Beskrivelse
Integrer Visma Business og Severa for å overføre ansatte, kunder, prosjekter, arbeidstimer, fakturaer og kostnader mellom systemene. Administrer prosjektene dine i Severa og opprett fakturautkast som sendes til Visma Business for å leveres til kundene og lagres i regnskapet. Også leverandørfakturaer kan importeres fra Visma Business til Severa som prosjektkostnader.
I innstillingene for integrasjonen defineres et såkalt "master"-system som styrer oppdateringen av data for prosjekter og produkter. Som standard overføres oppdateringer bare fra master-systemet til det andre systemet. Nye data kan imidlertid opprettes i begge systemer og overføres til det andre. Bruken styres av tre separate innstillinger: Master, CaseMaster (for prosjekter) og ProductMaster (for produkter). Hvis CaseMaster- eller ProductMaster-innstillingene ikke er definert separat, følger de hovedinnstillingens (Master) verdi. Det er viktig å merke seg at det ikke finnes noen master-innstilling for brukere/ansatte og kunder, men at dataene deres alltid oppdateres begge veier.
Hvilke data som integreres og hvordan
Enheter
Forretningsenheter/avdelinger brukes til rapporteringsformål. Hver bruker, hvert prosjekt og hver faktura er knyttet til en enhet, noe som betyr at selskapets rapportering kan gjøres fra mange ulike perspektiver.
Severas forretningsenheter er koblet til en valgt organisasjonsenhet for avdelinger i Visma Business. Forretningsenheter integreres begge veier, fra Severa til Visma Business og omvendt. I Visma Business er det mulig å hindre at enkelte enheter overføres. Eksisterende forretningsenheter kobles sammen basert på navn og nummer/kode.
Ansatte
Severas brukere kobles som ansatte til Visma Business. Alle Severas brukere overføres til Visma Business, og fra Visma Business overføres de ansatte som har en e-postadresse til Severa. Eksisterende brukere kobles sammen basert på navn og nummer/kode. Det finnes ingen master-innstilling for ansattdata, så oppdateringer av eksisterende data synkroniseres alltid begge veier.
Produktregister
Severas produkter og reisekostnader er koblet til produktregisteret i Visma Business. Synkronisering av produkter styres av innstillingen ProductMaster. Systemet som er definert som master, kan både opprette nye produkter og oppdatere eksisterende produkter i det andre systemet. Det andre ("ikke-master") systemet kan bare opprette nye produkter i master-systemet, men kan ikke oppdatere data som allerede finnes der.
Severas arbeidstyper overføres ikke i den normale synkroniseringen. De opprettes i Visma Business ved behov når de inngår i en faktura eller kostnad som overføres i integrasjonen. Også produktgrupper kan synkroniseres hvis innstillingen ShouldTransferProductCategories er aktivert, og denne synkroniseringen styres av innstillingen ProductMaster. I Visma Business er det mulig å hindre at enkelte produkter overføres.
Kunder
Fakturaer og prosjekter opprettes for kunder, og integrasjonen bidrar også til å holde kontaktinformasjonen oppdatert. Severas kunder kobles som kunder til Visma Business. Bare de kundene som har prosjekter i statusen Vunnet, overføres fra Severa til Visma Business, mens alle kunder i Visma Business overføres til Severa. Adresser og kontaktpersoner overføres også sammen med kundene. Det finnes ingen master-innstilling for kundedata, så oppdateringer av eksisterende data synkroniseres alltid begge veier.
I Visma Business kan en kunde bare ha én fakturaadresse, så hvis en kunde har flere adresser i Severa, overføres de andre adressene som leveringsadresser til Visma Business. Det er viktig å vite at Visma Business alltid styrer kundenummereringen, så før integrasjonen tas i bruk, hvis det finnes kunder i begge systemer, bør de kontrolleres slik at de samme kundene har samme nummer i begge systemer. I Visma Business er det mulig å hindre at enkelte kunder overføres. Eksisterende kunder kobles sammen basert på navn og nummer.
Prosjekter
Prosjekter administreres i Severa og brukes til rapporteringsformål i Visma Business. Hver faktura og kostnad er knyttet til et prosjekt, og ansatte rapporterer timer og reiser på prosjekter.
Severas prosjekter er koblet til en valgt organisasjonsenhet for prosjekter i Visma Business. Bare de prosjektene som har salgstilstanden Vunnet, overføres fra Severa til Visma Business. Synkronisering av prosjekter styres av innstillingen CaseMaster. Systemet som er definert som master, kan både opprette nye prosjekter og oppdatere eksisterende prosjekter i det andre systemet. Det andre ("ikke-master") systemet kan bare opprette nye prosjekter i master-systemet, men kan ikke oppdatere data som allerede finnes der. I Visma Business er det mulig å hindre at enkelte prosjekter overføres. Eksisterende prosjekter kobles sammen basert på navn og nummer. Arbeidsstatus synkroniseres ikke (Åpen/Lukket).
Arbeidstimer
Timelister brukes til rapporteringsformål i Visma Business. Med detaljert informasjon for hver registrering kan du for eksempel bokføre omsetning i Visma Business.
Severas arbeidstimer overføres til en av de ledige datatabellene i Variabler-delen. Bare godkjente arbeidstimer overføres. Når timene faktureres, oppdateres timene i Visma Business med ordrenummeret.
Fakturaer
Fakturautkast opprettes i Severa. Integrasjonen overfører fakturaer fra en valgt status til Visma Business som ordre. Når ordrene er gjort om til fakturaer i Visma Business og sendt til kundene, oppdateres fakturastatusen i Severa til Sendt. Når kunden betaler fakturaen, oppdateres fakturastatusen i Severa til Betalt. Ved integrasjonen overføres ikke fakturavedlegg.
Leverandørfakturaer
Når en leverandørfaktura er knyttet til et prosjekt i Visma Business, overføres den til Severa som prosjektkostnader. Du kan definere om leverandørfakturaer også skal kunne faktureres fra Severa, eller om de bare skal registreres som kostnader på prosjektet. Disse kostnadene vises i delen Betalingsplaner og andre kostnader på prosjektet. Du kan begrense overføringen til bare bestemte typer kostnader.
Hvordan ta i bruk integrasjonen
- Gå gjennom eksisterende data i begge systemer ved hjelp av sjekklisten.
- Aktiver Visma Business-tillegget i Severa via tannhjulikonet under Abonnement > Integrasjoner > Visma Business.
- Last ned integrasjonsprogramvaren fra supportsiden (du må velge versjonen som tilsvarer din Visma Business-versjon).
- Installer integrasjonsprogramvaren på serveren der Visma Business kjører.
- Konfigurer integrasjonen. Se videoen på YouTube om installasjon av integrasjonen. Videoen er 50 minutter lang.
Var dette svaret til hjelp? Ja Nei
Send feedback