Finvoice

Inhoud van de handleiding:

• Beschrijving
• Let op voordat u begint
• Ingebruikname
  • Factuurstatussen
  • Bankrekeningen
  • Toevoegen van het e-factuuradres
  • Instellingen voor gegevensoverdracht
• Creëren van factuurgegevens
• Technische beschrijving
  • Technische beschrijving Finvoice 1.2.
  • Technische beschrijving Finvoice 1.3.
  • Technische beschrijving Finvoice 2.01.
  • Technische beschrijving Finvoice 3.0
• Typische foutmeldingen bij overdracht

Beschrijving

Met de Finvoice-interface kunnen Severan-facturen worden omgezet in e-factuurgegevens die kunnen worden gedownload naar het systeem van uw eigen e-factuuroperator om naar klanten te worden verzonden. De interface kan worden gebruikt volgens de Finvoice 1.2, 1.3, 2.01 of 3.0 standaard. De klant moet zelf een overeenkomst sluiten met de e-factuuroperator (bijv. eigen bank of Itella, Basware, enz.). De e-factuurgegevens zijn in xml-formaat.

De factuur wordt verwerkt als een elektronische factuur, d.w.z. een e-factuur, als de klant e-factuuradresgegevens heeft verstrekt op de klantkaart van de klant in Severa. Daarna wordt de factuurstatus in Severa ingesteld, van waaruit de facturen worden verzameld voor opname in de gegevens. Het bestand wordt opgeslagen op uw eigen computer, dat de e-factuurgegevens bevat, en dit bestand wordt geüpload naar het systeem van uw eigen e-factuuroperator, van waaruit de facturen elektronisch naar klanten worden verzonden.

Terug naar boven

Let op voordat u begint

• Activering van de Finvoice-interface in Severa met beheerdersrechten via het bestelbeheer > tandwielpictogram > Bestelling.
• De Finvoice-interface ondersteunt geen e-facturering voor consumenten.
• De klant moet een overeenkomst hebben met de e-factuuroperator.

Terug naar boven

Ingebruikname

Voor ingebruikname zijn beheerdersrechten in Severa vereist.

Factuurstatussen

Het verzenden van facturen werkt op de manier dat factuurstatussen worden gecreëerd in Severa, van waaruit de e-factuurgegevens worden gedownload, en een status waarin de factuur wordt gewijzigd na het overdragen van de facturen.

1. Klik op het tandwielpictogram en ga naar Instellingen > Facturering > Factuurstatussen
2. Voeg een nieuwe factuurstatus toe of bewerk een bestaande, bijv. Wacht op verzending naar Finvoice
   1. Selecteer de opties Niet bewerkbaar, Factuurnummer, Verzonden en Standaard creditfactuur.
3. Voeg een tweede factuurstatus toe of bewerk een bestaande, waarin de factuur wordt bijgewerkt na de overdracht, bijv. Overgedragen naar Finvoice
   1. Selecteer de opties Niet bewerkbaar,Factuurnummer en Verzonden.
4. Verplaats de factuurstatussen door te slepen, zodat de status met de Betaald-optie onder de bovengenoemde statussen blijft.

Bankrekeningen

De bankrekeninggegevens van het bedrijf worden met de factuur meegestuurd en de bankrekening moet in IBAN-formaat zijn.

1. Klik op het tandwielpictogram en ga naar Instellingen > Organisatie > Bankrekeningen
2. Bewerk indien nodig het formaat van de bankrekening of voeg een nieuwe bankrekening toe via de knop Voeg bankrekening toe
3. Zorg ervoor dat de BIC-code correct is ingesteld

Als u de add-on voor eenheidshiërarchie gebruikt en de eenheden zijn afzonderlijke facturerende bedrijven, voeg dan bankrekeningen toe voor elk bedrijf door de gewenste eenheid te selecteren in het keuzemenu. 

Toevoegen van het e-factuuradres

Om e-facturen te kunnen verzenden, voegt u het e-factuuradres van uw bedrijf en de identificatiecode van de tussenpersoon in de juiste vorm (bijv. bij Nordea NDEAFIHH) toe aan Severa.

Bedrijfsgegevens

1. Klik op het tandwielpictogram > Instellingen > Bedrijfsgegevens
2. Voeg het E-factuuradres en de Identificatiecode van de tussenpersoon van uw bedrijf toe
3. Controleer ook of uw bedrijf adresgegevens heeft ingevoerd
4. Severa stelt de stad die door de afzender is opgegeven in als het hoofdkantoor. Houd er rekening mee dat de locatie van het hoofdkantoor van het bedrijf niet noodzakelijkerwijs dezelfde is als de locatie van het bedrijf. Standaard wordt de vestigingsplaats bepaald op basis van de Stad-informatie in de bedrijfsgegevens, maar de gebruiker kan deze naar wens wijzigen.

