In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u reiskosten en betalingsposten in Severa registreert, bonnetjes aan reiskosten koppelt en op basis van geregistreerde reiskosten een reiskostenvergoeding aanmaakt. De instructies zijn opgesplitst in de webversie van Severa en de mobiele app van Severa. Belangrijkste aandachtspunten over reiskosten en reiskostenvergoedingen:
✔️ Met de mobiele app kunt u reiskosten registreren en bonnetjes per kostensoort toevoegen
✔️ Een reiskostenvergoeding kan alleen in de webversie van Severa worden aangemaakt
✔️ U kunt geen reiskostenvergoeding aanmaken namens een andere gebruiker
Voordat u begint
De beschikbare soorten reiskosten en producten voor betalingsposten worden gedefinieerd in de Instellingen van Severa, onder Uren-, reiskosten- en productregisters. Als een benodigde soort reiskosten of product ontbreekt, vraag dan de hoofdbeheerder van Severa om deze toe te voegen. U kunt als bonnetje alleen een PDF- of afbeeldingsbestand toevoegen.
Hoe maak ik een reiskostenpost aan in de webversie van Severa?
U kunt een reiskostenpost toevoegen via de weergave Uren & declaraties of rechtstreeks vanuit een reiskostenvergoeding.
Reiskostenpost toevoegen via de weergave Uren & declaraties
- Open de weergave Uren & declaraties.
- Klik op het pijltje naast de knop Voeg urenregistraties toe en selecteer Voeg reiskosten toe.
- Zoek en selecteer het project en de fase waarvoor u de kosten registreert.
- Selecteer het type reiskosten en voer de bijbehorende gegevens in:
- Kilometervergoeding: het aantal kilometers of mijlen
- Per diem: het aantal dagen
- Overige kosten: het bedrag van de kosten en het btw-percentage
- Selecteer indien nodig Geen vergoeding vereist (zie hieronder wanneer).
- Voeg indien nodig een bonnetje toe (zie Hoe voeg ik een bonnetje toe aan reiskosten in de webversie van Severa?).
- Sla de reiskostenpost op.
Reiskostenpost rechtstreeks vanuit de reiskostenvergoeding toevoegen
- Open de reiskostenvergoeding.
- Selecteer Reiskosten toevoegen.
- Vul de gegevens op dezelfde manier in als hierboven in de stappen 3–7.
Wanneer selecteer ik Geen vergoeding vereist?
Selecteer Geen vergoeding vereist wanneer de kosten niet aan u worden vergoed, bijvoorbeeld wanneer u de kosten met de bedrijfscreditcard hebt betaald.
Hoe maak ik een reiskostenpost aan in de mobiele app van Severa?
Reiskosten en bonnetjes die u registreert met de mobiele app van Severa zijn direct zichtbaar in de webversie van Severa. Lees meer over het gebruik van de app in de handleiding Severa-mobiilisovellus.
- Open de mobiele app van Severa en log in.
- Begin met registreren door op de plusknop te tikken + Kosten
- Selecteer het project en de fase waarvoor u de kosten registreert.
- Selecteer het type reiskosten en voer de bijbehorende gegevens in (kilometers, dagen of bedrag en btw-percentage).
- Selecteer indien nodig Geen vergoeding vereist.
- Voeg indien nodig een bonnetje toe (zie Hoe scan of voeg ik een bonnetje toe aan reiskosten in de mobiele app van Severa?).
- Sla de reiskostenpost op.
Hoe voeg ik een betalingspost toe in de webversie van Severa?
- Open de weergave Uren & declaraties.
- Klik op het pijltje naast de knop Voeg urenregistraties toe en selecteer Voeg betalingspost toe.
- Zoek en selecteer het project en de fase.
- Selecteer het product en vul de verplichte gegevens in.
- Sla de betalingspost op.
Hoe scan of voeg ik een bonnetje toe aan reiskosten in de mobiele app van Severa?
- Open een nieuwe of bestaande reiskostenpost in de mobiele app van Severa.
- Voeg een bonnetje toe door Bijlage toevoegen te selecteren:
- Foto maken: maak een foto van het bonnetje met de camera van uw telefoon
- Afbeelding selecteren: voeg een opgeslagen afbeelding op uw telefoon toe
- PDF-bestand selecteren: voeg een bestand toe vanuit de bestandsmap van uw telefoon
- Sla de reiskostenpost op. Het bonnetje is direct zichtbaar bij de reiskostenpost in de webversie van Severa.
Hoe voeg ik een bonnetje toe aan reiskosten in de webversie van Severa?
- Open de reiskostenpost waaraan u een bonnetje wilt koppelen. U kunt alleen PDF- en afbeeldingsbestanden toevoegen. Als u probeert een ander type bestand toe te voegen, geeft Severa een melding van een onjuist bestandstype en wordt het bestand niet opgeslagen.
- Voeg het bonnetje op de gewenste manier toe:
- Sleep een bestand vanaf uw computer naar het daarvoor bestemde gebied.
- Selecteer Bladeren door uw bestanden en kies een bestand vanaf uw computer.
- Sla de reiskostenpost op.
Handig om te weten over bonnetjes
- Eén bonnetje kan aan meerdere reiskostenregels worden gekoppeld.
- Eén reiskostenregel kan meerdere bonnetjes hebben.
- U kunt nieuwe bonnetjes toevoegen, zelfs als er al bonnetjes zijn gekoppeld.
- U kunt de bonnetjes van een reiskostenpost doorbladeren met de pijlen bovenaan de weergave.
Hoe maak ik een reiskostenvergoeding aan op basis van geregistreerde reiskosten in de webversie van Severa?
Een reiskostenvergoeding kan alleen in de webversie van Severa worden aangemaakt. Aan de rechterkant van de weergave Uren & declaraties ziet u de reiskosten die naar een reiskostenvergoeding kunnen worden overgezet, gegroepeerd per categorie, en de meest recente reiskostenvergoedingen.
Reiskostenvergoeding aanmaken op basis van geregistreerde reiskosten
- Open de weergave Uren & declaraties.
- Open aan de rechterkant de weergave Wacht op export naar reiskostenvergoeding.
- Klik op Reiskostenvergoeding aanmaken.
Lege reiskostenvergoeding aanmaken
- Open de weergave Wacht op export naar reiskostenvergoeding.
- Klik naast de knop Reiskostenvergoeding aanmaken op de knop Lege reiskostenvergoeding aanmaken.
- Voeg reiskosten aan de vergoeding toe door Reiskosten toevoegen te selecteren.
Eerdere reiskostenvergoedingen bekijken
In de weergave Reiskostenvergoedingen ziet u de meest recente reiskostenvergoedingen, beginnend met de nieuwste. Open een reiskostenvergoeding door erop te klikken. Lees de gedetailleerde instructies over het verwerken van een reiskostenvergoeding in de handleiding Matkalaskun luominen.
Trefwoorden: reiskosten, reiskostenvergoeding, mobiel, mobiele app, kosten, bonnetjes, scannen, bonnetjes toevoegen, reiskosten toevoegen, onkostendeclaratie
Was dit antwoord nuttig? Ja Nee
Feedback versturen