Opprette prosjekt

Du kan opprette nye prosjekter via toppnavigasjonen ved å velge Ny > Prosjekt eller ved å klikke på Prosjekter-delen i sidenavigasjonen.

Valutaen kan ikke endres etter at et nytt prosjekt er opprettet, så hvis du bruker flere valutaer (Multivaluta-tillegg kreves) må riktig valuta velges ved opprettelsen av prosjektet.

Du kan opprette interne prosjekter for ditt selskaps egen, interne kundekort. Det er noen forskjeller mellom prosjektkortene for interne prosjekter og kundeprosjekter:

• Interne prosjekter har ikke Salg-fanen
• Det kan ikke opprettes fakturerbare timer eller tillegg for et internt prosjekt
• På Økonomi-fanen for et internt prosjekt kan du kun legge inn kostnader
• Et internt prosjekt kan kun brukes som prosjektmal for et annet internt prosjekt

Tidsregistreringer kan kun legges til for interne prosjekter.

Du kan opprette et nytt internt prosjekt via Severas toppnavigasjon, via kunde- eller prosjektoversikten, eller via ditt selskaps kundekort. For å opprette et internt prosjekt, gå til toppnavigasjonen > Legg til ny > Prosjekt > Interne prosjekter > fyll inn informasjonen og Lagre.

Du finner ditt selskaps kundekort for eksempel via kundeoversikten. Du kjenner igjen kundekortet ved at avkrysningsboksen er grå.

Interne prosjekter kan ikke endres til kundeprosjekter i etterkant.

Du kan opprette et nytt kundeprosjekt via Severas toppnavigasjon, via kunde- eller prosjektoversikten, eller direkte via kundekortet. For å opprette et kundeprosjekt, gå til toppnavigasjonen > Legg til ny > Prosjekt > Kundeprosjekt > fyll inn informasjonen og Lagre.

Etter lagring blir du direkte sendt til prosjektkortet. Du kan redigere prosjektinnstillinger eller legge til aktiviteter og notater. Alle aktiviteter knyttet til prosjektet vises i Aktiviteter-delen, hvor du også enkelt kan redigere dem. På Salg-fanen kan du også enkelt se tilbud og filer som er lagt til prosjektet, samt legge til nye ved behov.

Hvis du forlater prosjektet, kan du komme tilbake til det ved å klikke på prosjektnavnet hvor som helst i systemet. Fra toppnavigasjonens Prosjekthistorikk-knapp kan du også raskt få tilgang til de siste 10 stedene du har besøkt.

Prosjektkortet er delt inn i fem forskjellige faner:

• Salg: Informasjon relatert til fremdriften av salg og prosjektets aktiviteter.
• Prosjektplan: Prosjektets faser, arbeidstimer og deres estimater samt tidsplaner.
• Samarbeid: Prosjektets notater og prosjektoppgaver i Kanban-tabellen.
• Økonomi: Prosjektets prissetting, tillegg og kostnader samt økonomi.
• Prosjektinnstillinger: Prosjektspesifikke innstillinger, som standard faktureringsinnstillinger og generelle innstillinger.

Øverst i visningen vises prosjektnavn, nummer og prosjektleder. Kundenavn vises som en link under prosjektnavnet, slik at du enkelt kan navigere fra prosjektkortet til kundekortet. Prosjektbeskrivelse kan vises og skjules. Når du ser på beskrivelsen, ser du også når prosjektet ble opprettet og av hvem. Hvis prosjektet er oppdatert, vises det også her.

Prosjektstatus kan settes fra en egen meny ved siden av Prosjektleder-innstillingen. Hvis prosjektstatus er valgt, ser du statusnavnet direkte, men hvis du vil se beskrivelsen, må statusen åpnes ved å klikke.

Du kan enkelt fakturere prosjektet ved å klikke på Opprett faktura-knappen. Knappen viser summen som venter på fakturering. Hvis prosjektet ikke har noe å fakturere ennå, kan du opprette en ny utkastfaktura fra knappen og legge til fakturarader manuelt.

For å avslutte eller fjerne prosjektet, klikk på Handling-menyen (tre prikker) øverst til høyre. Hvis prosjektet har ubetalte elementer som for eksempel tillegg, eller for eksempel uaksepterte arbeidstimer (hvis godkjenning av arbeidstimer er aktivert), vil du se en liste over disse elementene før du avslutter prosjektet, og du kan enkelt utføre nødvendige handlinger.

Avslutning av prosjektet fjerner ikke informasjon fra systemet. Avsluttede prosjekter kan hentes fra rapporter ved å bruke riktige filtre.

Det er ikke mulig å fjerne prosjektet hvis det er registrert timer, fravær eller tillegg, opprettet fakturaer eller tilbud, eller lagt til filer.

Med påkrevde egendefinerte felt kan du definere ønsket informasjon som obligatorisk ved opprettelsen av prosjektet. Opprett egne egendefinerte felt i innstillinger og sett dem som obligatoriske for prosjekter.

Egendefinerte felter er tilgjengelige i Platinum og Enterprise-versjonene.

Når et prosjekt opprettes fra toppmenyen eller Prosjektoversikt-visningen, må de obligatoriske feltene fylles ut for at prosjektet skal kunne lagres. Når et salgsprosjekt merkes som vunnet og det endres til et prosjekt, åpnes et popup-vindu hvor de obligatoriske feltene kan fylles ut.

Hvis du ikke vet hva som skal fylles ut i feltene, kan du også lukke vinduet uten å fylle ut informasjonen.

Hvis du oppretter et obligatorisk egendefinert felt, vises det som obligatorisk i alle prosjekter. Du finner alle prosjekter som mangler obligatorisk informasjon, enten ved å bruke Prosjektoversikt-visningen eller Prosjekter-rapporten. I prosjektlisten i oversiktsvisningen vises et lite ikon ved siden av prosjektnavnet hvis obligatorisk informasjon mangler. Ved å føre musen over ikonet, ser du manglende informasjon. Ved å klikke på ikonet åpnes et popup-vindu hvor du kan fylle ut manglende informasjon. Du kan også se manglende informasjon via rapportering ved å gå til Rapporter > Rapportgenerator > Prosjekter, og åpne Prosjekter-rapporten.

Ved å bruke filteret, Inneholder ufullstendige påkrevde egendefinerte felt, kan du begrense listen til prosjekter som mangler obligatorisk informasjon. For å enkelt se hvilken informasjon som mangler, legg til Ufullstendige påkrevde egendefinerte felt-verdi i rapporten.

Var dette svaret til hjelp? Ja Nei