Eenheid

Als u de add-on voor eenheidshiërarchie gebruikt en de eenheden zijn afzonderlijke facturerende bedrijven, voeg dan het bedrijfsidentificatienummer, e-factuuradres, identificatiecode van de tussenpersoon en voettekst direct toe aan de gewenste eenheden.

1. Ga naar het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek > Instellingen > Eenheden
2. Open de eenheidsgegevens door op de eenheid te klikken en bewerk indien nodig de gegevens

Instellingen voor gegevensoverdracht

De daadwerkelijke interface-instellingen worden in Severa gemaakt. Open de instellingen voor gegevensoverdracht van Finvoice door op het tandwielpictogram te klikken > Hulpmiddelen > Gegevensoverdracht.

1. Open het tabblad Instellingen van de gegevensoverdracht
2. Selecteer in het keuzemenu Status van te downloaden facturen de factuurstatus Wacht op verzending naar Finvoice 
3. Selecteer in het keuzemenu Status waarin facturen worden overgedragen de factuurstatus Overgedragen naar Finvoice 
4. Sla de instellingen op

Terug naar boven

Creëren van factuurgegevens

1. Maak een factuur in Severa
2. Wijzig de factuurstatus naar de door u toegevoegde factuurstatus, bijv. Wacht op verzending naar Finvoice
3. Klik op het tandwielpictogram > Hulpmiddelen >Gegevensoverdracht en selecteer Download facturen
4. Sla het XML-bestand op uw computer op
5. Upload de factuurgegevens naar uw e-factuuroperator
6. Wijzig de status van de gedownloade facturen door op het tandwielpictogram te klikken > Hulpmiddelen > Gegevensoverdracht en selecteer Wijzig status

Terug naar boven

Technische beschrijving Finvoice 1.2.

* De gegevens in de velden boven en onder de factuurregels worden toegevoegd aan het InvoiceFreeText-veld, waarvan het maximale aantal tekens 512 is.

Terug naar boven

Technische beschrijving Finvoice 1.3.

Terug naar boven

Technische beschrijving Finvoice 2.01.

Terug naar boven

Technische beschrijving Finvoice 3.0.

Terug naar boven

Typische foutmeldingen bij overdracht

1. Invoice not found

• Controleer of de factuur in de status Wacht op overdracht naar Finvoice staat.
  
• Controleer of de klant op de factuur e-factuurgegevens en postadresgegevens heeft.

2. Seller must have at least one bank account

• Zorg ervoor dat de factuur een bankrekeningnummer van uw eigen bedrijf heeft.
  • Als het bankrekeningnummer ontbreekt, voeg het bankrekeningnummer toe aan de bedrijfsinstellingen en wijzig de factuurstatus naar bijv. Conceptstatus en vervolgens terug naar Wacht op verzending naar Finvoice -status.
• Open de factuurstatussen in de instellingen onder het tandwielpictogram > Instellingen > Facturering > Factuurstatussen en zorg ervoor dat de factuurstatus Wacht op verzending naar Finvoice de optie Verzonden heeft geselecteerd.
  • Als de optie ontbrak, voeg de optie Verzonden toe en verplaats de factuur tijdelijk naar de Conceptstatus en vervolgens terug naar de overdrachtstatus.
• Open de factuurstatussen in de instellingen onder het tandwielpictogram > Instellingen > Facturering > Factuurstatussen en zorg ervoor dat de volgorde van de factuurstatussen correct is. De volgorde moet zodanig zijn dat de facturen de factuurstatussen in de juiste volgorde doorlopen. Controleer of bijv. de Betaald-status als laatste in de volgorde staat.
  
  

3. Seller must have a BIC in bank account details

• Zorg ervoor dat de bankrekening in IBAN-formaat is. Het is niet mogelijk om het bankrekeningnummer te corrigeren voor reeds bestaande facturen. In dit geval, indien mogelijk, moet de factuur worden verwijderd en opnieuw worden aangemaakt, of gecrediteerd en vervolgens een nieuwe factuur worden aangemaakt. Het verwijderen van de factuur is mogelijk als deze het laatste factuurnummer heeft gekregen uit de factuurnummerreeks van het bedrijf.

Terug naar boven

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee