Visma Business-integration

Beskrivning

Integrera Visma Business och Severa för att överföra anställda, kunder, projekt, arbetstimmar, fakturor och kostnader mellan systemen. Hantera dina projekt i Severa och skapa fakturautkast som skickas till Visma Business för leverans till kunder och registrering i bokföringen. Även inköpsfakturor kan importeras från Visma Business till Severa som projektkostnader.

Det finns huvudinställningar som bestämmer i vilket system informationen uppdateras. Detta innebär att ny information kan läggas till i båda systemen, men uppdateringar överförs endast från "master"-systemet. Vanligtvis är till exempel Severa huvudsystemet för projekt, medan Visma Business är huvudsystemet för produkter.

Vilken information integreras och hur

Enheter

Affärsenheter/avdelningar används för rapporteringsändamål. Varje användare, projekt och faktura är kopplad till en enhet, vilket innebär att företagets rapportering kan göras ur många olika perspektiv.

Severas affärsenheter är kopplade till Visma Business avdelningar till den valda organisationsenheten. Affärsenheter integreras i båda riktningarna, från Severa till Visma Business och vice versa. I Visma Business finns det möjlighet att förhindra att vissa enheter överförs. Befintliga affärsenheter kopplas ihop baserat på deras namn och nummer/kod.

Anställda

Severas användare kopplas till anställda i Visma Business. Alla Severas användare överförs till Visma Business, och från Visma Business överförs de anställda som har en e-postadress till Severa. Befintliga användare kopplas ihop baserat på deras namn och nummer/kod.

Produktregister

Severas produkter, resekostnader och arbetstyper är kopplade till Visma Business produktregister. Produkter integreras i båda riktningarna, från Severa till Visma Business och vice versa, men integrationen har en huvudinställning som bestämmer i vilket system uppdateringarna görs. I Visma Business finns det möjlighet att förhindra att vissa produkter överförs. Befintliga produkter kopplas ihop baserat på deras namn och nummer/kod.

Kunder

Fakturor och projekt skapas för kunder, och integrationen hjälper också till att hålla kontaktinformationen uppdaterad. Severas kunder kopplas till kunder i Visma Business. Endast de kunder som har projekt i Vunnen status överförs från Severa till Visma Business, medan alla Visma Business kunder överförs till Severa. Adresser och kontaktpersoner överförs också med kunderna.

I Visma Business kan en kund endast ha en faktureringsadress, så om kunden har flera adresser i Severa överförs de andra adresserna som leveransadresser till Visma Business. Det är viktigt att veta att Visma Business alltid bestämmer kundnumreringen, så innan integrationen startas, om det finns kunder i båda systemen, bör de kontrolleras så att samma kunder har samma nummer i båda systemen. I Visma Business finns det möjlighet att förhindra att vissa kunder överförs. Befintliga kunder kopplas ihop baserat på deras namn och nummer.

Projekt

Projekt hanteras i Severa och används för rapporteringsändamål i Visma Business. Varje faktura och kostnad är kopplad till ett projekt, och anställda rapporterar timmar och resor till projekten.

Severas projekt är kopplade till Visma Business projekt till den valda organisationsenheten. Endast de projekt som har Vunnen försäljningsstatus överförs från Severa till Visma Business. Projekt integreras i båda riktningarna, från Severa till Visma Business och vice versa, men integrationen har en huvudinställning som bestämmer i vilket system uppdateringarna görs. I Visma Business finns det möjlighet att förhindra att vissa projekt överförs. Befintliga projekt kopplas ihop baserat på deras namn och nummer. Arbetets status synkroniseras inte (Öppen/Stängd).

Arbetstimmar

Arbetstidsformulär används för rapporteringsändamål i Visma Business. Med detaljerad information om varje post kan du till exempel registrera omsättningen i Visma Business.

Severas arbetstimmar överförs till en av de fria datatabellerna i Variabler-sektionen. Endast godkända arbetstimmar överförs. När timmarna faktureras uppdateras Visma Business timmar med ordernummer.

Fakturor

Fakturautkast skapas i Severa. Integration överför fakturor från vald status till Visma Business som order. När order har gjorts till fakturor i Visma Business och skickats till kunder, uppdateras fakturans status i Severa till Skickad. När kunden betalar fakturan uppdateras fakturans status i Severa till Betald. Integration överför inte fakturabilagor.

Inköpsfakturor

När en inköpsfaktura är kopplad till ett projekt i Visma Business, överförs den till Severa som projektkostnader. Du kan ställa in om inköpsfakturor också är fakturerbara från Severa, eller om de bara markeras som projektkostnader. Dessa kostnader visas i projektets Betalningsplan & andra kostnader-sektion. Du kan begränsa överföringen till endast vissa typer av kostnader.

Hur integrationen aktiveras

1. Gå igenom befintlig information i båda systemen med hjälp av checklistan.
2. Aktivera Visma Business-tillägget i Severa under kugghjulsikonen Abonnemang > Integrationer > Visma Business.
3. Ladda ner integrationsprogramvaran från supportsidan (du måste välja den version som motsvarar din Visma Business-version).
4. Installera integrationsprogramvaran på servern där Visma Business körs.
5. Konfigurera integrationen. Se video på Youtube om installation av integrationen. Videon är 50 minuter lång.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej