productnummer voor deze factuurregels instellen. Zorg er alleen voor dat de productcode in Business NXT bestaat.
• Stel het veld in waarin het ordernummer uit Severa wordt toegewezen
• Stel het veld in waarin de factuurcontactpersoon wordt toegewezen. Standaard wordt toegewezen aan het veld Responsible in Business NXT; in deze instelling kun je daarnaast een tweede veld definiëren.
• Voeg de btw-code toe die je in Business NXT gebruikt voor reverse charges. De code wordt toegevoegd als je een factuur hebt met reverse charge.
• Breng kosten over die aan de factuurregel zijn gekoppeld
• Gebruik de product description uit Business NXT op de factuurregel / order line. Als dit is geselecteerd, tonen de order lines in Business NXT de product description uit Business NXT, terwijl de omschrijving uit Severa op de regel eronder staat.
• Breng de factuur-pdf en bijlagen naar Business NXT over. Je kunt kiezen om niets, alleen de factuur, alleen de specificatie en andere bijlagen, of alles over te brengen.
• Stel in hoe de organisatie-unit / afdeling aan de order line wordt gekoppeld. Je kunt kiezen voor de organisatie-unit van het gefactureerde project of voor de organisatie-unit van de gebruiker. In het laatste geval wordt de organisatie-unit van de gebruiker gebruikt wanneer werk, reiskosten of producten als urenboeking worden ingevoerd; in andere gevallen wordt de organisatie-unit van het project gebruikt (bijv. als je een kostenpost aan het project toevoegt).

Factuurstatussen en nummering

1. Configureer de factuurstatussen in Severa onder Laskutus  > Laskun tilat. Geef de factuurstatussen een naam (zie voorbeelden hieronder) en stel de verplichte instellingen in:
   1. Draft
   2. Ready for ViBu (niet bewerkbaar)
   3. In ViBu (niet bewerkbaar)
   4. Sent to ViBu (niet bewerkbaar, factuurnummer, verzonden)
   5. Paid (niet bewerkbaar, factuurnummer, verzonden, betaald)
2. Controleer in Severa onder Laskutus  > Laskun tilat dat als Hyvityslaskun oletustilaksi een status is geselecteerd waarvoor in de instellingen de optie Laskunumero niet is aangevinkt.
3. Controleer in Severa onder Laskutus  > Laskun numerointi dat de instelling Muodosta laskunumero hyvityslaskulle niet is geselecteerd.

Mapping van aanvullende instellingen

Taalmapping

Severa gebruikt ISO-codes om talen te definiëren, terwijl Business NXT landcodes gebruikt. Standaard bevat de integratie een vooraf gedefinieerde mapping tussen de belangrijkste talen. Indien nodig kun je in de taal­mappinginstellingen aanpassen hoe de mapping wordt uitgevoerd of nieuwe taal­mappingparen toevoegen.

Betalingsvoorwaardemapping

In Severa is elke betalingsvoorwaarde uniek op basis van het aantal betalingsdagen, terwijl er in Business NXT meerdere voorwaarden met hetzelfde aantal betalingsdagen kunnen zijn. Standaard gebruikt de integratie de eerste betalingsvoorwaarde met hetzelfde aantal betalingsdagen in Business NXT. Als je een specifieke betalingsvoorwaarde wilt definiëren die moet worden gebruikt, kun je hiervoor het veld voor betalingsvoorwaardemapping gebruiken. Voeg het aantal nettodagen en de sleutel van de betalingsvoorwaarde in Business NXT toe. Dit moet als volgt worden geformatteerd: betalingsdagen=sleutel, bijv. 14=2, 30=5, 60=3.

Period key-mapping

Met de Period key-mapping kun je de omzet van recurring fees over de juiste maanden verdelen door de frequentie van recurring fees in Severa aan de period keys in Business NXT te koppelen. Als period key 1 in Visma Business bijvoorbeeld 3 maanden betekent, koppel dan 3=1, wat betekent dat frequentie 3 in Severa overeenkomt met period key 1 in Visma Business. Als je ook een period key 2 hebt die 6 maanden betekent, koppel dan 3=1, 6=2.

Btw-mapping voor facturen

In Severa moet je de tax code instellen zodat deze overeenkomt met de TaxCode in Business NXT (in de gebruikersinterface weergegeven als Vat Code). In Business NXT is de TaxCode gekoppeld aan een VatNo, waarin het exacte btw-tarief is vastgelegd. Door deze configuratie te volgen, zorgen we ervoor dat de btw correct wordt afgestemd voor zowel de factuur- als de leverancierskostensynchronisatie op basis van het gedefinieerde btw-tarief.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee