Finvoice

Veiledningens innhold:

• Beskrivelse
• Fare før du begynner
• Bruk
  • Fakturastatuser
  • Bankkonto
  • Efaktura adresse tillegg
  • Dataoverføringsinnstillinger
• Opprett faktura
• Teknisk beskrivelse
  • Teknisk beskrivelse Finvoice 1.2.
  • Teknisk beskrivelse Finvoice 1.3.
  • Teknisk beskrivelse Finvoice 2.01.
  • Teknisk beskrivelse Finvoice 3.0
• Typiske feil i overføring

Beskrivelse

Med Finvoice-grensesnittet kan Severas fakturaer generere efaktura materiale som kan lastes opp til din egen efaktura operatørs system for å sendes til kunder. Grensesnittet kan brukes i henhold til Finvoice 1.2, 1.3, 2.01, eller 3.0 standard. Kunden må selv inngå avtale med efaktura operatøren (f.eks. egen bank eller Itella, Basware osv.). Efaktura materialet er i xml-format.

Fakturaen behandles som en elektronisk faktura, dvs. efaktura, hvis kunden har fått efaktura adresse informasjon på kundekortet i Severa. Deretter defineres fakturastatusen i Severa, hvor fakturaene samles inn i materialet. Filen lagres fra Severa til din egen datamaskin, som inneholder efaktura materialet, og denne filen lastes opp til din egen efaktura operatørs system, hvor fakturaene sendes til kundene elektronisk.

Tilbake til toppen

Fare før du begynner

• Aktivering av Finvoice-grensesnittet i Severa med administratorrettigheter via abonnementsadministrasjon > tannhjul ikon > Abonnement.
• Finvoice-grensesnittet støtter ikke eFaktura for forbrukere.
• Kunden må ha en avtale med efaktura operatøren.

Tilbake til toppen

Bruk

Administratorrettigheter i Severa er nødvendig for bruk.

Fakturastatuser

Faktura sending fungerer slik at fakturastatuser opprettes i Severa, hvor efaktura materialet lastes ned, samt statusen som fakturaen endres til etter overføring.

1. Klikk på tannhjul ikonet og gå til Innstillinger > Fakturering > Fakturastatuser
2. Legg til ny fakturastatus eller rediger eksisterende, f.eks. På vent for sending til Finvoice
   1. Velg alternativene Ikke redigerbar, Fakturanummer, Sendt og Kreditnota standard.
3. Legg til en annen fakturastatus eller rediger eksisterende, som fakturaen oppdateres til etter overføring, f.eks. Overført til Finvoice
   1. Velg alternativene Ikke redigerbar,Fakturanummer og Sendt.
4. Flytt fakturastatuser ved å dra slik at statusen med er betalt-valget, er under de nevnte statusene.

Bankkonto

Firmaets bankkontoinformasjon leveres med fakturaen, og bankkontoen må være i IBAN-format.

1. Klikk på tannhjul ikonet og gå til Innstillinger > Organisasjon > Bankkonto
2. Rediger om nødvendig bankkontoens format eller legg til ny bankkonto med Legg til bankkonto -knappen
3. Sørg for at BIC-koden er riktig definert

Hvis du har enhets hierarki-tillegg og enhetene er egne fakturerende firmaer, legg til bankkontoer for hvert firma ved å velge ønsket enhet fra nedtrekksmenyen. 

Efaktura adresse tillegg

For å sende efakturaer, legg til firmaets efaktura adresse og efaktura operatør kode i riktig format (f.eks. Nordeas NDEAFIHH) i Severa.

Firmaopplysninger

1. Klikk på tannhjul ikonet > Innstillinger > Firmaopplysninger
2. Legg til firmaets Efaktura adresse og Efaktura operatør kode
3. Sjekk også at firmaet har adresseinformasjon
4. Severa definerer hovedkontoret som byen som er angitt av avsenderen. Vær oppmerksom på at firmaets hovedkontor ikke nødvendigvis er det samme som firmaets beliggenhet. Som standard defineres hovedkontoret i henhold til By-informasjonen i firmaopplysningene, men brukeren kan endre det til ønsket.

Avdeling

Når du har enhets hierarki-tillegg og enhetene er egne fakturerende firmaer, legg til mva-nummer, efaktura adresse, efaktura operatør kode og bunntekst direkte til ønskede enheter.

1. Gå til tannhjul ikonet øverst til høyre > Innstillinger > Avdelinger
2. Åpne enhetens informasjon ved å klikke på enheten og rediger informasjonen om nødvendig

Dataoverføringsinnstillinger

De faktiske grensesnittinnstillingene gjøres i Severa. Åpne Finvoice dataoverføringsinnstillinger ved å klikke på tannhjul ikonet > Verktøy > Dataoverføring.

1. Åpne dataoverførings Innstillinger-fanen
2. Velg Status for fakturaer som skal lastes ned -nedtrekksmenyen til På vent for sending til Finvoice fakturastatus
3. Velg Status som fakturaer overføres til -nedtrekksmenyen til Overført til Finvoice fakturastatus
4. Lagre innstillinger

Tilbake til toppen

Opprett faktura

1. Opprett faktura i Severa
2. Endre fakturastatus til den statusen du har lagt til, f.eks. På vent for sending til Finvoice fakturastatus
3. Klikk på tannhjul ikonet > Verktøy >Dataoverføring og velg Last ned fakturaer
4. Lagre XML-filen til datamaskinen
5. Last opp faktura materialet til din efaktura operatør
6. Endre statusen til de fakturaene du har lastet opp ved å klikke på tannhjul ikonet > Verktøy > Dataoverføring og velg Endre status

Tilbake til toppen

Teknisk beskrivelse Finvoice 1.2.

* Fritekst over og under fakturalinjer legges til InvoiceFreeText-feltet, som har en maksimal tegnmengde på 512.

Tilbake til toppen

Teknisk beskrivelse Finvoice 1.3.

Tilbake til toppen

Teknisk beskrivelse Finvoice 2.01.

Tilbake til toppen

Teknisk beskrivelse Finvoice 3.0.

Tilbake til toppen

Typiske feil i overføring

1. Invoice not found

• Sjekk at fakturaen er i statusen På vent for sending til Finvoice.
  
• Sjekk at kunden på fakturaen har efaktura informasjon og postadresse informasjon.

2. Seller must have at least one bank account

• Sørg for at fakturaen har firmaets bankkontonummer.
  • Hvis bankkontonummeret mangler, legg til bankkontonummeret i firmaets innstillinger og oppdater fakturaens status f.eks. til Utkast-status og deretter tilbake til På vent for sending til Finvoice -status.
• Åpne fakturastatuser fra innstillinger under tannhjul ikonet > Innstillinger > Fakturering > Fakturastatuser og sørg for at fakturastatusen På vent for sending til Finvoice har  Sendt valget.
  • Hvis valget manglet, legg til Sendt valget og flytt fakturaen til Utkast-status en stund og deretter tilbake til overføringsstatus.
• Åpne fakturastatuser fra innstillinger under tannhjul ikonet > Innstillinger > Fakturering > Fakturastatuser og sørg for at fakturastatusene er i riktig rekkefølge. Rekkefølgen må være slik at fakturaene går gjennom fakturastatusene i riktig rekkefølge. Sjekk at f.eks. er betalt-status er sist i rekkefølgen.
  
  

3. Seller must have a BIC in bank account details

• Sørg for at bankkontoen er definert i IBAN-format. Det er ikke mulig å rette bankkontonummeret på eksisterende fakturaer. I dette tilfellet, hvis mulig, bør fakturaen slettes og opprettes på nytt, eller krediteres og deretter opprettes en ny faktura. Sletting av fakturaen er mulig hvis den har fått det siste fakturanummeret fra firmaets fakturanummerserie.

Tilbake til toppen

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei