Kreditnotaer

I Severa kan du kreditere en faktura i sin helhet ved å bruke kreditfunksjonen som finnes inne i fakturaen, eller du kan manuelt opprette en delvis kreditnota. I denne veiledningen går vi gjennom hvordan kreditfunksjonen fungerer, hvordan du oppretter en delvis kreditnota, og hvilke innstillinger som må være definert for å kunne opprette kreditnotaer.

⚠️ Kreditnotaer kan ikke fjernes fra Severa etter at de er opprettet.

Opprette kreditnota

Når kreditfunksjonen er tilgjengelig

Krediter-funksjonen vises i menyen Flere alternativer på fakturaen når alle følgende vilkår er oppfylt:

• Fakturastatus er Sendt, men fakturaen er ikke markert som Betalt. Vanligvis er statusen satt med valgene Ikke redigerbar, Fakturanummer og Sendt.
• Fakturaen er ikke allerede kreditert. Du kan bare kreditere samme faktura én gang.
• Fakturaen er ikke i seg selv en kreditnota. En kreditnota kan ikke krediteres.
• Du har tilgang til en fakturastatus der kreditering er mulig.

Sånn krediterer du en faktura

1. Åpne fakturaen du vil kreditere. Du kan for eksempel åpne fakturaen fra visningen Fakturering > Fakturaer, eller søke etter fakturaen med fakturanummeret i søkefeltet øverst til høyre i Severa.
2. Velg Flere alternativer > Krediter nederst til venstre. Hvis funksjonen ikke vises, kontroller at vilkårene for kreditering som er nevnt ovenfor, er oppfylt.
3. Deretter må du velge om du vil opprette kun en kreditnota, eller både en kreditnota og en ny faktura samtidig:
   1. Lag kun kreditnota: Velg dette alternativet når kunden ikke skal faktureres igjen etter krediteringen. Severa oppretter kreditnotaen automatisk. Radene på den opprinnelige fakturaen, for eksempel arbeidstimer og kostnader, markeres som Ikke-fakturerbare. 
   2. Lag kreditnota og ny faktura: Velg dette alternativet når du vil kreditere fakturaen og sende en korrigert faktura til kunden. Severa oppretter automatisk to fakturaer: en kreditnota og en ny faktura. Den nye fakturaen har de samme radene som den opprinnelige, og de opprinnelige arbeidstimene og kostnadene kobles til den. Du kan redigere radene slik du ønsker før du sender fakturaen.

Hva som kopieres til kreditnotaen

Kreditnotaen opprettes på grunnlag av den opprinnelige fakturaen. Følgende kopieres til kreditnotaen:

• kunde og faktureringskunde
• mottaker- og avsenderinformasjon
• referanser, bestillingsnummer og tilleggsinformasjon
• bankkonti, valuta og betalingsbetingelser
• fakturalinjer med negative antall.

Severa legger automatisk til en referanse til nummeret på den opprinnelige fakturaen i tilleggsinformasjonen på kreditnotaen. På kreditnotaen vises en markering av hvilken faktura den krediterer, og på den opprinnelige fakturaen vises en markering av at det er opprettet en kreditnota for den.

Gjøre en delvis kreditnota

Severa har ikke en egen funksjon for delvis kreditnota, men du kan gjøre en delvis kreditnota manuelt. En manuelt opprettet delvis kreditnota er en vanlig faktura med negative linjer. Den kobles ikke til den opprinnelige fakturaen og vises ikke som en kreditnota i Severa. Slik oppretter du en delvis kreditnota:

1. Åpne en ny eller eksisterende faktura.
2. Legg til en betalingspost på fakturaen.
3. Knytt linjen til et produkt i produktregisteret, eller legg til en linje som ikke er knyttet til et produkt.
4. Angi Antall som et negativt tall, for eksempel -1.
5. Angi Enhetspris som et positivt tall, for eksempel 250.
6. Skriv nummeret på fakturaen som skal krediteres i tilleggsinformasjonen på fakturaen, slik at kunden vet hva krediteringen gjelder.
7. Velg Lagre.

Når økonomiintegrasjon er aktivert, må du alltid angi Antall som negativt og Enhetspris som positivt. 

Fakturastatuser for kreditnotaer

Kreditnotaen får automatisk den statusen som er definert som Standardstatus for kreditnota i innstillingene for fakturastatus i Severa. Hvis standardstatus ikke er definert, får kreditnotaen samme status som den opprinnelige fakturaen. Du kan definere standardstatus i Severas innstillinger via tannhjulikonet Innstillinger > Fakturering > Fakturastatuser > Standardstatus for kreditnota.

Når standardstatus er definert, kan du ved behov endre standardstatus ved å velge en annen status, men du kan ikke fjerne definisjonen helt. Standardstatus for kreditnota kan ikke slettes eller settes som passiv.

Hvis selskapet har økonomiintegrasjon aktivert, anbefaler vi at du bruker den fakturastatusen som er definert som overføringsstatus for integrasjonen som Standardstatus for kreditnota. På den måten går kreditnotaene direkte til riktig status og overføres videre i integrasjonen på riktig måte.

Nøkkelord: kreditering, kreditnota, kreditering av faktura, annullering av faktura, delvis kreditering av faktura, delvis kreditnota, fjerning av kreditnota

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei