Fivaldi

Beskrivelse

Flytt fakturaer elektronisk direkte fra Severa til Fivaldi. Fivaldi er en skybasert tjeneste for økonomi- og eiendomsforvaltning som dekker verktøy for både økonomistyring og eiendomsforvaltning, samt løsninger for outsourcing av økonomistyring i samarbeid med regnskapskontoret.

Integrasjonen overfører salgsfakturaer og tilhørende kunder fra Severa til Fivaldi. I integrasjonsinnstillingene kan det bestemmes om vedlegg skal overføres med salgsfakturaene. Severas salgsfakturaer overføres til Fivaldi som bestillinger, ikke direkte til reskontro.

Integrasjonens funksjon er basert på fakturastatuser. Fra Severa overføres de fakturaene som er i den statusen som er angitt i innstillingene Status for fakturaer som skal overføres. Når integrasjonen har overført fakturaen til Fivaldi, endres fakturastatusen automatisk til Status på fakturaer etter overføring i henhold til innstillingene. Integrasjonen overfører fakturaer automatisk i bakgrunnen hvert femte minutt.

Kunden knyttet til fakturaen overføres fra Severa til Fivaldi samtidig med fakturaoverføringen. Detaljer om de overførte dataene finnes i tabellen nederst i instruksjonen.

Viktige ting å merke seg før du begynner

• Før implementering må Severa få tilgang til Fivaldi-miljøet. Dette gjøres fra Fivaldi-tjenestens administrasjon av regnskapskontoret. Du finner mer informasjon i teknisk instruksjon og om nødvendig fra Fivaldi kundestøtte.
• Implementering av integrasjonen og innstillingene krever administratorrettigheter i Severa.

Implementering i Severa

Overføring av kunder

Overføring av kunder skjer fra Severa til Fivaldi samtidig med fakturaoverføringen, hvor Severas kundedata kobles til Fivaldis kundedata. Deretter oppdateres visse endringer i kundedataene til Fivaldi (se mer informasjon i tabellene nedenfor).

Hvis kunden er opprettet i Fivaldi og den samme kunden deretter opprettes som en ny kunde i Severa, oppstår det en ekstra tilsvarende kunde i Fivaldi. Dette skyldes at ikke alle kunder kan kobles pålitelig mellom systemene, for eksempel basert på Mva-nummer.

For overføringen må følgende obligatoriske opplysninger finnes på kundekortet i Severa under fanen Kontakter & adresser :

• Mva-nummer
• I tillegg en av følgende opplysninger: efaktura detaljer, e-post eller adresse
• Hvis det er en privatkunde uten mva-nummer, skriv ordet privatperson i stedet for mva-nummer

Hvis du vil tvinge kundens faktura til å bli sendt via e-post, må du erstatte opplysningene i feltene Efaktura adresse og Efaktura operatør kode  i kundens innstillinger i Severa med ordet EMAIL  skrevet med store bokstaver. Hvis du vil tvinge kundens faktura til å bli sendt via post, må du erstatte opplysningene i feltene Efaktura adresse og Efaktura operatør kode  i kundens innstillinger i Severa med ordet PRINT  skrevet med store bokstaver.

Produkter, jobbtyper og reiseutgifter

Før implementering må det sikres at produkter, jobbtyper og reiseutgifter er koblet med koder mellom systemene. Endringer gjort i produkter, jobbtyper eller reiseutgifter synkroniseres ikke i integrasjonen mellom systemene, men endringer må alltid gjøres manuelt i Severa og Fivaldi.

Produktinnstillinger

1. Åpne Innstillinger under tannhjulikonet i Severa
2. Gå til Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister
3. Åpne Generelle produkter
4. Legg til et nytt produkt eller rediger et eksisterende produkt
5. Gi fakturerbare produkter en identifikator som tilsvarer produktkoden i Fivaldi

Fakturarader som ikke er knyttet til et produkt vil forårsake en feil i fakturaoverføringen, og disse må ikke brukes på fakturaen når integrasjonen er aktivert. Hvis fakturaraden er basert på et produkt, må produktet være lagt til i produktregisteret med samme identifikator i begge systemene.

Jobbtypeinnstillinger

1. Åpne Innstillinger under tannhjulikonet i Severa
2. Gå til Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister
3. Åpne Jobbtyper
4. Legg til en ny jobbtype eller rediger en eksisterende jobbtype
5. Gi fakturerbare jobbtyper en identifikator som tilsvarer jobbtypekoden i Fivaldi

Reiseutgiftinnstillinger

1. Åpne Innstillinger under tannhjulikonet i Severa
2. Gå til Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister
3. Åpne Reiseutgiftstyper
4. Legg til en ny jobbtype eller rediger en eksisterende reiseutgiftstype
5. Gi fakturerbare reiseutgiftstyper en identifikator som tilsvarer reiseutgiftstypekoden i Fivaldi

Fakturastatuser

Integrasjonen fungerer automatisk basert på fakturastatuser, slik at det er definert to fakturastatuser i Severa:

• Fakturastatus som integrasjonen henter fakturaer fra hvert femte minutt for overføring til Fivaldi
• Fakturastatus som integrasjonen automatisk overfører fakturaer til etter vellykket overføring til Fivaldi
  
  

Definer nødvendige fakturastatuser i Severas innstillinger:

1. Åpne Innstillinger under tannhjulikonet i Severa
2. Gå til Fakturering > Fakturastatuser
3. Opprett nye fakturastatuser eller rediger eksisterende fakturastatuser slik at det er en egen status for fakturaer som venter på overføring til Fivaldi og fakturaer som er overført til Fivaldi
4. Fakturastatuser kan for eksempel være navngitt  Flytt til Fivaldi og Flyttet til Fivaldi

Innstillinger for implementering av integrasjonen

1. Åpne Innstillinger under tannhjulikonet i Severa
2. Gå til Integrasjoner > Fivaldi
3. Sett fakturastatuser
   • Status for fakturaer som skal overføres: F.eks. Flytt til Fivaldi. Fra denne statusen henter integrasjonen fakturaer automatisk for overføring fram.
   • Status på fakturaer etter overføring: F.eks. Flyttet til Fivaldi. Til denne statusen overfører integrasjonen automatisk vellykket sendte fakturaer.
4. Velg standardverdi for bokføringsgruppe for nye kunder
5. Velg standardverdi for fakturaens sendingsmetode
6. Angi om ønskelig e-postadresse/-adresser for å motta mulige overføringsfeil via e-post
   • Velg Send epost til, når integrasjonen rapporterer en feil
   • Legg til nødvendige e-postadresser. Du kan velge fra eksisterende Severabrukere, eller legge til hvilken som helst e-postadresse ved å skrive den direkte inn i tekstfeltet.

Oppretting av fakturadata

1. Opprett faktura i Severa
2. Endre fakturastatus til den statusen som er angitt i innstillingene som Fakturastatus som skal overføres (f.eks. Flytt til Fivaldi)
   
   

Integrasjonen forsøker å overføre fakturaer automatisk i bakgrunnen hvert femte minutt. Hvis overføringen til bestilling lykkes, overfører integrasjonen fakturaen/fakturaene automatisk til den fakturastatusen som er angitt i integrasjonsinnstillingene etter overføring, f.eks. Flyttet til Fivaldi.

Hvis overføringen mislykkes, og fakturaen/fakturaene forblir i feil, er feilene synlige i overføringsloggen. En mulig e-postmelding om feil sendes også, hvis denne innstillingen er valgt i integrasjonsinnstillingene.

Overføringslogg

Mulige feil i fakturaoverføringen finner du i integrasjonens Overføringslogg som følger:

1. Åpne Integrasjoner under tannhjulikonet
2. Velg Overføringslogg
3. Velg Integrasjonens navn fra nedtrekksmenyen Fivaldi
4. Du kan om ønskelig filtrere logghendelser etter tid og loggnivå

Dataoverføring fra Severa til Fivaldi

Tabellen nedenfor gir mer detaljerte opplysninger om dataene som overføres mellom systemene.

Salgsfakturadetaljer

Fakturarader detaljer

Kundeopplysninger

Typiske feilmeldinger i overføringsloggen

• Free text below rows cannot exceed 512 characters
  • Tegnfeltet overskrider maksimumsgrensen. Forkort antall tegn i tekstfeltet.
• Product code with id 100 does not exist on Fivaldi company
  • Koden brukt i Severa finnes ikke i Fivaldi-registeret. Bruk en eksisterende kode eller oppdater Fivaldi-registeret.
• Sales order row with Product code 100 does not have posting set
  • Produktet mangler bokføringsgruppe. Legg til bokføringsgruppe for produktet i Fivaldi.
• Item's code cannot be empty
  • Produktet har ikke fått identifikasjonsinformasjon i produktregisteret. Oppdater produktet med identifikator i produktregisterets innstillinger, som du finner under Innstillinger > Arbeidstid, reiseutgifter og produktregister > Generelle produkter.
• Row description cannot exceed 80 characters.
  • Antall tegn i Beskrivelse-feltet på fakturaraden overskrider den tillatte grensen (80 tegn). Sett fakturaen tilbake til Utkast-status og forkort antall tegn i beskrivelsen, og prøv deretter overføringen på nytt.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei