Fivaldi

Beskrivning

Överför fakturor elektroniskt direkt från Severa till Fivaldi. Fivaldi är en molntjänst för ekonomi- och fastighetsförvaltning som täcker verktyg för både ekonomiförvaltning och fastighetsförvaltningens olika behov, samt lösningar för outsourcing av ekonomiförvaltning tillsammans med en bokföringsbyrå.

Integrationen överför försäljningsfakturor och relaterade kunder från Severa till Fivaldi. I integrationsinställningarna kan man definiera om bilagor ska överföras med försäljningsfakturorna. Severas försäljningsfakturor överförs till Fivaldi som beställningar, inte direkt till reskontran.

Integrationen fungerar baserat på fakturans status. Från Severa överförs de fakturor till Fivaldi som är i den status som är angiven i inställningarna Fakturastatus som ska överföras. När integrationen framgångsrikt har överfört en faktura till Fivaldi, ändras fakturans status automatiskt enligt inställningarna till Fakturastatus efter överföring. Integrationen överför fakturor automatiskt i bakgrunden var femte minut.

Kunden relaterad till fakturan överförs från Severa till Fivaldi i samband med fakturans överföring. Detaljer om de överförda uppgifterna finns i tabellen längst ner i instruktionen.

Att tänka på innan du börjar

• Innan du börjar använda integrationen måste Severa ges tillgång till Fivaldis miljö. Detta görs från Fivaldis tjänstehantering av bokföringsbyrån. Mer information finns i tekniska instruktioner och vid behov Fivaldis kundsupport.
• För att aktivera integrationen och konfigurera inställningarna krävs administratörsrättigheter i Severa.

Aktivering i Severa

Överföring av kunder

Överföring av kunder sker från Severa till Fivaldi i samband med fakturans överföring, då Severas kundinformation länkas till Fivaldis kundinformation. Därefter uppdateras vissa ändringar i kundinformationen till Fivaldi (se mer information i tabellerna nedan).

Om en kund har skapats i Fivaldi och samma kund därefter skapas som en ny kund i Severa, skapas en extra motsvarande kund i Fivaldi. Detta beror på att alla kunder inte kan kopplas på ett tillförlitligt sätt mellan systemen, till exempel baserat på företagsnummer.

För överföringen måste följande obligatoriska uppgifter finnas på kundkortets Kontaktuppgifter flik i Severa:

• Företagsnummer
• Dessutom någon av följande uppgifter: e-fakturainformation, e-post eller adress
• Om det är en privatkund utan företagsnummer, ange ordet privatperson istället för företagsnummer

Om du vill tvinga kundens faktura att skickas via e-post, ska du i Severas kundinställningar ersätta E-fakturaadress och Förmedlarens kod fält med ordet EMAIL skrivet med stora bokstäver. Om du vill tvinga kundens faktura att skickas via post, ska du i Severas kundinställningar ersätta E-fakturaadress och Förmedlarens kod fält med ordet PRINT skrivet med stora bokstäver.

Produkter, arbetstyper och resekostnader

Innan aktivering måste du säkerställa att produkter, arbetstyper och resekostnader är länkade med koder mellan systemen. Ändringar som görs i produkter, arbetstyper eller resekostnader synkroniseras inte i integrationen mellan systemen, utan ändringar måste alltid göras manuellt i Severa och Fivaldi.

Produktinställningar

1. Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
2. Gå till Arbetstid-, resekostnads- & produktregister
3. Öppna Produkter
4. Lägg till en ny produkt eller redigera en befintlig produkt
5. Ge fakturerbara produkter en identifierare som motsvarar produktkoden i Fivaldi

Fakturarader som inte är kopplade till en produkt hamnar i fel vid fakturaöverföringen, vilket innebär att dessa inte får användas på fakturan när integrationen är aktiv. Om fakturaraden baseras på en produkt, måste produkten vara tillagd i produktregistret med samma identifierare i båda systemen.

Arbetstyper inställningar

1. Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
2. Gå till Arbetstid-, resekostnads- & produktregister
3. Öppna Arbetstyper
4. Lägg till en ny arbetstyp eller redigera en befintlig arbetstyp
5. Ge fakturerbara arbetstyper en identifierare som motsvarar arbetstypens kod i Fivaldi

Resekostnader inställningar

1. Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
2. Gå till Arbetstid-, resekostnads- & produktregister
3. Öppna Resekostnadstyper
4. Lägg till en ny arbetstyp eller redigera en befintlig resekostnadstyp
5. Ge fakturerbara resekostnadstyper en identifierare som motsvarar resekostnadstypens kod i Fivaldi

Fakturastatus

Integrationen fungerar automatiskt baserat på fakturans status, så att två fakturastatus definieras i Severa:

• Fakturastatus från vilken integrationen hämtar fakturor var femte minut för att överföras till Fivaldi
• Fakturastatus till vilken integrationen automatiskt överför fakturor som framgångsrikt har överförts till Fivaldi
  
  

Definiera nödvändiga fakturastatus i Severas inställningar:

1. Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
2. Gå till Fakturering > Fakturastatus
3. Skapa nya fakturastatus eller redigera befintliga fakturastatus så att fakturor som väntar på överföring till Fivaldi och fakturor som har överförts till Fivaldi har sin egen status
4. Fakturastatus kan till exempel ha namnet Överför till Fivaldi och Överförd till Fivaldi

Inställningar för aktivering av integrationen

1. Öppna Inställningar under kugghjulsikonen i Severa
2. Gå till Integrationer > Fivaldi
3. Ställ in fakturastatus
   • Fakturastatus som ska överföras: Exempelvis Överför till Fivaldi. Från denna status hämtar integrationen fakturor automatiskt för att överföras vidare.
   • Fakturastatus efter överföring: Exempelvis Överförd till Fivaldi. Till denna status överför integrationen automatiskt framgångsrikt skickade fakturor.
4. Välj standardvärde för bokföringsgrupp för nya kunder
5. Välj standardvärde för fakturans leveranssätt
6. Ange vid behov e-postadress/-adresser för att ta emot eventuella överföringsfel via e-post
   • Välj Skicka e-post när integrationen rapporterar ett fel
   • Lägg till nödvändiga e-postadresser. Du kan välja från befintliga Severan användare, eller lägga till vilken e-postadress som helst genom att skriva den direkt i textfältet.

Skapa fakturaunderlag

1. Skapa en faktura i Severa
2. Ändra fakturans status till den status som är angiven i inställningarna som Fakturastatus som ska överföras (exempelvis Överför till Fivaldi)
   
   

Integrationen försöker automatiskt överföra fakturor i bakgrunden var femte minut. Om överföringen till beställning lyckas, överför integrationen fakturan/fakturorna automatiskt till den fakturastatus som är angiven i integrationsinställningarna efter överföringen, exempelvis Överförd till Fivaldi.

Om överföringen misslyckas och fakturan/fakturorna hamnar i fel, är felen synliga i överföringsloggen. Även ett eventuellt e-postmeddelande om fel skickas, om denna inställning är vald i integrationsinställningarna.

Överföringslogg

Eventuella fel vid fakturaöverföringen hittar du i integrationens Överföringslogg på följande sätt:

1. Öppna Integrationer under kugghjulsikonen
2. Välj Överföringslogg
3. Välj Integrationens namn från rullgardinsmenyn Fivaldi
4. Du kan vid behov filtrera logghändelser efter tid och loggnivå

Överföring av data från Severa till Fivaldi

I tabellen nedan finns mer detaljerad information om de data som överförs mellan systemen.

Försäljningsfakturans uppgifter

Fakturarader uppgifter

Kundens uppgifter

Vanliga felmeddelanden i överföringsloggen

• Free text below rows cannot exceed 512 characters
  • Teckenfältet överskrider maxgränsen. Förkorta teckenmängden i textfältet.
• Product code with id 100 does not exist on Fivaldi company
  • Koden som används i Severa finns inte i Fivaldi-registret. Använd en befintlig kod eller uppdatera Fivaldi-registret.
• Sales order row with Product code 100 does not have posting set
  • Produkten saknar bokföringsgrupp. Lägg till bokföringsgrupp för produkten i Fivaldi.
• Item's code cannot be empty
  • Produkten har inte tilldelats identifieringsinformation i produktregistret. Uppdatera produkten med en identifierare i produktregisterinställningarna, som du hittar under Inställningar > Arbetstid-, resekostnads- & produktregister > Produkter.
• Row description cannot exceed 80 characters.
  • Fakturaradens Beskrivning-fält överskrider den tillåtna gränsen (80 tecken). Återställ fakturan till Utkast-status och förkorta beskrivningens teckenmängd, försök sedan överföringen igen.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej