⚠️ Microsoft-kalender­synkroniseringens funktion ändras, åtgärder krävs av huvudadministratören senast 31.8. – Läs mer

Med Microsoft Exchange kalendersynkronisering blir det enklare att koordinera arbetet med tvåvägssynkronisering mellan Severa och Microsoft Exchange-/Microsoft 365-kalendrar. I tvåvägssynkronisering:

☑️ aktiviteter som skapas i Severa överförs till Microsoft-kalendern
☑️ poster som skapas i Microsoft-kalendern överförs till Severa som aktiviteter

Innan du börjar använda synkroniseringen är det viktigt att känna till följande:

• användarens e-postadresser måste vara desamma i båda systemen för att synkroniseringen ska fungera korrekt
• när synkroniseringen har aktiverats för organisationen måste varje användare själv aktivera synkroniseringen i sin egen profil om de vill använda den
• för att ta i bruk kalendersynkronisering krävs administratörsbehörighet i båda systemen
• om din organisation använder Microsoft 365 kan du göra alla nödvändiga steg direkt från Severa
• om din organisation använder en Exchange-server börjar du med att skapa ett delegeringskonto i Microsoft Exchange/AD-servern

Stegen för att skapa ett delegeringskonto varierar beroende på vilken Exchange-serverversion som används. För att definiera stegen krävs administratörsåtkomst till Exchange-servern. Nedan hittar du olika alternativ beroende på vilken server som används.

Först måste du skapa ett delegeringskonto i Exchange/AD-tjänsten och sedan:

1. lägga till Impersonation extended-behörighet för den användaren på alla Client access-servrar
2. lägga till Impersonation extended-behörighet för den användaren på alla e-postdatabaser

När du har skapat delegeringskontot måste du köra ett skript i Exchange Management Shell för att ge delegeringskontot åtkomst till alla användares postlådor i domänen.

Bevilja behörigheter för Sync Delegate-användaren

Get-ExchangeServer | Where {$_.ServerRole -match "ClientAccess"} | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation -InheritanceType None

Get-MailboxDatabase | Add-ADPermission -User "Sync Delegate" -ExtendedRights ms-Exch-EPI-May-Impersonate -InheritanceType All

Först måste du skapa ett delegeringskonto i Exchange/AD-tjänsten och sedan:

1. lägga till full behörighet för den användaren
2. skapa ett Management scope för delegeringskontot med filter för mailbox recipient
3. ge kontot Impersonation-rollen för detta Management scope

Med Exchange 2010 är det möjligt att begränsa delegeringskontots åtkomst till en viss grupp användare. För att konfigurera detta behövs följande objekt:

Exempel: Ge fullständig åtkomstbehörighet för Sync Delegate-användaren

Get-Mailbox -OrganizationalUnit -DomainController | Add-MailboxPermission -User -AccessRights Fullaccess -InheritanceType all

Exempel: Skapa management scope med recipient filter

New-ManagementScope -Name -RecipientRestrictionFilter

Exempel: Tilldela impersonation role

New-ManagementRoleAssignment -Name -Role -User -CustomRecipientWriteScope

Läs mer om impersonation-konfiguration i MSDN-artikeln: Configuring Exchange Impersonation

För att komma igång går du till Inställningar > Integrationer > Microsoft Exchange och väljer Office 365 Exchange som version. För att autentiseringen ska fungera måste användaren vara Microsoft-administratör för den aktuella domänen:

1. Klicka på Bevilja behörigheter.
2. Ett popup-fönster öppnas som frågar efter Microsoft-inloggning. Använd ett konto som har administratörsbehörighet till den domän där Exchange-synkroniseringen är aktiverad.
3. Granska behörighetsförfrågan.
4. Godkänn förfrågan för att komma tillbaka till Severa.
5. Klicka på växlingsknappen Aktivera Microsoft Exchange för att aktivera synkroniseringen.

När du har gjort alla nödvändiga inställningar på Microsoft-sidan kan du konfigurera synkroniseringsinställningarna i Severa. För att komma igång går du till Inställningar > Integrationer > Microsoft Exchange och väljer Exchange Server Exchange som version.

1. ange Domain: organisationens NetBIOS-domännamn
2. ange Exchange URL: Exchange WebServices (EWS) URL, som har ställts in på Exchange-servern (exempelformat för URL: https://outlook.domain.net/EWS/Exchange.asmx)
3. ange användarnamnet för delegeringskontot
4. ange lösenordet för delegeringskontot
5. välj vilka aktivitetstyper som ska synkroniseras från Severa till Exchange-servern

När du har konfigurerat inställningarna använder du reglaget uppe till höger för att aktivera synkroniseringen. Om det uppstår felmeddelanden kontrollerar du att alla inställningar har gjorts i Microsofts Admin Tool. Kontrollera också att både e-postadresser och lösenord är korrekt ifyllda. När synkroniseringen har aktiverats på organisationsnivå kan användaren aktivera synkroniseringen för sig själv via sin egen profil.

När synkroniseringen har aktiverats i Severas inställningar måste varje användare själv aktivera kalendersynkroniseringen om de vill använda den. Det är inte möjligt att aktivera synkronisering för en annan användare. Synkroniseringen aktiveras från användarens egen profil:

1. Klicka på ditt namn i toppnavigeringen och välj Min profil
2. Gå till Kalender & aktiviteter > Kalendersynkronisering
3. använd reglaget för att aktivera kalendersynkroniseringen
4. när synkroniseringen är aktiverad synkroniseras kalendern automatiskt

1. vid den första synkroniseringen försöker systemet matcha poster med varandra baserat på ämne/aktivitetens namn, startdatum, starttid, slutdatum, sluttid och upprepning
2. i den första synkroniseringen synkroniseras inte poster som är äldre än 30 dagar om de inte är återkommande poster med förekomster i framtiden
3. när den första synkroniseringen har körts klart synkroniseras därefter endast ändringar

Synkroniseringen aktiveras av vissa åtgärder i Severa:

• när du navigerar från en sektion till en annan
• när en kalenderpost ändras i Severa
• om någon i företaget har kalendersynkronisering aktiverad och du är deltagare/ägare till posten synkroniseras posten även om du inte har kalendersynkronisering aktiverad
• om användaren inte är inloggad i Severa synkroniseras inte kalendern

Begränsningar och saker att tänka på vid synkronisering av poster

Det finns vissa begränsningar för vilka poster som kan synkroniseras som är bra att känna till:

• det är inte möjligt att begränsa vilka poster som synkroniseras från Microsoft Exchange
• alla Microsoft Exchange-kalenderposter synkroniseras till Severa och alla aktiviteter som är markerade att synkroniseras synkroniseras från Severa till Microsoft Exchange
• privata poster från Microsoft Exchange synkroniseras till aktivitetstypen Personlig om en sådan aktivitetstyp finns i Severa. Alla andra poster synkroniseras till den standardaktivitetstyp som är definierad i Severa.
• projektuppgift-typ aktiviteter synkroniseras inte.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej