Offertes zijn een essentieel onderdeel van het verkoopproces. Offertes worden altijd gekoppeld aan een bestaande klant en het bijbehorende verkoopproject. U kunt een offerte vanaf nul aanmaken, een bestaande offertesjabloon gebruiken of een eerdere offerte kopiëren. U kunt een nieuwe offerte aanmaken vanuit verschillende delen van het systeem:
1️⃣ Via het menu Nieuwe toevoegen in de bovenste navigatiebalk: Nieuwe toevoegen > Offerte
2️⃣ Vanaf het tabblad Verkoop van het verkoopproject, onder Offertes > Nieuwe offerte
Basisgegevens van de offerte
Het aanmaken van een offerte begint met het definiëren van de basisgegevens:
- Klant en project: Selecteer een bestaande klant of maak een nieuwe aan door de naam in het veld te typen. Koppel vervolgens het juiste project aan de offerte.
- Offertesjabloon: Als u in de instellingen sjablonen hebt aangemaakt, kunt u deze in deze weergave selecteren om het werk te versnellen.
- Naam en datum: De standaardtitel van de offerte is Offerte en de datum is de aanmaakdatum, maar u kunt beide vrij aanpassen.
Instellingen, prijsstelling en opmaak van de offerte
Selecteer voor de offerte de contactpersoon, het adres en de taal, omdat deze gegevens rechtstreeks worden overgenomen in het pdf-bestand van de offerte.
Prijslijst selecteren
De prijslijst wordt primair bepaald door de sectie Financiële gegevens van het project. Als het verkoopproject rechtstreeks vanuit de offerte wordt aangemaakt, wordt de klantspecifieke prijslijst of de standaardprijslijst uit de instellingen gebruikt. U kunt de prijslijst indien nodig wijzigen op het tabblad Prijsstelling.
Weer te geven facturatiegegevens
U kunt kiezen welke gegevens op de offerte worden weergegeven. Dit zijn onder andere de btw, het totaalbedrag en de referenties, ordernummers, betalingscondities en notities die uit de projectinstellingen worden opgehaald.
Offerteregels en inhoud toevoegen
Voeg aan de offerte werktype-regels, betalingsmijlpalen en subtotalen toe via Nieuw werktype, vaste betaling of subtotaal toevoegen.
- Productkoppelingen: Het menu bevat de in de instellingen gedefinieerde werktypen en de producten uit het productregister.
- Bewerken: U kunt de omschrijvingen, aantallen en prijzen van de regels direct in de weergave bewerken.
- Subtotalen: Deze worden automatisch berekend op basis van de regels die eronder staan.
De waarde van de offerte wordt automatisch gekoppeld aan de waarde van het verkoopproject. Als er meerdere offertes zijn, moet de projectwaarde handmatig worden bijgewerkt nadat de eerste offerte is gewonnen.
Offerte verzenden en status volgen
Pdf-voorbeeld en per e-mail verzenden
U kunt de offerte als pdf bekijken of deze rechtstreeks naar de klant verzenden door Meer acties > Aan e-mail toevoegen te selecteren. U kunt ook pdf-bijlagen aan de offerte toevoegen en de volgorde ervan wijzigen door te slepen.
Status van de offerte bijwerken
Werk de status van de offerte onderaan de pagina bij volgens de voortgang (bijv. Verkregen of Verloren). De beschikbare statussen worden beheerd in de systeeminstellingen onder Verkoop & offertes.
Rapportage, kopiëren en verwijderen
Rapportage van offertes
Maak een overzichtsrapport van offertes via Rapporten > Rapport maken > Verkoop > Offertes. Gebruik filters en selecteer de gewenste waarden aan de rechterkant van het rapport.
Offertes kopiëren en verwijderen
U kunt een bestaande offerte als basis voor een nieuwe gebruiken door Meer acties > Offerte kopiëren te selecteren. Als een offerte onjuist is aangemaakt, kunt u deze verwijderen vanuit de sectie Offertes van het verkoopproject door op het prullenbakpictogram op de offerte te klikken, of vanuit de offerteweergave via het menu Meer acties linksonder door Offerte verwijderen te kiezen. Houd er rekening mee dat een offerte zonder regels wordt verwijderd door deze te sluiten.
Avainsanat: offertes, verkoopproject, offertesjabloon, klant, prijslijst, PDF, e-mail, status wijzigen, kopiëren, verwijderen, rapportage
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen