Offertes maken deel uit van uw verkoopprojecten. U kunt offertes aanmaken met Nieuwe toevoegen in de bovenste navigatiebalk of op het tabblad Verkoop van uw verkoopproject. U kunt:
- Geheel nieuwe offertes aanmaken.
- Offertesjablonen gebruiken.
- Kopieën van bestaande offertes als basis voor offertes gebruiken.
Begin met het selecteren van een klant voor uw offerte. Kies een bestaande klant of voeg een nieuwe toe door de naam in het veld Klant te typen. Hetzelfde geldt voor het selecteren van het project. Als u in de Instellingen offertesjablonen hebt aangemaakt, dan kunt u een sjabloon als basis voor uw offerte gebruiken.
De titel van een offerte is standaard Offerte, maar omdat u de inhoud van dit veld mag wijzigen, kunt u deze titel rechtstreeks in de offerte wijzigen. De offertedatum is standaard de dag waarop u de offerte aanmaakt, maar dit veld mag u ook wijzigen, zodat u de datum kunt aanpassen voordat u de offerte naar uw klant verzendt.
Selecteer de contactpersoon en het adres van de klant voor uw offerte en controleer of de taal- en opmaakinstellingen juist zijn, omdat deze van invloed zijn op de pdf van de offerte.
U ziet hier ook de naam van de prijslijst die voor het berekenen van de prijzen wordt gebruikt. Als u een bestaand verkoopproject of project als basis voor uw offerte gebruikt, dan wordt de prijslijst aan het tabblad Financieel ontleend. Als het verkoopproject vanuit de offerte wordt aangemaakt, dan wordt de klantspecifieke prijslijst (indien vastgelegd) of de standaardprijslijst uit de Instellingen gebruikt. Op het tabblad Prijsstelling van de offerte kunt u de prijslijst weergeven of wijzigen.
U kunt kiezen of de btw moet worden weergegeven of verborgen. U hebt ook de mogelijkheid om facturatiegegevens in uw offerte weer te geven. Deze facturatiegegevens worden aan de projectinstellingen ontleend:
- Onze referentie
- Uw referentie
- Ordernummer
- Contactpersoon facturatie
- Betalingstermijn
- Factuurnotities
Afhankelijk van het type offerte hebt u de mogelijkheid om totalen in de pdf te verbergen. Als uw offerte bijvoorbeeld verschillende opties bevat waaruit de klant kan kiezen, dan kunt u overwegen om de totalen te verbergen. Totalen kunnen bovenaan en onderaan op de offerte worden getoond, of alleen onderaan.
Uw offerte kan offerteregels en subtotalen bevatten. Begin door op de knop Nieuw werktype, vergoeding of subtotaal toevoegen te klikken en ga dan verder. Het menu bevat alle beschikbare werktypen en producten uit de Instellingen. U kunt ook items zonder producttoewijzingen toevoegen. Begin door een omschrijving in te voeren en selecteer Zonder producttoewijzing toevoegen "". Nadat u het item hebt toegevoegd, kunt u de omschrijving wijzigen, een aanvullende omschrijving toevoegen (dit veld staat onder de vergoeding), het aantal, de eenheid, en de prijs en kosten per stuk vastleggen.
Het toevoegen van nieuwe subtotalen gebeurt op dezelfde manier. Typ gewoon de naam voor het subtotaal en selecteer Subtotaal toevoegen. Nadat u het subtotaal aan uw offerte hebt toegevoegd, kunt u offerteregels eronder zetten door de regels te verplaatsen. Het Subtotaal wordt op basis van die offerteregels berekend en wordt bijgewerkt als u offerteregels die eronder staan, verbergt.
Standaard worden de omschrijving, het aantal, de eenheid, de prijs per stuk en de totaalprijs als kolommen weergegeven, maar het is mogelijk om een of meer kolommen te verbergen. Deze optie staat naast Totaalprijs. En wanneer u de muisaanwijzer boven een offerteregel houdt, worden de opties Verbergen en Verwijderen weergegeven. Als u dus een regel tijdelijk wilt verbergen of volledig uit de offerte wilt verwijderen, dan kunt u dat op die manier doen.
In het gedeelte Offerteregels staan ook velden waarin u vóór en na de offerteregels een vrije tekst kunt invoeren.
De offertewaarde wordt automatisch berekend op basis van de offerteregels. Deze waarde is ook gekoppeld aan de waarde van het verkoopproject.
Alleen de offerte die als eerste wordt goedgekeurd, wordt aan de projectwaarde gekoppeld, dus als er meerdere goedgekeurde offertes voor uw verkoopproject zijn, dan moet u de projectwaarde handmatig bijwerken.
U kunt pdf-bestanden als bijlagen aan uw offertes toevoegen. Bij het afdrukken worden de offertepagina's en de bijlagen samengevoegd. U voegt bijvoorbeeld een begeleidend schrijven toe dat eerst moet worden afgedrukt, dan de daadwerkelijke offerte en vervolgens de algemene voorwaarden.
U kunt uw offerte bekijken door deze als pdf-bestand te downloaden. Als de offerte klaar voor verzending is, dan kunt u deze bij de e-mail voegen en vanuit Severa naar uw klant verzenden. Deze optie vindt u in het menu Meer acties. Wanneer u de offerte bij de e-mail voegt, kunt u de offerte naar de contactpersoon van uw klant of naar uw eigen medewerkers verzenden (Aan, Cc en Bcc). De inhoud van de velden voor het onderwerp en het bericht is vooraf bepaald, maar u kunt de tekst desgewenst wijzigen voordat u de e-mail verzendt.
De status van de offerte kan onder aan de weergave worden gewijzigd. Het beheer van de statussen die u hier ziet, vindt plaats bij Instellingen > Offertestatussen. De laatste status is altijd Gesloten. Wanneer u deze selecteert, wordt er een nieuw menu geopend. Daarmee kunt u aangeven of de offerte door uw klant is geaccepteerd of afgewezen. De statussen die u ziet wanneer u Gesloten selecteert, zijn ook vooraf bepaald in de Instellingen. Dit zijn de statussen met de status Verkregen of Verloren.
Als u een offerte hebt gemaakt die u als basis voor een andere offerte wilt gebruiken, dan kunt u de inhoud van een bestaande offerte naar een andere offerte kopiëren. Deze optie vindt u in het menu Meer acties. Nadat u Offerte kopiëren hebt geselecteerd, wordt er een venster weergegeven waarin u de klant en het project voor uw nieuwe offerte kiest.
Als u een offerte hebt geopend die geen regels bevat, dan wordt u bij het sluiten van die offerte gevraagd of deze wilt verwijderen.
Als u een offerte wilt verwijderen die wel regels bevat of die al als concept is opgeslagen, dan opent u het menu Meer acties in de offerteweergave en kiest u Verwijderen.
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen