Maventa-integrasjon

Fakturaer og kreditnotaer opprettes i Severa og settes til en spesifikk fakturastatus, hvorfra de automatisk overføres til Maventa. Maventa sender fakturaene videre til kunden enten som efaktura, via e-post eller gjennom utskriftstjenesten. Integrasjonen henter fakturaer for overføring hvert 5. minutt.

Integrasjonen gjør det mulig å sende Severas faktura-PDF sammen med fakturainformasjonen. Dette betyr at du kan bruke fakturaens detaljert og brutt ned og legge til andre vedlegg som leveres til kunden din.

Det er ingen automatisk spor for betalinger. Fakturaene i Severa forblir i den statusen som er definert for integrasjonen, men de kan manuelt flyttes til betalt status når kunden har betalt fakturaen.

Sender firmaet ditt fakturaer til flere kunder med samme efaktura adresse, for eksempel til borettslag? Du kan nå skille disse firmaene fra hverandre ved hjelp av Organisasjonsenhetsnummer i kundeinnstillinger.

Integrasjonen bruker valuta basert på Finvoice 3.0. standarden, som er ISO-4217. På grunn av dette kan valutasymbolet være forskjellig i Severa eller Maventa.

Det er en spesifikk logikk og rekkefølge i valg av leveringskanal:

1. Primært forsøkes fakturaen levert som efaktura.
2. Hvis efakturainformasjon ikke er tilgjengelig, sjekkes det om firmaet har aktivert e-postfakturaer og om e-postadressen er lagt inn i kundens opplysninger. Faktura e-post legges inn i kundekortets Kundeopplysninger -seksjon E-post-feltet.
3. Hvis kunden ikke har aktivert elektronisk fakturering eller e-postfakturering, leveres fakturaen som papirfaktura.

Hvert land har sitt eget efakturaregister, hvor det opprettholdes informasjon om hvilke firmaer som kan sende og motta efakturaer. I Severa kan efaktura adresse og operatør kode legges inn i kundens opplysninger og sendes til Maventa sammen med fakturaen. Hvis efaktura adresse ikke er angitt i Severa, sjekker Maventa efakturaregisteret for å se om kunde firmaet har aktivert mottak av efakturaer og sender fakturaen som efaktura hvis adresseinformasjonen finnes i registeret.

Maventa kan også sende fakturaer som PDF-filer til den angitte e-postadressen, hvis kunden ikke kan motta efakturaer. I Severa og Maventa er det en innstilling som kan administrere om fakturaer kan sendes via e-post. Når e-postsending er aktivert, sendes fakturaene til adressen som er angitt i kundekortets e-postadresse-felt.

Hvis du vil tvinge kundens faktura til å bli sendt via e-post, må du i Severa erstatte Efaktura adresse og Efaktura operatør kode feltets informasjon med ordet EMAIL skrevet med store bokstaver. Da sendes fakturaen til mottakeren via e-post, selv om efaktura adresse finnes i Maventa.

Utskriftstjenesten leverer fakturaer som papirfakturaer til kunder som ikke kan motta fakturaer som efaktura eller via e-post. Fakturaen leveres til adressen som vises på fakturaen.

Hvis du vil tvinge kundens faktura til å bli sendt via utskriftstjenesten, må du i Severa erstatte Efaktura adresse og Efaktura operatør kode feltets informasjon med ordet PRINT skrevet med store bokstaver. Da sendes fakturaen til mottakeren via post, selv om efaktura adresse finnes i Maventa.

Det er noen innstillinger i Severa som må sjekkes før Maventa-integrasjonen tas i bruk.

Når du aktiverer integrasjonen, blir du bedt om å definere tre fakturastatuser:

• Status for fakturaer som skal overføres,
• Status på fakturaer etter overføring og
• Status på fakturaene etter feil.

For å opprette disse tre statusene, velg Innstillinger > Fakturering > Fakturastatuser og legg til nye statuser med følgende innstillinger:

Firmaets bankkonto informasjon sendes med fakturaen og må gis i IBAN format.

Velg Innstillinger > Organisasjon > Firmainnstillinger > Bankkonto for å legge til en ny bankkonto.

Sørg for at bankkontonummeret er i IBAN format og at riktig BIC/SWIFT er angitt. Hvis du er usikker på riktig formatering, kan du bekrefte dette med din bank.

Firmaer som bruker Avdeling hierarki -tillegg: Hvis noen av avdelingene opererer som egne firmaer, må hver faktura sender firma definere sine egne bankkonto opplysninger. Gi firmaets bankkonto opplysninger og velg riktig firma fra avdeling listen.

For å kunne sende efakturaer, må firmaets egen efaktura adresse og operatør være lagt til i Innstillinger-seksjonen.

Efaktura adresse og efaktura operatør kode kan legges til kunden, men feltene kan også stå tomme, hvor Maventa sjekker adresseinformasjonen fra det offisielle adresseregisteret.

Hvis efaktura adresse og operatør ikke er lagt til Severas kundekort, er det viktig å sjekke at kundens Mva-nummer er riktig, da det brukes til å sjekke kundens adresseinformasjon fra registeret.

• Velg i Maventa Innstillinger > Faktura mottak for å sjekke firmaets egen efaktura adresse og operatør kode.
• I Severa, gå til Innstillinger > Organisasjon > Firmainnstillinger.

Kopier efaktura adresse og efaktura operatør kode fra Maventa til Severa og sørg for at firmaets Mva-nummer og adresseinformasjon er riktig.

Firmaer som bruker Avdeling hierarki -tillegg: Hvis noen av avdelingene opererer som egne firmaer, må hver faktura sender firma definere sine egne efaktura adresser. Åpne Avdelinger og legg til efaktura adresse og operatør for hvert firma og sørg for at Mva-nummer og adresseinformasjon er riktig.

Hvis du er usikker på om kunden bruker elektronisk fakturering, kan du søke etter informasjon i ditt lands offisielle register.

Efaktura adresse og operatør kode er angitt på kundekortets Kundeinnstillinger -fanen. Vennligst bekreft firmaets Mva-nummer og adresseinformasjon når du oppdaterer informasjonen. Kunden må ha minst én fysisk adresse angitt (Adresse, Postnummer, By og Land er obligatoriske felt).

Etter at innledende innstillinger er definert, kan du fortsette med integrasjonskoblingen.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei