Fivaldi

Beschrijving

Verplaats facturen elektronisch direct van Severa naar Fivaldi. Fivaldi is een cloudservice voor financieel en vastgoedbeheer die tools biedt voor de verschillende behoeften van professionals in financieel beheer en vastgoedbeheer, evenals oplossingen voor outsourcing van financieel beheer samen met een accountantskantoor.

De integratie verplaatst verkoopfacturen en de bijbehorende klanten van Severa naar Fivaldi. In de integratie-instellingen kan worden bepaald of bijlagen met de verkoopfacturen worden meegezonden. Severa's verkoopfacturen worden als bestellingen naar Fivaldi verplaatst, niet direct naar de debiteurenadministratie.

De werking van de integratie is gebaseerd op de status van de factuur. Facturen die zich in de in de instellingen bepaalde status Factuurstatus die moet worden verplaatst bevinden, worden van Severa naar Fivaldi verplaatst. Wanneer de integratie de factuur succesvol naar Fivaldi heeft verplaatst, wordt de factuurstatus automatisch gewijzigd naar Factuurstatus na verplaatsing volgens de instellingen. De integratie verplaatst facturen automatisch op de achtergrond elke vijf minuten.

De klant die bij de factuur hoort, wordt samen met de factuur van Severa naar Fivaldi verplaatst. Details over de verplaatste gegevens zijn te vinden in de tabel onderaan de handleiding.

Opmerkingen voordat u begint

• Voordat u begint, moet Severa toegang krijgen tot de Fivaldi-omgeving. Dit gebeurt via het beheer van de Fivaldi-service door het accountantskantoor. Meer informatie is beschikbaar in de technische handleiding en indien nodig via de Fivaldi klantenservice.
• Het instellen van de integratie en het configureren van de instellingen vereist beheerdersrechten in Severa.

Ingebruikname in Severa

Verplaatsing van klanten

De verplaatsing van klanten vindt plaats van Severa naar Fivaldi samen met de factuurverplaatsing, waarbij de klantgegevens van Severa worden gekoppeld aan de klantgegevens van Fivaldi. Daarna worden bepaalde wijzigingen in de klantgegevens bijgewerkt naar Fivaldi (zie meer informatie in de onderstaande tabellen).

Als een klant in Fivaldi is aangemaakt en dezelfde klant vervolgens als nieuwe klant in Severa wordt aangemaakt, ontstaat er een extra overeenkomstige klant in Fivaldi. Dit komt doordat niet alle klanten betrouwbaar kunnen worden gekoppeld tussen de systemen, bijvoorbeeld op basis van het bedrijfsidentificatienummer.

Voor de verplaatsing moeten de volgende verplichte gegevens op het klantkaartje in Severa onder het tabblad Contactgegevens  aanwezig zijn:

• Bedrijfsidentificatienummer
• Daarnaast een van de volgende gegevens: elektronische factuurgegevens, e-mail of adres
• Als het een particuliere klant betreft zonder bedrijfsidentificatienummer, voer dan het woord particulier in plaats van het bedrijfsidentificatienummer in

Als u wilt dat de factuur van de klant per e-mail wordt verzonden, moet u in Severa de gegevens in de velden Elektronisch factuuradres en Intermediair code  vervangen door het woord EMAIL  in hoofdletters. Als u wilt dat de factuur van de klant per post wordt verzonden, moet u in Severa de gegevens in de velden Elektronisch factuuradres en Intermediair code  vervangen door het woord PRINT  in hoofdletters.

Producten, werksoorten en reiskosten

Voordat u begint, moet u ervoor zorgen dat producten, werksoorten en reiskosten met codes tussen de systemen zijn gekoppeld. Wijzigingen die aan producten, werksoorten of reiskosten worden aangebracht, worden niet gesynchroniseerd in de integratie tussen de systemen, maar moeten altijd handmatig in Severa en Fivaldi worden aangebracht.

Productinstellingen

1. Open in Severa onder het tandwielpictogram Instellingen
2. Ga naar Tijdregistratie-, reiskosten- & productregisters
3. Open Producten
4. Voeg een nieuw product toe of bewerk een bestaand product
5. Geef de te factureren producten een identificatie die overeenkomt met de productcode in Fivaldi

Factuurrijen die niet aan een product zijn gekoppeld, blijven bij de factuurverplaatsing in een fout en mogen niet op de factuur worden gebruikt wanneer de integratie actief is. Als de factuurregel op een product is gebaseerd, moet het product met dezelfde identificatie in het productregister in beide systemen zijn toegevoegd.

Werksoorten instellingen

1. Open in Severa onder het tandwielpictogram Instellingen
2. Ga naar Tijdregistratie-, reiskosten- & productregisters
3. Open Werksoorten
4. Voeg een nieuwe werksoort toe of bewerk een bestaande werksoort
5. Geef de te factureren werksoorten een identificatie die overeenkomt met de werksoortcode in Fivaldi

Reiskosten instellingen

1. Open in Severa onder het tandwielpictogram Instellingen
2. Ga naar Tijdregistratie-, reiskosten- & productregisters
3. Open Reiskostentypes
4. Voeg een nieuwe werksoort toe of bewerk een bestaand reiskostentype
5. Geef de te factureren reiskostentypes een identificatie die overeenkomt met de reiskostentypecode in Fivaldi

Factuurstatussen

De integratie werkt automatisch op basis van de factuurstatussen, waarbij in Severa twee factuurstatussen worden ingesteld:

• Factuurstatus waarvan de integratie elke vijf minuten facturen ophaalt om naar Fivaldi te verplaatsen
• Factuurstatus waarin de integratie automatisch succesvol naar Fivaldi verplaatste facturen plaatst
  
  

Stel de benodigde factuurstatussen in de Severa-instellingen in:

1. Open in Severa onder het tandwielpictogram Instellingen
2. Ga naar Facturatie > Factuurstatussen
3. Maak nieuwe factuurstatussen aan of bewerk bestaande factuurstatussen zodat er een aparte status is voor facturen die wachten op verplaatsing naar Fivaldi en voor facturen die naar Fivaldi zijn verplaatst
4. De factuurstatussen kunnen bijvoorbeeld de naam hebben Verplaats naar Fivaldi en Verplaatst naar Fivaldi

Instellingen voor ingebruikname van de integratie

1. Open in Severa onder het tandwielpictogram Instellingen
2. Ga naar Integraties > Fivaldi
3. Stel de factuurstatussen in
   • Factuurstatus die moet worden verplaatst: Bijv. Verplaats naar Fivaldi. Vanuit deze status haalt de integratie automatisch facturen op om verder te verplaatsen.
   • Factuurstatus na verplaatsing: Bijv. Verplaatst naar Fivaldi. Naar deze status verplaatst de integratie automatisch succesvol verzonden facturen.
4. Selecteer de standaard boekingsgroep voor nieuwe klanten
5. Selecteer de standaard verzendmethode voor facturen
6. Stel indien gewenst een e-mailadres/-adressen in om eventuele verplaatsingsfouten per e-mail te ontvangen
   • Selecteer E-mail verzenden wanneer de integratie een fout rapporteert
   • Voeg de benodigde e-mailadressen toe. U kunt kiezen uit bestaande Severa-gebruikers of elk gewenst e-mailadres toevoegen door het rechtstreeks in het tekstveld in te voeren.

Factuurgegevens aanmaken

1. Maak een factuur aan in Severa
2. Wijzig de factuurstatus naar de status die in de instellingen is ingesteld als Factuurstatus die moet worden verplaatst (bijv. Verplaats naar Fivaldi)
   
   

De integratie probeert automatisch elke vijf minuten facturen op de achtergrond te verplaatsen. Als de verplaatsing naar een bestelling succesvol is, verplaatst de integratie de factuur/facturen automatisch naar de in de integratie-instellingen gedefinieerde factuurstatus na verplaatsing, bijv. Verplaatst naar Fivaldi.

Als de verplaatsing mislukt en de factuur/facturen in een fout blijven, zijn de fouten zichtbaar in het verplaatsingslogboek. Ook wordt een eventuele e-mailmelding van fouten verzonden als deze instelling in de integratie-instellingen is geselecteerd.

Verplaatsingslogboek

Mogelijke fouten bij het verplaatsen van facturen vindt u in het Verplaatsingslogboek  van de integratie als volgt:

1. Open onder het tandwielpictogram Integraties
2. Selecteer Verplaatsingslogboek
3. Selecteer in de Integratie naam -dropdownmenu Fivaldi
4. U kunt desgewenst logboekgebeurtenissen filteren op tijd en logboekniveau

Gegevensoverdracht van Severa naar Fivaldi

In de onderstaande tabel worden de gegevens die tussen de systemen worden verplaatst, gedetailleerder beschreven.

Verkoopfactuurgegevens

Factuurregelgegevens

Klantgegevens

Typische foutmeldingen in het verplaatsingslogboek

• Free text below rows cannot exceed 512 characters
  • Het aantal tekens in het veld overschrijdt de maximumlimiet. Verkort het aantal tekens in het tekstveld.
• Product code with id 100 does not exist on Fivaldi company
  • De in Severa gebruikte code is niet gevonden in het Fivaldi-register. Gebruik een bestaande code of werk het Fivaldi-register bij.
• Sales order row with Product code 100 does not have posting set
  • Het product mist een boekingsgroep. Voeg een boekingsgroep toe aan het product in Fivaldi.
• Item's code cannot be empty
  • Er is geen identificatie toegevoegd aan het product in het productregister. Werk de identificatie van het product bij in de productregisterinstellingen, die u vindt onder Instellingen > Tijdregistratie-, reiskosten- & productregisters > Producten.
• Row description cannot exceed 80 characters.
  • Het aantal tekens in het Beschrijving-veld van de factuurregel overschrijdt de toegestane limiet (80 tekens). Zet de factuur terug naar de status Concept en verkort het aantal tekens in de beschrijving, waarna u opnieuw kunt proberen de factuur te verplaatsen.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee