Med Severa–Business NXT-integrationen kan du överföra kundfakturor sömlöst som försäljningsorder (sales orders) från Severa till Business NXT. Integrationen möjliggör också överföring av leverantörsfakturarader från Business NXT till Severa som projektkostnader. Du kan hantera projektverksamheten i Severa och bokföringen i Business NXT, vilket minimerar behovet av manuell synkronisering av information.
Integrationen är i pilotfas. Om du vill ta integrationen i bruk, kontakta Severas kundtjänst via e‑post på severa.support@visma.com.
Synkroniseringsschema
Dataöverföringen i integrationen sker automatiskt i ett tidsstyrt, stegvis schema under dygnet. Detta optimerar systemets prestanda och säkerställer att informationen är så uppdaterad som möjligt när den behövs som mest. Data synkroniseras enligt följande schema (angivna tider är finsk tid):
- Dag (kl. 08.00–19.00): Data uppdateras automatiskt var 10:e minut.
- Kväll (kl. 19.00–00.00): Data uppdateras varje timme.
- Natt (kl. 00.00–08.00): Ingen data överförs under natten. Ändringar som uppstår under natten synkroniseras samlat från och med kl. 08.00 på morgonen.
Hur fungerar integrationen?
I integrationen synkroniseras kunder, produkter, enheter/avdelningar, projekt och anställda/användare mellan systemen. Kundfakturor överförs från Severa till Business NXT genom att välja den fakturastatus som är konfigurerad att starta överföringen, och efterföljande statusar (skickad, betald) uppdateras från Business NXT till Severa.
Överföringen av leverantörsfakturor från Business NXT till Severa sker genom att kostnaden i Business NXT kopplas till ett Severa-projekt och bokförs (postas). Dessutom kan godkända arbetstimmar överföras från Severa till Business NXT.
Kontoplaner (account sets) och valutor synkroniseras inte, men som en del av införandet av integrationen måste du säkerställa att de kontoplaner och valutor du vill använda finns i båda systemen.
Innan du tar integrationen i bruk
Innan integrationen tas i bruk är det viktigt att säkerställa följande:
- Säkerställ att befintlig data och register (kunder, produkter, resekostnader, arbetstyper, projekt) stämmer överens mellan systemen. Använd rapporten Rekisterien vertailuraportti (registry comparison report) som finns i Severas integrationsinställningar. Rapporten beräknar likhetspoäng för objekten och visar om de kopplas korrekt enligt integrationslogiken.
Införande av integrationen
Huvudstegen för att ta integrationen i bruk är:
- Autentisera integrationen (Authenticate the integration)
- Konfigurera integrationsinställningarna
- Använd registerjämförelse (register comparison) för att säkerställa att registren synkroniseras korrekt
- Aktivera integrationen (Enable the integration)
Autentisering av integrationen (autentikointi)
Autentisering är det första steget i införandet av integrationen. För detta behöver vi ange Client ID och Client Secret i Severa. Åtgärderna utförs i följande ordning:
- Registrera integrationen som en service application i Visma Development Portal:
Länk till registrering av applikation - Registrera integrationen mot Business NXT GraphQL API:
Länk till registrering av API - Registrera en användare som ska representera (impersonate) din tjänst i Business NXT:
Länk till användarkonfiguration
De client credentials som skapas i det sista steget används för autentisering av integrationen.
Konfigurera integrationsinställningar
Allmänna konfigurationer
Lägg till företagets nummer i Business NXT. För fel i integrationen är det möjligt att ange e‑postadresser dit felmeddelanden skickas.
Huvudsysteminställningar (master) för Business NXT
Objekt som skapas i synkroniserade register läggs till i båda systemen oavsett i vilket system de skapades. Uppdateringar av befintliga objekt överförs dock endast från det definierade huvudsystemet (master) till det andra systemet. Det finns tre alternativ för att ange huvudsystem (master):
- Master: Gör det valda systemet till huvudsystem för organisationsenheter, användare och kunder (inklusive kundkontakter och adresser). Observera att Business NXT alltid är huvudsystem för kundnumrering (accounts i Business NXT).
- Tuoterekisterin master (Product Register Master): Anger huvudsystem för produktsynkronisering.
- Projektirekisterin master (Project Register Master): Anger huvudsystem för projektsynkronisering.
Om projekt är konfigurerade att använda någon av tabellerna orgUnit 7–12 i Business NXT måste Severa anges som huvudsystem (master) för projekt. Denna begränsning beror på att Severa-projekt måste ha numeriska projektnummer, medan tabellerna orgUnit 7–12 är definierade som alfanumeriska (alphanumeric).
Fältmappningar och kopplingar
Avdelningar / enheter
Severas enheter måste kopplas till avdelningarna i Business NXT. Följande inställningar krävs:
- Tabellnamn där avdelningarna lagras i Business NXT
- Fältnamn där GUID lagras som länkar organisationsenheter och avdelningar
- Fält och värde för de avdelningar som inte ska länkas mellan systemen
Produkter
För att synkronisera Business NXT-produkter med Severas produkter, arbetstyper och resekostnadstyper måste du konfigurera följande fält:
- Fältnamn där GUID lagras som länkar produkter mellan systemen
- Fält och värde för de produkter som inte ska länkas mellan systemen
Standardartikelnummer för löpande arbetstimmar, produkter och resekostnader används när fakturan överförs till Business NXT, om dessa fält är tomma eller inte har synkroniserats. Kontrollera att standardartikelnumren finns i Business NXT.
Om du vill synkronisera produktkategorier väljer du alternativet siirrä tuotekategoriat (transfer product categories) och anger fältet som innehåller produktkategorinformationen i Business NXT.
Associates (kunder och anställda)
Kopplingar för associates (associates mappings) måste göras för att länka kunder och användare/anställda mellan Severa och Business NXT. För kunder och anställda kan du ange vilket fält i associate table som används för att lagra Severas GUID så att objekten identifieras mellan systemen.
Inställningar för kundadressmappning
För kunder måste adressmappning definieras. I Severa kan kundens adresstyp och adressruta (address box) mappas till Business NXT enligt följande:
- Ange fältet där adressidentifieraren (address identifier) lagras. Observera att detta fält inte kan användas för något annat ändamål.
- Ange fältet där adresstypen lagras. I Business NXT kan det bara finnas en faktureringsadress (billing address), som markeras med värdet 1. Alla andra adresser markeras med värdet 0 och betraktas som leveransadresser (delivery address).
- Lägg till namnen på adressraderna i Business NXT. Integrationen parser (parse) raderna i Severas adressruta så att de motsvarar första, andra osv. raden i Business NXT. Observera att postnummer, stad och land i adressmappningen är hårdkodade i integrationen att använda motsvarande fält i Severa och Business NXT.
Status- och exkluderingsregler
Det är obligatoriskt att definiera hur passiva kunder och anställda identifieras:
- Ange group field som används för att markera aktiva/passiva associates
- Ange värdet som anger att en associate är passiv (inactive)
Dessutom är det möjligt att definiera vilka kunder och anställda som inte ska överföras i integrationen:
- Ange group field som används för att markera associates som inte ska överföras
- Ange värdet som anger att en associate inte ska överföras
Finansiella åsidosättningar och inställningar
- Om du använder flera nummerserier för kunder i Business NXT ska du lägga till denna information i inställningsfältet Tilinumerosarja (Account number series) så att integrationen skapar kundnumreringen korrekt.
- Du kan ange en standard dröjsmålsränta (default overdue interest rate). Denna ränta används om kunden inte har någon dröjsmålsränta angiven i Severa.
- I Business NXT används fältet Account set cust för att definiera korrekt moms- och bokföringshantering. I Severa kan du använda market segments för denna information. Skapa ett huvudsegment i Severa med namnet Account set cust och lägg till undersegment som motsvarar dina kontoplaner i Business NXT (t.ex. Extern transaktion, Internkoncerntransaktion). Värdet måste motsvara namnet på huvudkontogruppen, eftersom Business NXT-mappningar baseras på dessa segmentnamn.
Projekt
Säljcase med status Voitettu (won) samt vanliga projekt i Severa överförs till Business NXT. Om du skapar ett projekt i Business NXT skapas det i Severa med den säljstatus Voitettu som definierats i inställningarna. Om ingen säljstatus har definierats används den första säljstatusen Voitettu.
Severas projekt kopplas till organization unit table i Business NXT. Följande inställningar är obligatoriska vid införandet:
- Ange den organization unit table där projekten skapas. Observera att om projekt är konfigurerade att använda någon av tabellerna orgUnit 7–12 i Business NXT måste Severa anges som huvudsystem (master) för projekt. Denna begränsning gäller eftersom Severa-projekt måste ha numeriska projektnummer, medan orgUnit 7–12 är definierade som alfanumeriska.
- Ange fältet där GUID för Severas projekt lagras. Observera att detta fält inte kan användas för något annat ändamål.
Om det finns projekt i Business NXT som inte ska överföras till Severa kan detta definieras enligt följande:
- Ange group field för de projekt som inte ska överföras
- Ange värdet som anger att projektet inte ska överföras
Dessutom kan du:
- Lagra projektets kortnamn i Severa i Business NXT
- Definiera vilken säljstatus som ska läggas till i Severa för projekt som skapats i Business NXT
- Överföra interna projekt (internal projects). Som standard överförs de inte.
Överföring av transaktionsdata
Godkända arbetstimmar
I Severa kan godkända arbetstimmar överföras till Business NXT. Om du har aktiverat godkännande av arbetstimmar i Severa kan du slå på detta alternativ och därefter definiera följande:
- Free information table i Business NXT där tidregistreringarna lagras
- Datum från vilket timmarna ska överföras. Detta avser time entry date, inte datumet då posten skapades eller godkändes. Om du till exempel anger datumet 2027‑02‑01 överförs inte en tidregistrering med datum 2027‑01‑31, även om den skapats eller godkänts senare. Du kan lämna denna inställning tom om du vill överföra alla tidregistreringar.
Verifikat / kostnader
Leverantörsfakturakostnader kan överföras från Business NXT som rader/kostnader (fees) till Severas projekt genom att koppla kostnaden till ett projekt och bokföra (posta) den i Business NXT.
Integrationen kan konfigureras att läsa kostnader från tabellen Päivitetty tosite (Updated voucher) eller från general ledger transactions. Vanligtvis är verifikatsdata tillräcklig, men i vissa fall finns kostnader exklusive moms endast tillgängliga i general ledger transactions.
Följande inställningar kan användas för att styra överföringen av inköpskostnader:
- Myyntiarvoprosentti (Sales value percentage): Standardvärdet är 100, vilket innebär att unit cost och unit price sätts till samma värde i Severa. Om du anger värdet 0 överförs unit cost, men unit price är noll. Värdet kan också sättas till mer än 100, vilket innebär att unit price är högre än unit cost.
- Tuotekoodi (Product code): Det är viktigt att du anger en standardproduktkod, eftersom kostnader inte kan faktureras i Severa utan denna.
- Tositetyypit (Voucher types): Det är möjligt att definiera specifika verifikattyper som du vill överföra till Severa. Värden kan anges individuellt (t.ex. 1, 2, 3, …) eller som intervall (t.ex. 1–10, 22–30).
- Hyvitystositetyypit (Credit voucher types): På samma sätt som för verifikattyper kan du definiera vilka credit voucher types som ska överföras till Severa.
- Kulutilien numerot (Cost account numbers): Det är möjligt att definiera specifika kontonummer vars verifikat ska överföras till Severa. Värden kan anges individuellt (t.ex. 1200, 1209, 1210, …) eller som intervall (t.ex. 1200–1300, 2000–2100).
- Kohteen kuvaus (Description of item): Du kan välja vilken information som ska visas som projektkostnadens beskrivning i Severa.
Fakturor
En central del av integrationen är att överföra fakturor från Severa till Business NXT som försäljningsorder (sales orders). Severas fakturastatusar används för att starta dataöverföringen och följa upp status, så säkerställ först att du planerar och konfigurerar de fakturastatusar i Severa som du vill använda med integrationen.
Obligatoriska inställningar
- Ange fältet där fakturanumret lagras i Business NXT
- Ange den fakturastatus i Severa som startar överföringen av fakturan till Business NXT
- Ange den fakturastatus i Severa som fakturan får efter en lyckad överföring
- Ange den fakturastatus i Severa för fakturor som skickats till slutkund
- Ange den fakturastatus i Severa för betalda fakturor
Valfria inställningar
- Ange datum från vilket fakturor ska skickas till Business NXT. Det datum som beaktas är fakturans skapandedatum i Severa, inte till exempel datumet då fakturastatus ändras till siirrä Business NXT:hen.
- Ange om du vill överföra fakturakommentarer (invoice notes). Fakturakommentarer består av fakturans notering (fritext) i Severa samt fritext som kan läggas till ovanför eller under fakturaraderna. De överförs till Business NXT som fakturarader / orderrader (order lines). Om du väljer att överföra dem kan du ange ett standardartikelnummer för dessa fakturarader. Kontrollera bara att produktkoden finns i Business NXT.
- Ange fältet där Severas ordernummer mappas
- Ange fältet där faktureringskontakt mappas. Som standard mappas detta till fältet Responsible i Business NXT, så i denna inställning kan du dessutom ange ett annat fält.
- Lägg till den moms-kod du använder i Business NXT för käänteinen verovelvollisuus (reverse charges). Koden läggs till om du har en faktura med reverse charge.
- Överför kostnader som är kopplade till fakturarader
- Använd produktbeskrivningen från Business NXT på faktura-/orderraden. Om detta är valt visar orderraderna i Business NXT produktbeskrivningen från Business NXT, medan Severas beskrivning visas på raden under.
- Överför fakturans PDF och bilagor till Business NXT. Du kan välja att inte överföra något, endast fakturan, endast specifikation och övriga bilagor, eller allt.
- Ange hur organisationsenhet / avdelning kopplas till orderraden. Alternativen är att välja organisationsenhet enligt det fakturerade projektet eller enligt användarens organisationsenhet. I det senare fallet används användarens organisationsenhet när arbete, resekostnad eller produkt registreras som tidpost, annars används projektets organisationsenhet (t.ex. om du lägger till en kostnad på projektet).
Fakturastatusar och numrering
- Definiera fakturastatusar i Severa under inställningarna Laskutus > Laskun tilat. Namnge fakturastatusarna (exempel nedan) och ange obligatoriska inställningar för dem:
- Draft
- Ready for ViBu (ej redigerbar)
- In ViBu (ej redigerbar)
- Sent to ViBu (ej redigerbar, fakturanummer, skickad)
- Paid (ej redigerbar, fakturanummer, skickad, betald)
- Kontrollera i Severa under Laskitus > Laskun tilat att Hyvityslaskun oletustilaksi är en status där alternativet Laskunumero inte är markerat.
- Kontrollera i Severa under Laskutus > Laskun numerointi att inställningen Muodosta laskunumero hyvityslaskulle inte är markerad.
Mappning av ytterligare inställningar
Språkmappningar
Severa använder ISO-koder för att definiera språk, medan Business NXT använder landskoder. Som standard levereras integrationen med en fördefinierad mappning mellan de viktigaste språken. Vid behov kan du i inställningarna för språkmappning ändra hur mappningen görs eller lägga till nya språkmappningspar.
Mappning av betalningsvillkor
I Severa är varje betalningsvillkor unikt baserat på antal betalningsdagar, medan Business NXT kan ha flera villkor med samma antal betalningsdagar. Som standard använder integrationen det första betalningsvillkoret med motsvarande antal betalningsdagar i Business NXT. Om du behöver definiera ett specifikt betalningsvillkor som ska användas kan du använda fältet för mappning av betalningsvillkor. Lägg till antalet nettodagar och nyckeln för betalningsvillkoret i Business NXT. Det ska formateras enligt följande: betalningsdagar=nyckel, t.ex. 14=2, 30=5, 60=3.
Period key-mappning
Med period key-mappning kan du fördela intäkterna från recurring fees till rätt månader genom att mappa Severas frekvens för återkommande debitering till Business NXT:s period keys. Om period key 1 till exempel betyder 3 månader i Visma Business mappar du 3=1, vilket innebär att frekvens 3 i Severa motsvarar period key 1 i Visma Business. Om du också har period key 2 som betyder 6 månader mappar du 3=1, 6=2.
Mappning av fakturamoms
I Severa ska du ange en skattekod som motsvarar Business NXT:s TaxCode (i användargränssnittet kallad Vat Code). I Business NXT är TaxCode kopplad till VatNo, som innehåller den exakta skattesatsen. Genom att följa denna konfiguration kan vi säkerställa att moms stämmer av korrekt både för fakturor och för leverantörskostnader baserat på den definierade skattesatsen.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback