Visma eAccounting

Integrer Visma eAccounting og Severa for å overføre kundene dine, prosjekter, fakturaer og kostnader mellom de to systemene. Administrer prosjektene dine i Severa og opprett fakturautkast, som deretter sendes til eAccounting for å leveres til kunder og lagres i regnskapet. Få leverandørfakturaene dine inn i eAccounting og overfør dem til Severa som prosjektkostnader.

Dataoverføring er brukerkontrollert. Når dataene er klare til å overføres, må brukeren klikke på overføringsknappen for å overføre data fra Severa til eAccounting.

Det er hovedinnstillinger for kunder og produkter som definerer, i hvilket system dataene oppdateres. Det betyr at ny informasjon legges til i begge systemene, men oppdateringer vil kun overføres fra "master". Vanligvis er for eksempel Severa master for kunder, mens eAccounting er master for produkter.

Denne integrasjonen støttes ikke i Finland.

Hva som overføres

Kunder

Kunder i Severa er koblet som kunder i eAccounting. Med kunder overføres også adresse og kontakt. I eAccounting kan det kun være én adresse og én kontakt per kunde, mens Severa kan ha mange. Dette betyr at når en kunde overføres fra Severa til eAccounting, vil integrasjonen velge den første faktureringsadressen og dens kontakt fra Severa. I eAccounting er adresse også et obligatorisk felt for kunden, og derfor vil integrasjonen gi en feil hvis man prøver å overføre en kunde fra Severa som ikke har en adresse.

Integrasjonen vil overføre alle aktive kunder fra Severa til eAccounting og vice versa. Hvis begge systemene allerede har kundedata, er det viktig å verifisere de eksisterende dataene. Kunder er koblet med navn og nummer, så før integrasjonen startes, er det viktig å verifisere at hvis samme kunde finnes i begge systemene, har de samme kundenummer.

Hvis kundens kundenummer begynner med nuller, sletter Severa dem. For eksempel, hvis kundenummeret er 01234, transformeres dette i Severa til 1234.

Integrasjonen har en hovedinnstilling for kunder. Dette betyr at oppdaterte kundedata kun vil bli overført fra hovedsystemet. Integrasjonen kan ikke håndtere en situasjon der du oppdaterer kundens navn eller nummer kun i master, fordi den kobler kunder ved å sjekke deres navn og nummer, og hvis en av dem endres, gjenkjenner den ikke kunden som den samme. I denne situasjonen må du manuelt endre navnet eller nummeret i begge systemene.

En multi-valuta tillegg er nødvendig for Severa hvis det i eAccounting er kunder med forskjellige valutaer.

Produktregister

Produkter, reiser og arbeidstyper i Severa er koblet som artikler i eAccounting. Når du legger til produkter i eAccounting, setter integrasjonen "Tjenester" som artikkel regnskapstype. Etter overføringen er det viktig å logge inn i eAccounting og verifisere at artiklene har riktige kontotyper, fordi kontotypen påvirker faktureringen din.

Integrasjonen vil overføre alle produkter fra Severa til eAccounting og vice versa. Hvis begge systemene allerede har produkter, er det viktig å verifisere de eksisterende dataene. Produkter/arbeidstyper/reiser er koblet med navn og nummer, så før integrasjonen startes, er det viktig å verifisere at hvis samme produkt finnes i begge systemene, samsvarer koden i Severa med artikkelnummeret i eAccounting.

Sørg for at du i Severa ikke har samme navn eller kode for produkter, arbeidstyper og reiser.

Integrasjonen har en hovedinnstilling for produkter. Dette betyr at oppdaterte produkter kun vil bli overført fra hovedsystemet. Integrasjonen kan ikke håndtere en situasjon der du oppdaterer produktets navn eller nummer kun i master, fordi den kobler produkter ved å sjekke deres navn og nummer, og hvis en av dem endres, gjenkjenner den ikke produktet som det samme. I denne situasjonen må du manuelt endre navnet eller nummeret i begge systemene.

Prosjekter

Prosjekter (saker) i Severa kan overføres til en av kostnadssentrene i eAccounting som kostnadsenheter. Prosjekter brukes til to formål. Først, når fakturaen overføres, har hver fakturalinje informasjon om hvilket prosjekt den tilhører. For det andre brukes prosjekter med leverandørfakturaoverføring for å få kostnader inn i Severa. Alle åpne prosjekter overføres, lukkede prosjekter overføres ikke.

Fakturaer

Fakturaer opprettes i Severa og deretter overføres som fakturautkast til eAccounting. Fakturadato overføres ikke fra Severa til eAccounting. Fakturaer bruker overføringsdato (dato når fakturaer overføres til eAccounting). Fakturautkast sendes til kunder fra eAccounting og samtidig går de til regnskap. Du kan også få statusen til Sendt og Betalt fakturaer fra eAccounting til Severa. Fakturanumre overføres fra eAccounting til Severa når sendt status oppdateres. De refunderte fakturaene overføres ikke, så refusjoner må gjøres i eAccounting.

Leverandørfakturaer

Leverandørfakturaer kan overføres til Severa som fakturerbare elementer og kostnader eller kun som kostnader for prosjekter. Prosjektet hvor kostnadene overføres er definert for leverandørfakturaen i eAccounting. Leverandørfakturaen vil være et produkt på et prosjekt. Fakturerbart element og kostnad betyr at produktet vil ha en enhetspris og enhetskostnad, som er samme beløp som leverandørfakturaens beløp.

En multi-valuta tillegg er nødvendig for Severa hvis det i eAccounting er leverandørfakturaer med forskjellige valutaer.

Hvordan bruke

Krav

API-tilgangsrettigheter i eAccounting er nødvendig for å autentisere integrasjonen.

Dine legitimasjoner til Severa og eAccounting må være de samme, da integrasjonen bruker samme autentiseringsmetode.

API-tilgang må også aktiveres fra eAccounting. Logg inn på eAccounting > APPS og aktiver API.

I Severa må et tillegg kalt Visma eAccounting aktiveres fra Oppgraderinger (Oppgraderinger > Juster funksjoner > Grensesnitt).

Når tillegget er aktivert, vises en Dataoverføring meny under Innstillinger menyen i Severa. Før noe kan overføres, må noen innstillinger defineres. Vennligst følg trinnene nedenfor.

Initiale innstillinger

• Hvis du allerede har kunde- og produktdata i både Severa og i eAccounting, gå gjennom dataene. Verifiser at hvis samme kunde eller produkt finnes i begge systemene, at de har samme navn og nummer.

• Verifiser at alle produkter, arbeidstyper og reisekostnader har en kode satt i Severa. Integrasjonen vil mislykkes hvis koden mangler, siden det er et obligatorisk felt i eAccounting.

• Verifiser at kunder i Severa har én adresse. Integrasjonen vil mislykkes hvis adressen mangler, siden postnummer og by er obligatoriske felt i eAccounting.

• I eAccounting, gå til Regnskap > Kostnadssentre og legg til en gruppe hvor prosjektene vil bli lagret.

• I Severa, gå til Innstillinger > Fakturering > Fakturastatus, og legg til fire fakturastatus for eksempel som nedenfor:

  Fakturastatus navn	Ikke redigerbar	Fakturanummer	Sendt	Betalt
  Utkast
  Overfør til eAccounting
  Sendt til eAccounting	x
  Sendt i eAccounting	x	x	x
  Betalt i eAccounting	x	x	x	x

• Klikk Innstillinger > Dataoverføring og velg Innstillinger fanen.

• Klikk Koble til knappen ved siden av Kostnadssenter for prosjekter.

• Skriv inn brukernavn og passord for eAccounting API-brukeren din i påloggingsvinduet.

• Klikk Tillat for å gi tillatelse til integrasjonen.

• Velg master for kunde til å være enten Severa eller eAccounting. Master betyr et system hvor du vedlikeholder dataene dine, for eksempel oppdaterer kontakter eller adresser til kunder.

• Velg master for produkter til å være enten Severa eller eAccounting. Master betyr et system hvor du vedlikeholder dataene dine, for eksempel gjør prisendringer for produktene dine.

• Velg kostnadssenteret (opprettet i begynnelsen), hvor prosjektene overføres til.

• Legg til et standard produktnummer. I eAccounting må det være en artikkel med dette nummeret. Det brukes på fakturaoverføring, for de fakturalinjene som ikke er koblet til noe produkt, arbeidstype eller reisetype.

• Velg om leverandørfakturaer skal overføres til Severa som fakturerbare elementer og kostnader eller kun kostnader.

• Velg fakturastatusene (opprettet i begynnelsen).

  • Status for fakturaer som skal overføres: Statusen du setter for fakturaer i Severa
  • Status for overførte fakturaer: Statusen fakturaer får når overføringen er vellykket
  • Status for sendte fakturaer: Statusen for fakturaer sendt til kunder fra eAccounting
  • Status for betalte fakturaer: Statusen for fakturaer betalt av kunder i eAccounting

• Lagre innstillinger og integrasjonen er klar til å brukes.

Overføre data

For å overføre data mellom Severa og eAccounting, naviger til Dataoverføring. Det er en overføringsknapp for hvert emne. Etter at overføringsknappen er klikket, vises et tidsstempel for å fortelle når den siste overføringen ble gjort.

Kunder, produkter og prosjekter overføres slik at integrasjonen ser det siste tidsstempelet og overfører alle nylig lagt til og alle oppdaterte siden forrige overføring. Den første overføringen vil flytte alle eksisterende data. For fakturaer vil integrasjonen overføre alle fakturaer med den valgte statusen. Leverandørfakturaoverføring kontrolleres av leverandørfakturaens dato. Integrasjonen vil ikke overføre samme leverandørfaktura to ganger, så det er trygt å overføre for eksempel med tidsrammen Denne uken mange ganger i løpet av uken.

eAccounting-autentiseringen er gyldig i bare en viss tid. Dette betyr at mest sannsynlig når du kommer for å gjøre dine neste overføringer og du klikker på en av overføringsknappene, vil du få autentiseringsvinduet, hvor du må logge inn og tillate integrasjonen å kjøre.

Etter at overføringen er gjort, vil enten en grønn eller rød melding vises øverst. Meldingen vil fortelle deg antall vellykkede overførte elementer og antall feil, hvis det var noen. Les mer om feilene nedenfor.

Feillogg

Hvis det var noen problemer med overføringen, vil du se en rød linje øverst på skjermen som forteller hvor mange mislykkede elementer det var. For å se hvilke elementer som forårsaket feilen, og hva feilen var, klikk på "Feillogg" fanen i Dataoverføring. Nye feil vil vises øverst på listen. Feilen vil forklare hva som ikke kunne overføres, til hvilket system det ikke kunne overføres til og hva som var årsaken. For eksempel: "Kunne ikke legge til produkt [ProduktNavn] til Visma eAccounting, fordi produktets kode mangler fra Severas innstillinger." Basert på feilen må du gå og fikse problemet, deretter kjøre overføringen igjen.

Detaljert feltkartlegging

Kunder / Kontoer

Artikler / Produkter, Arbeidstyper, Reisekostnader

Kostnadssenter / Prosjekter

Fakturautkast / Fakturaer

Leverandørfakturaer / Produkter på saker

Typiske feil

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei