Programma’s beheren

Een programma bundelt meerdere onderling gerelateerde projecten onder één geheel. Een programma heeft altijd één programmamanager en indien nodig plaatsvervangende managers, en je kunt er eigen leden aan toevoegen in een aparte ledenlijst. In deze instructie wordt uitgelegd hoe je de leden van een programma, de programmamanager en de plaatsvervangende managers beheert.

De functie Programma’s is een aparte add-on die is inbegrepen in de Enterprise-versie van Severa. Als je de add-on wilt activeren, neem dan contact op met de klantenservice van Severa.

Leden toevoegen aan een programma

Je bekijkt en beheert de leden van een programma in de sectie Team op het tabblad Instellingen van het programma. Voeg een lid toe aan een programma als volgt:

1. Open het programma en ga naar het tabblad Instellingen
2. Open de sectie Team
   • In deze sectie worden de programmamanager en plaatsvervangende managers als eigen groepen weergegeven, evenals de overige leden van het programma
3. Zoek en selecteer de persoon die je wilt toevoegen in het zoekveld voor leden
   • De geselecteerde persoon wordt direct aan de lijst toegevoegd; apart opslaan is niet nodig
   • Verwijder een lid uit het programma door op het verwijderpictogram aan het einde van de ledenrij te klikken.
   • Voor het toevoegen en verwijderen van leden is bewerkingsrecht voor het programma vereist. Als je alleen leesrechten voor het programma hebt, zijn het zoekveld van de ledenlijst en het verwijderpictogram niet zichtbaar.

Programmamanager en plaatsvervangende managers

De programmamanager en plaatsvervangende programmamanagers vormen een eigen rol binnen de leden van het programma en worden in de sectie Team weergegeven in de aparte groep Programmamanager en plaatsvervangende programmamanagers boven de ledenlijst:

• Je stelt de programmamanager in bij de basisgegevens van het programma als een van de velden van het programma, bijvoorbeeld wanneer je het programma aanmaakt of de gegevens ervan bewerkt
• Je kunt meerdere plaatsvervangende managers tegelijk selecteren; de selectie wordt automatisch opgeslagen wanneer je de selector sluit
• De programmamanager en plaatsvervangende managers zijn altijd zichtbaar in de sectie Team en kunnen niet worden verwijderd met hetzelfde verwijderpictogram als gewone leden – je wijzigt ze door een andere persoon te selecteren.

Programma’s zijn naast projecten ook zichtbaar in de algemene projectweergave, in de snelle zoekfunctie en in de wijzigingsgeschiedenis. In deze instructie wordt uitgelegd waar je programma’s kunt vinden en hoe de aangebrachte wijzigingen achteraf zichtbaar zijn.

Programma’s in de algemene projectweergave

In de algemene projectweergave is er een eigen tabblad waarop alleen programma’s in lijstvorm worden weergegeven:

1. Ga naar Projecten > Algemene weergave
2. Selecteer op de tabbladen van de weergave Programma’s
   • De andere tabbladen in dezelfde weergave zijn Gantt en Lijst (projecten)

Op het tabblad Programma’s is elke rij één programma en worden in de lijst onder andere het programmnummer, de naam, de standaardklant, de programmamanager, de begin- en einddatum, de voortgang en de uren weergegeven. De lijst kan op dezelfde manier worden doorzocht en gefilterd als de projectlijst.

Het tabblad Programma’s is alleen zichtbaar als de organisatie een tweelaagse projectstructuur (add-on Programma’s) gebruikt en jij rechten hebt om programma’s te bekijken. Als het tabblad niet zichtbaar is, bevat de algemene projectweergave alleen de tabbladen Gantt en Lijst.

Programma’s zoeken met de snelle zoekfunctie

Programma’s zijn ook opgenomen in de resultaten van de snelle zoekfunctie, naast andere objecten zoals projecten en klanten:

1. Open de snelle zoekfunctie via het hoofdmenu
2. Typ een zoekterm, bijvoorbeeld de naam of het nummer van het programma
3. Selecteer in de resultaten het gewenste programma
   • Programma’s zijn in de resultatenlijst herkenbaar aan hun eigen pictogram

Het selecteren van een programma in de zoekresultaten opent direct de weergave van het betreffende programma.

Wijzigingsgeschiedenis

Je ziet de wijzigingen die in een programma zijn aangebracht in de wijzigingsgeschiedenis (audit trail) van de organisatie, op dezelfde manier als de wijzigingen in andere hoofdobjecten, zoals projecten. Bekijk de wijzigingsgeschiedenis van een programma als volgt:

1. Ga naar Instellingen > Tools > Wijzigingsgeschiedenis
2. Filter de lijst op objecttype en selecteer Programma
   • De lijst kan ook worden gefilterd op de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht en op het type actie

In de wijzigingsgeschiedenis zijn onder andere zichtbaar: het aanmaken en verwijderen van een programma, wijzigingen in de basisgegevens van het programma (bijvoorbeeld programmamanager, status, standaardklant, eenheid, kostenplaats en prijslijst) en het toevoegen en verwijderen van leden en plaatsvervangende managers van het programma.

De functie Wijzigingsgeschiedenis is alleen zichtbaar als de organisatie de add-on Activiteitengeschiedenis gebruikt en jij rechten hebt om instellingen of financiële gegevens te bekijken.

Geschiedenismenu

Het menu Geschiedenis in het hoofdmenu toont een lijst met de objecten die je het laatst hebt bekeken, en programma’s worden in deze lijst weergegeven naast andere objecttypen, zoals projecten en klanten:

1. Open het menu Geschiedenis via het hoofdmenu
2. Selecteer in de lijst het programma dat je eerder hebt bekeken
   • Een programma heeft in de lijst een eigen pictogram waaraan je het kunt onderscheiden van andere objecttypen

De selectie opent direct de weergave van het betreffende programma. Het geschiedenismenu wordt automatisch bijgewerkt telkens wanneer je een nieuw programma, project of ander ondersteund object opent.

Trefwoorden: programma, program, programma’s zoeken, snelle zoekfunctie, algemene projectweergave, wijzigingsgeschiedenis, audit trail, geschiedenismenu, programma, program, programmaleden, programmamanager, plaatsvervangende manager, team, gebruikersrechten

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee