Offerter är en del av dina försäljningsprojekt. Du kan antingen skapa offerter från den övre navigationsmenyn Lägg till ny eller från fliken Försäljning i försäljningsprojektet. Du kan:
- Skapa en offert från grunden.
- Använd offertmallar.
- Använd befintliga offerter (kopia) som utgångspunkt för dina offerter.
Grundläggande information
Börja med att välja en kund för din offert. Du kan välja en befintlig kund eller lägga till en ny genom att ange namnet i fältet Kund. Detsamma gäller för att välja projektet. Om du har skapat offertmallar i Inställningar kan du använda en mall som grund för din offert.
Offertens titel är som standard Offert, men eftersom det är ett redigerbart fält kan du ändra den direkt i offerten eller definiera en i mallen. Offertdatumet är som standard den dag du skapar offerten, men fältet kan också redigeras så att du kan redigera det innan du skickar offerten till kunden.
Detaljer och inställningar
Välj en kontaktperson och adress för din offert och kontrollera att språk- och formateringsinställningarna är korrekta eftersom dessa påverkar PDF-filen med offerten.
Namnet på den prislistan som används för att beräkna priser kan också ses här. Om du använder ett befintligt försäljningsprojekte eller ett befintligt projekt som utgångspunkt för din offert tas prislistan från fliken Finanser. Om ett försäljningsprojekte skapas från en offert, används en kundspecifik prislista (om den är definierad) eller standardprislistan från Inställningar. Om du behöver se över eller ändra prislistan kan du göra det i avsnittet Prissättning i offerten.
Du kan välja om moms ska visas eller inte. Du har också möjlighet att visa faktureringsuppgifter på din offert. Faktureringsuppgifter hämtas från projektinställningarna:
- Vår referens
- Er referens
- Beställningsnummer
- Utställarens faktura kontakt
- Betalningsvillkor
- Fakturaanteckningar
Beroende på vilken typ av offert det är fråga om har du möjlighet att dölja totalsummor från PDF-filen. Om din offert till exempel har flera alternativ att välja mellan kan du överväga att dölja totalsummorna. Totalsummorna kan antingen skrivas ut högst upp och längst ned eller bara längst ned.
Offertrader
Din offert kan bestå av offertrader och delsummor. Börja med att trycka på knappen Lägg till ny arbetstyp, avgift eller delsumma och fortsätt därifrån. I menyn visas alla tillgängliga arbetstyper och produkter från Inställningar. Du har också möjlighet att lägga till artiklar utan att välja produkt. Börja skriva ett namn och välj Lägg till utan att välja produkt "". När du lagt till artikeln kan du ändra dess beskrivning, lägga till en ytterligare beskrivning till den (visas under avgiften), definiera kvantitet, enhet och enhetspris och kostnad.
Att lägga till nya delsummor görs på samma sätt. Ange bara namnet på delsumman och välj Lägg till en delsumma "". När du lagt till delsumman i din offert kan du flytta offertrader under den. Delsumma beräknas på basis av offertrader och den uppdateras om offertrader under den döljs från offerten.
Som standard visas en beskrivning, antal, enhet, enhetspris och totalbelopp som kolumner. Du har dock möjlighet att dölja någon av kolumnerna efter behov. Alternativet finns bredvid Totalt pris. Och när du håller musmarkören över en offertrad visas alternativen Dölj och Ta bort. Så om du tillfälligt vill dölja eller helt ta bort en rad från din offert, kan du göra det här.
Fritextfält före och efter offertrader visas också rader i avsnittet Offertrader.
Offertens värde beräknas automatiskt på basis av dina offertrader och värdet är också kopplat till försäljningsprojektets värde.
Endast den offert som vann först länkas till projektvärdet. Om ditt försäljningsprojekte har flera vunna offerter, måste du uppdatera projektvärdet manuellt.
Bilagor
Du kan lägga till PDF-filer som bilagor till dina offerter. Sidor i offerten och bilagor sätts samman i utskriften av offerten och du kan själv välja ordning genom att dra i bilagan. Du kan till exempel inkludera ett personligt brev som ska skrivas ut först, och sedan den faktiska offerten och därefter dessa villkor.
Visa som PDF och bifoga som bilaga till e-post
Du kan granska din offert genom att hämta den som en PDF-fil. Om den är klar att skickas kan du bifoga den som bilaga till ett e-postmeddelande och skicka det till din kund. Dessa alternativ finns under menyn Fler åtgärder. När den bifogas som bilaga till ett e-postmeddelande har du möjlighet att skicka offerten till dina kunders kontaktperson eller till din egen personal (Till, Cc och Bcc). Ämnes- och meddelandefälten är fördefinierade, men du kan ändra dem efter behov innan du skickar e-postmeddelandet.
Ändra status
Offertens status kan ändras längst ned i vyn. Statusar som visas här är definierade i Inställningar > Försäljning & offerter > Offertstatus. Den sista statusen är alltid Stängd och när du väljer att en ny meny öppnas. Där kan du välja om offerten har accepterats eller avvisats av kunden. De statusar du ser när du väljer Stängd definieras också i Inställningar och är de som har statusen Vunnen eller Förlorad.
Kopiera en offert
Om du har skapat en offert som du vill använda som grund för en annan offert kan du kopiera innehållet i en offert till en annan. Dessa alternativ finns under menyn Fler åtgärder. När du har valt Kopia offert anmodas du välja kund och projekt för den nya offerten.
Ta bort en offert
Om du skapar en offert men den ännu inte innehåller några rader när du klickar på Stäng får du nu en förfrågan om du vill radera eller spara offertutkastet.
Om du vill ta bort en offert som du har lagt till rader på eller redan sparat sen tidigare klickar du på Fler åtgärder och väljer Ta bort.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback